ERP系统需求

淮安苏源钢结构有限公司ERP系统需求1项目背景淮安苏源钢结构有限公司（以下简称苏源钢构）成立于2002年，是一个电力线路器材为主要产品的生产厂家。企业有员工160名，年产值5000万元，下设两个分厂（成本中心），目前正在进行扩建项目的可行性研究。企业资源计划系统（ERP）是该公司为实现信息化管理而实施的计算机集成项目。项目按照公司发展战略需求，以公司信息化、自动化管理为目标，通过企业信息化中心平台、网络平台、企业ERP应用以及办公自动化系统的建设，以全面提高公司生产经营管理水平，增强技术开发能力，提高企业综合经济效益，增强企业的竞争与应变能力。2总体目标及系统范围2.1系统总体目标将现有的按销售计划和库存组织生产的作业模式转变为按订单和按客户实际需求进行最终产品装配加工的项目管理及生产作业方式：ERP系统实施应用的目的就是全面有效整合企业资源，使企业内部物流、信息流、资金流有效的统一起来。通过ERP信息系统的实施应用，建立覆盖整个公司经营管理的信息化系统管理平台，从而规范生产经营过程中业务处理流程和合理的组织岗位体系。解决在经营与生产规划、生产计划与生产作业、设备维修和管理、供应和销售、库房、质量、成本控制和核算以及经营决策分析等业务方面的数据信息的处理和分析，达到信息集成和高度共享的要求；为企业建立面向新经济时代环境下对企业大规模定制模式的要求提供基础保障。系统建设将以整个ERP管理思想为指导原则，结合公司企业实际应用，尽量遵循ERP系统要求进行业务规范和设计。解决业务流程中存在的突出问题，进一步提高工作效率和生产响应速度，从而整体提高公司管理、控制、协调能力和企业竞争力。2.2系统范围苏源钢构已经搭建局域网络，但尚未建立企业信息平台，实施应用企业资源计划管理系统（ERP），第一期主要解决企业涉及生产经营管理业务层面上的流程设计和系统应用。包括销售计划、产品数据、BOM清单、供应和销售、库房、质量、人力资源以及财务系统等业务方面的数据信息的处理和分析，达到信息集成和高度共享的要求，以实现公司信息资源的及时传递和有效整合。第二期将实现工艺数据、生产计划、全面质量管理、全面预算管理和管理会计功能，提高企业管理水平。信息系统涉及到的应用模块（或功能）如下：第一期期总体功能(2005年7~12月)1财务2购销存3物料计划或粗能力计划4设备/固定资产5销售计划/统计6人力资源7简明适当的管理会计功能8领导查询/审批9领导外网查询/远程办公10简易的质量签字审核(采购\半成品\成品)第二期功能需求(2006年1月~4月)1车间管理\工序管理\精确排产2全面的质量管理(含工序检验)3客户关系4全面预算5OA（用户自主研发，如投标商提供，报价不要计入合同总价）6CAD设计数据转换（投标商提供数据接口和EXCEL或文本数据批量转换方法）2.3技术要求2.3.1总体要求：系统在总体上应具有技术先进、安全可靠、扩展性强、维护方便等特点。2.3.2信息要求：系统所涉及的各部分业务处理在实现信息集成的基础上，能实现部分功能集成。同时加强信息的标准化工作，控制数据源头是做好信息集成的关键。2.3.3性能要求:效率高。频率低、维护容易。管理使用C/S结构或B/S结构；能提供多种数据输出接口，方便用户进行其它数据处理。2.3.4安全要求网络系统的安全控制。操作系统的安全控制。数据库的安全控制。应用软件的角色定义、分配和控制。系统维护人员的高素质和有效的管理制度。3需求分析3.1总体业务处理流程见附图3.2总体业务流程描述3.2.1销售计划部计划员根据项目订单编制销售订单，报部门主管、分管领导审批，订单可以跨月度、季度甚至年度分批执行。3.2.2分厂（或设计放样部门）根据销售订单调用产品结构数据（新产品则设计填报新的产品结构数据），适时编制采购申请单、生产订单。辅助材料的采购申请根据公司配额自动生成。原材料的采购申请量=产品件数*[单件物理量*（1+计划损耗率）]，计划损耗率根据角钢、钢板、圆钢、紧固件等不同类型分别定义。