第11章 企业信息资源管理

247第十一章企业信息资源管理11.1企业信息资源管理概述11.1.1企业信息的资源观所谓企业资源是指企业控制的所有资产、能力、组织过程、企业特质、信息、知识等等，是企业为了提升自身的效益和效率而用来创造并实施战略的基础。企业资源理论关注企业资源、持久竞争优势和企业绩效之间的关系。企业资源理论在假定资源要素市场是不完全的、企业是异质的和资源有限流动性的前提下，认为企业是资源的特殊集合体；那些与竞争对手相比具有资源的独特性和优越性、并能够与外部环境匹配得当的企业会具有竞争优势，这些竞争优势会由于市场不完全和资源有限流动而具有持久性。在资源理论中，巴尼（Barney）认为这些资源可以被分成三类，即物质资本资源、人力资本资源和组织资本资源。从战略管理角度分析，企业资源理论为战略管理提供了一个“资源——战略——绩效”的分析范式。基于上述对战略性资源的认识，柯林斯（D.Collis）、福克纳（Foukner）和鲍曼（Bowman）等人认为，企业战略的主要内容是如何培育企业在特定行业中独特的战略资源，以及最大限度地优化配置这种战略资源的能力。在企业竞争实践中，每个企业的资源和能力是各不相同的，同一行业中的企业也不一定拥有相同的资源和能力。这样，企业战略资源和运用这种资源的能力方面的差异，就成为企业持久竞争优势的源泉。根据企业的资源是否有形，可以分为看得见的资源和看不见的资源。它们共同构成企业生产经营所必须的基础条件。其中，看得见的资源有企业的人力、物力资源（如员工、资金、厂房、设备及原材料等）。看不见的资源是指体现企业在智力方面的资源（如组织管理的思想和经验、产品研发的信息和制造技术及市场信息和客户关系管理的信息等）[1][2]。企业的信息资源是一种看不见的资源。企业的信息资源是指产生于企业内外部、企业可能得到和利用的与企业生产活动有关的各种信息。在知识经济社会中，企业中信息资源不再是从属于资本，而是一个独立的生产要素。传统企业强调物资资源的重要性，而现代企业则强调信息资源和知识的重要性。现代企业建立在信息技术进步的基础上，通过采用发散的信息技术，使企业的物流在信息流的支配下运作。现代企业的战略管理也应该格外重视信息的价值，通过对信息流的战略规划来规整网络企业内外的物流系统。企业信息资源按其来源来分，可以分为内部信息资源和外部信息资源①。内部信息资源是指内部产生的各种信息，它是反映企业目前的基本状况和企业经济活动的信息。企业内部信息包括：生产信息、会计信息、营销信息、技术信息、人才信息。外部信息资源是指在企业外部产生但与企业运行环境相关的各种信息。其主要职能是在企业经营决策时作为分析企业外部条件的依据，尤其是在确定企业中长期战略目标和计划时起着重要作用。企业外部信息主要包括：宏观社会环境信息、科学技术发展信息、生产资源分布与生产信息、市场信息。11.1.2企业信息资源的特点企业的信息资源具有以下特点：（1）时效性企业中的信息资源随着时间的推移会变得无效。企业无用的信息会妨碍人们获得日常的信息。一个只增加信息的公司会发现它将越来越困难以找到它所需要的信息。检索所面临的困难和需要的费用与公司管理的信息量一起在增加，因此，印刷品、文件和实物信息的指数①马费成等.信息资源管理，2000武汉大学出版社，220-221248增长，要求企业加快剔除不需要的信息的速度。（2）共享性信息共享是信息的一种本质属性，只要是信息就可以共享。在企业信息资源中，这种共享性体现在两方面：一是在企业内部，许多信息可以被各个部门使用，从而保证了决策的一致性和行为的可协调性；二是企业与外部之间的信息能够互相交换、共同利用。同时，信息共享常常是双向的，信息的提供者同时也是信息的获取者。信息的可共享性使信息在交互的过程中不断升值，最终使所有信息共享的参与者都从中得到最大的收益。所以说，信息共享是一种典型的“双赢”。