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版本/修订状态：D/O程序文件SJY/QEO-B-20151文件和资料控制程序SJY/QEO-B-01-20151目的为了对质量、环境和职业健康安全管理体系有关文件进行有效控制，确保与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的文件处于受控状态，确保在使用场所获得有关的适用版本，防止使用作废文件，特制定本程序。2适用范围本程序适用于质量、环境和职业健康安全管理体系所覆盖的所有文件和资料的控制，如：管理手册、程序文件、作业指导书、外来文件资料等。3职责3.1管理者代表负责对本程序实施组织管理。3.2综合办公室负责本程序文件的编写、评审、修改控制以及管理体系文件的编号、发放，是本厂质量、环境和职业健康安全管理体系文件的归口管理部门。3.3综合办公室负责将质量、环境和职业健康安全管理体系所有文件归档保管。3.4技术科负责产品标准、检验和试验、工艺等技术文件的编制、更改和管理以及负责技术性外来文件和资料的管理；3.5技术科负责设备管理、操作、保养和维护等技术文件的编制、更改和管理，以及负责各种设备使用维护说明书和图样资料等的管理。3.6综合办公室负责外来文件及本厂的文件发放的档案管理。3.7其它相关部门负责本部门文件的编制和管理及相关外来文件的管理。4控制程序4.1文件和资料的分类4.1.1质量、环境和职业健康安全管理体系文件：质量、环境和职业健康安全管理手册、程序文件、质量记录、环保和安全记录、操作规程、作业指导书等。4.1.2外部文件和资料相关方提供的文件和资料、有关的法律、法规及要求、国家标准等。4.2文件的编号：综合办公室负责质量、环境和职业健康安全管理体系文件的统一编号。4.2.1质量、环境、职业健康安全管理体系文件编号方法如下：a)管理手册：SJY/QEO—A—2015“SJY”为山西省教学仪器厂名称汉语拼音缩写；版本/修订状态：D/O程序文件SJY/QEO-B-20152“QEO”为质量、环境、职业健康安全管理体系文件；“A”代表管理手册；“2015”为年代号。b)程序文件：SJY/QEO-B-□□-2015“B”代表程序文件；“□□”为程序文件编号的流水顺序号。c)管理制度、工作标准：SJY/QEO-C-□□-2015“C”代表管理制度、工作标准；“□□”为管理制度、工作标准的流水顺序号。d)记录：JL-（□□）-□□-2015“JL”代表记录；（□□）为标准条款号。“□□”为记录的流水顺序号。e)外来文件本厂不再另行编号，仍用原编号或发布年代号。4.3文件和资料的编制、审批4.3.1质量、环境和职业健康安全管理手册：管理者代表组织编制，厂长批准。4.3.2质量、环境和职业健康安全程序文件：管理者代表组织编制，厂长批准。4.3.3其它文件：各部门编制，副厂长批准。4.3.4记录表格：由使用的各部门专业人员编制，部门负责人审核，综合办公室批准并备案后方可投入使用。4.4文件和资料的发放文件的发放以部门适用为原则，严格控制文件的滥发，以利于管理并防止泄密，发放时对受控文件应加盖“受控”章。管理手册、程序文件的发放范围由综合办公室根据体系要求确定，管理者代表审批后，由综合办公室具体执行。作业指导书、操作规程及其它文件和资料由各部门领导确定，并报请管理者代表批准后执行。所有的体系文件需经管理者代表或最高管理者许可，方可借给本厂以外人员，否则不得外借。4.4.1发放和回收综合办公室应按照《文件发放登记表》中规定的发放范围分发，并及时从使用场所回收作废文件，以保证使用现场文件的有效性。文件的发放和回收应详细登记，并要求接收人签字确认。4.4.2所有管理体系文件不得擅自复印，有关人员/部门额外需要时，应经管理者代表版本/修订状态：D/O程序文件SJY/QEO-B-20153同意后，并按规定办理登记手续。