促销借款管理办法

第1页共7页财字（136）促销借款管理办法在公司《关于代收代支项目的管理规定》中对费用支出与款项收入的管理和帐务处理都进行了相关规定，并且明确要求“所有代垫支出须取得厂家书面确认”，“严禁在没有取得厂家确认时支出”。但在实际操作中，许多分部都存在业务人员不能及时取得厂家书面确认，而财务部门为了不影响公司营销策略，对公司促销活动支出只能办理相关借款，或广宣、采销不经过财务直接从库房借商品进行促销等情况。由于分部在上报促销活动方案时对与厂家按比例承担促销活动费用方案，有许多并没有落实到相关厂家，只是相关业务人员一种口头承诺，财务无法按厂家进行挂帐，促销活动后业务人员也没有及时向厂家收取确认函，从而导致因业务部门不能及时取得厂家费用确认，致使促销活动借款或促销借机长期挂帐无法清理情况，给公司财产安全带来很大隐患。因此，为了更好的贯彻执行公司“以收抵支，收支平衡”的原则，在保证公司营销策略的实施同时，又要确保公司财产的安全，维护公司的利益，现对促销活动借款手续进行如下规范：一、借款审批借款必须与审批的费用项目支出同步，并按费用项目单笔授权进行控制，严禁促销活动支出（包括内采赠品）在取得费用来源前先行支出。促销借款必须取得公司相关费用审批手续，代垫促销费、广告费等厂家承担费用必须将费用明确到厂家，并事先取得厂家确认函；采销及广宣部门在进行活动策划时必须作好提前准备，及时与厂家沟通并取得厂家确认函。第2页共7页财字（136）对于应由厂家承担费用未取得供应商确认的，必须在上报促销审批计划中注明确认函收取情况及对应业务科主管，报总部审批，费用承担厂家对应的业务科主管对未取得确认函部分厂家承担费用的收回负责。同时在借款时由分部相关分管业务、业务主管及采销总监对无确认函借款签字担保，承诺在借款后五日内取得相关供应商书面确认函，并在活动结束后一个月仍无法收取确认函时承担还款责任。分部收入组负责跟踪收取，严禁无担保、无厂家确认的代垫支出及任何形式的未批先付。分部财务部对费用承担厂家归属的业务主管人员建立信用评估记录，对担保后三日内仍未收取确认函的，分部财务报分部采销总监督促业务催收，并对该业务人员在无确认函情况下不再办理借款。取得的厂家确认函必须专款专用，不得跨品类跨厂商使用，特殊情况须报总部审批，否则为无确认函未批先支，将对相关业务人员给予书面指导以上处罚。对原有未收回代垫费用确认函的收取，由分部采销总监负责，要求相关业务人员在本文件下发之日期起1个月内限期收回，否则将给予提交理由书并按超期天数对责任人每天10元累计处罚，原责任人已离职的由现岗位接替人员负责追讨并承担责任。采销部门应建立对业务人员厂家承担费用、应收厂家收入等相关确认函收取得的考核，明确相关业务人员责任，建立时限管理制度，要求采销人员在取得确认函后3日内必须交到分部财务部收入组，对因业务人员未取得厂家确认函而导致公司收入无法收回，给公司造成损失的，按照损失的一定比例对相关人员进行处罚。二、借款手续与要求针对促销借款中存在的手续问题，对促销活动借款手续进行如下要求：1、对于完全由公司承担的促销活动等费用，广宣等部门凭公司审批的活动计划，填制借款单，经费用会计审核签字后按费用授权签批办理借款手续。2、涉及厂家承担费用的促销活动必须在费用支出前保证代垫支出款项来源，如厂家留存临时促销费不足，必须在借款前取得厂家促销费用确认函。对第3页共7页财字（136）活动前未取得供应商确认的情况，按前述借款审批中所做要求办理，否则给予相关责任人“书面指导”处罚并由其承担发生的损失。3、对内部采购促销赠品，为加强对门店赊款购物限额及范围的控制，要求同外购赠品采购，一律按照公司审批手续办理借款在门店进行购买，严格禁止从库房借商品作赠品促销，对未按照规定直接办理借机的，将对相关人员“书面指导”处罚。4、借款后分部财务以借款单，公司审批的促销活动计划审批表作为附件，挂“其他应收款－代垫款－个人（借款人）”。三、具体操作流程及注意事项：1、首次向供应商取得备忘录、确认函情况操作流程1）采销部门应于活动前取得供应商承担费用的备忘录或确认函，并按附件一编制《临时促销费（广告费等）备忘录、确认函收取确认单》（以下简称《确认函收取确认单》），采销部门相关人员应将备忘录或确认函及《确认函收取确认单》一并交与财务部门。分部收入组根据备忘录或确认函进行应收挂帐,同时在《确认函收取确认单》上签字确认已收到相应备忘录或确认函。2）采销部门将经收入主管签字确认的《确认函收取确认单》移交广宣等部门办理借款。