如何进行有效的工作管理

如何进行有效的工作管理目录COMPANY01使你的工作系统化学会用PDCA循环法给你的工作做计划给你的工作吃“高效丹”用图表来检查你的工作创造性地解决问题020304050601使你的工作系统化前言在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。5S素养（SHITSUKE）整顿（SEITON）清洁（SETKETSU）清扫（SEISO）整理（SEIRI）你的工作需要系统化办公室的“5S”运动复印机基本工具传真机电脑开始系统化你的工作系统化你的工具工作档•什么是工作档？工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作•工作档有什么？A.立即可用的资料。B.“待议”的项目。C.固定职务。D.目前的专案E.问题档资料档•建立资料档时需要考虑的两件事：A.怎样的资料才有保存价值？B.你的资料档方便查阅吗？•帮助你将自己资料档结构化的做法：A.查现存的档案，然后去掉没用的档案。B.一个抽屉存放一个或多个类别。E.用大而清楚的字母标示抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。开始系统化你的工作系统化你的文件02学会用PDCA循环法PDCA计划（Plan）修正再执行（Action）执行（Do）检查（Check）PLANNINGPDCA循环法什么是PDCA循环法？阶段步骤计划阶段（P）（1）设定目标（2）搜索与目标相关的信息（3）找出最佳方案（4）制订计划工作表执行阶段（D）（5）按计划表执行工作检查阶段（C）（6）检查执行情况修正后再执行阶段（A）（7）对检查结果做出修正（8）修正后在执行PDCA循环法PDCA循环工作步骤表03给你的工作做计划每天早晨都要计划一天的具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导人们走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像一线光明，冲破生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就会降临到哪里。——维克多·雨果前言有效目标的“SMART”原则明确的（Specific)可量化的（Measurable）切实可行的（Achievable）注重结果的（Result-oriented）有时间限制的（Time-limited)锁定工作的目标长期目标中期目标大目标即时目标锁定工作的目标锁定目标工作目标的方法：剥洋葱法锁定工作目标的方法：目标多杈树目标子目标子目标子目标★树干代表目标，每一根树权代表子目标，叶子代表实现子目标的因素。★在目标多权树中，目标与子目标的关系：A、子目标是实现目标的策略B、目标是子目标的结果C、子目标实现之“和”一定是目标的实现锁定工作的目标如果我们只会一味地搜集资料，而不会加以利用，那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。信息过滤器大量信息相关信息直接相关信息有用信息过滤器过滤器过滤器阅读交换调查捕捉“占有”信息的方法合理决策什么是决策?决策是一个为达到预期目标而在两个或多个可供选择的方案中选择合理方案的判断和选择的过程。Q1Q2Q3Q4情报活动阶段设计活动阶段选择活动阶段评价活动阶段合理决策决策过程:VSAFE考察方案是否确实可接受认可（Aeceptable）考察方案是否与策略吻合合适（Suitable）考察方案对目标的贡献价值（Valuable）考察方案是否成功可行（Feasible）考察方案是否符合长期利益持久（Eternal）VSEFAVSAFE快速决策法合理决策04给你的工作吃“高效丹”前言症状：工作越来越没效率文件积压越来越厚每天的预定目标只完成了一半下班时发现今天几乎什么也没干病因：无目标、无计划，工作无规律做事拖拉，“明日复明日”时间管理不善，不分先后、主次哎~工作怎么越来越没效率了……不要把难事往后拖不要把不喜欢的事往后推不要把喜欢的事做过了头第一剂：立即行动今天应该做——重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务。