4.5文件和资料的修订、换版4.5.1质量、环境和职业健康安全管理手册的换版a)质量、环境和职业健康安全管理手册的整本有一版本号，每一页也有一版本号。b)质量、环境和职业健康安全管理手册修改后一律采用单页更换，此页版本随之升高。c)质量、环境和职业健康安全管理手册正式发布运行后一般在大幅度修改时换版一次，换版后、质量、环境和职业健康安全管理手册整本全部更换。4.5.2程序文件的换版a)程序文件整本有一版本号，每一页版本号同整本版本号。b)程序文件在10次修改范围内（含10次），不用换版，可在“版本/修订状态”条款的相应栏目内注明信息。如：修订状态用1，2，3表示；更改标识用▲1，▲2，▲3在更改条款前表示。b)程序文件经10次修改或需进行大幅度的修改时应进行换版。4.5.3如更改部位为个别字、编号、页角等笔误时，经管理者代表确认后可手写更改，该种改动每页不得超过两处，否则按书面修订手续、打印修订。对文件和资料的修改由相应的执行部门提出，应填写《文件更改通知单》，注明更改原因及更改内容。文件修订的审核应按照4.3条款中规定的各级文件的审批程序逐级进行，相应的授权审批人应在《文件更改通知单》中签字认可。综合办公室应将《文件更改通知单》下发修改后的文件给原发放文件的部门，文件的修改内容自《文件更改通知单》批准之日生效，对于需跟踪验证修改的可行性情况，由授权审批人在《文件更改通知单》中注明验证期限及批准条件，生效日按正式批准之日计。文件的修订应及时根据《文件更改通知单》上的内容记录于该文件的《文件修改控制记录》中。4.6文件的作废被更换的失效文件应由发文部门予以销毁，如作为法律和/或积累知识的目的而保留的任何已作废的文件，应由综合办公室加盖“作废保留”章。4.7外来文件的管理4.7.1综合办公室负责搜集、保管有关环境/职业健康安全法律、法规和其它要求等方面的法规文件和标准，编制相应的文件清单，此类文件控制只限于对本本厂适用部分的文件清单的控制，并与地方政府管理部门联系，使各类法律、法规随时保持为最新状态。4.7.2综合办公室负责对接收的外来文件及本厂的发放文件的档案管理，并应将有关环保方面的文件资料及时报管理者代表确认。4.7.3对由相关方提供的适用于本厂的外来文件，如适用于本厂的质量、环保和职业健康安全法律、法规及其它要求、上级来文等，按照本程序要求对其文件清单进行相应控版本/修订状态：D/O程序文件SJY/QEO-B-20154制，加盖“受控”章，以确保此类文件的有效性，各有关部门按其职责对“受控”文件进行登记、编号、发放与归档保存。4.7.1原件管理a)经审核批准的原始手签文件应作为原件，交文件管理员填写《受控文件清单》登记后归档，一般不拿此原件来复印发放，而应首先复印一份，再以此份复印发放，此份应与原件一起保存，每次复印时应与原件校对。b)需临时借阅文件的人员，填写《文件借阅登记表》经文件管理部门负责人批准后借阅。借阅人员要在指定日期归还文件，否则由文件管理员收回文件。c)原件被修订本代替时，为法律和/或积累知识的目的，此原件应盖上“保留资料”章与新的有效原件和《受控文件清单》一并保存在综合办公室。d)如果盖上“保留资料”章的原件已失去为法律和/或积累知识的目的而保留的价值，应通过《文件销毁记录表》的形式确认后再予以销毁。4.7.2文件清单管理a)综合办公室应编制一份最新《受控文件清单》，各部门必要时也应将本部门使用的文件，编制一份《受控文件清单》，以核查现场使用的文件与清单上所列是否一致。b)各部门至少每年一次核查清单上所列文件是否与实际工作情况相符。4.8文件和资料的保密综合办公室对所有的文件和资料均应标定保密等级，负责文件和资料的保密管理工作，对涉及本厂生产工艺的、商业决策等内容文件应加盖“机密”章。4.9文件的借阅若有关部门需借阅文件时，应填写文件《文件借阅登记表》并存入被借阅部门，当文件归还后，《文件借阅登记表》随之签收。