产品结构数据指：设计放样部门在系统内提供的相关产品结构信息（BOM）以及相关产品的工艺路线文件和工作中心（数控机床）文件信息，以上数据经分管领导审批后还应在安全质量部存档备案，在系统服务器上应该存储主文件。3.2.3采购部门依据采购申请单进行询价、采购等业务，实际采购数量=采购申请量+安全库存量—实际库存量（原材料整件）—实际库存量（可利用的短料）。如果软件本身不能将可利用的短料建立数据库并参与净需求的自动计算，则由设计放样人员手工取用短料。3.2.4分厂计划调度员按月度生产规划和销售部提交的销售订单作为主生产计划的输入，MPS计划编制的计划周期为1周（星期5），计划跨度30天。然后根据编制完成后的MPS作为MRP分解计算的数据源头，进行物料需求计划的解算，同时根据能力负荷报告情况调整MPS，并最终得到各个层次物料的采购和制造计划。分别提交给生产配套部采购人员和生产调度人员。3.2.5在MRP系统运算处理前，设计放样部应在系统内提供相关产品结构信息（BOM）以及相关产品的工艺路线文件和工作中心（数控机床）文件信息。计划员还应同时定义MPS周期内的工作日历信息、MRP计划参数的设置等。3.2.6生产配套部采购员按分厂计划调度员提供的采购计划报告进行采购订单的处理，同时下达给相关的供应商进行询价。供应商按照订单要求将需要的物料和数量送交有关库房，同时通知采购员验收送检。安全质量部品管人员根据送检信息对来料进行检验，合格物料直接由库房管理人员办理入库手续。否则由采购员直接通知供应商办理退货手续。3.2.7库房管理员根据来料入库信息记录打印入库单（正式），同时返回一联给采购员和财务人员，采购人员到期据此跟供应商对帐并同时通知供应商开具发票，连同订单、入库单到财务提交付款申请。往来帐由财务系统进行处理。3.2.8分厂调度员还应接收由销售部提供的客户订单信息，据此编制各个生产工序的生产作业排期，将制造作业任务和客户订单生产任务安排到相应的作业工段（班组）。调度员根据排期信息依次对各生产任务进行配料检查，按时下达生产指令给相关作业工段（班组），同时按生产指令生成相应的生产配料表，分别交由库房和作业工段（班组）进行物料配套配送或领用。同时监控各个生产作业单元的生产进度情况。3.2.9分厂作业工段（班组）或班组按照生产指令进行生产加工，工序、部件进行严格的自检并填写自检记录，产品完工后应由质量品管人员进行检验，合格品由相关分厂统计员填制成品入库单或交接单经由相关品管人员签字认可后成品库房管理人员做系统的帐务处理。不合格品直接退回。成品入库作为分厂计件工资的考核基础。本公司的产品镀锌是外协工序，因此镀锌前产品均视为成品，出库镀锌即视为成品出厂。成品出厂时不作销售财务结算处理，销售结算按项目管理的特点进行处理。镀锌后再返回本公司检验或存放的作为成品入库，但不作为分厂计件工资计算基础（因为前一环节已经计算过一次计件工资），也不计价。3.2.10成品入库当日，管理员应向采购物流部主管报告入库情况，以便安排外协镀锌。外协镀锌业务由采购物流部主管签发镀锌申请单、完工产品出库单、出门证。此三种单证可以合为一种。手工情况下，镀锌申请单应送财务部门备案，作为外协结算的依据，erp系统对此业务可以考虑网上自动核对外协、出库、出门结算处理。3.2.11销售人员根据工程进度处理发货业务。发货时填报发货单（出库、出门证），发货单经领导审批应经财务部门审核，并由财务部人员进行备案（但不开具销售发票），对产品配套件进行成本归集。产品成本归集后再归集项目成本。项目的最后一次发货或项目竣工后，销售人员及时提请财务人员开销售发票。3.2.12成品库房人员根据出库单发放物料。发运前需经过质量品管人员检验签字认可。3.2.13财务部根据销售订单、客户付款凭证和销售发票作财务的应收账款和实收账款处理。根据生产领用信息和完工入库信息进行生产成本的结转处理。