第7章企业信息的管理程序和方法

第7章企业信息的管理程序和方法7.1企业信息的管理程序7.2信息采集的方法7.3信息存储的方法Qiyexinxidiguanlichengxuhefangfa★7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集1．信息采集的要求（1）“真”，包括：真实、准确、完整。（2）“快”，及时。（3）“多”，信息量大，内容系统、连续。（4）“准”，相关、适用，有使用价值。信息采集的要求1．“真”（1）真实：是真正发生或可能发生的信息。（2）准确：对真实信息的表述是准确无误的。（3）完整：准确表述的真实信息的内容完整无缺。保证真实、准确、完整的方法：▲信源真实可靠，以求真实。.▲采集时不带任何框框，以求完整。▲尽量减少各种干扰，以求真实。▲提高表达能力，以求准确。（时间、地点、人物、过程、原因、结果）▲剔除不真实的信息，核实模糊性信息。信息采集的要求1．“真”2．“快”（1）信息自发生到被采集的时间，越短谓之越快（2）急需某信息到被采集的时间，越短谓之越快（3）采集某任务所需全部信息的时间，越少谓之越快3．“多”（1）信息量大（相对于信息需求和采集时间而言）（2）内容系统、连续（含：信息内容、采集工作）4．“准”（1）适用（直接满足信息需求）（2）相关（采集时只能以此为标准）保证信息采集“快”字要求的方法：▲积极主动，密切注视事态的发展变化▲行动迅速，发现苗头立即捕捉所需信息▲采集方法要科学▲采集手段要先进7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集1．信息采集的要求2．信息采集的准备（1）采集目的的准备这是指在采集前明确信息采集的目的和需求。（1）显性需求的准备：明确即可（2）潜性需求的准备：▲这是管理者事先没有意识到、实际上对管理工作有用的那些需求。如：杨谷对P3序列码信息的需求思想上的准备▲当一个事先没有准备采集的信息引起了你的注意，似乎有用，就很可能是一种潜性需求，应立即抓住不放，予以分析，再决定去留。7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集1．信息采集的要求2．信息采集的准备（1）采集目的的准备（2）采集范围的准备▲内容范围▲时间范围▲地域范围——信息的内容——信息发生的时间跨度——信息发生的地点▲本体内容范围与事件本身相关性的内容范围▲环境内容范围处于事件周边、与事件相关的内容范围。如：企业要上ERP项目本体范围（1）ERP本身（2）企业的条件等环境范围（1）同类企业的做法（2）上下左右的态度注意：不要忽略环境内容范围的信息时间范围过大，采集工作量就大时间范围过小，不足以满足需求主要是指国别。注意：不能忽视了本单位的信息7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集1．信息采集的要求2．信息采集的准备（1）采集目的的准备（2）采集范围的准备（3）信息源的准备▲文献型信息源▲口头型信息源▲电子型信息源▲实物型信息源（4）采集方法的准备▲直接观察法▲社会调查法▲文献阅读法（详见本章第2节）7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工（1）系统性一是内容相关，集中一处二是集中排序，前后连贯三是明确相关信息之间的内在关系（注意：这里的系统性是相对于采集到的信息而言的）（2）准确性用语规范、标准、简洁、准确、明白（3）及时性一是采集之后，立即加工二是决策需要，马上提供1．信息加工的要求7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工1．信息加工的要求2．