公关管理制度

江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第1页共18页公关接待管理制度第一章总则第一条为了树立公司良好的外部形象，促进公共关系，扩大宣传效果，兼顾公司机密，特制订本制度。第二条本制度适用于集团公司及所属各分（子）公司。第二章具体内容第三条来访种类：（一）按是否约定时间分为：1．预约来访：先以公文、传真或电话预先约定了来访的时间、来访人员、来访的目的等。2．临时来访：因业务需要临时决定来公司参观。（二）按来访的层次级别分为：1．特级来访：指国家、省、部级领导的来访；2．一级来访：指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访；3．二级来访：指处级、区级领导的来访；4．三级来访：指科级及以下的领导的来访。5．四级来访：一般客户、业务人员等来公司参观者。（三）按境内外客人分为：1．外宾2．内宾第四条接待原则：（一）凡是到公司来访者都是客人，我们必须热情接待，给客人以宾至如归的感觉；（二）所有的客人都必须及时提供茶水，并每隔十分钟添加一次；（三）不得以任何理由拒绝善意的来访者，若因人数太多不便一次接待的，在条件允许的情况下，应通过分批形式接待；（四）对于临时来访的客人，经认真核对身份无误后，给予热情安排；江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第2页共18页（五）坚决拒绝恶意竞争的同行或间谍以来访为名窃取公司的机密；（六）因工作需要安排客人用餐、住宿、订票的，必须提前一天通知办公室；（七）因工作需要安排客人在酒店用餐的，到经办公室洽谈可自备酒水的酒店用餐的，由负责接待人员在办公室领取酒水；否则由责任人承担超出部分费用；（八）凡是用餐时领用香烟的，公司一律不给报销，若确有必要，须提前在办公室（企管办）领用。（九）入住酒店的客人，公司只负责其住房费用、早餐费；其间发生的洗衣费、小酒巴费用、有价电视费等其他费用，原则上公司不予支付；负责接待的人员需事先与客人交待清楚。第五条接待环境要求：（一）所有厂区环境必须干净整洁；（二）附近社区的环境必须整齐有序；（三）必须确保社区内的安全；（四）必须确保厂区内部的安全；（五）公司领导、员工行为符合规范，无不良行为；（六）张贴欢迎标语牌；（七）提前检查外部绿化、鲜花摆放是否按标准。第六条会议室内部布置：（一）按人数要求安排桌椅、茶水、水果、企业介绍资料；（二）提前控制好室内温度；（三）提前准备好企业录像片，并试放，确保无误；（四）提前准备好产品展示；（五）提前准备好需展示的材料幻灯片；（六）提前在会议室准备好幻灯片欢迎标语；（七）会议室内部的绿化、鲜花摆放。第七条责任划分：（一）办公室（企管办）：负责掌握所有的来访信息：包括来访人名单、人员级别，人数的统计，来访目的，水果采购安排来访需做的准备工作；负责拟定接待日程通知相关部门提前做好接待准备并对接待安排进行考核；礼品准备，用餐安排、住宿安排、机票预订等；江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第3页共18页（三）总务部（科）：负责厂区内环境和安全，保证所有通道畅通无阻；负责提前准备好接待室内开水，卫生，水果购买、摆放，室温，录相的试放及准备；重要接待时总务部第一负责人必须在场，负责整个接待现场的协调安排工作；（四）策划科（企管办）：集团总部公关接待由策划科负责联系产品展示，按办公室提供的文字资料制作欢迎标语牌，提供最新的公司宣传片；分（子）公司公关接待中产品展示与欢迎标语由该公司企管办负责。（五）生产部（科）：负责所参观通道的安全、卫生、干燥，通道畅通；车间内部秩序井然有序（如有需要）；负责接待室内部卫生、空气新鲜，无异味，茶水供应，监控镜头播放；（六）人资部（企管办）：负责来访事宜的文化宣传；包括拍照、摄像；与前来参与的新闻媒体认识，并索要音像资料保存。