某某股份有限公司质量管理文件管理

文件管理第九章：质量管理目录•文件的定义•文件管理目的•文件管理要求•文件要素•检查官检查什么•文件类型•程序文件的编制•记录文件文件GMP概念中的文件是指一切涉及药品生产、管理全过程中使用的书面标准和实施过程中产生的结果的记录。文件是…...•文件是一个产品•每天的一部分•“Ifitisnotdocumented,itisnotdone!!!”•是法规的要求，是安全措施WHOGMP关于文件良好的文件是质量保证体系必不可少的基本部分，应涉及GMP的各个方面，其目的是确定所有物料的规格标准、生产及检验方法；保证所有从事生产人员知道应该做什么、什么时候去做，确保具备药品释放所必须的全部材料；提供审查线索，以便对怀疑为不合格产品的历史进行调查。EUGMP关于文件可靠的文件是质量保证体系必不可少的基本部分。书面的文件可以防止口头交流产生的错误，并能追溯批产品的历史。应有书面的准确的规格标准、生产处方、指令、规程和记录。最重要的---文件的清楚表达。4.1.确定产品、物料标准，这是对质量的基本评价制备处方,工艺过程及包装规程--描述所有起始物料及工艺及包装操作程序--指导进行某个操作，如清洁，更衣，环境控制，取样，检验，设备操作记录--提供每批产品的历史记录，包括发放，最终产品质量相关信息。4.2.文件应精心设计，准备，评价和发放，并符合生产和市场相关规定4.3.文件应得到授权人的批准，并签名和日期EUGMP关于文件--Chapter44.4.文件内容明确：题目、种类及目的描述清楚，按顺序排列，检查起来容易，复制的文件应清晰、易读4.5.文件应定期复审，保持最新版本。文件一旦修改，系统应能防止新版文件未被使用的情况4.6.文件不能是手写的。填写数据或记录信息应清晰，易读，不易除掉。应有足够的空间。EUGMP关于文件--Chapter44.7.填写内容的任何更改都应签名和日期，并可以读出原来的信息，如空间允许，可以注明更改原因。4.8.每次操作时，及时记录，便于对生产相关的重要操作追踪，至少在有效期后一年。4.9.数据可以用电子记录系统，照相或其他可靠的方法，但应有与系统相关的详细程序，应检查记录的准确性。用电子数据处理的文件只能由授权人输入数据或更改，计算机应能记录这些操作都应，应严格使用passwords或其他方法登录，重要数据的输入应能被独立的检查。批记录的电子储存应备份。EUGMP关于文件--Chapter4质量标准4.10原料、包材、成品的质量标准应予批准并有日期;若可能，应制定中间体或半成品的质量标准。原辅料，包装材料的质量标准4.11.原辅料、内包材、印字包材的质量标准应包括：a)材料描述，包括:指定的名称、内部编码；依据,药典专论；批准的供应商,若有可能,材料原厂家；印字包材的样张;b)取样及检验描述，或参考的程序;c)按可接受限度要求定性定量;d)贮存条件与注意事项;e)最大贮存期限，复检EUGMP关于文件--Chapter4FDA关于文件每一个药品生产商都应建立并维护用来控制所有必要的文件的程序。这些程序应提供以下内容：(a)文件批准、发放(b)文件变更SDAGMP关于文件•药品生产企业应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤消、印制及保管的管理制度。分发、使用的文件应为批准的先行文本。已撤消和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。•制定生产管理文件和质量管理文件的要求：–文件的标题应能清楚地说明文件的性质–各类文件应有便于识别其文本、类别的系统编码和日期–文件使用的语言应确切、易动懂–填写数据时应有足够的空格–文件制定、审查和批准的责任应明确，并有责任人签名文件管理的目的•文件管理的目的是界定管理系统、减少语言传递可能发生的错误、保证所有执行人员均能获得有关活动的详细指令并遵照执行、而且能够对有缺陷或疑由缺陷产品的历史进行追踪。