公司文件编号规则

第1页共4页文件编号规则1.目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。2.适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。3.编号办法3.1公司名称约定公司全称：简称：3.2日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。dd某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。例如：2012-10-12或20121012表示（2012年10月12日）3.3文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2,...,1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1,2.2第2页共4页等。3.4技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5其他文件的编号3.5.1公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。nnn：文件流水号dd：文件版本号YY：年份例如：考勤管理制度的文件编号为：FIRST-RR-001-1.0-12，表示2012年发布的1.0版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。3.5.2合同协议合同协议的编号格式为：FIRST-yyyymmdd-T-nnnyyyymmdd：签订合同的年月日T：合同类型第3页共4页XS-销售合同CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同QT-其它合同nnn：合同流水号3.5.3传真发出的传真编号结构为：FIRST-AA-R/S-BB-yyyymmdd-nnnAA：人员姓名R表示收到传真，S表示发出传真BB：传真的主题（不超过15个汉字）yyyymmdd：表示日期nnn：传真流水号传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。例如：FIRST-张三-R-宁波下月订单的回复-20121012-01（表示在2012年10月12日收到从宁波发来的传真，主题为“下月订单的回复”。3.5.4电子邮件的命名规则电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。3.5.5外来文件外来文件结构为：FIRST-AA-BB-nnn-yyyymmddAA：项目名称BB：文件来源nnn：文件流水号yyyymmdd：发文年月日例如：FIRST-采购订单-佳岛-01-201210123.5.6对外发文指公司发给公司外部的通知、公函等。其格式为：yyyymmddFIRST（外）文字第nnn号yyyymmdd：发文的年月日nnn：文件流水号3.5.7会议纪要指公司内部会议的记录等，格式：FIRST-（DN）-yyyymmdd-AB-nnn第4页共4页DN：部门（若为公司全体部门参加的，则可省略）yyyymmdd：日期，详见3.2日期表示AB：会议主题（不超过15个汉字）nnn：文件流水号例如：FIRST-20121015-周例会-0013.5.8其它文件周工作计划：FIRST-yyyymmdd-周计划-AB-nnn工作任务单：FIRST-yyyymmdd-任务单-AB-nnn出差报告单：FIRST-yyyymmdd-出差报告-AB-nnn工资单：FIRST-yyyymm-工资单-CW-nnnyyyymmdd：日期，详见3.2日期表示AB：人员姓名CW：财务部nnn：文件流水号例如：FIRST-20121015-周计划-张三-0013.5.9文件附件所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：-Xnn-NAX为附加内容类别：T表格，A附件，S补充文件nn：附件流水号NA：附件名称例如：考勤管理制度的编号为：FIRST-RR-001-1.0-12，该制度有附件考勤表，则附件的编号为：FIRST-RR-001-1.0-12-T01-考勤表4.编号管理所有文件由综管部统一编制和管理。除附件流水号起始值为01外，其余文件流水号起始值均为001。所有文件流水号在每年1月1日自动归零。