公司工程资料管理办法

·1·公司工程资料管理办法第一章总则第一条为了加强公司建筑工程资料的规范化管理，提高工程全面管理水平，保证工程实体质量，保证施工既文明又安全，体现工程资料为工程质量验收、文明安全工地验收、贯标认证验收的重要组成部分，根据北京市地方标准《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）（以下简称“资料管理规程”）、《北京市建筑企业施工现场安全防护标准》、《北京市建筑企业施工现场保卫消防标准》、《北京市建筑企业施工现场场容卫生标准》、《北京市建筑企业施工现场环境保护标准》（以下简称“现场４项标准”）和集团公司制定的《质量环境职业健康安全管理》体系贯标文件规定（以下简称“贯标文件”）等有关法律、法规、规范、标准，结合本公司的实际情况，特制定本管理办法。第二条本办法所称的建筑工程资料由三部分组成：一是按照“资料管理规程”的要求整理的工程资料（含竣工图）（以下称“规程工程资料”）；二是按照“现场４项标准”的规定整理的现场管理内业资料（以下简称“现场内业资料”）；三是按照“贯标文件”整理的贯标资料（以下简称“贯标资料”）。其他资料、报表按公司规章制度的相关要求办理。第三条“规程工程资料”应随工程进度同步收集、整理并按规定程序传递和移交；“规程工程资料”的验收应与工程竣工验收同步进行，不符合要求的，不得进行工程竣工验收。第四条“现场内业资料”应随施工现场各项管理工作的展开而同步收集、整理，并按规定随时归档。第五条“贯标资料”应按照“贯标文件”的要求，随工程进度和施工现·2·场各项管理工作的展开同步收集、整理，并按规定随时归档，不得事后补办。第六条上述建筑工程资料的收集整理责任人及主管领导要确保其资料的真实、有效、完整、齐全；对建筑工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的，要按有关规定予以处罚，情节严重的应依法追究相应的法律责任。第七条“规程工程资料”的形成、收集和整理应采用计算机管理，凡按规定向城建档案馆移交的工程档案应逐步实现以缩微品和光盘载体的工程档案代替纸质载体的工程档案，属国家和北京市重点、大型工程项目的工程档案必须采用缩微品。第八条“现场内业资料”和“贯标资料”的形成、收集和整理应尽量采用计算机管理，暂时不便采用计算机管理的，可用手工填写。第九条本管理办法的有关条款与国家或北京市的规定不一致，或又有新的规定颁布实施时，应执行国家或北京市的相关规定。第二章管理职责第十条公司建筑工程资料管理工作实行总工程师领导下的二级管理负责制。公司总工程师和项目部技术经理分别为公司、项目部建筑工程资料管理工作的主管领导。第十一条公司机关管理职责（一）技术工程部是公司建筑工程资料的归口管理部门。其主要职责：1、负责竣工工程建筑工程资料，即“规程工程资料”、“现场内业资料”、“贯标资料”档案的移交接收和日常管理工作，并负责制定实施细则。2、负责组织项目部向建设单位（或市档案馆）移交“规程工程资料”档案，并严格按照“资料管理规程”（DBJ01-51-2003）的规定办理移交手续。3、负责组织申报区、县级以上优质工程奖励的相关资料。4、指导项目部搞好“规程工程资料”、“现场内业资料”、“贯标资料”等建·3·筑工程资料的收集、整理、归档工作。5、每个季度对各项目部工程资料的整理情况进行一次大检查，发现问题及时纠正。6、负责组织档案资料员的培训工作。（二）办公室为公司建筑工程资料管理的协办部门。其职责：1、负责本公司管理人员技术职称和岗位证书的日常管理工作；项目部成立后，及时向项目部提供其管理人员的技术职称和岗位证书复印件。2、根据项目部工程进度，主动协助项目部搞好施工过程的录象和摄影,工程竣工验收时,编排形成一部完整的录象片和一套影集。3、根据建设单位的需要，协助项目部完成工程档案缩微品和光盘载体的制作工作。（三）经营部、物资部均为公司建筑工程资料管理的协办部门。