建筑工程技术资料管理-第五章

《建筑工程技术资料管理》第五章建设工程资料归档管理第五章建设工程资料归档管理本章内容第一节概述第二节建设工程资料归档管理第三节建设工程资料归档整理第四节建设工程档案的验收与移交5-1概述建筑产品是一种特殊产品。我国对建设工程实行全过程控制工程竣工时，各责任主体对工程进行验收，在相关资料上签字盖章形成结论；建设过程中的技术、质量控制情况与工程管理情况应及时形成书面资料并由相关单位、人员签字盖章确认建设工程资料：对工程建设过程及结果的书面记录建设工程资料的归档：由于改扩建等需要，资料应该统一存放、妥善保管，以备相关单位随时查阅建设工程资料的归档整理：建筑工程资料归档时按照一定要求进行整理5-1概述建设工程资料的归档及整理应按《归档整理规范》进行一、建设工程档案：指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案二、立卷：指建设工程资料在归档时按一定的方法和原则，将有保存价值的资料分门别类整理成案卷，亦称卷组5-1概述建设工程档案5-1概述三、归档：指资料形成单位完成其工作任务后，将形成的资料整理立卷后，按规定移交给档案管理机构。有三方面含义：1）建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的资料向本单位在工程建设过程中形成的资料向本单位档案管理机构移交；2）勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的资料向建设单位档案管理机构移交；3）建设单位按照现行《归档管理规范》要求，将汇总的该建设工程的档案向地方城建档案管理部门移交5-2建设工程资料归档管理一、建设工程档案的载体二、建设工程档案的特征三、建设工程档案的分类四、建设工程资料归档管理职责5-2建设工程资料归档管理一、建设工程档案的载体载体：建设工程档案被记录的形式和方法1、纸质载体：以纸张为基础的载体形式2、微缩品载体：以胶片为基础，利用微缩技术对工程资料进行保存的载体形式3、光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式4、磁性载体：以磁性记录材料（磁带、磁盘等）为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式5-2建设工程资料归档管理二、建设工程档案的特征1、复杂性和分散性:施工周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，技术发展迅速，影响因素多样，工程建设阶段性强并且相互穿插。导致了档案资料的分散性和复杂性，这个特点决定了建设工程档案是多层次、多环节、相互关联的复杂系统5-2建设工程资料归档管理二、建设工程档案的特征2、继承性和时效性：随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平的不断提高和发展，档案可以被继承和积累。新工程可吸取以前经验、避免重犯错误。同时档案价值会随时间推移衰减，具有很强时效性。有时档案一经生成，就必须传到到有关部门，否则会造成严重后果3、全面性和真实性：建设工程档案只有全面反映项目的各类信息，才更具有使用价值，必须形成一个完整的系统。有时只言片语会误导。档案必须真实反映工程情况，包括事故和隐患。建设领域档案对真实性的要求更迫切。5-2建设工程资料归档管理二、建设工程档案的特征4、随机性：档案产生于工程建设整个过程中，开工、施工、竣工等各阶段、各环节都会产生各种档案。部分建设工程档案的产生有规律性（如报批文件）。但有相当一部分由具体工程事件引发，建设工程档案有随机性。5、多专业性和综合性：涉及建筑、市政、公用、消防、保安等多种专业，涉及电子、力学、声学、美学等多学科，综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容5-2建设工程资料归档管理三、建设工程档案的分类（一）工程准备阶段文件：开工前，立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件1、立项文件2、建设用地的征地及拆迁文件3、勘察、测绘、设计文件4、招投标文件5、开工审批文件6、财务文件7、建设施工、监理项目管理机构及负责人5-2建设工程资料归档管理三、建设工程档案的分类（二）监理文件：监理单位在工程设计、施工等建立过程中形成的文件（三）施工文件：施工单位在施工过程中形成的文件，包括建筑安装工程文件、市政基础设施工程文件（四）竣工图文件：竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样（五）竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件5-2建设工程资料归档管理四、建设工程资料归档管理职责资料归档管理是各责任主体共同的职责，在《归档整理规范》中明确了相关单位的相应职责（一）通用职责1、工程各参见单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据2、工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项，表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类5-2建设工程资料归档管理四、建设工程资料归档管理职责（一）通用职责3、工程档案进行分级管理，建设工程项目各单位负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作4、对工程档案进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的应依法追究法律责任5-2建设工程资料归档管理四、建设工程资料归档管理职责（二）建设单位职责1、在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程资料的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的资料，并应进行立卷归档3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程资料的形成、积累和立卷归档工作，也可委托监理单位监督、检查工程资料的形成、积累和立卷归档工作5-2建设工程资料归档管理四、建设工程资料归档管理职责（二）建设单位职责4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案5、在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收6、对列入当地城建档案管理部门接受范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