公司管理制度

第四部分公司管理制度第一章采购管理第一节采购管理制度第一条为树立良好的公司形象，提高资源采购的效益和效率，特制定本制度。第二条确保合同量的完成，优化库存结构，降低成本，为公司效益最大化服务。第三条采购程序（一）以钢厂同公司签订的年度合同中规定的年度供应量或月度供应量为公司的采购依据。（二）业务部要结合实际库存以及下月需求情况在钢厂规定的时间内申报资源计划，未经总经理批准，每月申报数量不得少于合同量。（三）计划申报由业务部提出，总经理签字批准后报钢厂职能部门。（四）各品规的具体采购量由公司根据市场情况进行调整、确认。（五）财务部要按相关钢厂付款需求及时填制付款申请单，足额支付货款。确因资金紧张无法按期支付的，需提前向钢厂请求，争取免除考核。钢厂规定的银行承兑汇票与现款比例政策应用足，结合公司资金结构及当期资金市场状况争取效益最大化。（六）临时性的大型订单需求要及时向钢厂相关部门申请，争取调整修改其生产轧制安排。(七)结合当期的市场需求形势，按经济、及时、安全的原则选择运输方式。第四条考核办法（一）未按计划审批的流程申报资源计划，考核采购员50元/次，造成公司损失的，考核300元/次，情节严重的，直接予以辞退。（二）大批量订单在未收足定金，签妥协议后就向钢厂申报，后因客户毁约造成的损失及材料积压，考核业务部经理500元/次。（三）业务部采购员每日须提供日资源采购情况表（分品规、客户、仓库、采购价格等，并注明直发情况），每少一次考核50元。（四）资源采购分析：业务部采购员每旬须对资源到货情况及市场资源情况进行一次小结，每月进行一次总结，为科学、合理地控制资源计划提供依据。每少一次考核50元。第五条本制度经总经理办公会议制定和修改，由综合管理部负责解释和实施，业务部经理为制度责任人。第二节批量采购管理制度第一条为加强市场控制力度，争取更好的效益，特制订本制度。第二条批量采购是指面向非协议钢厂和市场进行较大批量采购。第三条采购原则1.市场预期涨价2.自身需求较大3.采购资源有限第四条批量采购程序1.由公司业务部提交批量采购可行性分析报告，提交综合管理部审核，综合管理部向副总经理或总经理汇报，财务部门做出资金预算安排。2.总经理或副总经理负责审议。3.签订批量采购合同。第五条审核1.必须掌握时机在最小的物流成本下完成批量采购。2.采购销售完成后，财务部必须进行经济效益分析，对相关责任人进行工作质量评价。第六条本制度由公司总经理办公会议研究决定，由公司综合管理部负责解释和实施，业务部经理为本制度第一责任人。第二章钢材物流管理制度第一条为确保发运准确，经济，及时，规范管理，特制订本制度。第二条物流原则物流成本最小化，经济效益最大化第三条程序（一）采购发运：1.由业务部采购员根据申报计划和钢厂生产轧制周期计划同钢厂计划部门确认发运品规及数量。2.对外围根据当时市场行情，确定使用汽车还是其他方式发运。3.装车后及时预报给公司开票员或有关收货仓库。（二）销售发运1、火车发运异地市场：货款到位后再报车皮计划，装车时要有专人在现场。2、汽车长途发运：必须同物流公司签好协议，收集齐司机的相关证件，核实原件后再复印存档。业务部要适时跟踪汽车运行状态。3、汽车短途发运：收集承运司机车辆的相关证件，复印存档，包送至工地理重交货的材料在出库前应点清支数，现场交货要有专人在场。第四条考核（一）钢厂发运超计划采购形成呆存，考核业务部采购员100元/次，业务部经理承担管理责任，考核200元/次。（二）能直达客户交货地而入库造成二次转运成本增加，一经查实，考核业务员100元/次。（三）业务部采购员未按公司要求品规发货，给公司造成损失或不良影响，一经查实，考核责任人100元/次。第五条本制度经由公司总经理办公会议研究决定，由公司综合管理部负责解释和实施，业务部经理为第一责任人。第三章资源运输管理办法为科学、合理的调度车辆，加强对车辆的统筹管理，明确责任，提高装车兑现率，特制定此管理办法。一、管理流程（一）车辆运输安排原则：首先确保资源采购用车，其次是高铁配送、外围销售的车辆安排，最后是重点工程、零星散户的车辆安排。（二）采购员对整体车辆安排计划负责，开票员协助安排萍乡市内运输，业务员无权安排车辆运输。采购员第一时间将采购车辆及外销车辆（含高铁配送）的安排情况通知开票员，开票员根据采购员反馈的情况合理安排内销车辆，并将内销车辆的安排情况通知采购员。（三）每日早会前，采购员应将上日的车辆完成情况及本日车辆安排情况、以书面形式通知销售文员，销售文员按车号进行建档，以便于统计车辆使用率及任务完成率。车辆安排情况包括：车号、客户名称、开票地、目的地、数量、完成情况等，采购员应将提前开单锁定资源的车号在本日车辆安排情况中注明。（四）采购员应实时跟踪车辆的装车情况，发现问题及时反馈，采取措施进行调整。采购员须每日将物流公司货运回执单交至统计员处。（五）销售文员按车号建立档案，记录每台车的装货情况，统计月度装车兑现率和各车辆的月度装车兑现率，并提出考核建议。