文件管理的目的有章可循照章办事有案可查利于追踪文件管理要求•应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印刷、发放、复制及保管制度•文件受控发放，确保使用的文件为批准的现行版本•使用者能够及时获得相关文件•未经授权任何人不得修改文件•文件的制定、审核和批准责任应明确•各类文件应有便于识别文本、类别的系统编码和日期•文件使用的语言应确切、易懂•文件的标题应能清楚地说明文件的性质•文件应定期审查修订文件管理要求•留有填写数据的足够空间•记录应客观、真实、清晰、易保存•记录修改后应能看清原来的记录，并签名•不使用的栏目应“/”除•有秩序存放，便于查找•妥善保管，在有效期内不得丢失或受损文件的要素??准确可信完全文件的要素--准确如：将A先过筛，再将B加入到A中，在100rpm速度下搅拌，混合至均匀。•筛目、编号•加入方式文件的要素--准确Whatiserrorfreeor99.%没有差错或99.%意味着什么？每月有一个小时喝的是不干净的水每天在O’HareAirport有两次不安全的着陆每小时有16,000个邮件丢失每年有20,000个错误的药品处方每周有500例错误的外科手术每天医生要接生50新生命每小时有22,000张支票错误地从帐单中扣除每周有10分钟电话或电视服务中断每年你的心脏有32,000次停止跳动文件的要素--可信进行观察的人必须是填写原始数据的人修改之处划一条线，签名及日期，划线之处能够辨认文字Donotdestroytheoriginaldocument！不要撕毁任何原始记录！文件的要素--完全签一个文件意味着工作已经完成不能用“同上”不能用“”完全：阐述、信息、数据审计官检查什么•有意的欺骗•数据完整性–有选择性的数据–遗漏的数据–数据出奇的好•旧版本在使用•存档文件中改变工艺、方法或标准•偏差处理文件类型1.程序文件标准管理程序质量管理，文件管理，验证管理…...标准操作程序设备操作，清洁操作，物料处理…...技术标准工艺规程、质量标准，主处方…...文件类型2.记录文件各种记录称量记录，操作记录，检验记录，控制记录…..各种台帐等GMP要求的各种文件•生产管理文件生产工艺规程标准操作程序批记录（生产/包装）•质量管理文件–包括药品的申请和审批文件–物料/中间品/成品质量标准及其检验操作规程–产品质量稳定性考察–批检验记录GMP要求的各种文件•质量管理文件–文件管理程序–不符合事件处理程序及记录–变更控制程序及记录–人员培训管理制度及记录–环境、厂房、设施、设备及人员卫生管理制度和记录–产品销售、退回、回收及客户投诉管理制度及记录–设备、工艺、方法等验证管理程序及文件–质量体系内部审核–供应商质量体系评价GMP要求的各种文件•设备管理文件–厂房、设施(空调系统及水系统)和设备的使用、校验、维护、保养、检修等制度和记录•物料管理文件–物料接收、释放、贮存、发放及平衡管理制度及记录–不合格品的管理–成品销售及记录程序文件编制首先建立管理文件的文件包括文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印刷、发放、复制及保管……第一份程序•是一份描述如何起草文件的程序–每种文件的格式–起草/审核/批准人的签字处第一份程序•文件的相关部门–QA–QC–新产品开发–生产–物流–工程/维修如何编制•设计原则•文件体系结构•文件编制流程•定义编码系统•文件变更设计原则•语言–准确、清楚•内容–全面、完善–具有可追踪性文件体系结构质量手册质量管理文件（质量管理、验证管理、生产管理、物料管理…详细工作文件(标准操作法、工艺规程、批生产记录、检验记录…)一级三级二级文件编制流程起草和修改建议必要性讨论否决同意起草编号初稿传阅修改稿传阅批准稿编码系统批生产记录编码物料编码--表示：用了什么原料/辅料/包装材料如:RM2000中间体如:6000成品如:7000变更单编码CCN如:CCN-SOP-0027指第27次变更SOP编码如:MNxxx维修/MTxxx物料/QCxxx质量检验/QAxxx质量保证主批记录编码如:MBRA-7197-10(A:药物类型,7197:产品代号,10:规格)编码系统接收编码具有唯一性,主要物料的接收顺序。