龙湖集团项目工程文档管理制度交底

龙湖集团项目工程文档管理制度交底资料‡规范龙湖集团各地区公司开发项目工程文档管理。‡在集团开发规模不断扩大的情况下，对各地区公司工程部新入职的内业工程师（文控人员）提供文档管理指引。‡适用于龙湖集团各地区公司工程部及各项目工程部、景观、装饰装修内业工程师（文控人员）对工程项目档案（含文档、图说资料等）收发、流转、归档、备案、查阅、销毁等各环节文控管理。‡在各地区开发项目实施过程中，如涉及与其他公司合作开发的项目，因其项目特殊性的要求，可参照本制度，结合集团的管理要求梳理其相应的管理制度。注：09.2.12集团发布的“龙湖集团地产公司项目文档体系管理操作指引（2009年版）”是针对开发项目的电子档案收集、整理。目的及适用范围‡《城市建设工程档案管理规定》（中华人民共和国建设部令第90号）‡《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）‡各地区建筑工程资料管理规程等区域引用文件编制单位发布时间重庆市建设工程技术用表总目录建设工程文件归档内容一览表重庆市城市建设档案馆2006年1月1日重庆地区重庆市《建设工程技术用表》表式及填写说明重庆市城市建设档案馆重庆市建设工程质量监督总站2006年9月北京地区北京市地方标准DBJ01-51-2003《建筑工程资料管理规程》北京市建设委员会北京市规划委员会2003年1月27日引用文件引用文件区域引用文件编制单位发布时间上海地区上海市地方标准《上海市建筑工程施工资料管理规程》四川省建设工程文件归档技术管理规定（川建发[2006]158）四川省建设厅2006年11月9日四川地区建设工程施工质量验收规范实施指南（四川省）四川省建设工程质量安全监督总站2007年3月陕西地区陕西省建筑工程施工质量验收配套表格及使用指南其他地区公司请参见本地建筑工程资料管理规程等（可通过与所辖项目的建委、质监站、城建档案馆联系了解）‡工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定移交。‡工程各参建单位应确保各自资料的真实、有效、完整和齐全，不得随意对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失。管理原则及职责各地区公司工程部从职能角度，组织与当地建委、城建档案馆的沟通联系，明确当地建设工程档案管理相关规定；针对集团发布的此管理制度，组织具体事项的细化梳理；对项目工程部文档管理进行指导、监督、检查。项目工程经理作为项目工程实施及现场管理的责任人，组织开展项目工程档案管理工作，协助项目内业工程师各项工作的顺利进行。项目内业工程师作为项目工程档案管理的执行者，负责项目开发建设全过程档案资料的收集、整理、归档工作；负责项目参建单位（除分包单位）进场后的档案管理交底，并在项目实施过程中监督、检查施工、监理单位对所负责项目的工程资料收集、整理、归档工作；工程档案验收后，在规定时间内组织参建各方进行竣工资料（含竣工图）移交及工程实施过程资料销毁工作。管理原则及职责管理内容‡建设工程档案分类及保管期限‡项目工程部归档资料‡项目工程图说管理‡项目工程文档流转管理‡项目工程档案归档要求‡项目工程档案管理交底‡项目工程档案移交、销毁建设工程档案分类及保管期限永久、长期、短期项目工程部归档资料建设方项目工程部内业工程档案收集、整理、归档主要有17类：政府批文，地质勘察文件，设计文件，参建各方资质，建设、施工、监理机构及负责人名单、责任书，监理管理资料，监理通知，监理工作总结，进度控制，质量控制，造价控制，合同与其他事项管理，其他往来函件，会议纪要，物业管理，项目移交，项目荣誉。附件2：建设方项程部归档资料架构及项目工程部归档资料项目实施过程中，各地区公司建设方项目工程部须严格按集团发布的文件明确的17类归档资料建立项目文档管理架构，并在项目实施过程中按“建设方项目工程部归档资料架构及移交、销毁一览表”对项目工程档案进行收集、整理、归档。