（七）各联系接洽部门：来访预约负责接待部门必须安排专人负责与对方接洽，确定来访人数、具体到访时间及相关事宜并及时通知协助接待各相关部门，应提前拟定接待具体日程交办公室存档（含人员名单、职务、联系电话、具体日程、礼品安排等）；第八条接待相关事项：（一）提前了解天气情况，如有雨必须准备好雨伞；（二）提前将车辆安排好；（三）安排好来访的随同人员，如司机、保卫、秘书等；（四）其他突发事项。（五）接待人员应注意个人的衣着及整体形象。第九条按不同的分类确定接待级别：（一）特级来访：由集团公司总裁办公会成员负责接待，并提前在门口迎接，且全程陪同；（二）一级来访：指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访；由集团公司总裁办公会成员（或分、子公司总经理级成员）负责接待，并提前在门口迎接，且全程陪同；（三）二级来访：指处级、区级、银行领导的来访；由对口部门负责人负责接待，提前在门口迎接；（四）三级来访：指科级以下的领导的来访；由对口部门负责人负责接待，提前在门口迎接；江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第4页共18页（五）四级来访：一般客户、业务人员等来公司参观者。由对口责任人负责接待。（六）临时来访：因业务需要临时决定来公司参观。对于临时来访的客人，必须做好应对措施，由办公室（企管办）在第一时间安排好接待室、了解来访目的、安排好接待人员、茶水等。第十条接待工作流程（一）办公室（企管办）首先了解来访的基本情况：人数、姓名、性别、身份、级别、来访目的、乘坐的交通工具（车次或航班）、到达准确时间、是否需要接送、是否用餐等；（二）各公司若有需要集团公司接待的客人，须提前一天以书面形式（接待日程）通知集团办公室；（三）特级和一级的来访，办公室（企管办）根据来访客人的要求，请示相关领导，确定接待领导和整个参观的路线，并及时将相关接待信息（如来访目的、来访人员等）通报接待领导，提前做好接待准备工作，如需要准备材料，还需提前准备书面材料，如有需要，由办公室（企管办）或具体负责部门组织召开关于接待的工作会议；（四）确定是否需要安排车辆送客、是否需安排住宿、用餐（外部用餐、公司客餐）等，如有需要，必须提前做好预订工作，由机场或车站接到客人后，先安排客人入住酒店；如接待完后需请客人用餐，必须提前准备好车辆；（五）根据具体情况，由办公室（企管办）提前安排适合的小礼品、公司食品等，以备赠送给来访客人；（六）办公室（企管办）将客人来访的相关要求，需要相关部门配合做的工作，以邮件形式发送到相关部门，各相关部门按要求执行，总经办在客人到达前两小时负责总体检查，查漏补缺；（七）办公室（企管办）负责通知总务部（科），由总务部（科）负责接待室的布置和相关工作准备；（八）迎接客人方式1、自行安排车辆到达公司的客人，由办公室（企管办）负责告知公司的具体地址和线路；特级和一级领导，如有需要，办公室（企管办）安排车辆到指定地点迎接；2、来访的客人，如对方需要，由具体联系部门提前预约车辆，在相关负责人的陪同下，到指定地点（如车站、机场、酒店或指定的其他地点）迎接；3、特别重要的客户（如关系到企业发展的业务客户等），需由接待部门（科室）预江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第5页共18页约，到指定地点迎接；4、办公室（企管办）或具体负责部门应随时掌握来访客人到达公司的时间，并及时通知接待领导，负责接待的领导在客人到达公司之前，提前在公司门口迎接；5、由负责接待的领导将来访客人迎接到接待室，安排客人入座；（九）总务部门礼仪小姐负责给客人泡茶，并确保10分钟添加一次开水；（十）人资部（企管办）工作人员负责拍照、摄像，将历史的瞬间载入公司发展的史册；（十一）由领导针对客人来访的目的，带领客人参观我公司产品展示，介绍公司发展的相关情况，如有需要，放映公司的录像片；（十二）如有安排，由接待领导带领客人参观公司车间；（十三）陪同客人到预订好的酒店用餐；（十四）客人如果完成此次来访，需要预订返程车票、机票的，由办公室（企管办）与具体负责接待部门沟通，由办公室（企管办）负责按客人要求安排；如需要送至车站、机场的，具体负责接待部门应按公司规定提前预约，办公室（企管办）给予认真安排配合；（十五）对接待工作进行总结；将来访人员名单、来访具体事项、此次来访入住酒店、用餐、准备礼品等具体情况详细统计，作为档案资料保存。