表示：那一个被用了如：RC＃S：RCA001－A999、RCB001－B999编码系统表格编码用于主要记录信息，如执行SOP记录；填写、记录原始数据及现象要点：公司名、日期部门P－Production/Q-Quality编码系统版本号所有的文件均应有版本号，以便于对其版本进行控制如MT203Rev.3，表明：物料类203号规程、第三次修改版本编码系统编码系统小结三部分:1、类别(Item)2、那一个(系列号)3、修订号专人控制编码的分配一般禁止变动编码系统建立程序描述编码系统文件变更变更是必要的，但失控的变更却是危险的。受控的变更包括：质量标准程序文件实施方案批生产记录设备记录等文件变更变更控制确保可追踪性谁提出变更为什么什么时候谁批准文件变更制定变更控制程序，应明确变更应经过相关部门批准－生产/质量/工程维修/物料/法规等部门当影响到产品的鉴别/质量/纯度/安全/有效时,应获得官方批准文件变更制定变更控制程序，应明确变更应在文件上记载所有文件应存档现行文件提供给相关部门/岗位，过时文件收回、销毁记录文件原始数据的定义反映最初观察或实施结果的任何记录、图表、工作表、备忘录、笔记等，并且有必要进行整理和评价成为工作项目、过程和研究报告等。原始数据可以是纸张形式或电子形式的，但是必须在系统程序中进行定义。电子记录的定义电子记录是指依靠计算机系统进行创建、修改、维护、存档、找回或发送的诸如文字、图表、数据、声音、图象及其它以电子(数字）形式存在的信息的任何组合。其具有如下的特性：当数字数据存入磁盘、磁带或其它一些持久性的电子媒介时，电子记录就产生了；当仪器将数据写入磁盘文件时，产生的就是电子记录的原件。当这些信息打印到纸上时，产生的将是电子记录原件的纸张复印件。这与原始的记录原件及复印件的概念有所不同；原始记录是第一个电子记录，在纸张复印件上签字并不能使这个纸张复印件成为原件。原始数据实例•仪器磁带•色谱图(couldbecopyofrawdata)•电子记录•在线计算机数据记录系统打印输出结果•试验室工作表•备忘录原始数据实例•称量或皮重打印结果•散磁盘,•批记录•执行试验结果•清场检查•一批的名称,规格,批号,批量•物料确认–编码,接收或控制号–有效期，容器号•关键的称重信息–称重，测量，稀释，计算，皮重信息•各步骤执行人签名及日期批记录要记录什么？•重要步骤操作的关键信息，如：加入量、批号、性状等•关键步骤第二人复核•使用的设备•房间状态•设备关键操作参数•温度，压力，时间，速度•取样量批记录要记录什么？批记录要记录什么？•生产过程检验结果•QCorQA检验结果•废料量或废品量及原因•在适当步骤计算产量／收率／物料平衡•生产过程中涉及到的所有操作人员的名字与签名•批产品制备过程中，任何偏差，问题或必要的解释检验室要记录什么？•物料鉴别–批号，效期，容器编号•重要的取样及检验信息–称重，测量，稀释，计算–标准品/对照品，制备及编号等•检验限度•方法及版本号•检验结果•签名及日期•仪器参数/柱子–仪器鉴定–校验信息•补充的数据文档•遇到问题–以备忘录的形式存档–原因–解释检验室要记录什么？法律保护•不如实地叙述或伪造观察报告视为欺骗•有些法规机构认为欺骗应受到法律的惩罚•签上你的名字意味着你:–已经看过所观察到的问题/现象–同意任何一个结论–对上面的信息你会支持请问签名意味着什么？执行人签名意味着：当你签名或签署一份文件，你的签名意味着那些数据:正确地描述了所观察到的现象是可信的(由你观察到的)符合事件的本来面目不存在任何其它影响观察结果的因素遵守公司的SOP遵守GMPs检查人签名意味着：•记录的数据完全•样品鉴别号正确•检验员作了检验•数据可信，合理，完全•在对数据进行平均、绘图、修正等处理时符合公司的政策•关键的计算正确•结果符合质量标准/规程–记录了偏差