现代企业档案管理实务

1现代企业档案管理实务2档案起源档案是随着人类社会的产生和发展，逐渐产生的发展起来的。远古时期的“结绳”、“刻契”等记事方式，可以看作是档案的前身。但它们还不是严格意义的档案。3档案起源我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。之所以说它是严格意义的档案，理由如下：1、完整清楚地记载历史2、集中保存3、可供查找利用4档案起源我国档案载体的演变甲骨档案金石档案缣帛档案简牍档案纸质档案感光档案磁性档案激光档案5中国历代对档案的称呼档案概念夏代图籍商代册周代中秦汉典籍汉魏文书文案唐宋文卷案卷卷牍6档案一词出现在明末清初档案概念边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也。存贮年久者，曰档案，曰档子。以积累多，贯皮条挂壁，若档案故也。——清·杨宾《柳边纪略》7（一）什么是档案档案概念档案国家机构社会组织个人社会活动历史记录直接形成保存价值8历史记录社会实践中形成文件材料转化而来形式多种多样档案档案概念分析办理完有价值集中放9各种属性相互关联文化属性是人类文化传承的重要形式原始记录性最本质的属性历史真迹不容篡改价值属性能够创造成新的价值和效益信息属性国家信息资源的重要部分，可以进行加工处理档案属性10甲骨档案档案种类11金文档案档案种类国宝：毛公鼎铭文最多，499字国宝：散氏盘12简牍档案档案种类13档案种类现存于辽宁档案馆的唐开元年间的纸质档案纸质档案雍正遗诏14金榜、圣旨、国书原件档案种类15档案种类清代护照建国初期行车执照16磁记录档案档案种类17档案种类激光记录档案：现代化的档案载体把我们带入一个全新的多媒体世界。18档案发挥作用的性质参考作用凭证作用档案的作用直接作用间接作用19档案的作用作用的表现：行政管理经济建设政治斗争科学研究宣传教育20档案工作机构中国古代档案馆的典范——皇史宬21档案工作机构中央档案馆第一历史档案馆第二历史档案馆22档案工作的内容广义的档案工作一切与档案有关的工作，包括档案法规、宣传、科研、教育等等。档案工作狭义的档案工作指档案义务工作，是具体对档案进行管理的工作环节。23档案工作的内容档案工作的具体环节活动档案整理收集鉴定保管检索提供利用活动集中系统精炼安全归纳服务统计24五、档案工作现代化工作技术现代化组织管理现代化干部知识化档案工作现代化25概论一.文件、档案的概念1.文件──法定机关或组织按照一定的形式经过一定的处理程序而形成的书面文字材料2.档案──是一个单位在公务活动中形成的具有查考利用价值的归档集中保存起来的文件材料(包括技术图形、影片、照片等)263.文檔的格式:文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号正式格式:除综合性的报告、总结外,一文一事文尾格式:发文机关(落款或署名):对此文件负责的机关、人发文时间:最后发出时间27公文的格式要求纸张要求:①国际标准A4型纸(210*297)②张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)为:37MM±1MM;订口(左白边)为28MM±1MM排版要求:①排版:正文用3号仿宋体字,文中有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28字.印装要求:①双面印刷,页码套正,左侧装订.28档案管理的意义作为法令的依据档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、会议决定,为公司业务运行找到可靠的依据,处理业务的参考使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企业情况,避免发生差错.保密企业档案中,有些文件数据是秘密的,如果不专门加以管理,就很容易造成商业机密泄露,造成意想不到的损失.29档案管理的原则集中管理原则﹕企业档案为企业集体所有,任何人不得占为己有,因此应集中管理档案共同分享原则﹕尽量减少档案的复印份数及保管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时降低管理成本分类归档原则﹕及时分类、整理、编辑与传递,科学归档保管,提高管理质量与效率30档案管理的任务一言蔽之﹕使档案管理标准化﹑系统化﹑信息化.收集、整理、保管和统计与本公司有关的各种档案办理档案的借阅,做好档案利用和研究鉴定,对超出保管期限的档案提出存毁意见31档案管理要求维护档案的完整性/安全性与便于使用相结合对电子文件﹕筛选﹑打印﹑摘要﹑送阅﹑存盘(同时保存电子文件)32档案管理的方法一.管理的方法包括:收集、整理、鑒定、保管、提供利用﹐均需標准化﹑系統化﹑資訊化二.收集1.收集本單位在公務活動中不斷產生的文件,整理組合成案卷33档案管理制度建设《档案管理办法》《文件材料归档范围和不归档范围》《文书档案保管期限表》《全宗档案分类大纲》《档案分类编号方案》《档案人员岗位职责》《整理（立卷）制度》《档案利用制度》《档案保管制度》《档案保密制度》34企业档案的收集渠道本企业业务职能部门移交文件归档；外单位转让或移交；企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让；面向社会收集、征集相关材料。35文件材料的形成与归档归档文件材料范围1、上级来文2、本单位制发的文件3、下属单位来文各类文件材料的归档要求1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各项活动的历史面貌。2、文件材料的规格与字迹材料要求3、归档声像材料的要求36文件材料的形成与归档归档时间：1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档；2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档；3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档。