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版权所有，1997(c)DaleCarnegie&Associates,Inc.NVQ企业行政管理（二级）课程讲义孔昭林OSTA中英职业资格证书合作项目办公室第三单元：工作环境的创建和管理•标准与大纲：计划课时：13.5•仔细学习本章后，你应该能够：•解释要求工作环境安全和整洁的的原因；•解释单位工作环境中安全的必要性；•说明工作区的基本要求，包括家具、设备、装饰、空间和结构；•解释紧急措施、事故发现和报告、防火和安全警告的必要性；•解释办公室管理和标准的必要性；•说明管理和监督办公室以达到一定标准的简单方法；•说明怎样检查于何处未达标而造成工作偏差。第三单元：工作环境的创建和管理•中心思想：•强调工作环境的安全及工作条件的基本要求，•掌握在发生紧急情况和事故时应采取的措施和处理方法•对办公室人、财、物的管理和监督。•主要内容：•一、工作环境安全及整洁的重要性（教材3.1，3.2）•二、办公环境的基本要求（教材3.3）•三、紧急情况的识别和处理（教材3.4）•四、办公室人、财、物的管理（教材3.5）•五、控制和监督办公室工作达到标准（教材3.6,3.7）•工作环境的创建和管理•安•全•及•整•洁•的•重要性•办•公•环•境•的•基•本要求•紧•急•情•况•的•识•别处理•办•公•室•工•作•达•到标准•人•财•物•的•管•理•一、工作环境安全及整洁的重要性（教材3.1，3.2）------1.5课时•1用人单位、工作人员及卫生安全检查员为保证环境的安全应负的基本责任（见思考题1）•1、为了保证工作环境的安全，用人单位和员工及安全代表的基本职责是什么？•答：•（1）用人单位的责任是：•保证所聘用的员工的工作环境安全、卫生、有利健康和福利；•要制定并不断更新有利于员工健康和安全的书面规定；•要选定能负其责的人做安全代表，行使职权。•（2）员工的责任是：•工作中要按照要求规范自己和包括可能影响他人健康、卫生和安全的行为；•在健康、卫生和安全方面主动配合用人单位。•（3）卫生安全代表的责任是：•定期对工作区进行检查，认真识别任何有关卫生安全的隐患；•对隐患开展风险评估，填写“风险评估表；•订计划并实施行动以纠正隐患。•2、对任何有碍健康和安全的隐患进行风险评估和处理（见思考题2）•首先要识别任何有关卫生安全的隐患，一旦发现，要立即进行风险评估，其内容包括：时间、地点、发现的问题、安全的级别、造成隐患的原因或危险、危害的级别、由谁处理、采取的措施。处理要及时、措施要具体可行，并要为预防再次发生制定规定。（见下表）3、单位工作环境安全的必要性及应采取的措施（见思考题3）保证工作环境安全、保卫的措施有：•明确用人单位、员工及卫生安全代表的基本责任；•卫生安全代表要定期对工作区进行检查，认真识别任何有关卫生安全的隐患，填写“风险评估表”，拟订具体计划并实施行动以纠正隐患；•经常强调工作场所的安全保卫要求，加强员工的安全保卫意识。具体的保卫措施有：•为人员财产不被盗和受损，锁好门、窗、柜、屉等；•为设备不被盗和受损，设备建档做标记、上锁和限制使用、带出大门要开条等；•为信息不失密，高密级人员房间采用封闭式、计算机加密、资料上锁、复印传递密件采取保护措施。•教学方法：•组织学生进行工作场所的模拟安全检查-----讨论----总结讲授•二、工作区的基本要求（教材3.3）1、工作区的家具、设备和装饰工作区所需要的基本家俱有：–工作台——台面大小满足要求，包括能放置计算机、电话等常用必需品；反射度低，不刺眼；桌高适宜用户或标准高度；台面下最好有抽屉或小柜–座椅——稳定并方便移动，若是轮椅，应5脚着地；座位高度和靠背可调，以适宜用户，若需要踏脚板，可配备。存物柜——有带锁的文件柜，办公用品柜，书柜、衣物柜、保险柜等。通知版——各种类型发布信息的白版、黑板等常用物品——废纸篓、文件架、衣帽钩、时钟等。