各项目工程部不允许变动17类归档资料的分类顺序及所对应的内容。如本地区公司需新增归档资料分类，只能在17类归档资料之后，按顺序新增、延续。项目工程图说管理注：根据各地区公司职能分工的不同，设计管理部门包含：研发部、景观部、装饰装修部。项目工程图说管理在项目实施过程中，项目内业应注意图说资料的版本控制，尤其是出现更新版本时，应通知相关分供方（监理单位、施工单位），收回作废的图纸，发放新图。作废的图纸，应在其封面加盖作废章，在适宜时间，统一销毁。附件3：各阶段工图说资料需求及发放项目工程文档流转管理各地区公司根据本公司固化的管理制度，组织项目实施过程中各职能部门（主要为造价采购部、工程部等），梳理项目工程文档流转流程，具体为：文档提交标准模版、提交数量、提交时间、会签审批流程、会签审批时限等。编号原则：文档编号应遵循简洁、易懂的原则。××项目+设计变更+×期+×组团/标段+×号楼+建筑+001MOCO中心变更一期1号楼建筑001××项目+签证+×期+×组团/标段+×号楼+建筑+001礼嘉签证一期2组团9号楼建筑001项目工程文档流转管理附件5：项目建安程文档流转一览表实范例各地区公司应根据本地区建委质监站的要求，选用相应的规范表格。项目内业工程师须对项目建设过程中的文档收、发进行登记，并依据本地区公司确定的各类文档处理工作时限要求对文档流转进行跟踪、催办，使文档流转处于受控状态。项目工程档案归档要求项目建设过程中参建各方收集、整理、归档的各类工程档案应与现场实施进度同步。分项规范要求档案柜内案卷依序摆放整齐案卷案卷档号、题名完善卷内目录卷内目录清晰，内容（序号、责任者、文件材料题名、编制日期等）完善组卷分类组卷，整齐、有序编号连贯文件完整（附件完善）签章完善（鲜章）文件排列有序（按建设流程先后顺序排列）卷内文件与卷内目录一一对应卷内文件借阅需有记录或标注项目工程档案管理交底‡交底对象项目工程部所有成员，项目团队成员，设计单位，总包施工单位、监理单位，分包施工单位（含景观、装饰工程）。‡交底内容文档提交标准模板，文档提交数量、时间文档编号、审批流程，文档归档、查阅文档移交、销毁，施工图、竣工图管理等项目工程档案移交、销毁按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）规定，工程竣工验收后三个月内将工程档案移交城建档案馆。竣工资料（含竣工图）必须确保版本的唯一性。项目当期工程完成，即应进行当期工程各类竣工资料（含竣工图）的移交工作。除移交外的涉及项目实施过程中的其它工程档案，项目部须根据本项目具体情况，确定其处理措施，以“工作联系单”报工程部职能审批后，按处理措施执行。项目工程部收集、整理、归档的17类工程档案移交、销毁要求详附件2：建设方项目工程部归档资料架构及移交、销毁一览表。各地区公司相关后续工作‡各地区公司工程部根据建设方项目工程部归档的17类归档资料，结合本地“建筑工程资料管理规程”及国家规范，细化1～5类归档资料的具体细项（此可参见北京公司工程部的《北京公司建设单位项目文档架构》（2009年9月版））。‡针对项目实施过程中涉及的各类标准表格（如验收表、监理用表等），各地区项目工程部结合本地“建筑工程资料管理规程”，组织清理，明确项目实施过程中的具体表样，并统一、规范使用。‡各地区公司根据本公司固化的管理制度，组织项目实施过程中各职能部门（主要为造价采购部、工程部等），梳理项目工程文档流转流程，具体为：文档提交标准模版、提交数量、提交时间、会签审批流程、会签审批时限等。各地区公司相关后续工作‡《龙湖集团项目工程文档管理制度》发布之日起30日之内，各地区公司：1）按照本制度梳理完成各地区对应管理制度细则；2）结合各地政府“建筑工程资料管理规程”及国家规范，完善《建设方项目工程部归档资料架构及移交、销毁一览表》；3）除各地政府规定的标准用表外，其它表格一律采用本制度附件5《项目建安工程文档流转一览表》中标准模板；4）各地区公司项目部按本制度完成对内部及分供方的交底；5）本制度自颁布之日起执行。感谢你的关注！