公司出差管理办法

浙江百炼工贸集团有限公司出差管理办法一、目的为使公司员工出差、差旅费用报支等活动有章可循，特制定本办法供公司相关员工遵照执行。二、适用对象本办法适用于公司所有参与出差及差旅费用报支的员工。三、概念解释1、出差：员工经批准后因公外出至浦江县域外，且当天不能往返者谓之出差。包括派外受训、参加会议、参加展会、外出洽谈与拜访等等事务，未经批准外出者不视作出差。2、公出：员工因公外出但当天可以往返者谓之公出，公出不视作出差。四、管理权责1、管理中心：本办法的制定、修改、宣导、解释与执行监督。2、财务部：参与本办法的制定、修改、宣导、解释与执行监督；出差费用借支、审核与报销。3、直线主管：出差审批、费用审核、出差纪律监督与绩效考核。4、各部门考勤员或客服人员：出差登记与考勤、出差行程确认。五、出差申请报批、报告及费用报支审批程序：1、出差须事前填写《出差审批单》（见附件1），呈部门负责人、分管副总核批后，方可出差；需借支差旅费用的，同时呈报《临时借款单》（见附件2），《临时借款单》在经分管副总审核后须报总经理批准，特殊情况可同分管副总先行电话向总经理报准同意，事后补办签批，临时借款在财务部出纳处领取。2、紧急出差确实来不及事前申请报批的，应先口头或电话向部门负责人、分管副总报告并获准，再委托本部门同事或岗位代理人代办出差申请报批手续。3、《出差审批单》一式三联，第一联由本人留存，第二联给本部门考勤员或客服人员，第三联上交部门负责人留存。4、出差人员类别、时限及核准权限：1）、一般员工出差在10天以内的，由部门负责人核准；超过10天的由分管副总核准。2）、主管、经理级（含）人员出差，需分管副总审核后报总经理批准。5、出差行程确认：出差人出差期间，到达出差地点、转换一处出差地点时，均应用当地固定电话向本部门考勤人或客服人员报备行程，接到出差人员行程报备的人员，应将出差人员行程报备情况记录入《出差行程确认表》（见附件3）中。6、出差人返回公司7个工作日内，需填妥《出差总结报告》（见附件4）、《现金报销单》（见附件5）、《差旅费报销单》（见附件6）上报办理费用报销，《出差总结报告》呈报给部门负责人或直线主管，《现金报销单》、《差旅费报销单》呈部门负责人、分管副总、财务部经理审核后，报总经理批准，批准后在财务部出纳处办理费用报支、核销借款手续。7、报销所附发票必须为正规有效票据，定额报支项目可不用附发票，如伙食补贴等。所谓正规有效票据是指加盖税务监制章、财政票据监制章的统一车船票、食宿发票等，且开具时间在有效期内。收据、白条不得作为报销凭证，特殊情况需分管副总同意后，用其他有效票据代替报销。六、差旅费用报支内容及标准1、员工出差或报支交通费、住宿费、伙食补贴等。2、员工公出且在外用餐的，可报支交通费、伙食补贴等，交通工具由公司提供的，交通费不予报销。3、差旅费用报支标准表：职级费用类别副总经理部门经理主管\区域经理一般人员在途交通飞机总经理批准后按实报销批准后按80%报销汽车、火车实报软卧实报硬卧实报硬卧批准后可报硬卧轮船实报二等舱实报经济舱实报经济舱实报三等仓市内交通A类城市40元/天35元/天30元/天25元/天B类城市35元/天30元/天25元/天20元/天C类城市30元/天25元/天20元/天15元/天D类城市25元/天20元/天15元/天10元/天住宿标准A类城市240元/天200元/天150元/天130元/天B类城市180元/天160元/天120元/天100元/天C类城市130元/天120元/天100元/天80元/天D类城市110元/天100元/天80元/天60元/天伙食补贴A类城市35元/餐30元/餐25元/餐20元/餐B类城市30元/餐25元/餐20元/餐17元/餐C类城市25元/餐20元/餐15元/餐13元/餐D类城市20元/餐15元/餐12元/餐10元/餐备注：A类城市：北京、重庆、天津、上海、杭州、成都、广州、南京、武汉、深圳B类城市：除A类以外的所有省会城市和沿海开放城市，如珠海、汕头、厦门、青岛等。C类城市：除A、B类外的所有地区级城市。D类城市：除A、B、C类以外的所有城市。4、交通费报支说明：1）在途交通费：指往返出差目的地的交通费用；市内交通费：指在出差目的地城市范围内活动产生的交通费用。2）公司派车或提供交通工具者，不得报支交通费。3）使用个人自备车出差，需事先得到上级直线主管同意，出差返回后，各级审核人员根据此次出差路线及与其他出差票据进行核实后，按实报销过桥过路费、燃油费，不再另报在途交通费和市内交通费。4）出差人员未经总经理批准而超出规定标准使用交通工具的，超出部分由其个人承担。