商务部岗位职责及工作流程

商务部岗位职责及工作流程一、目的：明确自己的工作范围及工作程序，建立完善的追踪与反馈机制，形成高效、快捷的工作作风。二、适用范围：商务部负责的所有工作。三、工作职责：3.1商务订单处理3.2对帐、开票、应收款与销售统计报表的流程与管理3.3销售预测3.4物流审核与对帐管理3.5设备样机申领流程管理3.6退换货的流程与管理3.7合同处理流程管理3.8货款催收3.9商务资料的管理3.10招投标及标书工作管理3.11部门会议流程与管理3.12EIS系统CRM模块管理3.13国内商务平台管理3.14市场信息跟踪3.15市场推广3.16国际商务四、工作程序：4.1商务订单处理：4.1.1根据销售需求起草商务单，建立合同台帐，录入系统，跟踪审批情况，，每日更新台帐发邮件给仓库、生产及计划负责人。4.1.2根据销售要求，告知仓库安排发货，发货后收集客户回签单以便后续对帐。1当月对账单要发给销售核对，当月回签单一式两份，财务和商务各留一份。4.1.3每日根据发货台帐更新手工台帐及系统出货信息，完成整个流程。4.2对帐、开票、应收款与销售统计报表的流程与管理14.2.1建立《对帐单明细》，每月底根据手工台帐及商务单信息，与仓库的发货台帐及发货一览表核对，并把对帐的结果发给财务核对，根据财务要求提供每月的数据。4.2.2根据销售的开票计划，核对回单，做《开票申请表》，签字后交给财务开票，附上发票签收单，交由销售带或者寄出，并跟踪发票回签情况。4.2.3每月初制作《销售统计表》，将统计报表与财务核对，确认无误后发给财务，抄送总经理、商务经理。4.3销售预测4.3.1每月25日之前将上月的销售预测数据打印出来，统计本月相关产品的发货数据，与销售确认下月的预测数据。4.3.2将确认好的预测数据在26日录入系统。4.4物流审核与对帐管理4.4.1根据仓库提交的回签单，将相关信息更新在合同台帐中，包括每日发货的物流信息及费用。4.4.2根据台帐的的物流信息，核对仓库拿过来的物流运费，确认后签名，交由商务经理审核签字，再交给财务核对付款。每次将审核的物流信息更新在台帐及销售统计表里，以便后续查阅。4.5设备样机申领流程管理4.5.1销售人员申领设备，由技术、技术总监、财务、总经理签字，将签字的设备申领单扫描后发邮件给仓库或相应产品的提供人员发货（后续申领流程将在系统中完成提交）。4.5.2在EIS及台帐更新设备申领单的数据。要对回收的样机根据归还时间提醒责任人收回。4.6退换货的流程与管理4.6.1对客户要求退货的产品，与相关销售确认后填写退货申请表，由技术负责人及市场部领导签字后，退给生产部负责人，由生产部进行检测后，再交由仓库收货入库。4.6.2退货之后将己开发票数据与财务核对，再与相关销售确认发票的处理结果。4.7合同处理流程管理4.7.1根据销售要求，起草商务合同、订单合同、退税合同、框架合同等。4.7.2起草好的合同需走合同内审流程，由相应部门签字。4.7.3根据销售要求寄出，做相应登记，跟踪合同回签完成情况。跟催用户使用报告。4.7.4己签订的合同进行归档，做好统一的文件编码。4.8货款催收4.8.1每月月中和月底统计需付款客户，发给相应的销售人员进行催款。4.8.2平台信息的客户由商务进行跟催。4.9商务资料的管理4.9.1及时更新及上传招投标需用的各种公司商务资质证书。4.9.2在投标后将更新的公司资料及标书通用部分的内容更新及上传文档、保存以后备用。4.9.3及时更新及维护商务使用的各种模板及各类表格。4.10招投标及标书工作管理4.10.1根据销售及网上招标公告，准备报名资料给销售去报名。4.10.2根据销售拿到的招标公告，按标书制作流程，完成标书的编写、审核，并与销售一起准备标书封标工作。4.10.3将招标文件上传EIS系统。4.10.4投标后对每次投标文件进行归档、内容提炼、保存。要保证标书作用资料如公司简介，资质证明文件，测试报告等为最新资料。4.10.5投标后将投标价格制作成投标价格表，汇总所有投标价格信息，发给市场部领导及商务经理。招标信息一览表，有没有中标，有没有合同，中标通知书要拿回来，扫描上传4.10.6对打印标书的费用进行申请、充值。4.11部门会议流程与管理4.11.1协助部门领导开展每周的例会，做好会议纪要上传到EIS系统，并跟踪纪要内容及实施情况。4.12EIS系统CRM模块管理4.12.1商务单管理：下单、发货的审批，确认、维护系统正常运行。4.12.2市场信息管理：销售录入客户信息、更新机会指导工作4.12.3销售预测：数据录入及检查。4.12.4文件管理中商务资料上传及维护。4.12.5对CRM模块进行维护：模块功能提出及修改，提交问题列表。4.13国内商务平台管理4.13.1对于有意向与我司合作的渠道或者合作伙伴，将信息发给区域负责人，并对其进行跟踪。4.13.2负责对询盘的客户进行报价，签订合同，并跟踪后续执行。4.13.3己合作的代理或者渠道伙伴、OEM协议商签订协议，己签订的协议或者合同做好归档，编上统一文件编码。4.13.4整理国内客户平台所有客户信息资料，汇总表格。4.14市场信息跟踪4.14.1各销售市场的客户信息完整性检查及统计。4.14.2每周上URL地址搜索招标信息。4.14.3各销售及产品经理对各市场客户的机会更新检查及统计。4.14.4检查市场人员的周志情况。4.15市场推广4.15.1网站、论坛、微博更新：网站维护：网站建设策划，进度跟进，收集整理资料，上传资料至网站；日常网站新闻更新；论坛推广：推广论坛选择，每日登陆顶贴，定期发帖，引发话题讨论，互动回帖；微博日常维护，工作日每日发帖，保持活跃度，简短宣传公司动态；慧聪网商铺管理：填写慧聪网商铺里的所有公司信息及产品信息；慧聪网商铺日常维护，每日重发一次供应信息；商务洽谈转接到市场部商务邮箱。4.15.2推广场地、物资准备管理：展会策划：展会场地选择，场地布置规划；宣传物料准备（产品印刷品、场地布置物料）；核对细节；展会宣传策划，对接宣传事宜，宣传执行；展台设计联系，展台设计需求梳理，展台价格协商，展台设计方案征求意见，开会讨论，精益求精。4.15.3EIS宣传模块管理：定期增加新文件。4.15.4非研发性图书管理：盖章、每季度更新图书目录、借阅制度制定、借阅登记管理4.15.5市场资料管理：仓库宣传资料管理，每月大概数量清点，日常做好出入登记，及时补充公司其他地区的宣传资料，还公司对外宣传资料联系广告公司制作，整理需求，整理资料和图片，联系设计公司，印刷公司。4.16国际商务4.16.1国际客户跟踪4.16.2国际发货4.16.3国际单证4.16.4国际物流4.16.5国际合同、协议、报价、订单规范、模板4.16.6外文资料翻译