信贷业务档案管理暂行办法

信贷业务档案管理暂行办法目录第一章总则....................................................1第二章管理职责..................................................2第三章归档方法..................................................2第四章基本内容..................................................3第五章日常管理..................................................6第六章责任追究..................................................8第七章档案管理细则..............................................8第八章其他规定.................................................12第一章总则第一条为了进一步规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据《信贷管理基本办法》、《贷后管理基本办法》等规定，制定本办法。第二条本办法所称信贷业务档案是指本公司在办理信贷业务过程中形成的，用以记录和反映信贷业务全过程的真实记录资料，包括借款人和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料等重要文件、凭据和图表、声像，主要由借款客户的基本资料、信贷业务中的相关契约和银行信贷管理资料等组成。第三条信贷业务档案管理要遵循以下原则：（一）及时完整、真实有效原则。信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责；综合档案部门负责客户信贷业务档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对移交后的客户信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。（二）保密性原则。信贷业务档案涉及国家、本公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。（三）规范管理原则。信贷业务档案管理是本公司综合档案管理体系的一部分，信贷部门应配合综合档案部门，按照法人客户信贷业务档案由县（区）级银行集中统一管理和其它信贷业务档案属地管理的原则进行规范化管理。做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化，档案管理电子化。第二章管理职责第四条本公司以客户为单位建立信贷业务档案，落实专门部门和人员统一管理。第五条客户经理职责。客户经理负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门现金库管理，纳入表外科目核算。第六条信贷部门职责。信贷业务档案形成后、移交档案库前，信贷部门负责收集管理信贷业务档案。信贷部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性、完整性和保密工作负责。信贷管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。第七条不良贷款按规定移交给综合部后，由该部门履行客户档案管理职责。第八条信贷业务档案库管理员职责。信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。信贷业务档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理工作进行指导和监督。第三章归档方法第九条信贷业务档案资料分为五类：（一）权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处置权的要件；（二）要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件；（三）管理类：法人客户的基本资料；（四）保全类：贷后管理及资产风险管理的相关资料；（五）综合类：银行内部管理资料。第十条信贷业务档案按照客户建立，一户一档，一笔（项）一卷，即一个客户除权证类原件（只保存复印件）以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔），每个客户档案内再分立卷区、权证区、综合区和归档区，在立卷区存放执行中业务的要件类、管理类、保全类档案，分别存放各区规定的资料，在归档区存放已经执行终了业务的要件类、管理类、保全类档案。权证类档案存放区域称权证区，其中有价单据必须存放于金库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。综合类档案存放区域称为综合区。第四章基本内容第十一条权证类档案包括：抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证的复印件（原件入会计部门金库保管），抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物清单，法人客户贷款的抵押（质押）公证书，有权机关办理的抵（质）押登记表等，以保证保险为担保的还应包括保证保险单。第十二条要件类档案包括：（一）企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类法人客户信贷业务申请报告和申请书、各类法人客户信贷业务调查报告、各类法人客户信贷业务调查审查审批表、审贷会会议纪要；（二）本级行向上级行的推荐审查意见、上级行的贷款批准意见、贷款意向书、贷款承诺函、各类法人客户信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质）押核实书、以保证保险为担保的保证保险合同、贷款法律审查意见（按总行相关制度规定应出具的）、准贷（签）证、到逾期贷款本息催收通知及回执、贷后检查记录和贷款检查报告、企业经营活动分析报告、保证金进账证明资料、贷款五级分类认定表（季度）、外汇贷款（转贷款）和对外担保在外汇管理局登记的证明文件或上级行下发的生效通知，以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。