会计档案管理办法讲解

2016年会计档案管理办法刘建中《会计档案管理办法》讲解23会计档案与会计核算工作息息相关，是会计工作的重要组成。会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，是单位预算和财务收支计划的重要依据，也是经济建设中宝贵的信息资源。•为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）进行了修订，2015年12月11日以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》，于2016年1月1日起施行。《会计档案管理办法》讲解一、《会计档案管理办法》的背景二、《会计档案管理办法》的修订过程三、《会计档案管理办法》的修订内容5一、《会计档案管理办法》的背景一是适应信息化发展的客观要求。会计电算化已基本普及、会计电算化迅速发展，客观要求对产生的电子数据直接作为档案进行保存，以实现全面的信息化，提供工作效率。二是适应档案管理的新规定、新要求。国家档案部门对档案的保管、档案的鉴定、档案的销毁作出了一系列新的规定。会计档案作为档案的一个重要组成，需要符合新的要求、新的规定。三是原《管理办法》的一些规定相对滞后或可行性不强，需要予以修订、完善。(其他档案、法律法规——民事案20年、资产存续期、以人为本、反腐)6《会计档案管理办法》讲解一、《会计档案管理办法》的背景二、《会计档案管理办法》的修订过程三、《会计档案管理办法》的修订内容7二、《会计档案管理办法》的修订过程1.从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2.2013-2014年财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发展改革委专门针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织部分企业和地区开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。随着试点工作的稳步推进，电子发票相关政策的逐步完善，2014年财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了《会计档案管理办法（征求意见稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见，形成了《会计档案管理办法（修订草案）》。3.2015年9月财政部、国家档案局组织有关专家集中研究讨论《会计档案管理办法（修订草案）》，最终形成新《管理办法》。8《会计档案管理办法》讲解一、《会计档案管理办法》的背景二、《会计档案管理办法》的修订过程三、《会计档案管理办法》的修订内容9三、《会计档案管理办法》的修订内容新《会计档案管理办法》分为正文和附表。正文共31条，对《会计档案管理办法》的制定宗旨、法律依据，会计档案的管理体制、定义和范围，电子会计档案管理要求，会计档案的移交、利用、销毁，会计档案在各单位之间的交接，会计档案出境管理等进行了全面规范。附表包括《企业和其他组织会计档案保管期限表》和《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》，两张表明确了各类会计档案的最低保管期限。10三、《会计档案管理办法》的修订内容1.完善了会计档案的定义范围2.规范了电子会计档案的管理3.延长了会计档案的保管和移交期限4.完善了会计档案的销毁程序5.明确了会计档案的出境要求111.完善了会计档案的定义范围1998年版本第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2015年版本第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。121.完善了会计档案的定义范围第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。会计档案是由会计资料有条件地转化而来的①计档案是办理完毕的会计资料②会计档案是具有保存价值的会计资料③会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料①外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够证明经济事项实际发生的会计资料，主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、银行回单、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等②内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料，主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿、月度、季度、半年度、年度财务会计报告等1.完善了会计档案的定义范围第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。(1)电子会计档案的来源是计算机等电子设备，即电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息(2)电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；(3)电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施，也可以存储在第三方提供的云存储空间。强调了电子会计档案的原生性，即是通过计算机等设备形成的，以区别于将纸质会计档案扫描形成的数字化副本。[案例1]关于对会计档案的理解•某企业由于档案库房存储空间已满等原因，其档案部门连续两年没有从财务部门接收会计档案。对此，企业会计人员张某向财务部主任李某请示如何处理。