民营企业档案管理

1民营企业档案管理石河子市档案局彭新华2010.62主讲内容企业管理档案经济合同管理档案3企业管理档案4企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。企业档案的含义5民营企业档案的分类序号内容代号0党群工作类1行政管理类2经营管理类3生产技术管理类4产品类65科学技术研究类6基本建设类7设备仪器类8会计类9劳动人事类7企业档案分类原则：•以全部档案为对象•依据企业管理职能•结合档案内容和形成特点生产技术管理类归档内容：指生产准备、组织、调度工作、质量管理、检测、控制工作，能源管理，科技管理、生产安全89保持档案材料的内部有机联系•方便管理与利用•协调统一、不随便改动10二、件的含义单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；11正本与定稿为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；12来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。“为一件”是指文件实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。民营企业档案分类及归档类目140党群工作类归档类目：指党务、党的组织、宣传、纪检等方面，工会、共青团、职代会、行业协会、学会等群众团体工作中形的各种文件材料。151行政管理类归档类目：企业行政事务、安全保卫、法律事务、教育培训、医疗卫生、计划生育、后勤、房地产、审计、处理纠纷、信访、外事活动、重要会议等工作中形的各种文件材料。162经营管理类归档类目：指企业董事会（或办公会议）对企业生产经营的重要决策、企业发展规划（计划）、企业改革改制、企业综合统计分析，产品销售、招商引资、物资供应和管理、财务管理、考核奖惩、合同管理、房地产及设备租赁、市场信息和预测，企业商标、知识产权和商业秘密，企业信用管理、广告及用户反映等方面的文件材料。173生产技术管理类归档类目：生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作、能源管理，科技管理，生产安全，消防工作，环境保护、检测与控制，计量工作，标准化工作等184产品生产或业务开发类归档类目：产品设计协议书、任务书、合同、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书和全套底图、蓝图等；产品制造工艺，各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等；产品检测和管理等方面形成的文件材料，名、优、特产品及获奖产品的有关文件和资料。195科学技术研究类归档类目：科研项目的调研、申报立项、研究、实验，总结、鉴定，报奖、推广应用的方面的文件材料。206基本建设类归档类目：征用土地、协议及批准文件；工程项目的可行性研究，工程建设合同、计划任务书，审批文件；勘测设计、施工、工程监理、竣工验收及有关维修、改建、扩建等方面的文件、资料、图纸。217设备仪器管理类归档类目：设备仪器全套随机文件、资料、开箱记录；安装调试、检查维修记录及改装、报废的文件材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录及设备台帐的文件材料。228会计工作类归档类目：会计凭证、账簿、报表等。239劳动人事管理类归档类目：劳动工资、劳保福利、职称评定、奖惩情况、个人履历等。24其它具有保存价值的不同载体的文件材料凡归档的文件材料，应使用碳素墨水、蓝黑墨水的耐久的书写材料书写，做到字迹工整、签字手续完备，不应使用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。25文件材料的归档时间党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、工作形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；产品生产文件材料一般应在产品研制成功，通过鉴定后归档；基建档案应在工程竣工验收后归档；科研文件材料在科研成果评审、鉴定后归档；26会计档案由财务部门整理立卷，保管一年后向企业档案室移交归档；职工个人的材料，由形成职工材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，按要求把应归档的材料移交职工档案管理部门归档。27归档文件材料应齐全完整，要能够完整、准确反映本企业生产、经营、管理活动的历史面貌。归档的电子文件，应与相应的纸质文件材料一并归档保存。2829A企业管理性档案一、档案与文件的区别尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是档案。30三、归档的主要步骤和要求文件材料归档可分为11个步骤：1收集文件7文件编号2归档与否8文件著录3区分年度9填备考表4划分期限10文件装盒5文件装订11打印目录6文件排列12入库装箱柜311、收集文件把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。（见归档范围）32对不需归档的文件要进行剔除。要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。332、区分年度根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。34一般的文件材料，放在其形成的年度归档。计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。35长远规划，放在文件内容针对的头一年。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。36跨年度的案件，放在结案的一年。跨年度的会议，放在闭幕年。373、划分期限准确地判定每一份文件和每一组文件的价值，保管期限分别定为永久（无限期）、长期（16－50年）、短期（15年以下）。（见保管期限表）384、文件装订修裱破损或页幅过小的文件复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。39超大纸张折叠对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠40去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。41如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。42装订：采用左侧、下侧对齐方式对，用不锈钢钉装订或线装订。43×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不锈钢钉44×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三点一线装订455、文件排列由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构－时间”或时间先后排列。46由各部门分别整理归档的单位，先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。47统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。48同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。496、文件编号归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。（全宗号）（年度）（件号）（类别号或机构）（期限）（馆编件号）50全宗号201015文书永久全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）51全宗号201015类别号机构永久类别号：区别不同门类的档案，如管理性档案为文书52全宗号201015类别号永久期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期53全宗号201015类别或机构永久年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。54机构：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。全宗号201015机构永久55件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。全宗号201015类别号永久56不分机构编件号年度期限文件数量件号2005永久451－45长期2501－250短期2851－2852005永久581－58长期2101－210短期2801－28057分机构编件号年度机构期限文件数量件号2005办公室永久501－50长期2001－200短期2801－2802005业务科永久781－78长期1851－185短期2501－250………..…….58在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。597、文件著录把归档文件的有关项目录入档案管理系统。著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。60必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）61全宗号2010文书短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1石河子市政府石政发[2010]X号关于×××的通知2010-06-025件号：以年度为界限，一个保管期限编一个流水号。62归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1石河子市政府石政发[2010]X号关于×××的通知201006-025责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。全宗号2010文书短期63归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1石河子市人民政府石政发[2010]X号关于×××的通知201006-025文号：文件的发文字号，如“石政发[2010]X号”全宗号2010文书短期64归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1石河子市政府石政发[2010]X号关于×××的通知2010-06-025题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加“[]”号全宗号2010文书短期65归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1石河子市政府石政发[2010]X号关于×××的通知2010-06-025日期：指文件形成日期。全宗号2010文书短期66归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1石河子市政府石政发[2005]X号关于×××的通知2010-06-025页数：指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。全宗号2010文书短期67归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1石河子市政府石政发[2010]号关于×××的通知2010-06-025备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。全宗号2010文书短期688、填写备考表盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。69整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。日期：填写归档的年、月、日。卷内备考表盒内文件情况说明:整理人：检查人：年月日卷内备考表样719、文件装盒将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。档案盒标准图样73在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别、年度、保管期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）74全宗名称全宗号类别年度机构期限起止件号档案盒背脊式样××公司全宗号类别生产管理年度2010机构期限短期起止件号1－28已填好的档案背脊事例7510、打印目录按不同的保管期限