A型B型C型今天必须做——重要并且紧急的任务。今天可以做——既不重要也不紧急的日常任务。把你的工作按照以下标准分成三种类型第二剂：ABC法则第三剂：80:20定律80：20定律主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里80%的成果来自于你付出的20%因此，你只要集中精力处理工作中比较重要的20%的那分，就可以解决全部的80%。80%20%将一件困难的事情细分化成几小件比较容易的事情的方法叫“因数分解法”第四剂：因数分解法04用图表来检查你的工作在工作的过程中，如果能够运用分析工具来帮助你检查工作分析问题，往往能够达到事半功倍，并能得出科学准确的结果。前言记住：图表比你更会说话。◆它是什么？又叫鱼刺图法。它是在工作中寻找关键问题产生原因的一种图示法。◆它的原理:干线（某个问题）→分线（原因）→支线（中原因）→细线（小原因）◆何时使用:在解决问题过程中遇到任何状况时，你都可以并且应该绘制因果图。因果图法散点图法◆它是什么？又叫相关图法。它是显示成对数据或两个原因之间相关关系的图。◆它的原理对相关关系进行分析。◆何时使用当你想分析两个变量之间的相关性时可以绘制散点图。直方图法◆它它是什么？直方图是通过对数据的加工整理，从而分析和掌握数据的分布情况的一种方法。◆它的原理通过对图形的观察和分析，来判断各类过程是否稳定。◆何时使用当你想表示变化趋势或表明数据从一点到另一点的变化方式时，可以使用此图。06创造性地解决问题创新,犹如电脑CPU的升级换代最新款前言习惯性思维——运用以前获得的信息，不需要更改或解决类似情景中的问题的思维过程。创造性思维——以新异的、发明性的方式来正确解决问题的思维过程。解决问题需要你的创新寻找问题寻找事实寻找接纳寻找目标寻找创意寻找解答解决问题的步骤我们失败的原因，多半是因为尝试用正确的方法解决不正确的问题，而非不正确地解决正确问题——管理哲学家阿可夫创造性解决问题的原则解决正确的问题今天你的目标是什么？今天如何安排自己的时间？今天最重要的三件事是什么？今天准备学哪些知识？今天哪方便需要改进？今天准备与谁沟通？创造性解决问题的原则讲究效率一，逆向法——黑石子与白石子的故事从前，伦敦有位商人，欠了一位放高利贷的债主一笔巨款。那个又老又丑的债主，看上商人青春美丽的女儿，便要求商人用女儿来抵债。商人和女儿听到这个提议都十分恐慌。狡猾伪善的高利贷债主故作仁慈，建议这件事听从上天安排。他说，他将在空钱袋里放入一颗黑石子，一颗白石子，然后让商人女儿伸手摸出其一，如果她拣中的是黑石子，她就要成为他的妻子，商人的债务也不用还了；如果她拣中的是白石子，她不但可以回到父亲身边，债务也一笔勾销；但是，假如她拒绝探手一试，她父亲就要入狱。虽然是不情愿，商人的女儿还是答应试一试。当时，他们正在花园中铺满石子的小径上，协议之后，债主随即弯腰拾起两颗小石子，放入袋中。敏锐的少女突然察觉两颗小石子竟然全是黑的！如果你是那个不幸的少女，你要怎么办？创造性解决问题的方法故事的女孩不发一语，冷静的伸手探入袋中，漫不经心似的，眼睛看着别处，摸出一颗石子。突然，手一松，石子便顺势滚落路上的石子堆里，分辨不出是那一颗了。噢！看我笨手笨脚的，女孩呼道，不过没关系，现在只需看看袋子里剩下的这颗石子是什么颜色，就可以知道我刚才选的那一颗是黑是白了。当然，袋子剩下的石子一定是黑的，恶债主既然不能承认自己的诡诈，也就只好承认她选中的是白石子。创造性解决问题的方法一，逆向法——黑石子与白石子的故事直向思维逆向思维选白石子袋子里都是黑石子选到黑石子无法解决问题留下黑石子袋子里都是黑石子弄丢一颗黑石子解决问题创造性解决问题的方法一，逆向法——黑石子与白石子的故事二、纵深技术得到真正教育的唯一方法便是发问。你要记住，一个时时产生问号的头脑是一笔很大的财富。”——组建美国羊毛公司的威廉·伍德创造性解决问题的方法“为什么——为什么”图产品滞销为什么？服务质量差宣传不到位销售淡季产品质量差为什么？技术含量低材料低劣生产设备落后创造性解决问题的方法二、纵深技术引进先进设备如何提高技术含量如何创造性解决问题的方法提高产品质量二、纵深技术“如何——如何”图纵向思维横向思维维度单维性、线性思维多维性、非线性思维静动态静态、连贯性动态、跳跃性空间观平面性立体性时间观历史性同时性思维类型特征创造性解决问题的方法三、横向思维法与纵向思维法感谢您的观看