公司档案管理办法

公司档案管理办法年月目录目录第一章总则.............................................................................................1第二章纸质档案管理............................................................................2第三章声像档案管理............................................................................3第四章档案查借阅管理制度................................................................4附件一、部门档案管理人员的职责............................................1附件二、档案资料立卷归档规则................................................1附件三、声像档案整理、保管规则............................................1附件四、光盘档案管理细则........................................................1附件五、光盘标签........................................................................2附表一、计划工作资料单............................................................3附表二、查（借）阅文件资料申请单........................................4附表三、借阅档案催还单............................................................4附表四、打（复）印文件资料申请单........................................5附表五、领用文件资料申请单....................................................5附表六、档案交接清单................................................................6附表七、声像器材借用申请表....................................................6第一章总则第一条为了规范和严肃公司档案管理，根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况，制定本规章制度。第二条档案工作的宗旨：收集齐全、及时归档、完好保存，方便利用。第三条档案管理的基本原则及要求：一、归档原则1．集中保管：公司各档案材料由行政部集中保管。2．主动上交和积极催收相结合：各部门主动上交和行政部主动催收相结合。3．详细登记：各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好，标著清楚，以便分类归档。二、交接原则1．员工离职或请假超过15个工作日，当事人必须主动将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失的，根据档案材料的重要性，每损坏或缺失一份，在考核结果中对相关责任人进行责任处理；2．档案材料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件，没有合法的档案材料交接单，公司不予办理相关手续。（档案交接单见附表六）第四条档案管理的组织机构及责任划分档案管理实行集中管理。行政部集中统一管理，各部门负责部门档案工作，维护档案的完整与安全。一、行政部行政部全面负责公司档案的收集、归档和借阅。其主要职责包括：1．收集、整理、立卷和归档公司的档案材料；2．档案材料的保管和销毁；3．档案材料的借阅、催还；4．指导部门档案管理人员的工作；5．领导交办的其他档案管理工作。二、部门档案管理人员1．各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。2．部门档案管理人员在行政部的业务指导下，负责本部门档案材料的具体管理工作。其主要职责见附件一、部门档案管理人员职责。第五条档案管理分类对档案的管理，按照载体分为纸质档案、声像档案。第二章纸质档案管理第六条纸质档案的内容纸质档案指一切以纸质形式存在的档案资料，对应于声像档案资料。第七条档案的收集档案的收集按照以下两种情况执行：1、需要经行政部流转的文件资料收集，正式文件一经产生，在流出行政部之前，先交行政部归档（具体见“发文管理办法”和“收文管理办法”）。2、公司各部门在工作中形成后，不需要行文，不经行政部流转文件、档案（如工程图纸、技术资料等）的收集，采到以下办法收集：事先登记A.部门在每年制定工作计划时均要同时注明各项任务要产生的档案目录清单，并不得出现明显漏报，在制定完工作计划3天内必须报送行政部，行政部秘书根据部门上报的情况，结合以往工程或工作情况和历史经验，编制当年各部门应该上交的档案材料目录并确定上交时间，下发各部门执行；B.公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料；C.对于公司部门会议文件，各部门在召开会议前须到行政部申请会议室借用登记，行政部按照登记向相关部门催收会议文件。行政部秘书根据会议登记表向各部门催收文件；事后查收A.行政部秘书根据各部门上报的档案目录清单和既定时间，及时向相关部门催收档案；B.各部门须严格按规定主动、及时向行政部上交档案材料；C.对不按要求及时提交资料或提交资料不齐全的，除要求限时补齐外，根据资料重要性，在考核结果中对相关部门经理进行责任处理；D.对于行政部秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核结果中对行政部秘书进行责任处理。第八条档案的立卷、整理和归档，具体见附件二，“档案资料立卷归档规则”。第三章声像档案管理第九条声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、光盘和文字说明两部分组成。第十条声像档案资料的收集一、收集范围1．反映公司主要职能活动，业务、工程等工作成果和存在问题的声像资料；2．各级领导人参加的与公司有关的重大活动的声像资料；3．