第十一条用餐和住宿标准（一）特级客人（国家、省、部级领导），原则上住五星级酒店套间以上标准的房间，用餐每人标准500元以上；（二）一级客人（厅级、市级领导），原则上住四——五级酒店标准房间，用餐每人按300左右标准；（三）二级客人（处级、区级领导），原则上住三——四星级酒店标准房间，用餐标准每人按100—200元标准；（四）三级客人（科级以下领导），原则上住三星级酒店以下标准房间，用餐标准每桌按500元标准（8—10人/桌）；（五）一般客户、业务人员，原则上在公司四楼用餐，我公司不安排房间，或房间费用由客人自行支付。第十二条各子（分）公司应针对每次接待必须提前拟定接待日程，具体格式见（附件），并提前反馈至集团办公室。江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第6页共18页第十三条各子（分）公司将区级以上接待资料包括（接待日程安排、、接待过程的影像资料（照片）、接待过程的汇报材料）在每月20日前反馈至集团办公室邮箱（[e-mail]），若当月无重要接待，请发邮件注明。第三章附则第十四条本制度解释权及监督执行权归集团公司办公室。第十三条本制度自颁布之日起正式执行。附件：青岛市政府考察雨润接待方案一、时间：2004年6月11日下午17：00二、来访领导（一行十人左右）：青岛市国资办主任王安明青岛市国资办副主任王建辉青岛市国资办处长李茂喜青岛市国资办主任科员（女）高卫红青岛市财政局处长王振海青岛市体改办副处长陈军青岛市劳动局主任科员赵同远青岛市经委处长王子路三、接待领导：江苏雨润集团祝义才董事长江苏雨润集团总裁毕国祥、董事张帆（全程陪同）地华徐总四、具体日程安排：6月11日13：00毕总裁、张总南京出发乘飞机至北京（航班号：MU5137）16：00毕总裁、张总北京机场迎接，联系北京公司安排车辆接机江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第7页共18页17：30入住酒店住宿18：30北京公司安排酒店晚餐，由毕总、张总陪同20：30晚餐结束，酒店休息6月12日8：00酒店早餐8：30酒店出发至北京公司参观，毕总裁、张总陪同9：00公司参观座谈，由北京雨润李爱彬总经理介绍公司情况11：00结束参观返回酒店12：00午餐，毕总裁、张总、北京公司李爱彬总经理陪同午餐13：30酒店休息16：05乘座北京至黄山的飞机，请北京公司安排车辆送至机场18：00到达黄山机场，黄山高尔夫酒店安排车辆及人员至机场迎接18：30晚餐并休息6月13日06：30早餐07：00酒店出发至黄山风景区，黄山高尔夫酒店安排车辆及人员全程陪同（乘览车前山上到达玉屏峰），下午乘最晚一班览车下山18：30酒店晚餐20：30酒店休息6月14日8：00酒店早餐9：00祝义才董事长陪同客人参观高尔夫酒店并介绍酒店情况12：00午餐，由祝义才董事长宴请13：30黄山出发至南京18：30到达南京入住侨鸿皇冠酒店19：00侨鸿贵宾楼（金龙厅）21：00回酒店休息注：青岛国资办主任王安明将于15日到达南京（08：05青岛起飞），9：00安排车辆到机场接机（接回侨鸿皇冠酒店休息）。另14日红星集团副总杨厂军及总经理助理夏有波将从贵州乘飞机到达南京（时间待定），请安排车辆接机。江苏雨润集团制度版号：1文件编号：YRBGS-2004-001分发号：第8页共18页6月158：30酒店早餐9：00酒店出发至南京市内游玩（中山陵、总统府）11：30侨鸿贵宾楼午餐（衡山厅），由毕总裁、张总陪同13：30中午休息14：30酒店出发至雨润集团总部参观，请集团做好接待安排15：30到月安花园康居示范工程参观16：00月安花园至地华房地产会议室座谈，由毕总介绍雨润集团情况18：30夫子庙金陵春晚餐，由毕总