•工作区的装饰应注意：•墙面应为冷色，不要涂过亮的颜色和显眼的图案，使人分心；•家俱、窗帘颜色不要跳耀，帮助人安静，集中注意力；•装饰要简洁、明快、有序，突出单位形象，体现办公室的工作氛围；•适当放置一些绿色植物或鲜花，以调节气氛。•2、传统办公室的优点和缺点•传统办公室也称网格式办公室。是指分隔成若干带有门、窗的小的办公室结构。•传统办公室的优点有：•传统办公室通常有门，且可以锁住，因此非常安全。•因为分隔成若干的小办公室，因此能用作有关秘密事宜的讨论、会议和会见。•因为小办公室很安静，因而益于从事集中精力的细致或专业工作的工作人员使用。•传统办公室的缺点有：•由于工作人员的人为因素造成空间或家具的浪费。•办公室之间的墙壁占去了空间，增加了租金。•因为有更多的墙和门需要装饰，装饰费用昂贵。•有可能需要安装安全装置，例如应急按钮。•3、开放式办公的优点和缺点•开放式办公室是指一个很大的空间用隔板或书架分成各个部分的办公区。•开放式办公室的优点有•所有的工作人员都能互相看见，因此没有安全方面的顾虑。•易于工作人员之间的交流。•更容易集中化服务和共享设备。•墙壁和门较少，装饰费用便宜。•开放式办公室的缺点有：•办公区较嘈杂。•工作人员易被周围的工作所吸引。•噪音较大，需要隔音罩来减少噪音。•工作人员的安全程度提高的同时，保密材料的安全程度下降。•不便于谈论秘密的事情。•对于室温等问题难以产生相同的意见。•疾病容易传播。•4、最有利于办公的流程（见思考题8）•办公室的布局有很多参考标准，但最重要的原则应是有利于工作人员的工作，具体有：•工作人员只须走最短的距离，去使用他们需要的设备。•电话放在手头。•容易接触到调节温度和亮度的开关。•过道通畅，使工作人员容易在各区之间走动。每人都要使用的设备，如复印机等应位于中心位置。文档及有关出版物的存储，应便于查找。有足够的计算机、打印机等确保工作人员的工作。员工共用的磁盘，应保存在中心位置并清楚地贴好标签。5、工作区的采光、采暖、通风、舒适、健康和福利应考虑的因素•注意采光，因为良好的光照是所有员工必须的，而且可以避免眼睛紧张和头痛•注意采暖，办公室布局应注意员工的采暖。•办公室布局应注意通风，具体有：•办公室布局要力求员工的舒适，一般来说，影响办公室工作人员工作舒适的因素有：•办公室的布局应有力于员工的健康福利•教学方法：•教师讲课；•情景练习；•教学方法：组织学生在办公场所内参观-----讨论-----总结讲授（拍录相）•三、紧急情况的识别和处理（教材3.4）–1、单位内部有可能发生的紧急情况•在一个单位内部，有可能发生许多紧急情况。它们包括：•在人员方面，工作人员或来访者突发疾病、遭受意外事故。•在物的方面，发生火灾、爆炸或受到恐怖活动的暴力威胁。•在财务方面，发生钱或材物被盗的事件。•这些紧急情况可能发生在任何单位中，应制定有关的紧急措施，以减少危险。•2、为降低员工的风险可采用的措施（见思考题11）•单位为降低工作人员的风险，可采用以下措施：•发放ID卡给工作人员•发放来访者来宾卡或通行证•所有来访者必须从接待区接走，并且不允许其独自在建筑中走动•安装闭路电视监视器•给工作人员发放个人报警器•给关键人员安装应急按钮，例如银行经理•人员管理上，不安排人员单独工作•钱应小心存放在限制进入的区域•不得不在建筑物内外单独行动的工作人员，可以发给移动电话。•3、事故发生后的措施，事故记录本和事故报告表的填写（见思考题12、13）•应在新成员培训计划中讲明工作中可能导致事故的情形和本单位报告事故的规定。•所有工作人员应知道急救箱在哪里和负责他们工作区的急救员的姓名。•在指派的急救员不在的情况下，如果有人得病或发生事故，多数单位通常备有一专人以备呼叫。•所有单位必须保留事故本，其中记录任何事故现场的检索。记录所受伤害的细节是非常重要的，因为日后受伤人要求赔偿时，这些记录很有用。•除了在单位的事故记录本上记入发生事故的时间、事故人姓名、事故发生地点、事故或疾病的内容等细节之外，必须填写事故报告表，写出事故处理的全部细节。