（三）项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件，项目建设进度表，资金使用计划，等等。房地产开发企业项目立项的批文及可行性研究报告、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证、土地出让合同及规划红线图、国有土地使用证、地价款缴纳凭证复印件、施工许可证、房屋预售许可证、合作项目提供的合作开发合同等复印件以及项目竣工后的工程决算报告等。（四）签发银行承兑汇票还应包括银行承兑汇票复印件、商品交易合同或增值税发票复印件。（五）打包贷款还应包括不可撤销、非转让的信用证正本，出口销售合同复印件，借款人为代理出口的应有出口商品代理协议复印件，国家限制出口的商品应有国家有权部门同意出口的证明文件。（六）出口退税账户托管贷款还应包括客户在我行开立出口退税专户的证明材料（包括具体账号），国际业务部出具的审证意见书，购销合同或其他反映客户资金需求的有关凭证、资料，借款人及有权签字人签章的“（开立）出口退税专户承诺书”，经国税部门盖章确认的“出口退税账户托管贷款业务确认单”（或货物报关单、出口收汇核销单、结汇水单、增值税专用发票（抵扣联），出口货物专用缴款书、出口发票以及国税局收件单）。（七）国内保理业务还应包括叙作保理的应收账款项下商品交易或提供服务的有关购销合同、协议及运输单据、发票，购货商出具的货物或服务的书面验收证书，保理业务协议，保理业务凭证等资料。无追索权的国内保理业务中销售商与银行按比率承担坏账损失的，应有公证手续证明资料。（八）非融资类担保业务还应包括担保涉及的有关合同、协议、标书及其他能够证明真实、合法交易背景的资料。融资类担保业务应包括政府有关部门批准的年度融资计划，担保项目可行性研究及批复，担保涉及事项按照规定需事先获得有关部门批准或核准的，应有有关部门批准或核准的文件。第十三条管理类档案包括：（一）借款人和担保人的相关资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》（国税、地税）复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、事业法人证书复印件、民办非企业法人登记证书复印件、及某些行业必备的卫生许可证复印件、前置许可证明复印件；贷款卡证明材料复印件以及最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料；法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，借款人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件；企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。（二）自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。（三）专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入在我行设立的专门账户、实行专项储存和专户管理的证明文件（除事先报经总行批准无须将担保基金存入我行外），担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。（四）以保证保险为担保的还应包括保险监督管理机构同意保险人开办保证保险业务的批文、投保人已全额投保保证保险并一次性缴清全部保费的证明文件。[注：以上资料如企业发生住所、注册资金、公司章程、经营范围、股东、年检等变更事项，以及相关证照到期换新证，等等，信贷人员或客户经理应在每季或间隔期贷后检查、贷款检查时及时收集补充；如借款人和专业担保机构未发生相关内容或事项的变更等，在授信期间内均无需重复收集]第十四条保全类档案包括：（一）贷款诉讼全过程相关资料，债转股和剥离不良资产（含清户）企业的剥离不良资产申报审批表复印件，全部相关贷款档案，以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证明、投资资产划拨凭证等法律文书和其他必要资料。（二）关于企业兼并的有关批示文件，企业董事会或厂级办公会议关于企业兼并的决策性文件，职工代表大会决议等文件以及上级主管部门批准企业兼并文件，全国企业兼并和职工再就业工作计划内兼并项目的请示、报告和全国领导小组的批复文件，兼并企业对兼并行为的评估报告，兼并协议正式文本，被兼并企业实施兼并前与贷款行的全部信贷关系原始记录，包括各类借款合同、担保合同、借据等契约，银企三方或四方签订的借贷关系转移协定，兼并方企业承接被兼并方企业积欠银行贷款本息协议以及分年还贷计划，列入全国呆坏账核销计划的兼并项目分年还贷计划的执行情况，按计划还贷的系统记录、凭据，总行批准免息的批复，对未按期还贷企业申请取消享受免息政策的请示、批示文件和对原贷款全部恢复计息的通知单，兼并实施后发生的对兼并事实有较大影响事件的记录和相关资料，兼并完成后企业财务报表和相关资料。（三）破产前连续三年内的企业财务报表、所有贷款合同、借据等信用契约，企业破产申请、破产预案、上级主管部门同意企业破产的批复，法院从受理破产案件开始直至破产终结期间的主要法律文件，包括破产公告、破产裁定、法院宣告成立企业破产清算组的裁定、债权人会议的重要决议、银行债权申报书、有关债务保证责任的裁定、破产企业资产评估报告和清算报告、法院对财产分配的裁定和破产案件的终结裁定，计划内破产项目的全国领导小组批复文件。（四）呆坏账核销申报材料，包括申请核销报告及责任认定文件、债权或股权证明材料、债权或股权损失证明材料，上级行批复文件，破产终结后需要继续追偿我行债权的有关文件和材料，呆坏账核销后收回债权的重要凭据、账务处理凭据和相关资料。第