企业外贸管理制度

企业外贸管理条例一、组成人员：老板----盯目标望远镜---全面的看待市场和使命，要有前瞻性；外贸部经理----追过程求结果-平面镜---真实的看待自己，时刻检查自己的工作外贸部业务员----强有力地正确执行显微镜---把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）二、管理制度为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：一、基础工作：1）接受培训----接受阿里巴巴的电子商务培训，将培训内容运用到日常工作中。2）熟悉产品----了解贵公司的产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经常更新；3）准备实物样本和电子样本：需由生产部配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。同时制作电子样本，买家会经常要求寄样品册，可以用电子样本代替。4）准备报价单：A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。B报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同一产品能有多种报价。5）询盘处理：A/接收客户询盘：至少每天三次收发email(早中晚各一次)B/询盘回复：a.确保回复每一个查询b.及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，争取在两小时内完成，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司地址，电话，传真让买家感觉我们是一家很正规的公司C．询盘整理：每天在收到买家查询后第一步：接收和评级,将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存（参考客户管理示范）第二步：建立买家数据库：定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看；新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品国外参展并拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时间沟通；参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格。按照买家反馈与买家约见面；利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候；利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。注：A级：有明确意向，成交可能性较大的客户。B级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。C级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。D级：意向不明确，但也有可能成交。每月由贵公司操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给总经理。6）客户跟进：按ABCD级进行。A级：每周2次B级：每周一次C级：每半月一次D级：每月一次方法：1)将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入阿里软件/crm客户管理系统中，而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。2)每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进；如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系统中。3)系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户。4)经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。5)常发新产品推荐给买家。6)从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件，Trademanager;skype,msn…。TEL电话：针对A级客户了解详细的情况；FAX传真：传真查询用传真回复（12小时以内）；POST：给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。7）客户要求寄样品：a.电子样本。先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。b.真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费，快件费到付方式，样品量大，客户先由T/T方式汇到我司帐号，如果客户对产品确有诚意，他会主动提出到付，这样的客户希望很大，关键就取决于样品质量了。8）网页资料更新：资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。阿里巴巴的后台操作工具—SupplierCRM是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。阿里巴巴提供AdminTools操作手册和培训。三、外贸部绩效考核方法：标准：1、销售业绩2、阿里平台有效利用率3、工作态度及方法（根据三点每季度综合考核一次）第一季度：外贸部所有业务员在进公司后，工作期间的连续3个月内如果没有出单子（以到款为准），将被辞退。如果没有达到业绩要求，根据第2、3点标准，若表现突出，公司可以考虑给第二次机会；有效利用阿里1----3个月要求如下：A：对阿里资源的充分利用与彻底了解。在这过程中（会抽查二次）。B：你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。把自己产品通过邮件达到最大价值化。C：对自己阿里展台的充分部置。让买家第一时间能觉的你公司的实力与信认感。D：不断的要求自己与买家交流能充分认识的各地区的买家的采购行为。E：促步让自己成为电子商务交流的专家，建立更多的网上朋友。考核：三个月中有三十个联系中msn或trademanager国外客商。工作态度及方法：勤奋、积极、热忱第二季度：每月初预报自己的业绩，根据完成率评估。有效利用阿里4---6个月要求如下（考证自己前三个月的成绩）A：考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻。B：有没有意向客户产生。（即有多少个网上朋友）C：有多少个网上朋友向你要样品（但必须出样品费）。考核条件：三个月内有6个以上客户要求寄样。工作态度及方法：对客户热忱、专业，在公司内部积极分享，和各部门配合交流畅通第三季度：每月有客户成交（不管金额大小）有效利用阿里7----9个月要求如下A：在后台订单栏目里记录每一笔订单B：给每个已经合作的客户做服务C：邀请高质量客户来华参观我们企业D：保持经常与老客户的联系，挖掘客户的新需求E：请求过关系要好客户给公司推荐买家F：关注后台报表栏目，及时掌握公司国际市场及调整公共产品工作态度及方法：热忱、专业、创新第四季度：有至少2个翻单客户有效利用阿里10---12个月要求如下：考核自己是否把客户有条理的服务与安排，这是成功的关键。把过去一年中与现在的国外客户系统分类：1、成交客户按地区、产品等分类，做出个性化的服务计划2、未成交客户按客户优质等级分类，并能系统性跟进A类：寄过样品，并一直保持跟进B类：对网上产品询价比较仔细与认真C类：对网上产品比较统一询价或让你全面报价D类：不是对网上产品询价只是对相关产品询价3、把过去一年的客户与现在的客户按地区、产品分类，总结各地区或各类买家行为工作态度及方法：激情、创新、归纳总结四、薪金待遇制度：4．1外贸部销售人员工资待遇：1、见习业务员（三个月考核，表现优秀者可申请提前转正）基本工资800元、餐贴150元、各种养老津贴200元、满勤奖50元2、业务员：（经考核通过，可转为业务员）基本工资1200元、餐贴150元、电话补贴100元、按当地劳动部门标准交养老保险、满勤奖50元3、高级业务员：（具备独立操作订单的能力，每季度评估一次）基本工资1600元、餐贴150元、电话补贴200元、按当地劳动部门标准交养老保险、满勤奖50元4、业务经理：（具备独立操作订单的能力，可熟练的培养新的业务员，并具备一定的管理能力，每季度评估一次）基本工资2000元、餐贴150元、电话补贴300元、、按当地劳动部门标准交养老保险、满勤奖50元4．2提成制度提成根据外贸业绩，每月实际结算金额5万美金（包括5万美金）提成百分之一；10万美金（含10万），提成百分之一点三，20万美金及以上，提成百分之一点五，提成部分，每月结算50%；其余部分与年终奖金一起发放。4．3年终奖金奖金根据一年时间阿里有效利用率、工作态度、方法、绩效等综合而定,奖金额度不定五、外贸部作息时间：考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下：上午：09:00－11:30工作中午：11:30－13:30休息下午：13:30－17:00工作晚上：17:00－18:00休息晚上：18:00－20:00工作周日休息如果有特殊情况，需向公司老总请假说明.六、外贸部的学习培训：为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；七、客户跟进管理方法：要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件管理，把每个客户每次跟进的情况，在用户管理平台进行管理和记录，老板会定期查看；也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。八、工作报告的提交：要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报告要求如下：（参见工作周报）1．本周工作回顾；2．本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）；3．工作总结：本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。