程资料5-2建设工程资料归档管理四、建设工程资料归档管理职责（二）建设单位职责7、必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全8、可委托承包单位、监理单位组织工存档案的编制工作，负责组织竣工图的绘制工作，也可以委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行5-2建设工程资料归档管理四、建设工程资料归档管理职责（三）监理单位职责1、应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监负责，并指定专人实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时归档2、监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序，在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程资料的形成、积累和立卷归档进行监督、检查，在施工阶段，对施工单位的工程资料的形成、积累、立卷归档进行监督、检查3、可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程资料的形成积累和立卷归档工作5-2建设工程资料归档管理四、建设工程资料归档管理职责（三）监理单位职责4、编制的监理资料的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《归档整理规范》和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总，监理公司档案部门需要的建立档案，按照《建立规范》的要求，及时由项目监理部提供5-2建设工程资料归档管理四、建设工程资料归档管理职责（四）施工单位职责1、实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工资料管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作，工程项目的施工资料应设专门的部门（专人）负责收集和整理2、实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应及时把本单位资料整理立卷、移交给总承包。几个单位承包的，各单位负责收集整理立卷其承包项目的工程资料并及时向建设单位移交，应保证归档资料的完整、准确、系统、能反映工程全过程5-2建设工程资料归档管理四、建设工程资料归档管理职责（四）施工单位职责3、可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作4、按要求在竣工前将施工资料整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收5、负责编制的施工资料的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工资料移交建设单位及自行保存，保存期可根据《归档整理规范》有关要求确定。如建设单位对施工资料的编制套数有特殊要求的，可另行约定5-2建设工程资料归档管理四、建设工程资料归档管理职责（五）地方城建档案管理部门职责1、负责接受和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料2、负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施3、例如本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应由本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收5-3建设工程资料归档整理一、建设工程资料的归档范围二、建设工程资料的质量要求三、建设工程资料的归档整理立卷5-3建设工程资料归档整理一、建设工程资料的归档范围与建设工程相关的重要活动、记载工程建设的主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档工程建设的过程分为项目准备阶段、项目实施阶段项目准备阶段：主要完成项目的可行性研究及立项、建设用地的征地和拆迁工作、承包商的招投标工作、勘察及设计工作、开工审批工作、财务工作、管理机构的组建等工作。应该将本阶段能够反映项目工作的过程和结果等文件收集归档5-3建设工程资料归档整理一、建设工程资料的归档范围项目实施阶段：主要完成项目的施工及监理等工作。本阶段文件来源广泛、内容繁杂（如施工单位、材料供应商、设备供应商、检测单位、监理单位、建设单位、设计单位的文件等等）。本阶段直接反映了工程项目的质量、安全、使用功能情况。因此项目实施阶段建设工程文件的收集整理是整个项目文件归档工作的重点及难点需归档的建设文件范围见课本附录一，P1495-3建设工程资料归档整理二、建设工程资料的质量要求1、归档的工程文件应为原件2、工程文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准、规程3、内容必须珍视准确，与工程实际相符4、应采用耐久性强的书写材料如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等5、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备5-3建设工程资料归档整理二、建设工程资料的质量要求6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm），图纸宜采用国家标准图幅7、纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件8、所有竣工图均应加盖竣工图章5-3建设工程资料归档整理三、建设工程资料的归档整理立卷建设工程文件的质量要求是对单份文件的要求，归档时，单份文件应该进行归档整理并装订成册，即所谓立卷。根据《归档整理规范》规定，建设工程文件的在立卷时应按以下要求进行：（一）立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷5-3建设工程资料归档整理三、建设工程资料的归档整理立卷（一）立卷的原则和方法3、立卷可采用如下方法1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、建立文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分2）工程准备阶段可按建设程序、专业、形成单位等组卷3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷4）