4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交。6、其他档案归档时间：活动结束后归档。37档案编码与代字、代号表以拼音缩写首字母为代字序号科技档案种类名称代字1企业发展AB2设备档案SB3技术档案AC4工程档案CP38档案编号原则JJ·10·1基建档案代字工程项目名称编号案卷顺序号示例一：某单位基建档号GP·RD·WI公司名称部门名称某单位档号项目名称001序号39企业档案分类方案40企业档案分类方案41现代企业档案管理形式42资料册替换页规格：A4尺寸：310×273×6043档案盒材质：纸质尺寸：307×220×30mm44档案目录建立45档案目录标准写法46文书档案案卷格式案卷卷皮格式:文书档案案卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）。封底尺寸同封面尺寸。封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。47案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸.48卷内文件目录格式3.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。3.2页边与文字区尺寸卷内目录用纸上白边（天头）宽20±0.5mm卷内目录用纸下白边（地脚）宽15±0.5mm卷内目录用纸左白边（订口）宽25±0.5mm卷内目录用纸右白边（翻口）宽15±0.5mm49卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注50档案如何分类管理分类的一般方法有A、时间分类法：1)年度分类法2)时期分类法B、来源分类1)组织机构分类法2)作者分类法3)通讯者分类法51档案如何分类管理C、内容分类法1)技术分类法2)文书分类法3)媒体分类法D、形式分类法1)按文件种类分类2)按载体形态分类3)按形状规格分类52企业常用档案分类法：依组织架构法；53编制档案检索工具的基本要求是全，指信息存储丰富。准，指检索准确快，指迅速便，指检索要方便54文书归档文件的整理方法与步骤文件材料的分类采用复式分类法。主要形式为：年度—问题(机构)—保管期限年度—保管期限55文书归档文件的整理方法与步骤归档文件保管期限的界定1、归档文件的保管期限分为：永久、长期、短期2、界定原则：A、反映单位主要活动，具有长远利用价值的档案，列为永久保管；B、反映单位一般性工作活动，在较长时间内具有查考利用价值的，列为长期保管；C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值的，列为短期保管。56文书归档文件的整理方法与步骤排列分年度、分保管期限、分类别编号归档章规格及填写要求修整与装订57文书归档文件的整理方法与步骤备注保管期限表内文件张数起止日期案卷标题序号案卷目录表58档案盒脊背项目填写59档案盒封面填写60备考表填写61填写案卷封面档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。全宗名称，即立档单位名称，全称或简称类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题案卷题名文件所属的起止时间保管期限卷内文件总页数归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号62装订案卷三孔一线左齐右齐下齐装订前去掉金属物，对存在问题的文件做好补齐页面、修复、折叠等工作。63J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3...J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K.1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2案卷排列一般先按保管期限、再按机构或问题排列，具体根据分类方案。64档案保管的基本要求以防为主，防治结合加强重点，照顾一般自力更生，勤俭节约立足长远，保证当前65温湿度控制档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14-24ºC，有设备的库房日变化幅度不超过±2ºC；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13-15ºC，相对湿度应控制在35-45%。各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节。注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制订综合管理计划。空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。档案柜架应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。新建库房竣工后，应经6-12个月干燥方可将档案入库。66虫霉防治与除尘档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。安全使用电器设备，定期检查电器线路，库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆品。档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。67照明管理档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘，窗板等遮阳措施，档案库房重点是防紫外线。档案在任何情况下均应避免阳光直射。68防空气染物危害档案的空气染物主要是一些酸性或氧化性的有害气体或微粒，如硫化物/氮氧化物/粉尘