5）如因公司业务需要或出差地交通实际情况，市内交通费使用超标，在持有有效票据的前提下，出出差人员写出书面情况说明，经直线主管审核并报总经理同意后，可给予报销。6）连续乘火车、汽车在白天6小时、夜晚4小时以上的，可以购买卧铺票，否则卧铺票按60%报支。7）为提高工作效率，销售业务人员在业务较紧急时，可乘坐飞机或高铁，报销按普通火车票的120%金额报支，差额部分由业务员自行承担。5、住宿费、伙食补贴报支说明：1）出差地公司设有办事处且有空余床位的，不予以出差人员报支住宿费。2）在交通工具（火车、汽车、轮船）上宿夜的夜晚，不予以报支住宿费。3）出差地业务单位或活动承办方提供免费住宿、膳食的，不予以报支住宿费、伙食补贴。4）出差员工在外住宿时，要求至少两人同住一间房，如出差人员为单数或有异性人员时，则单数人员和异性员工住宿费用可在住宿标准两人合计数的80%以内报销；出差同行人员职级不一致时，住宿标准可享受同住人员中高标准人员的标准。5）住宿发票报销时，需在发票背面载明同宿人员及时间。6）参加、出席会议/培训等不由活动承办方提供饮食的，按伙食补贴报支。7）出差期间确因业务需要，出差期间需进行业务招待的，招待费预估在200元以内的事先报部门负责人同意；招待费预估在300元以内的事先报分管副总同意；超出300元的须先报总经理同意，返回报销时在餐费发票后注明并请批准人签字。未经批准擅自决定的餐费由其自负。有招待支出的，当餐伙食补贴不再享受。8）公出人员时间超过4小时的，给予享受一餐伙食补贴。5、其他说明：1）各级主管、负责人在下属报支差旅费用时必须对照本办法谨慎细致审核。2）公司财务部发现对不符合本办法规定的报支行为可要求退回重报，并记录相关人员工作过失转给公司管理中心。七、出差及差旅费用报支违规违纪处理：1、超出报支标准申报的，超出部分不予报支，首次给报销人（已经过初审的包括初审人员）口头提醒；再有类似情况，给予当事人罚款50元，审核人罚款30元。2、未按规定程序办理出差申请手续的，全部出差费用不得报支，对应时间记事假，并给予罚款100元。3、未在返回公司后7个工作日内办理报销手续的，有借支费用的公司将在其工资中扣除，所报费用视滞后时间部分扣除：报销滞后15天以内的，扣除所报金额的10%，滞后15天以上30天以内的，扣除所报金额的20%，滞后超过30天的，扣除所报金额的40%。4、出差回来未交《出差总结报告》的，全部费用不得报支，借支费用公司将在工资中扣除，对应出差时间记事假。5、出差人员特别是销售业务人员，出差期间未按本办法规定进行行程确认的，未确认区域内的费用不得报支，并处罚款50元/次，对应区域内的时间记事假。6、虚报出差行程、天数、工作内容的，经查实后虚报部分费用不得报支，并处虚报部分3倍以上罚款，情节严重的加倍处罚，直至予以解除劳动合同。7、出差期间明显工作量不饱满或无作为，直线主管、业务分派人视情给予扣减报支费用，直至全部扣完。八、特殊情况处理：1、出差期间患病、受伤，需立即向直属主管电话说明并申请病假，返回后应提供当地正规医疗机构出具之病历、医疗费票据，否则予以记旷工，请假期间出差费用按标准给予报支。2、需改变出差行程或延长出差时间的，需先征得直属主管电话同意，并于返回后在《出差总结报告》中说明。九、本办法自公布之日起施行，原有规定中有与本办法规定相悖之处，以本办法规定为准。本办法由管理中心负责解释。十、本办法附件清单：1、《出差审批单》附后。2、《临时借款单》现有格式不再另附。3、《出差行程确认表》附后。4、《出差总结报告》附后。5、《现金报销单》现有格式不再另附。6、《差旅费报销单》现有格式不再另附。管理中心2010年06月13日附件1：出差审批单（第1联）兹因事务，需赴出差，计划行程天，本职工作已作安排，具体出差达成效果及完成重点工作待出差返回后，以书面形式进行总结报告，请予以审批。申请人/日期：审核人/日期：批准人/日期：出差审批单（第2联）兹因事务，需赴出差，计划行程天，本职工作已作安排，具体出差达成效果及完成重点工作待出差返回后，以书面形式进行总结报告，请予以审批。申请人/日期：审核人/日期：批准人/日期：出差审批单（第3联）兹因事务，需赴出差，计划行程天，本职工作已作安排，具体出差达成效果及完成重点工作待出差返回后，以书面形式进行总结报告，请予以审批。申请人/日期：审核人/日期：批准人/日期：附件3出差行程确认表出差人姓名部门职务负责区域出差时间计划自年月日至年月日序号来电日期来电号码电话所属客户电话所属区域（省/市/县）确认人审核人：日期：附件4出差总结报告年月日出差人姓名部门职务负责区域出差时间计划自年月日至年月日主要出差事由出差期间主要活动描述特殊情况说明主要达成效果或业绩出差人自我评价部门负责人评价备注