公文写作中的数字使用规范

1公文写作中的数字使用规范数字在公文写作中，常常与相应的计量单位结合起来，用来表示事物量的大小、多少，对事物的量具有规定性。数字用在公文中，可以用来表示公文内部的结构层次序数，显示公文的内在逻辑关系。公文中凡是涉及到数字的词、词组、惯用语、缩略语也需要用数字来加以标识。作为具有修辞色彩的词素以及代号、代码、时间等标志也需要用数字来进行标注。数字既有阿拉伯数字，也有汉字数字可以采用，在某一特定历史时期，甚至还借助过罗马文中的数字来表示文章的内部层次。而现行公文中，罗马数字已不再用于公文中表示公文的内部结构关系了。在我党的公文发展史上，曾经出现过采用“甲、乙、丙、丁”【1】等来代替数字表示公文内部的结构层次关系的这种不规范用法。在我国的现行行政公文使用中，数字的不规范用法，特别是在基层行政单位的公文也大量存在。为规范数字的使用，早在1956年国务院秘书厅就针对国家机关的公文、电报和机关刊物采用横排横写后的数字使用规范作了要求。在国务院历次颁布的公文处理办法中对数字的规范使用都有所涉及，但未作细致的说明。1987年由国家语言文字工作委员会、国家出版局、国务院办公厅秘书局等中央七部委联合颁发了《关于出版物上数字用法的试行规定》【2】，对数字使用的规范、体例统一提供了参考。为进一步规范数字的使用，1995年国家技术监督局颁布了《中华人民共和国国家标准出版物上数字用法的规定》【3】（以下简称《规定》），把数字用法提高到了国家标准的高度，具有了强制使用的效力。但是，数字不论是在出版物还是在公文写作中，还是经常出现一些不合规范的用法。笔者依据《规定》的相关条款，谈谈数字在公文中的使用规范。一、阿拉伯数字使用规范阿拉伯数字的使用在公文写作中，大体分为两种情形：必须使用阿拉伯数字和要求使用阿拉伯数字。（一）必须使用阿拉伯数字的情况1.“物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。”物理量是用于定量描述物理现象的量，即科学技术领域里使用的用来表示长度、质量、时间、电量、热力学温度等的量，而它有必须常常与法定的计量单位结合起来使用。物理量量值的表示，在公文写作中属于“选择是唯一而确定的”，必须使用阿拉伯数字的情形，而且还必须与法定计量单位结合起来使用。如：一幢建筑物的高度为30m（30米）；他的体重70kg（70千克）；2今天的气温为25℃度(25度)；电流强度为15A（15安）等。2.按照《规定》的要求，计数与计量以及统计表中的数值，正负数以及小数、百分数、分数、比例也必须采用阿拉伯数字。如：89-245.878%4/51:200等等。（二）要求使用阿拉伯数字的情况“目前体例尚不统一”的年月日的表示，非物理量的使用以及代码、代号、序号等，“要求凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方”，“均应使用阿拉伯数字。”这类情形属于要求使用阿拉伯数字的地方。1.采用公元纪年表示的世纪、年月日和时刻的表述方式为：公元18世纪80年代公元前476年2008年12月5日90年代3点15分20秒等。2.表示日常生活中使用的量（非物理量），使用的是一般量词，可以用阿拉伯数字表述为：3500片8200元30天80只20条等。3.部队番号、文件编号、证件号码和其他序号属于代号、代码、序号范畴，要求使用阿拉伯数字，并按一定要求排列，即使是多位数也不能分节。如：8341部队川府【2008】32号文件k23/24次列车97＃汽油GB/T15835-1995国家标准维生素B12等。身份证、学生证以及其他等级证书的编号都是采用阿拉伯数字按照一定的排列顺序排列的，数字之间不能分节。4.“引文标注中版次、卷次、页码，除古籍外，一般均使用阿拉伯数字”。如：马正平：《写的智慧》，第4卷，1435页，重庆：西南师范大学出版，1995年12月第1版。以上是阿拉伯数字的使用规范情况。二、汉字数字的使用规范汉字数字在公文写作中，通常指的是“一、二、三、四……”及其它们按照一定规则的组合，不包含数字的汉字大写形式。根据《规定》的要求，汉字数字的使用也分为两种情形：（一）必须使用汉字数字的情况“定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语作为语素的数字，必须使用汉字。”它又分为多种情形：1.涉及到数字的专有名词我们可以将涉及到数字的专有名词，归为“定型的词、词组”中。根据《规定》的要求，凡是涉及到有数字的专用名词都可以归入到必须使用汉字3数字这一类中来。如：三叶虫十滴水九三学社三氧化二铜二恶英三叠纪三聚氰胺、二万五千里长征、十一届三中全会等。2.成语、惯用语、缩略语成语、惯用语在汉语的发展演变中，已经约定俗成，具有很强的凝固性，而且具有很强的节奏韵律感。涉及到数字的成语、惯用语，是不能凭借个人的主观意愿加以更改的，在公文写作中是必须使用汉字数字的。如：三番五次一把手七上八下三令五申隔三差五等。“数字缩略语，是用数字概括几种有相同性质的事物或行为，方式是把原词中几个并列结构的共同成分抽出来，再在它前面标上与并列结构数目相等的数字”【4】43。由于它有特定意义，一部分缩略语在发展演变中已经定型，得到了社会的普遍认可，并被社会大众所接受，这部分缩略语中的数字必须使用汉字。如：三从四德三皇五帝四书五经三教九流等。