公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料；4．其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；5．其它具有保存价值的声像资料。二、收集方法及要求1．事先确认制作、使用录音带、录像带、摄像带、影片、照片(合底片)的部门和人员，在借用声像器材时，经办人认真填写《声像器材借用申请表》，详细说明本次制作所要形成的声像档案所制作的内容，数量和质量要求，完成时间。（见附表八、声像器材借用申请表）2．严格审核经办人经部门经理审核后，交行政部主任审批后，行政部即转交《声像器材借用申请表》至行政部秘书，行政部秘书登记后借出器材；3．积极催收、严格检查、验收A.对到期未及时交还器材并同时上交所制作的声像档案的，行政部秘书积极催收。B.行政部原则上只接收原版、原件。C.经办人按规定上交的归还器材时，必须同时上交制作的声像档案资料及其它载体形态的档案，凡涉及公司重大事件的，相关部门和人员应向行政部报送目录和必要的文字说明。D.行政部秘书严格按规定检查经办人员上交的声像资料，声像资料要齐全，文字说明内容要真实；底片、原件与影像、复制品要相符。E.如果因特殊原因未能按规定提交声像资料，除非经部门经理、行政部主任审核，总经理审批，否则视为私用公司财物，其形成费用不予报销，在考核结果中对相关责任人进行处理。第十一条声像档案的整理和保管（见附件三、声像档案整理、保管规则）第四章档案查借阅管理制度第十二条公司员工可以根据公司确定的查阅权限，查阅有关文件。第十三条由行政部秘书按相应的查阅权限原则上执行，如需越权查阅，需上一级主管领导批准。序号职位查阅权限（A级—绝密，B级—机密，C级—秘密，D级—公开）1执行董事、总经理A、B、C、D级文件资料2公司高层管理人员B级（含）以下文件资料3部门经理C级（含）以下文件资料4一般员工D级文件资料A级文件(绝密)：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括：财务分析报告、工程决算材料；合同、协议文本；对高层管理者的考核报告、评议等；对工资分配方案及所属文件；涉及项目成本、利润的报告或论证材料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。B级文件(机密)：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括：公司注册及相关文件；技术资料、工程建设的重要图纸；立项报告、业务进度分析报告；各种末正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，政府部门对公司的处罚决定等；公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料及声像材料。如经济纠纷、工程招投标文件等。C级文件(秘密)，包括：各种证明材料；工程方面的洽商等；公司其它应列为秘密的文件资料及声像材料，如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。D级文件(普通)：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括：平时各种工作条例、规章制度；一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件)；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关干部任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。查(借)阅档案（包括资料、文件、光盘）必须在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅；密级档案在行政部查阅，不能带出，必须带出行政部查阅的，需行政部主任审核报总经理签字才可。第十四条档案原件一般不外借，如必须借阅，一般档案时间不超过十天，密级档案不超过一星期。并且必须得到行政部主任审批并办理相关手续（见附表二）。第十五条借阅档案的人必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、裁减、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。第十六条借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经行政部主任批准并办理相关手续。（见附表四）并由行政部秘书负责打印、复印。但须进行技术处理，保证复印件与原件有明显的区别，并且只复印文件上相关的部分，其他与其查阅无关的内容在复印时必须进行遮蔽处理；第十七条借用的档案，当事人必须在规定时间归还行政部；如确需延期，当事人必须提前一个工作日办理续借手续（见附表三）。否则视为无故不及时归还，在考核结果中对责任人进行责任处理。第十八条借阅档案交还时，必须当面点交清除，与发现遗失或损坏，应立即报告领导，并根据文件性质、损坏程度在考核结果中对责任人进行处理。第十九条外部合作单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能查阅，但不能将档案带离行政部。第二十条外部合作单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的资料要进行审查、签章。附件一、部门档案管理人员的职责部门档案管理人员要接受公司行政部的业务指导、监督和检查，学习公司的档案管理制度，按公司档案管理制度管理本部门的档案资料，其主要职责如下：一、对部门已结案工作所产生的文件及时收集、整理，按规定向行政部移交(各种资料、上级批文、图纸、声像资料等)；二、负责部门文件资料的整理、统一编号及提供利用；三、负责部门档案资料的安全保密工作，每月进行安全保密检查，向行政部汇报工作，接受行政部的监督检查，并定期（一般为三个月一次）和行政部秘书进行清单核对；四、根据档案管理制度规定各部门要建立档案登记本，严格规范档案交接收发手续（见附表六、档案交接清单）；五、负责对部门的电子文件资料进行备份整理，保证各种文件的安全可靠；六、负责本部门计算机的正常运行和使用，每周坚持杀病毒。附件二、档案资料立卷归档规则档案资料立卷归档规则为了完整、准确、系统地保留公司生产活动中形成的具有保存价值的文件材料，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用，