其职责：1、经营部、物资部经办的合同、文件等工程资料，凡是按规定需要由项目部收集、整理归入“规程工程资料”、“现场内业资料”、“贯标资料”等三类档案之中的，如工程招投标文件、施工合同、施工预算、物资合同、建设单位采购供应物资的质量证明文件及进场报验文件等，均应主动及时提供给项目部相关人员，并办理收发文登记手续。2、经营部负责指导、检查项目部商务部搞好“A类基建文件”——“A4工程招投标及承包合同文件”、“A6商务文件”中，应由我方归档保存文件的收集、整理、归档和组卷工作。3、经营部负责接收项目部商务部（工程竣工后）移交的上述“2”中的组卷成套文件，并负责其日常管理工作。（四）专业处为公司建筑工程资料管理的协办部门，同时又是建筑工程资料中的安装专业工程资料的主管部门。其职责：1、指导、监督项目部专业部按照“资料管理规程”（DBJ01-51-2003）搞·4·好安装专业“规程工程资料”的收集、整理和组卷归档工作；并指示专业部主任将一套完整合格的专业工程资料，于工程竣工验收前移交给项目部专职资料员。2、指示专业部主任及其所属人员，必须按照项目部的统一安排和分工，作好“现场内业资料”和“贯标资料”的收集、整理工作。3、协助技术工程部组织好项目部向建设单位（或市档案馆）移交“规程工程资料”档案工作。4、协助技术工程部搞好公司建筑工程资料档案接收移交和日常管理工作。第十二条项目部相关人员职责（一）技术经理作为项目部建筑工程资料管理工作的主管领导，全面负责其组织管理工作，是建筑工程资料管理的第一责任人。主要职责：1、组织编写施工组织设计、施工方案、质量目标分解计划等重大的技术资料。2、根据“规程工程资料”、“现场内业资料”、“贯标资料”等三套资料职能分配表（附后），负责明确每一份资料的经办人、归档人、主控人。3、指导下属和工程分包单位整理、收集、汇总工程资料，确保其准确性、完整性、及时性。4、定期组织召开工程资料管理工作会议，检查资料管理情况，发现问题及时处理。5、负责编写工程竣工报告。6、负责向建设单位、地方主管部门索取或催办“规程工程资料”中应由我方归档保存的“A类基建文件”——“A3勘察、测绘、设计文件”、“A5工程开工文件”、“A7工程竣工验收及备案文件”。7、负责组织整理申报区、县级以上优质工程奖励的相关资料。8、负责组织向建设单位移交“规程工程资料”中的“C类施工资料”和“D类竣工图”。·5·9、负责组织向公司技术工程部移交“规程工程资料”（A4、A6类文件除外）、“现场内业资料”、“贯标资料”等建筑工程资料。（二）执法经理职责1、主动配合技术经理全面抓好项目部建筑工程资料管理工作，协同技术经理高品质地履行上述9个“主要职责”。2、侧重抓好“现场内业资料”和“贯标资料”中环境、职业健康安全相关资料的全面管理工作。（三）商务经理职责负责“A类基建文件”——“A4工程招投标及承包合同文件”、“A6商务文件”中，应由我方归档保存文件的收集、整理、归档；待工程竣工办理完工程结、决算手续，一并单独组卷后移交公司经营部，并按规定办理相关手续。（四）技术部主任职责技术部主任在技术经理的直接领导下，协助技术经理和执法经理全面做好“规程工程资料”、“现场内业资料”、“贯标资料”等建筑工程资料的管理工作。（五）专业部主任职责专业部主任在专业处长和技术经理的双重领导下，组织所属人员履行以下职责：1、按照“资料管理规程”（DBJ01-51-2003）搞好安装专业“规程工程资料”的收集、整理和组卷归档工作；并将一套完整合格的专业工程资料，于工程竣工验收前移交给项目部专职资料员。2、按照项目部的统一安排和分工，作好“现场内业资料”和“贯标资料”的收集、整理工作。（六）商务部副主任（物资主管）职责负责归口管理项目部所有工程物资（土建和安装专业）的出厂质量证明和技术文件（出厂合格证、质量保证书、商检证、性能检测报告、安装技术文件、安·6·装使用说明书等，详见“资料管理规程”（DBJ01-51-2003）表5.1中“C4施工物资资料”）。所有工程物资进场后，商务部副主任（物资主管）或其指派专人，按照“资料管理规程”对施工物资资料的要求，全面、系统、准确收集、整理每一种物资的资料，逐一登记于收发文本中，然后定期（半月或一个月）分别移交给土建和安装专业的质检员，并办理收发文手续。