随着社会政治的需要，经济的发展，产生了一些新的涉及到数字的缩略语，并被社会广大成员所接受，而且被社会大众广泛地加以运用，这些缩略语中的数字也必须使用汉字。如：三个代表八荣八耻四项基本原则五讲四美二为方针等。3.具有修辞色彩的数字语素。这儿数字语素的作用是起修饰、限制特定的词、词组作用的，通常是用来表示事物顺序或者序数的。这些涉及到数字的词、词组中的数字也必须采用汉字数字。如：第一次第二一季度红四方面军等。4.相邻的两个数字并列连用表示概数和带有“几”字的约数，必须使用汉字。如：三五个七八天十五六岁三十几个六百三十几斤等。（二）要求使用汉字数字的情况要求使用汉字数字的情况大体分为以下几种情形：1.中国的干支纪年方式和夏历月日要求用汉字数字进行表述。如：甲午年三月十四日正月初一等。2.清代及清代以前的历史纪年，这类纪年方式通常以帝王、国君在位的时间顺序作为标志。如：嘉靖八年秦穆公三年等。各民族的非公历纪年也采用汉字数字。如：藏历阳木龙年三月十五日。应当注意的是这类纪年表达方式，需要在它的后边用括号标注公元纪年。3.特定事件、特定节日和特殊意义的词组，可采用汉字数字。如：五一国际劳动节五四青年节七七事变五卅运动等。三、数字变通使用情况4阿拉伯数字以及汉字数字在使用过程中，“遇特殊情况，或者为避免歧义，可以灵活变通，但全篇体例应相对统一。”这类情况，主要涉及到不具有统计意义的整数一至十和用“多、余、左右、上下、约”等表示的约数。对于是采用阿拉伯数字还是汉字数字，《规定》中只强调是要保持全篇的体例一致，也就是说在公文的写作中数字的使用既要保持局部体例上的一致，又要考虑通篇文章对数字使用的要求，这里就不再一一赘述。四、数字使用应注意的几个问题阿拉伯数字以及汉字数字在使用过程中，有几个问题应引起公文写作者的注意，避免出现一些不合《规定》要求的用法。1.公元纪年的年份不能简写。1999年不能写成“99年”，或者“九九年”。2.引文著录、行文注释、表格、索引、年表等，年月日的表示可以按GB/T7408-94中的扩展格式表示，也就是说可以用“2009-01-15”来表示“2009年1月15日”。要注意的是“月、日”是个位数时，在十位上加“0”，年月日之间还需用半字线“—”连接。时分秒的表示也可以采用GB/7408-9中的扩展格式进行书写，要注意的是它是采用24小时来进行计时的，上例中的3点15分20秒可以表述为3:15:20。3.民国及新中国成立以后采用的是以公元历史纪年的方式，因而按照《规定》的要求，在公文写作中所涉及到的年月日的表述必须采用阿拉伯数字，不得使用汉字数字。4.表示参数范围的值时，原国家技术监督局GB/T1.1-1993标准指出：“规定线性值的参数范围时，只在其后书写单位符号，且范围两端的数值应完整。”两参数之间用“”加以连接，表示计量单位的符号或者文字只出现在后一个数字的后面。如：钢材价格每吨35000-40000元。5.对于特别巨大的数字，《规定》要求非科技出版物可以采用“亿”、“万”为单位，数字巨大的精确数字，作为特例可以同时采用“亿、万”为单位，但表述时不能将五亿三千四百万人，表述为“5亿3千4百万人”。正确的表述是“5，3400万人”、“5.34亿人”或者“5亿3400万人”。6.对于汉字数字《规定》指出：“如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号‘.’将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。”因此“一二.九”运动“一.二八”事变这样表述才是正确的。《规定》同时指出：“涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。”一般来说，知名度高的事件如“五一国际劳动节、三八妇女节”不需外加引号，5而“五二○”声明、“九一三”事件就需要外加引号加以说明。7.表示公文内部结构层次关系时，为了表示它的层级关系，第一层用“一”，第二层用“（一）”，三、四层则表述为“1”、“(1)”。可以用“一、（一）、1、(1)”这样的结构方式来表示。无论是阿拉伯数字或者是汉字数字，在公文写作中我们都要注意它的使用场合和要求，对于它们在使用过程中应注意的问题应引起高度的重视。对于阿拉伯数字和汉字数字的使用场合，杨燕、陈瑞藻在《数字的规范用法》【5】中用图表的方式进行了概括，有一定的参考价值和实用价值,值得公文写作者借鉴和参考。公文写作离不开数字的使用。“数字的正确使用，可使撰写的公文或材料更科学、更规范，所论证的观点更有说服力，所表述的事情更清楚。”【6】各级机关以及公文的写作者，都应该重视公文写作中所涉及到的数字的规范用法，并加以正确使用。注释：[1]《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》（1951年2月），采用“一、二、三、四”表示公文的第一层次，“甲、乙、丙、丁、戊”表示第二层次的顺序关系。苗枫林著《中国公文学》，齐鲁出版社出版，1988年1月第1版[2]本试行规定1987年1月1日颁布，自1987年2月1日起试行，1996年6月1日废止[3]本规定1995年12月13日发布，1996年6月1日实施。文中引文未注明出处的均引自该《规定》，引文中未加说明的均出自该《规定》