财务部主任李某指出，这些会计资料没有归档到档案部门，严格意义上还不属于会计档案，而仍属于会计资料，可以不执行会计档案管理的相关规定。显然，该企业财务部主任李某的说法是错误的。是否属于会计档案应当满足的是会计档案的定义，而不论其存放地点15[案例2]关于对电子会计档案的理解某企业实行财务共享服务后，为实现异地集中核算目的，会计核算均以原始凭据（如发票等）的电子扫描件，以及企业合同管理系统传输过来合同的电子文档为依据进行日常账务处理，同时对原始凭证和合同的纸质原件进行归档保存。新会计档案管理办法颁布后，该企业负责人对会计人员说，新办法将电子会计档案纳入会计档案的范畴了，所以，公司以后可以只保存原始凭证的扫描件和合同的电子文档了，纸质原件可以不用再保存了，公司为此可以节约一大笔开支。该企业负责人的说法是错误的。电子会计档案必须满足通过计算机等电子设备载体形成、处理和传输的会计资料。而本例中，原始凭证等属于电子扫描件形成的，不属于通过计算机形成的，容易篡改，所以不能把扫描件作为电子会计档案，但可以作为会计核算的依据。所以，不能仅以电子形式归档保存，单位仍应同时保存原始凭证和合同的纸质原件。161.完善了会计档案的定义范围2015年版本第六条下列会计资料应当进行归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。171.完善了会计档案的定义范围•第二十八条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不使用本办法。•以下不属于会计档案：1、《企业文件材料归档范围和保管期限规定》属于财务工作文件材料包括：财务管理制度、规定、办法、总结；财务管理工作计划、报告、通知；固定资产新增、报废、调拨文件资料；生产财务和成本核算文件材料；资金管理、价格管理、会计管理文件材料；本企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料；本企业经营盈亏情况报告、报表（含重要的、一般的）；本企业财务预决算报告。属于审计工作文件材料包括：审计工作制度、总结；审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料；审计工作方案、计划、报告、纪要等。2、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》包括：机关财务预算、年度和年度以上计划属于文书档案范围1.完善了会计档案的定义范围新增内容1.纳税申报表，是纳税人依照税务部门指定的格式填写，用以按照税法规定的期限和内容完成纳税申报程序的相关表格，是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要原始凭据，属于具有保存价值的会计资料。原《管理办法》没有单独列明其属于会计档案，在实务操作中，各单位是否将其作为会计档案管理的做法不统一。新《管理办法》明确将纳税申报表明确列入会计档案范围。2.会计档案鉴定意见书，是单位开展会计档案鉴定过程中应当形成，且具有永久保存价值的重要资料，应纳入归档范围。会计档案鉴定意见书无固定格式，但至少应包含以下内容：（1）被鉴定会计档案所属年度及保管期限、列入销毁档案的数据和主要内容、鉴定的概况；（2）销毁或延长保管期限档案的主要理由；（3）需要销毁档案的清册。192.规范了电子会计档案的管理第七条—电子会计档案的载体——计算机、网络通信第八条—电子会计档案满足的条件第九条—电子签名满足的条件202.规范了电子会计档案的管理第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。——载体利用计算机、网络通信技术，简而言之，就是将分布在不同地理位置上的具有独立功能的多台计算机或终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，配以相应的档案管理软件，实现档案资源的共享。不局限于传统模式下通过实体档案实现对档案工作的技术性管理，而是前移至文件的形成阶段，逐步实现对会计档案全生命周期的管理。区别与原《办法》“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”的要求是截然不同，不用报备212.规范了电子会计档案的管理第八条同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：——成为电子会计档案的条件（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。第九条满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。22第八条及第九条分别对单位内部形成和外部接收的电子会计资料实行无纸化归档进行了规范。在实务中应用本条规定时，各单位应首先全面梳理和细化本单位属于归档范围的会计资料，再依照本条标准进行衡量，对于符合第八条、第九条规定的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，无需转换成纸面形式2.规范了电子会计档案的管理1．形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。强调：一是电子会计资料的来源要真实有效，二是电子会计资料产生与传递的全过程不能脱离计算机等电子设备，不能有人为干预从而导致会计信息不可靠的中间环节。23原始凭证：内部——内嵌符合单位授权审批管理制度的审批流程外部——本单位的信息系统与外部机构（银行、税务部门）信息系统进行对接互联，利用接口传输或电子邮件记账凭证——凡是由会计核算软件根据设定规则自动生成或由会计人员在会计核算软件中直接编制的记账凭证，均可视为符合本项条件第一，将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，不能仅以电子文件归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存。第二，如电子会计资料的生成方