信息加工的程序（1）鉴别▲鉴别的含义鉴别是对信息内容的可靠性予以认定的工作过程▲鉴别的程序第一步，内容鉴别第二步，方法鉴别一是对源信息方法作鉴别二是对加工方法进行鉴别第三步，存疑▲鉴别的方法查证法、核对法比较法、佐证法逻辑法、信源法作者法鉴别的方法●查证法：利用工具书和报刊鉴别性文章鉴别本信息的方法●核对法：用可靠的标准对所采集的信息进行核对的方法与原始文献和原始材料核对用源信息的方法和步骤进行核算深入实际调查核实（长谷川《信息力》）●比较法：用已知正确的同类信息与本信息进行比较的方法●佐证法：通过间接证据来鉴别本信息的方法●信源法：根据信源的可信度来推定本信息的可靠性●作者法：根据作者过去所发信息的可信度来鉴别本次信息●逻辑法：对信息本身进行逻辑分析来鉴别本信息的方法在一般情况下政府发言人专家、学者权威性报刊学术团体国家出版物专利文献等信源较可靠私人出版物广告宣传品科普文章等信源需再查证如：南极洲的最低温度：88℃下面的话就存在逻辑错误：华罗庚、钱学森、苏步青、爱因斯坦等许多著名科学家在大学读书时都没有学过科技写作，可是他们一样成果卓著，写得一手好文章。所以，理工科大学里没有必要开设科技写作课。大前提：大学里不开科技写作课，学生毕业后可以写好学术论文小前提：现在大学不开科技写作课结论：现在大学生毕业后也一样可以写好学术论文演绎推理的过程是正确的但是大前提不正确是由不完全归纳获得的所以，结论是错误的工具书：《辞海》、《辞源》、百科全书等报刊鉴别性文章：牛顿苹果碰头的故事伽利略比萨斜塔自由落体实验的故事鉴别的方法●查证法：利用工具书和报刊鉴别性文章鉴别本信息的方法●核对法：用可靠的标准对所采集的信息进行核对的方法●比较法：用已知正确的同类信息与本信息进行比较的方法●佐证法：通过间接证据来鉴别本信息的方法●信源法：根据信源的可信度来推定本信息的可靠性●作者法：根据作者过去所发信息的可信度来鉴别本次信息●逻辑法：对信息本身进行逻辑分析来鉴别本信息的方法7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工1．信息加工的要求2．信息加工的程序（1）鉴别（2）筛选▲筛选的含义筛选对鉴别后的信息作出弃取决定的工作过程。▲筛选与鉴别的关系鉴别：解决可靠性问题标准是信息的客观事实筛选：解决适用性问题依据是管理者的主观需求▲筛选的程序和方法第一步，真实性筛选在所有信息中剔除不真实信息保留：真实/存疑信息第二步，适用性筛选在真实信息中剔除不适用信息保留：真实/适用信息第三步，精约性筛选在适用信息中剔除繁琐信息保留：真实/有用/精约信息第四步，先进性筛选在精约信息中剔除落后信息保留：真实/有用/精约/先进信息7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工1．信息加工的要求2．信息加工的程序（1）鉴别（2）筛选（3）排序对筛选后保留下来的信息进行整序（4）初步激活对筛选后保留的信息进行开发、分析和转换，实现信息的活化，以便使用。（5）编写（是信息加工过程的产出环节，是把经过加工后获得的新信息编写成新的信息资料）7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工7.1.3信息存储1．信息存储的含义包括两层含义：一是将加工后的信息记录在载体上二是将这些载体进行科学有序的排放和保管2．信息存储的内容（1）归档（2）登录（3）编目（4）编码（5）排架（详见本章第3节）3．信息存储的要求（1）准确有序（2）信息安全（3）节约空间（4）使用方便（5）便于更新7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工7.1.3信息存储1．企业类信息传播的特点7.1.4信息传播（1）目的具体（2）控制严密（3）时效强烈大众传播：宏观层次上评价传播目的实现的程度；目的实现不好，传播者没有直接责任企业信息传播：受传者必须按所传信息去行为或不为；目的实现不好，传播者负有直接责任，会立即造成传播者的损失大众传播：提高传播信号的质量分析受传者心理按受传者需求编码等企业信息传播：提高传播信号的质量分析受传者心理按受传者需求编码直接控制受传者的行为保证传播目的的实现大众传播：强调时效；丧失时效，传播者信誉度受影响企业信息传播：传播不及时会直接造成企业的重大损失7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工7.1.3信息存储1．企业类信息传播的特点7.1.4信息传播2．