（3）可存储性可存储性表现在两方面：首先企业的信息资源可以以文字的、数字的、图形的、声音的、符号的等形式存在，因此信息资源必须借助于各种媒体才能存在和传输，并由此产生各种储存方式；其次，信息资源存储性要求存储信息内容的真实与安全。计算机技术为信息资源的存储提供了条件。（4）可复制性信息的最大特点在于信息可以以极低的成本进行无差别的复制，只要极小的代价就可以复制出完全与信息源具有同样功能的信息。同样，企业信息资源在客观上也是可复制的，但是需要考虑有关企业机密或者是产权的限制。11.1.3企业信息资源管理的特点信息管理发展到20实际70年代末发生新的转折，由于信息资源论的提出并很快被人们所接受，为了提高决策水平，就必须最大限度地利用信息资源。如果说80年代以前信息管理模式是面向技术的话，那么70年代末80年代初由美国学者小霍顿和戴波德（J.Diebold）等人提出的信息资源管理（IRM），就是面向竞争的信息管理模式。IRM强调信息资源的技术因素和人文因素的集成管理与利用，重视信息资源的开放性和共享性，是一种新的管理手段。企业信息资源管理的特点，是由企业的特征所决定的。主要有以下几点①：1、企业信息资源管理的时效性对企业来说，重要的信息在意义、及时性、范围和权威性方面各不相同。企业信息资源有生命周期。在生命周期内，信息资源有效，否则信息资源无效。时效性特征要求信息资源尽可能快地得到和被使用。因此，企业在收集、处理和利用信息资源时，必须保证信息传递通道的畅通和快速。当大量的无用的信息保留在检索系统中，它们是系统的“噪音”，妨碍了重要信息的有效检索。2、企业信息资源管理的用户导向性企业信息管理服务的对象主要在企业内部用户，主要是满足企业内部各生产、管理层次的信息需求，为企业的盈利目标服务。企业信息资源管理项目主要依据企业经营的改变而改变。企业信息管理要以最少的成本得到对本企业最有用的信息，其最大的特点就是实用性和有效性。不同层次的信息需要不同的结构和存取方式，比方说，需要快速地通知市场决策的信息应该连续地通过一个“友好的”、非技术性的接口存入计算机系统；而金融信息很可能需要由一个相当有效的和保密的信息系统保存以保证它的保密性、及时性和正确性。3、企业信息资源管理的综合性企业管理活动具有很强的综合性。而企业信息资源管理是为企业管理服务的，因此也具有综合性。企业信息资源管理，一般由信息系统、信息过程、信息活动三个层面上的管理活动构成，每个层次的信息管理活动都有它自己的特殊功能。信息系统主要重结构，信息过程主要重手段，而信息活动主要重结果。只有充分发挥这三个层次上的功能，才能充分发挥信息管理工作的综合性功能，才能更好地为企业管理活动服务。①卢泰宏，沙忠勇.信息资源管理，兰州大学出版社1997394-4022494、企业信息资源管理和企业的生存息息相关性一个不能对市场变化作出反应，不能有效地处理和传播信息，或是不能充分挖掘信息资源价值的企业会发现自己处于竞争的不利地位。信息工作失败的组织也会导致企业的倒闭。当一个企业不能找到所需要的信息或是在那些错误或过时的信息基础上工作，或为检索重要的信息花费过量的精力时，它就要受到经济上的损失。5、企业信息资源管理是一个创造性劳动过程不同的企业其信息资源管理的过程必然存在一定差异。企业信息资源需求千差万别，无法用一种固定模式去实现，因此，任何企业的信息资源管理都需要创造性的劳动。在企业信息资源管理的每一个环节，都可蕴藏着管理方式的创新。11.2企业信息资源管理系统11.2.1企业信息资源管理系统概述1、信息技术对企业信息资源管理的作用电子计算机、通讯、网络等高科技的广泛使用，为企业在更大范围内寻求可利用的信息资源提供了可能，提高了企业的信息获取能力,拓展了企业的信息获取渠道,并大大提高了企业的快速应变能力。目前,Internet除具有巨大规模的数据和信息的集散功能外,还有:文件传输(FTP)、远程登录(Telnet)、专题讨论(TalkIRC)、网络新闻(News)、电子公告牌(BBS)、环球信息服务()等强大的功能。