会议管理制度(试行)

1文件编号：威奥特办字[2004]第3号会议管理制度(试行)1范围：本制度规定了北京威奥特信通科技有限公司会议的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。本制度适用于本公司行政会议的管理。2管理职能2.1职能与分工2.1.1公司级行政会议的归口管理部门是总裁办，负责年度经营管理会、全体员工大会、总裁办公会和总裁召集的有关会议的组织协调和具体承办。2.1.2部门/专题会议根据实际工作需要由相关部门人组织协调和具体承办。2.2责任与权限2.2.1总裁办、会议组织部门有权督促、检查会议的贯彻落实情况。3管理内容公司会议主要有：年度经营管理会；全体员工大会；总裁办公会；季度经营工作会；部门例会；专题会议；相关外部会议。3.1年度经营管理会3.1.1年度经营管理会由公司总裁主持。3.1.2年度经营管理会原则上在每年3月中旬召开。根据总裁的提议可临时召开会议。3.1.3年度经营管理会成员：总裁、执行总裁、副总裁、总监、总裁助理、2副总监、各部门经理。根据会议内容需要增加参加会议人员时，另行通知。3.1.4年度经营管理会的主要议题：a）听取总裁年度主题报告。b）拟定公司投资方案和经营计划。c）明确公司年度技术和产品方向。d）拟定公司年度人力资源战略及计划。e）确定公司年度销售计划及销售体系。f）确定公司长远发展规划、年度计划。g）公司年度预算的讨论。h)各部门经理汇报本部门上年度工作总结及下年度工作计划。3.1.5总裁办将会议讨论解决的议题提前一周通知与会人员，与会人员应围绕议题作好准备，按时到会。3.1.6年度经营管理会由专人负责记录，会后将会议情况及决定事宜以会议纪要形式整理成文，经总裁签发后，发送至相关部门和人员执行。3.2全体员工大会3.2.1全体员工大会由公司总裁、执行总裁或总裁委托的副总裁主持。3.2.2全体员工大会原则上每年四月份召开，如遇特殊情况也可临时安排。3.2.3公司全体员工参加会议。3.2.4全体员工大会主要内容有：a）总结公司上财年的工作。b）布署公司本财年的工作任务。c）对上财年优秀员工进行表彰和奖励。33.2.5会议由总裁办召集，并做好会场准备与布置。会议内容由专人整理成简报或纪要印发。3.3总裁办公会议3.3.1总裁办公会议由公司总裁或总裁委托的公司其他领导主持。3.3.2总裁办公会每周召开一次，时间为每周一上午8：40。根据总裁的提议可临时召开会议。3.3.3总裁办公会议成员为：总裁、执行总裁、副总裁、总监、总裁助理、副总监、总裁办主任。相关部门负责人根据会议内容列席会议。3.3.4总裁办公会的主要议题：a）讨论通过需公司领导集体决定的重要问题。b）各部门之间需要重点协调解决的问题。c）批准或修改涉及全公司范围的重要规章制度；研究决定全公司行政工作方面的重大事项；研究批准固定资产的变动。d）决定行政机构调整、中层干部以上人员的任免、调动等问题；讨论确定全面绩效考核实施细则、薪筹体系和福利体系等方案和对各部门工作的考核、评价和奖惩。e）研究分析公司现阶段经营计划执行的情况，提出下一阶段工作目标及改进措施。f）研究需要由总裁办公会讨论决定的其他问题。3.3.5总裁缺席时，总裁办公会不研究有关机构、中层以上人事变动等问题。特别授权例外。3.3.6总裁办将会议讨论解决的议题提前通知与会人员，与会人员应围绕议4题作好准备，按时到会。3.3.7总裁办公会议由总裁办专人负责记录，会后将会议情况及决定事宜以会议纪要形式整理成文，经总裁签发后，发送至相关部门和人员。会议决定的执行情况由总裁办进行检查，以书面形式提交下一次总裁办公会。3.4季度经营工作会议：3.4.1季度经营工作会由公司总裁或总裁委托的公司其他领导主持。3.4.2季度经营工作会议每季度至少召开一次。时间定在每季度末最后一个周六。根据总裁的提议可临时召开会议。3.4.3季度经营工作会成员:总裁、执行总裁、副总裁、总监、总裁助理、副总监及各部门经理。3.4.4季度经营工作会议的主要议题：a）通报上季度全公司经营情况。b）对下一季度工作进行调整及布署。c）专项工作的讨论。d）其它议题。3.4.5季度经营工作会议由总裁办专人负责记录，会后将会议情况及决定事宜以会议纪要形式整理成文，经总裁签发后，发送至相关部门和人员。3.5专题会议：3.5.1专题会议时间根据实际工作需要由相关部门安排和组织。3.5.2专题会议由公司主要领导、相关部门经理主持。涉及专题会议的相关人员参会。3.5.3专题会议主要是落实公司全面会议的决策精神、讨论涉及公司内部业5务、跨部门协调的事宜（包括与外单位有关的事宜）等。3.5.4会议由主办部门指定专人形成纪要。会议情况及决定事宜以会议纪要形式整理成文上报公司领导，并对会议安排的工作进行督办。3.6各部门例会3.6.1各部门例会每周召开一次，月初的例会为月度例会。会议时间原则上定为每周五，具体时间由各部门经理自行决定。3.6.2各部门例会由各部门经理主持。部门全部成员参加。公司分管领导参会。3.6.3各部门例会主要议题为：a）贯穿落实总裁办公会会议精神、传达公司重要文件、领导口头指示。b）由部门成员汇报本周（或本月）工作计划，重点说明需要协调解决的工作，说明上周（或上个月）未完成工作的原因。c）对部门有代表性的问题进行讨论并得出结论或制定处理方案。d）部门经理布置工作任务。3.6.4各部门例会由部门助理形成纪要，会议纪要上报主管领导。并对会议安排的工作进行督办。3.7外部会议3.7.1我公司参加外单位主持召开的会议，须事先经分管领导知悉并确定参会人员（会议明确参加人的除外）。3.7.2外部会议由参会人员做好会议记录，会后形成会议总结，上报公司领导。会议资料需交总裁办存档。4会议纪律：64.1会议主持人在会前要明确会议主题、时间、地点、参会人及其它特殊要求，并及时通知参会人员。4.2参会人员要严格遵守会议时间，不得迟到、早退。如因特殊情况不能参会，须在会前规定时间内向会议召集人请假，得到批准后方可不到会。4.3会议应切实做到“议题明确、实事求是、内容扼要、语言简练、讨论集中”。4.4参会人员在会议开始前，须对所携带手机等通讯设备或其它有声设备做消音处理。会议进行中，无特殊情况不得接打电话。4.5会议进行中，会场内不得随意走动、交谈，如因特殊情况需暂时离开的，须在征得主持人同意后方可离场。4.6参会人员应按公司着装要求着装，如会议对着装有特殊要求，应按会议要求着装。4.7会议决定的事项，不得随意变动，会后按照会议要求及精神传达贯彻，不得扩大传达范围或任意外传，对违反公司保密规定的，予以严肃处理，严重者予以辞退。5检查与考核5.1本制度执行情况由总裁办每月组织一次自查，分管副总裁每季度检查考核一次。