它必须包括下列有关受伤人员的信息：•全名•家庭住址•出生日期•在单位中的职位（如果是工作人员）•事故发生日期和时间•伤害或事故的细节在事故发生时采取的行动受伤或事故的发生地点提供的急救处理（如果有）和由谁进行受伤人员送医院了吗？如果受伤人员送往医院——医院的名称和地址事故证人的姓名和职称报告事故的人员签名•4、防火要求和措施，火灾发生后应采取的措施（见思考题14、15）•单位为减少火灾危险可采取的措施主要有：•工作人员不允许在房中吸烟。•工作人员在初参加工作的培训中，应被告知正确的疏散程序。•应进行定期的防火演习，监督离开建筑物花费的时间。•应邀请消防官员提出本建筑物疏散的具体建议。•如发生紧急情况或事故时应采取的措施有：•紧急疏散人员，安全警告和布告版应贴在所有建筑物的显著位置，使所有工作人员和来访者能看到。信息应表示出，在火警的情况下应采取的防范措施，疏散时使用的最近的安全出口，也应该提醒人们不能使用电梯以及工作人员在疏散离开房间前必须关闭所有的门和窗户。•教学方法：•讲课----填写各种格式的事故记录表和事故报告表。•四、办公室人、财、物的管理（教材3.5）–1、库存记录的类型、目的和方法（见思考题16）–可以防止大量资金被库存占用而难以周转；可以防止大量占用空间而增加租金；存放的空间需要花费资金；保持适量的库存，防止用光时紧急购买物品而延误使用；库存管理不严密而造成漏洞；为审计的需要，必须定期盘货，做好库存控制；了解各个部门的库存水平，编制预算，以做好库存控制。•2、物品的接受、库存和发放程序（见思考题17、18、19）•3、办公室零用现金的支付项目、报销核查手续及帐目记录（见思考题20、21、22、23）•4、费用报销的手续（见思考题24）•5、对员工缺勤和休假的处理（见思考题25）•6、节支措施（见思考题26）•教学方法：•教师讲课、•教学方法：•讲课、•填写与库存管理、•零用现金记帐•和轮休安排值班等有关文件和表格。•五、控制和监督办公室工作达到标准•1、办公室工作要制定工作程序（见思考题27、28）•2、办公室工作要进行质量检查（见思考题29）•3、办公室要设立工作检查员（见思考题30）•4、办公室要制定管理制度和相应表格（见思考题31）•5、员工未达到工作标准时的处理（见思考题32）•教学方法：讲课，学员填写有关文件和表格，对程序手册、质量检查、记帐表格及办公室•审计有关的资料进行讲解。•单元复习：1课时•用“企业行政管理二级习题集”中单元3的习题辅导学生复习。•三、办公用品的采购与存储（教材2.4、2.5、2.6）•1、选择货物和服务的供应商•价格、预算、费用•方便性和位置•送货和服务质量•安全性•可靠性•2、办公用品和易耗品的范围•纸薄类•笔尺类•小装订类•归档用品类•专用易耗品类•3、办公易耗品的存储•三、办公用品的采购与存储（教材2.4、2.5、2.6）•1、选择货物和服务的供应商•选择货物和服务的供应商时要考虑以下几点：（1）现金付款是否有折扣（2）货物的费用是否包括运费（3）批量订购是否提供折扣（4）如果有折扣如何按单位有关政策开发票（5）如果不提供折扣，是否有其它优惠的付款方式。（6）供货的便捷和供应商的位置（7）交付期、送货、服务质量（8）供应商及有关工作人员的可靠性、信誉（9）有关货物的安全性•2、识别办公用品和易耗品的范围•办公用品及易耗品的范围包括：（1）纸簿类：A4、B5等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开窗信封；横格笔调本；速记本；专用本册（如现金收据本）（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液（3）小装订类：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋；胶带、起钉器（4）归档用品：各种文件夹、档案袋、收件日期戳（5）办公设备专用易耗品：打字机用色带、修正液等；复印机用黑盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。•3、办公易耗品的存储•办公易耗品要按以下