5相关/支持性文件5.1《记录控制程序》6记录6.1《文件发放登记表》6.2《文件更改通知单》6.3《文件借阅登记表》6.4《受控文件清单》6.5《文件修改控制记录》6.6《文件销毁记录表》版本/修订状态：D/O程序文件SJY/QEO-B-20155记录控制程序SJY/QEO-B-02-20151目的建立健全质量、环境和职业安全管理体系运行的相关记录，真实地证实质量、环境和职业安全管理体系运行情况，保存必要的证据，特制定本程序。2适用范围本程序适用于本厂质量、环境和职业健康安全管理体系所要求的各类记录及记录的管理和控制。3职责3.1综合办公室负责编制质量、环境和职业健康安全管理体系记录汇总表，备案各类记录的样本及对各部门记录实施监督管理3.2各部门应按规定做好本部门质量、环境和职业健康安全管理体系运行涉及到的记录工作，并负责整理与归档。3.3综合办公室负责对质量、环境和职业健康安全管理体系运行记录归档的具体管理工作。4控制程序4.1记录范围记录是记载所实施质量、环境和职业健康安全管理体系活动或取得成果的客观依据，包括各部门所产生的管理评审、内审、培训、信息交流、文件控制、监测测量、设备维修、生产和工艺控制记录、产品检验记录、纠正预防和改进有关运行控制环境因素识别与评价紧急事件及应急措施等内部记录，也包括质量、环境和职业健康安全管理体系运行中接收的外部记录。4.2记录的形式记录一般以表格、文字形式进行记录，也可以声像、照片、软盘等形式记录。4.3记录的控制4.3.1记录的填写a)记录的填写要正确、完整、真实，字迹清楚，能够准确识别，对于写错之处，不能涂改只能划改。b)记录应使用文件规定使用的表格，如变更表格，及时通知综合办公室，以便对表格进行更换。4.3.2记录的收集版本/修订状态：D/O程序文件SJY/QEO-B-20156a）各部门设专(兼)职人员负责本部门工作范围内的质量、环境和职业安全管理体系运行记录的收集、整理工作，每项活动结束后，该项活动的负责人应按时将该项记录转交本部门的记录管理人员，以便进行统一管理。b)综合办公室负责体系运行记录的检查与监督。4.3.3记录的编目与归档a）为了便于记录的管理,各有关部门应确定本部门有哪些运行记录,并建立《记录清单》。b)体系运行记录可由各部门根据资料和记录的类别、形成时间，结合自身的情况进行编目归档。c)各部门的体系运行记录，应及时编目整理并保存。4.3.4记录的保存a)各部门应编制本部门的体系记录清单。b)各类记录在保存期内应做到防潮、防变质、防损坏丢失、防盗、且便于存取、查寻。c)计算机单独储存的体系运行记录要复制拷贝文件，以防原始记录丢失。d)各部门记录自行保存期限按国家记录保管期限要求执行，无国家规定期限的各类记录，保存期至少为3年，对超过保存期限的记录，由各部门资料管理人员经管理者代表批准后销毁，并填写《文件销毁记录表》。e)外来记录（如供方提供的记录、环境监测报告、仪器仪表校检报告等），由相关部负责保存，如没特殊规定，归档记录保存期限一般为三年。5相关/支持性文件5.1《文件和资料控制程序》6记录6.1《记录汇总表》6.2《记录清单》6.3《文件销毁记录表》版本/修订状态：D/O程序文件SJY/QEO-B-20157法律法规和其他要求控制程序SJY/QEO-B-03-20151目的为获取、识别和及时更新适用于本厂产品、活动和服务过程中的质量、环境和职业健康安全的法律法规和其他要求，特制定本程序。2适用范围本程序适用于本厂质量、环境和职业健康安全管理体系有关的法律法规和其他要求的获取、识别、更新和传达的控制。3职责3.1综合办公室负责获取质量/环境/职业健康安全方面的法律法规标准和其他要求，确认其适用性，并将其传达到有关部门。3.2技术科负责与质量/环境/职业健康安全方面的标准的收集和确认。3.3各部门负责将自行获取的质量/环境/职业健康安全方面的法律法规、标准和其他要求，报送综合办公室进行确认。4控制程序4.1获取4.1.1获取内容a)宪法：全国人民代表大会颁布的宪法；b)法律：全国人民代表大会颁布的有关质量/环境/职业健康安全和职业健康安全方面的法律；c)法规：国务院和省人大颁布的有关质量/环境/职业健康安全和职业健康安全方面的条例和