3.3需求分析需求分析表达了苏源钢构较为关注的核心内容，未表达的要求以及为列出的子系统仍按本标书其他部分的要求实施。3.3.1销售子系统3.3.1.1业务流程分析：销售管理系统通过以订单（合同）为核心来管理整个销售业务，完成客户档案、报价、订单、客户定金、客户信用检查、提货单及销售提货处理、发票处理、退货等一系列销售管理事务。销售管理子系统作为企业运作中的一个重要部分，与ERP的库存、财务、生产、质检等子系统有着紧密的联系，一起共同组成完整的企业管理信息系统。3.3.1.2业务处理说明：1、项目销售A.销售通知单：销售部计划人员提前预报新业务计划。计划应明确具体产品需求数量和预计需求日期（最早、最迟日期），已生成的销售计划一般不作修改。MRP计划时通过销售订单来进行调整。B.销售订单的处理：销售部有关人员接到客户实际的订货需求（传真或其他），原则上应对所有客户需求进行合同评审，并根据生产部门的生产排期信息确定品种、数量和交货日期，经有关人员审定后方可视为有效订单。审定有效后的销售订单才进入系统管理。订单处理人员需要将生效的销售订单通过销售订单管理模块输入系统，同时打印订单送交分厂计划调度人员。销售订单进入系统后的信息不能被修改，如果该订单在未进行生产和发货的情况下需要调整，处理方式是将原有订单作废，将变化后的客户需求通过上述流程重新生成一份新的销售订单；如果该订单的一部分已经进行生产和发货处理，未完成部分客户需要调整的话，则原有订单不再执行，由相关人员在系统将该订单关闭（置为完成状态），需要调整的未完成部分需求通过上述订单处理流程重新生成一份新的销售订单处理。一般来说，仅适用于一份销售订单需要分批生产发货的情况，一次性交货的订单已进行生产和发货的状态下不允许做任何更改。销售订单在系统的状态分为已生成、未执行/已执行、未完成/已完成关闭3种状态。如果录入员在生成订单后发现输入错误需要修改，必须说明情况或提供相关凭证提出作废申请，经核实后将原订单作废，并注明作废原因，重新输入一份新的销售订单。C.发货出库和结算：对于满足发货条件的销售订单，销售部有关人员在系统销售管理模块生成《客户发货通知单》同时打印出来送交财务部门审核并根据客户额度和款项确定是否可以发货，如果Y则由财务相关人员开销售发票返回一联给销售人员，销售人员根据发票在发票管理模块维护发票相关信息，财务人员根据提货单和发票作系统应收帐款处理，在开具《发货通知单》时这部分成车库存由于已属客户资产，因此系统会将这部分库存数量进行锁定，生产部门做主生产计划时系统应考虑这部分库存。销售部有关人员凭打印出来的《发货通知单》和销售发票送交货务组人员进行成车发货出库处理，根据实际发出数量冲抵锁定数量，同时减去库存量。发货出库完成后，销售部货务组人员根据实际出库生成《产品发运单》交由客户进行收货确认，然后根据客户确认后返回的《产品发运单》进行存档备查。发货出库和结算仅指销售环节。外协出库见采购子系统。2部件销售客户有时会因散失等原因需要订购某些产品部件、零星工程材料，此类需求因加工量很小，一般只对库存产生影响。因此少量部件销售可以不进行主生产计划及MRP计算，利用安全库存即可解决其需求。3.3.2计划子系统3.3.2.1业务流程分析：计划管理业务处理内容主要包括企业工厂日历的设置，计划参数定义，主生产计划（MPS滚动计划）的编制；物料需求计划（MRP）的分解；能力需求平衡（CRP）、采购和生产作业报告的自动生成；生产成本统计及相关查询和报表。3.3.2.2业务处理说明：A.生产滚动计划的编制：公司或分厂计划调度人员根据生产规划（手工文本方式）和销售部提供的销售计划/客户订单信息（系统自动共享方式），然后根据生产实际情况和需求将属于MPS物料项目的品种、需求数量、需求日期等相关信息在MPS维护系统模块中进行录入维护，生成主生产计划（MPS）表（可打印或查询计划表）。计划跨度为30天，前期应用计划周期为周（星期5），以后可视销售订单的需求变化而定。如前所述，销售计划员报出销售订单后一般不再更改，对跨