信息系统的文档管理

信息系统的文档管理信息系统的文档是系统开发过程的“痕迹”，是系统维护人员的指南，是开发人员与用户交流的工具。规范的文档意味着系统是按照工程化开发的，意味着信息系统的质量有了形式上的保障。文档的欠缺、文档的随意性和文档的不规范，极有可能导致原来的系统开发人员流动后，系统不可以维护、不可以升级，变成一个没有扩展性、没有生命力的系统。所以，为了建立一个良好的信息系统，不仅要充分利用各种现代化信息技术和正确的系统开发方法，同时还要做好文档的管理工作。（一）信息系统的文档类型信息系统的文档有多种分类方法:(1)按照产生的频率，信息系统文档分为一次性文档和非一次性文档。一次性文档是指在系统开发过程中只产生一次的文档，如系统分析报告、系统设计说明书等;非一次性文档是指在系统开发过程中产生多次的文档，如需求变更申请书、维护建议修改书、信息系统运行日志等。(2)按照信息系统生命周期的不同，信息系统文档可划分为系统规划阶段文档、系统分析阶段文档、系统设计阶段文档、系统实现阶段文档和系统运行与维护阶段文档。系统规划阶段文档如系统可行性研究报告、项目开发设计书等；系统分析阶段文档如系统分析说明书等；系统设计阶段的文档如系统设计说明书、需求变更申请说明书等；系统实现阶段的文档如程序设计报告、系统测试报告、开发总结报告等；系统运行与维护阶段的文档如用户的手册、操作手册和维护修改建议书等。(3)按照文档服务目的不同，信息系统文档可以分为用户文档、开发文档与管理文档。用户文档主要是为用户服务的，如用户手册、操作手册、系统运行日志、系统维修建议书等；开发文档主要是为开发人员服务的，如系统分析说明书、系统设计说明书等；管理文档主要是为项目管理人员服务的，如可行性研究报告、项目开发计划、需求变更申请书等。（二）信息系统文档管理的主要工作为了最终得到高质量的信息系统文档，在信息系统建设的过程中须加强对文档的管理。1.文档管理的制度化、标准化必须形成一整套的文档管理制度，其类容包括：·明确必须提供文档的种类、格式规范；·明确文档管理人员；·明确文档的设计、修改和审核的权限；·制定文档资料管理制度。根据这一套完善的制度最终协调、控制系统开发工作，并以此对每一个开发成员的工作进行评价。2.文档管理的人员保证项目小组应设文档组或至少以为文档保管人员，负责集中保管本项目已有文档的两套主文本。两套文本内容应完全一致，其中的一套可按一定手续办理借阅。3.维护文档的一致性信息系统开发建设过程是一个不断变化的动态过程，一旦需要对某一文档进行修改时，要及时、准确地修改与之相关的文档；否则将会引起系统开发工作的混乱。而这一过程又必须有相应的制度来保证。·项目成员可根据工作需要在自己手中保存一些个人文档。这些文档一般是主文本的复制件，并注意和主文本保持一致，在做必要的修改时，也应修改主文本。·项目开发结束时，文档管理人员应收回开发人员的个人文档。发现个人文档与主文本有差别时，应立即着手解决。·在新文档取代了旧文档时，文档管理人员应及时注销旧文档，在文档内容有更动时，管理人员应随时修订主文本，使其及时反映更新了的内容。·主文本的修改必须特别谨慎。修改以前要充分估计修改带来的影响，并且要按照提议、评议、审核、批准和实施等步骤加以严格的控制。4.维护文档的可追踪性由于信息系统开发的动态性，系统的某种修改是否最终有效，要经过一段时间的检验，因此文档要分版本来实现。而版本的出现时机即要求也要有相应的制度。信息系统开发的产品是软件，即程序加文档。程序是供计算机执行的指令，对用户而言是“看不见、摸不着”的。程序执行对与错，用户只有检查结果才知道。程序主要是供计算机“读”的。当然，打印出来的程序，人也可以读，但效率太低。读一份风格独特、注释不充分的程序，犹如读“天书”。没有规范的文档，程序不可能维护。可以说没有文档，就没有信息系统，文档是信息系统的生命线。