（七）项目部档案资料员职责档案资料员是“规范工程资料”管理的直接责任人，必须对工程资料的质量负责。其职责详见《项目经理部组织机构及岗位职责》。（八）项目部相关管理人员（含以上已明确职责的七种人）职责相关管理人员的职责，是按照项目部“规程工程资料”、“现场内业资料”、“贯标资料”等三套资料职能分配表中的分工，完成“经办人”、“传递人”、“归档人”、“主控人”应该完成的工作。经办人，即为资料的编制或收集者。其职责是，依据“资料管理规程”、“现场４项标准”和“贯标文件”等有关规定，或自己编制或收集整理，最终形成符合归档标准的资料，并对资料的质量负责。传递人，即为资料的传递者。其职责是，负责资料的传递。归档人，即为同类一套（卷）资料的收集整理者。其职责是，按照归档要求设置档案盒、编制资料目录、向经办人收取资料、按目录整理资料，最后组卷装订形成一套完整的资料。主控人，即对资料内容的真实性、资料完成时间的及时性、资料类别细目的完整性、资料整理组卷的规范性实施跟踪控制，并对其主控的资料质量负总则。第十三条编制建筑工程资料的数量应符合下列要求：（一）“规程工程资料”：1、A类基建文件：A3勘察测绘设计文件、A4工程招投标及承包合同文件、A5工程开工文件、A6商务文件、A7工程竣工文件等5类文件中，由我方负责编·7·制形成的资料份数按“资料管理规程”要求数量编制；工程竣工后，将应由我方保存的一套文件资料按规定组卷归档。2、B类监理资料：凡是由我方负责编制形成的资料（报表）份数按“资料管理规程”要求的数量编制；工程竣工后，将应由我方保存的一套文件资料按规定组卷归档。3、C类施工资料：按“资料管理规程”的规定编制两套完整的施工资料，其中移交建设单位一套，自行保存一套。另按合同约定，确定我方是否代替建设单位编制一套移交北京市城建档案馆的施工资料。4、D类竣工图：按合同约定绘制。（二）“现场内业资料”：一套。（三）“贯标资料”：一套。第十四条“包工包料”分包方负责按本办法的规定收集、整理、汇总其分包工程的资料、档案，在工程竣工验收前应按我方规定时间和要求将资料、档案移交我方，一并向建设单位办理移交手续。第三章规程工程资料管理第十五条A类基建文件管理（一）建设单位经办，我方也应归档保存的下列基建文件，项目部技术经理和商务经理依据该文件的形成时间和施工需要，由本人或指派相关人员及时向建设单位索取，并按本办法的有关条款实施管理。⑴A3-1工程地质勘察报告；⑵A3-2水文地质勘察报告；⑶A3-3建筑用地钉桩通知单；⑷A3-4验线合格文件；⑸A5-3建设工程规划许可证、附件及附图；⑹A5-4建设工程施工许可证；⑺A7-1建设工程竣工验收备案表；⑻A7-2工程竣工验收报告；⑼A6-3施工图预算（商务经理）；⑽A8-1合同约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件（商务部副主任）。·8·（二）应由建设单位经办，我方也应归档保存的下列基建文件，但当合同中约定或建设单位临时书面委托我方代其办理时（应支付费用），则应根据该资料的专业性质及其地方主管部门的不同，分别由项目部技术经理和公司专业处长安排专人办理。办妥后按本办法的有关条款实施管理。⑴A5-5工程质量监督手续；⑵A7-3由规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件；⑶A7-6建设工程规划验收合格文件。（三）须我方主办，或与建设单位协同办理的下列基建文件，应由总经理主控，在总经济师的直接领导下，根据该种文件形成过程的难易程度，由经营部部长和项目经理、商务经理各有侧重的组织相关人员共同完成。①A4-3施工招投标文件；②A4-7施工合同；③A6-4施工预算；④A6-5工程结、决算；⑤A7-4《房屋建筑工程质量保修书》。第十六条B类监理资料管理（一）监理填写签发的下列监理资料，由我方“经办人”或“