它扩大了世界经济舞台的规模,加快了世界经济活动的节奏,为企业进行跨国、跨地区的技术和商业合作提供了手段,为企业开创了全新的组织模式、经营服务方式和技术引进、购买、人才与知识交流手段。在21世纪，企业要想在竞争中获胜，新产品投放市场的速度是关键。而推出新产品最快的方法是以信息网络为依托，跨越了空间的界限，能在足够多的被选组织中精选出合作伙伴，选用不同公司的资源，把具有不同优势的企业综合成单一的靠电子手段联系的经营实体。目前企业的信息网络化方式主要有EDI,Internet,Intranet,Extranet等。EDI是利用电子计算机和数据通信网络，在贸易伙伴间传输具有一定结构特征的标准商业文件，达到交易目的的电子数据交换系统，它具有交易自动化、时间短、错误率低、效率高等特点。Internet是覆盖全球的计算机互联网，可以用来进行企业间通信，更主要的是获取外界的大量信息资源。Intranet是建立在Internet上的企业内部网，它可以通过接入的方式成为Internet的一部分，也可以自成体系，主要是用于企业内部的信息交流和进行虚拟会议、项目交流等。Extranet则将Intranet的各项功能延续、扩展到企业之间，可以连接企业的合作伙伴以及客户。企业信息资源管理的技术是保证企业内、外部信息在企业中准确、快捷的流动，为决策提供依据。主要分为3大方面的技术：后台技术和前台技术。后台技术是指以企业资源规划（EnterpriseResourcesPlanning,ERP）系统和制造资源计划（MRPⅡ）为代表的企业内部信息管理系统软件，又称后台管理系统，包括财务管理、采购管理、库存管理、生产管理、人力资源管理、项目管理等。它主要用于管理企业内部运营的所有业务环节，并将各业务环节的信息化孤岛连接起来，使各种业务的信息能够实现集成与共享。前台技术是指客户关系管理（CustomerRelationshipManagement,CRM）系统，它实施于企业的市场、销售、技术支持等与客户有关的工作部门。由于其管理范围和功能直接面向市场，位于企业运营的最前端，故又称为前台系统。2、企业信息资源管理系统系统论创始人贝塔朗菲认为系统是“相互作用着的诸元素的综合体”。钱学森认为系统是“由相互作用和依赖的若干组成部分结合而成的具有特定功能的有机整体,而且这个系统本身又是它所从属的一个更大系统的组成部分。”系统方法就是按照研究对象的系统性,应用系250统论的原理和范畴,把对象作为系统加以研究和考察的一种科学方法。也就是从系统的整体出发,通过对系统与要素、要素与要素、系统与环境等内外各种关系的辩证分析,揭示对象的系统规律,从而达到问题最佳处理的一种方法。企业信息资源管理系统就是采用系统论方法建立起来的系统。企业信息资源管理系统是指人、规程、数据（信息）、硬件设备和软件设备的有机集合体。它实际上是为操作者的事务处理提供信息数据的收集、处理、存储和传输的功能，为企业管理决策层提供信息支持的人机结合系统。用系统论方法构建信息资源管理系统应遵从系统方法的三项基本原则。三项基本原则即整体性原则、最优化原则和动态性原则。⑴整体性原则是系统方法的首要原则。从系统论的观点看,企业信息资源管理系统的根本目的就在于发挥系统的整体效应，使系统的功能大于各子系统功能之和,使分散的各信息子系统无法满足的用户信息需求得到满足。⑵最优化原则是指系统在内外因素的作用下在某个方面最大限度地适合某一特定的客观标准,是系统方法所要达到的目标。最优化原则要求在研究、解决问题时，统筹兼顾、大力协同、趋利避害，选择最佳结构和最佳运行方案，以达到最佳效果。在构建企业信息资源管理系统时，要通过系统的统筹规划，各要素、各部分的优化组合、协调互补来达到信息资源消耗的最小化和利用的最大化，使有限的信息资源产生最大的效益，最大限度地满足用户的信息需求。⑶动态性原则是指企业信息资源管理系统的变化性，系统无时不在与其各要素之间、与环境之间进行着物质、能量和信息的交换，任何系统都是不断发展变化的。首先