3）广宣等部门在办理借款手续时，应持借款单、总部批示的促销活动计划审批表、收入主管签字的《确认函收取确认单》到费用会计处审核。其中《确认函收取确认单》要求为收入主管签字确认的原件。费用会计对于手续不符合要求的，不予办理借款。4）费用会计将《确认函收取确认单》复印，原件留存，复印件填写实际借款明细并签字确认后于当天转收入会计。5）收入会计按附件二编制《临时促销费（广告费等）备忘录、确认函使用情况统计表》（以下简称《确认函使用情况统计表》），以备对备忘录、确认函尚可使用余额进行监控。6）费用会计对借款单进行审核后，按公司费用授权签字审批，借款人凭签字审批后的借款单据到出纳处办理领款。委托他人领款的，借款人需提供书第4页共7页财字（136）面委托。2、使用备忘录或确认函余额情况操作流程1）在使用备忘录或确认函余额时，应在其“尚可使用余额”内申请借款。借款时业务人员到收入组确认厂家确认函使用余额，收入会计打印《确认函使用情况统计表》，并由收入主管签字确认后交业务人员，业务将签字的统计表交广宣办理借款。2）广宣持收入主管签字的《确认函使用情况统计表》原件、借款单、总部批示的促销活动计划审批表到费用会计办理借款手续。3）费用会计根据《确认函使用情况统计表》中借款“尚可使用余额”对广宣等部门的借款申请进行审核。对于超出借款可使用金额、手续不符合要求的不予办理借款。4）费用会计将《确认函使用情况统计表》复印，原件留存，复印件填写实际借款明细并签字确认后于当天转收入会计。收入会计在统计表中登记“借款支出金额”对尚可使用余额进行监控。5）费用会计对借款单进行审核后，按公司费用授权签字审批，借款人凭签字审批后的借款单据到出纳处办理领款。委托他人领款的，借款人需提供书面委托。3、备忘录、确认函最终用于弥补补利的情况处理对于将备忘录、确认函最终用途确认用于弥补补利的，按国美财字[2004]第308号《关于备忘录、确认函签订及使用的规定》执行。分部收入会计根据经总部采销中心副总批复的《合同外费用台帐转帐的审批单》中转帐金额（《合同外费用台帐转帐的审批单》中“实收金额”），登记《确认函使用情况统计表》中“借款支出金额”，对备忘录、确认函尚可使用余额进行监控。4、跨年度使用代收代支款项跨年度使用代收代支款项的操作，国美财字[2005]第077号《关于代收代支费用跨年度使用的相关要求》中已有明确要求，请分部遵照文件执行，在此不做赘述。第5页共7页财字（136）5、借款余额登记控制费用会计应在借款当日及时将借款情况反馈收入组，收入会计应及时登记《临时促销费（广告费等）备忘录、确认函使用情况统计表》对备忘录、确认函可使用额度进行控制。因双方交接问题造成的借款超支由责任人负责追偿。四、个人促销借款冲销：1、借款操作中应杜绝出现实际使用超出借款金额情况，活动借款金额不足使用必须到收入主管处再次确认后借款，否则费用会计对于超出借款金额的费用可不予办理报销，待补足相关手续后方可履行报销手续。2、分部进行促销活动、购买促销赠品必须联系正规单位，并在活动结束后一周内及时取得正规发票办理报销手续。费用会计在促销活动结束后应及时通知借款人员清理借款，对于无正当理自活动结束后1周内不办理报销手续的，将根据情况给予相关借款人或分部广宣经理提交理由书并按超期天数对责任人每天10元累计处罚。3、报销时借款人应持按授权签批的费用报销单、总部批示的促销活动计划审批表、购买赠品的发票、赠品ERP系统入库单、国美与厂家费用划分的分配表等到分部财务办理报销。促销费用的划分应由分部卖场部设专人负责，及时对国美与厂商共同承担费用进行划分，费用会计按公司相关规定承担比例进行审核。4、费用会计严格审核手续是否齐全，单据是否合规，按公司规定办理报销手续，并将收入主管签字的《确认函收取确认单》或《确认函使用情况统计表》原件作为报销凭证附件。5、报销后的促销费用中应由厂家承担的部分，按公司代收代支管理规定进行账务处理，借：其他业务支出，贷：其他应收款－代垫款－个人。6、月末费用会计应按照公司规定登记“其他业务支出”项目台帐报收入组。收入会计根据“其他业务支出”项目台帐登记其他业务收入报表中“为厂家代收代支”项目（详细规定见国美财字[2004]第045号《关于代收代支项目的管理规定》）。第6页共7页财字（136）国美电器有限公司财务中心2005年6月2日主题词：促销借款管理办法主送：总部采销中心；各大区总经理；各分部财务部、采销系统；香港国美第7页共7页财字（136）报送：黄光裕总裁、香港国美电器控股有限公司杜鹃执行董事