克州会计培训 Excel在财会管理中的应用基础第1章

2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科Excel在财会管理中的应用基础主讲：穆拉丁克州培训科2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科第1章Excel在财会管理中的应用基础本章学习目标本章主要讲解Excel2000的基础知识，通过本章的学习，应掌握如下内容：各种数据的输入工作表的格式设置公式的输入与编辑函数的使用2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科第1章Excel在财会管理中的应用基础1.1数据编辑1．2公式和语法1．3函数的应用2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科1.1数据编辑1.1.1数据输入1.1.2工作表的格式设置2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科1.1.1数据输入输入文本输入数字输入日期和时间输入公式同时在多个单元格中输入相同数据同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据提高输入速度2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科1．输入文本文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科1.输入文本如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（’），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+R键。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科2．输入数字在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其置于括号()中。Excel2000只保留15位的数字精度。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科3．输入日期和时间Excel将日期和时间视为数字处理。如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科4．输入公式Excel2000最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在下一节中具体介绍。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科5．同时在多个单元格中输入相同数据（1）选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。（2）在活动单元格中键入相应数据，然后按CTRL+ENTER键。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科6．同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据（1）选定需要输入数据的工作表。（2）再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。（3）在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据。（4）然后按ENTER键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科6．同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据如果已经在某张工作表中输入了数据，用户可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中的“填充”，再单击“至同组工作表”命令。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科7．提高输入速度—记忆式输入如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受显示的录入项，按Enter键。如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，按Backspace键。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科7．提高输入速度—选择列表在输入数据时，按ALT+↓键可以显示已有录入项列表，或者以右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，用鼠标左键来选择用户需要的数据。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科7．提高输入速度—自动更正①在“工具”菜单上，单击“自动更正”命令，打开如图1-4所示的对话框。②选定“键入时自动替换”选项。③在“替换”编辑框中，输入某字符串的简写代码。④在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应的字符串全部内容。⑤单击“添加”按钮。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科7．提高输入速度—序列填充①填充数字、日期或其他序列选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初始值的单元格。用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中的相应命令。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科7．提高输入速度—自定义序列如果已经在工作表输入了将要作用填充序列的数据清单，要选定工作表中相应的数据区域。打开“工具”菜单，单击“选项”命令，在对话框中再单击“自定义序列”选项卡，打开“自定义序列”对话框。单击“导入”按钮，即可使用选定的数据清单。如果要键入新的序列列表，要选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按ENTER键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。单击“确定”。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科1.1.2工作表的格式设置1．设置文本格式2．设置数字格式3．设置日期和时间的格式4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据5．复制选定单元格或单元格区域的格式6．对单元格设置边框7．突出显示符合指定条件的单元格2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科1．设置文本格式单击“格式”工具栏中的按钮可以设置文本的字体、字号、字形和颜色等，或者使用“格式”菜单中“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡，可以对文本进行进一步的格式设置。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科2．设置数字格式—使用“单元格格式”对话框选择要进行格式设置的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择分类项，然后选择所需的数字格式选项，在“示例”框中可预览格式设置后单元格的结果。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科2．设置数字格式—创建自定义数字格式打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科2．设置数字格式—创建自定义数字格式常用的数字位置标识符#：只显示有意义的数字而不显示无意义的零。0：如果数字位数少于格式中的零的个数，则不足位置将显示无意义的零。?：当设置为等宽字体（例如：CourierNew）时，为无意义的零在小数点两边添加空格，以便使小数点对齐。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科2．设置数字格式—创建自定义数字格式②颜色：要设置格式中某一部分的颜色，要在该部分对应位置用方括号键入Black、Blue、Cyan、Green、Magenta、Red、White或Yellow八种颜色名称之一，并且颜色代码必须为该部分的第一项。③条件：要设置满足指定条件数字的格式，格式代码中应加入带中括号的条件。条件由比较运算符和数值两部分组成。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科3．设置日期和时间的格式Excel提供了许多内置的日期、时间格式，如果想改变Excel2000显示日期和时间的方式，可以打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“日期”或“时间”选项，在“类型”框中选择要使用的格式代码，最后单击确定。用户也可以自已定义所需的日期和时间格式。自定义日期和时间格式时，需要使用相应的格式代码。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（1）在整个工作表中显示或隐藏零值①选择“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡。②如果要在单元格中显示零值（0），则选定“窗口选项”下的“零值”复选框；如果要将含有零值的单元格显示成空白单元格，则清除该复选框。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（2）隐藏选定单元格中的零值①选择包含要隐藏的零值的单元格。②打开“格式”菜单选择“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。③在“分类”列表中，单击“自定义”选项。④在“类型”框中，输入代码0;-0;;@。隐藏的数值只会出现在编辑栏或正在编辑的单元格中，而不会打印。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（3）隐藏单元格中的所有值①选择要隐藏数值的单元格。②打开“格式”菜单选择“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。③单击“分类”列表中的“自定义”选项。④在“类型”框中，选择已有代码，并按Backspace键。⑤在“类型”框中键入代码“;;;”（三个分号）。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科5．复制选定单元格或单元格区域的格式①选择含有要复制格式的单元格或单元格区域。②单击“格式”工具栏上的“格式刷”按钮。③选择要设置新格式的单元格或单元格区域。如果用户要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，可以双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时，再次单击该按钮。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科6．对单元格设置边框（1）利用“边框”按钮设置单元格的边框①选择要添加边框的所有单元格。②如果要应用最近使用过的边框样式，直接单击“格式”工具栏上的“边框”按钮。③如果要应用其他的边框样式，可单击“边框”按钮旁的箭头，然后单击选项板上所提供的其他边框样式。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科6．对单元格设置边框（2）利用“单元格格式”对话框①选择要设置边框的单元格或单元格区域。②打开“格式”菜单选择“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡③在“样式”列表框中选择需要的线条样式。④如果需要设置颜色，可单击“颜色”列表框右边的下拉箭头，从下拉选项中选择所需的颜色。⑤在“预置”框中单击指示边框位置的按钮，如“外边框”、“上边框”等，也可以直接单击预览窗口中相应的单元格边框。⑥单击“确定”按钮。2014年9月10日克州中等职业技术学校培训科7．突出显示符合指定条件的单元格—设置条件格式①选择要设置格式的单元格或单元格区域。②打开“格式”菜单选择“条件格式”命令。③如果要将选定单元格中的值作为格式条件，单击“单元格数值”选项，接着选定比较词组，然后在相应的框中输入数值。输入的数值可以是常数，也可以是公式。④单击“格式”按钮。⑤选择要应用的字体样式、字体颜色等。⑥如果要加入其他条件，单击“添加”按钮，然后重复步骤③到⑤。用户最多可以指定三个条件。⑦单击“确定”按钮。