信息传播的有效性（1）传播主体的干扰▲从个人利益出发的故意歪曲▲基于主体理解偏差的无意失真▲基于主体传播技术生疏的无意失真▲基于多次传播造成的信息畸变（2）传播渠道的干扰▲机构层次繁多▲传播系统不健全▲分工不明（3）客观传播障碍的存在自然语言障碍、技术知识障碍、传播技术障碍7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工7.1.3信息存储7.1.4信息传播7.1.5信息利用信息利用的本质：按照一定的思路建立信息之间的联系因为信息之间的联系不同所表现的功能就不同信息联系与信息的社会功能之间的关系大脑中原有的信息XcXnXbXa……正在思考的信息X原X新XcC功能XaA功能XaXcAC功能XbXcBC功能XaXbAB功能XaXbXcABC功能XbB功能这个过程就是思路7.1企业信息的管理程序功能决定于与大脑中哪些信息相联系功能决定于大脑中原来有哪些信息功能决定于采集到哪些信息▲正在思考的信息本身并没有变化，只不过是按照不同的思路给它们建立不同的联系而已。所以，信息资源开发就是要寻找最佳的思路。大脑中原有的信息XcXnXbXa……正在思考的信息X原X新X新+XaA功能案例：瑞典绝对牌伏特加酒的广告创意ABSOLUT酒瓶的形状清澈完美羡慕绝对清澈绝对完美绝对羡慕城市特征X新+XbB1功能绝对北京绝对米兰绝对伦敦绝对布鲁塞尔B2功能B3功能B4功能总是相同又总不相同7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工7.1.3信息存储7.1.4信息传播7.1.5信息利用在信息利用中，一般可有以下4种不同的思路：1．先开发，后利用这说的是信息开发和信息利用的先后顺序问题。信息利用，究其本质也是信息的内涵开发，但是二者之间在服务对象上有范围大小的区别。内涵开发，往往面比较广，并无具体服务对象。信息利用，是针对具体的服务对象的开发。如：某产品行情看涨的信息信息利用：本企业生产该产品就利用本企业不生产就不利用内涵开发：思考该产品畅销原因会连带到那些产品发展趋势如何是否需要改进竞争对手状况如何等其他与该产品有关的方面本企业不生产，不等于该信息就没用，如果该产品会连带到某产品是本企业的产品，那么该信息就仍旧对本企业有用。所以信息利用应该在信息内涵开发之后进行。如：国家卫生部宣布，禁止含有PPA成分的药品销售信息利用：本企业有，就不再生产本企业没有，就与己无关内涵开发：本企业有不含PPA的同类药（如：免费调换）（如：广告本品不含PPA）本企业可生产不含PPA的药本企业可抢占空出的市场7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工7.1.3信息存储7.1.4信息传播7.1.5信息利用1．先开发，后利用2．从普遍联系的角度出发寻找可利用的信息因为信息之间的联系是普遍的、多样的，相互交叉和融为一体的，所以开发信息时应在与已知信息具有广泛普遍联系的范围里寻找可以利用的新信息。如：哈默的铅笔厂。7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工7.1.3信息存储7.1.4信息传播7.1.5信息利用1．先开发，后利用2．从普遍联系的角度出发寻找可利用的信息3．从发展的角度出发寻找可利用的信息根据信息发展变化的规律或趋势，从已知信息推测可能出现的、有用的新信息。如：因果、关联和辐射推导的案例（亚默尔食品厂）加利福尼亚亚利桑那新墨西哥得克萨斯墨西哥加拿大华盛顿纽约7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工7.1.3信息存储7.1.4信息传播7.1.5信息利用1．先开发，后利用2．从普遍联系的角度出发寻找可利用的信息3．从发展的角度出发寻找可利用的信息4．从否定之否定的角度出发寻找可利用的信息事物在一定条件下会向反面转化，因此利用信息可以在与已知信息相反的方向来寻找对自己有用的信息。优秀科普文章的成语反用标题：▲高枕岂能无忧.▲不触即发的引信▲弄斧就要到班门▲杞人忧天的高明▲钻木何能取火▲既知是牛，何必弹琴▲兔子已死，守株者为何不检▲《史记·货殖列传》中记载，范蠡的老师计然说：“贵上极则反贱，贱下极则反贵。”7.1企业信息的管理程序7.1.1信息采集7.1.2信息加工7.1.3信息存储7.1.4信息传播7.1.5信息利用7.1.6信息反馈1．信息反馈的含义信息反馈是将利用某信息后