二、考核（一）开票员未将内销车辆的安排情况通知采购员、采购员未按要求将车辆安排情况通知销售文员，考核30元/次。销售文员未及时将车辆装车情况建立台帐或台帐内容不全，考核销售文员50元/次。采购员未将物流公司货运回执单交至统计员处，考核50元/次。（二）因采购员车辆安排不合理，致使车辆未装到货的，考核采购员20元/辆/次；采购员月装车兑现率低于90%，考核采购员200元。（月装车兑现率是指资源采购及资源外销车辆的计划安排与实际完成情况的比值，提前开单锁定资源的车辆安排不计入统计）。（三）采购员、开票员应公平合理的安排车辆，同类型车辆的月度计划安排率的差额不能大于10%，否则考核采购员100元/次，开票员50元/次。（四）车辆如不服从采购员、开票员的运输安排，采购员、开票员可向业务部经理提出书面建议，停用此车2天；累计五次者，停用此车10天；累计10次者，停用此车。（五）因钢厂原因致使车辆未完成运输任务的，车主须以书面形式说明情况，经采购员核实、业务部经理审核、报公司领导同意后，可免于考核，不计入装车率统计。（六）因车辆自身原因未完成运输任务，车主须承担因价格上涨对我司造成损失的20%。装车司机必须保证所装钢材的负公差符合钢厂的正常范围，如所装负公差范围超过正常范围0.5%以上，停用此车三天。本管理办法自下发之日生效执行。第四章仓储管理制度第一条为确保仓储材料安全，降低仓储费用，特制订本制度。第二条仓储方的选择原则：辐射广、交通便利、费用低廉、服务优质。第三条选择程序（一）综合管理部应详细收集拟定仓储方和备选仓储方的详细资料报公司审批存档。（二）公司调查研究后确定仓储方后方可签订正式协议。（三）仓储协议应明确约定入库，仓储，发运各流程环节的双方手续，盘点时间，次数及盘盈盘亏处理等约定事项。第四条考核（一）材料堆放场地要尽量优化，各品规材料要同其他单位材料分清，做到能随时接受盘底检查。（二）每批材料入库前，业务部采购员须第一时间将钢厂发货依据（至少包括材料品规、件数、大致吨位），准确无误地以书面通知仓库开票员,仓库开票员接到通知后，须及时通知仓储方。未及时通知或通知有误，造成仓储方入库错误或延误入库，影响到因货物数量、质量与厂家结算不符造成损失。考核相关责任人100元/次。第五条本制度由公司总经理办公会议制定和修改，由综合管理部负责解释和实施，综合部经理部经理为本制度责任人。第四章结算及高达软件管理规范第一节核算结算第一条为加强对采购、销售的核算、结算管理，准确、及时为财务部提供相关数据，特制定本制度第二条核算结算（一）统计员负责资源采购的核算，并向财务出具资源采购结算情况说明；核出错误之后应及时通报公司财务，并跟踪处理结果。每核算出一次错误，奖励责任人50元；每漏核、核错一次，考核责任人50元。（二）结算员负责客户结算。结算员根据合同和仓库返回的提单进行结算，结算清单与进销存软件中的数据核对无误后，经统计员核对后，交综合管理部经理审核签字后交财务复核，财务审核签字后交财务经理审批，最后由财务开具结算发票。各相关责任人应认真核算，准确结算，每次考核责任人100元。（三）统计员负责对结算员的结算进行核对。各相关责任人应认真核算，准确结算，否则每次考核责任人100元。（四）结算完成后财务部应及时通知各客户，并及时处理客户提出的异议，确保结算工作顺利进行。第三条合同考核（一）统计员负责严格按合同要求对返利合同用户进行考核。统计员根据合同制定统一的考核表，综合管理部经理签字后交财务审核，财务审核签字后交总经理审批，最后由财务执行。（二）一般情况下，当月考核金额在次月结算时执行。第四条补亏管理（一）当市场价格下跌时，厂家对我司按合同规定进行补亏、我司对经销商按合同规定进行的补亏，分别参照厂家销售政策及我司销售政策执行。（二）公司价格补偿流程：参照厂家销售政策，由价格管理员负责厂家补亏事宜。（三）客户价格补偿流程：1.通知客户在规定时间内填写统一格式的《补亏核算表》，加盖公章，并传至综合管理部，否则逾期将不予补亏。2.合同用户填写《补亏核算表》→价格管理员审核签字→综合管理部经理审核签字→公司领导审批签字→财务复核签字→结算冲减。3.正常情况下，当月补亏金额在次月结算时冲减。第四条价格管理员应认真做好补亏工作，并准确核对合同用户的《补亏核算表》，出现一次错误每次考核责任人100元。第五条本制度由公司总经理办公会议研究决定，由公司综合管理部负责解释和实施，综合管理部经理为本制度第一责任人。第二节高达软件操作条例第一条为了保证高达数据的准确性和及时性，特制定本条例。第二条原则专人使用专人负责，输入者对数据的准确性和及时性负责。第三条管理内容（一）归口部门综合管理部（二）责任及权限划分责任岗位责任范围权限划分仓库开票员驻点业务员仓库资源进销存、销价数据录入入库、出库、开单及所有查询功能分公司出纳宜春仓库资源进销存、销价数据录入，宜春分公司直发资源录入入库、出库、开单及所有查询功能统计员录入直发数据，核对所有数据所有查询功能结算员核对所有客户结算的高达数据——财务部相关岗位财务管理模块（包括进帐、退款、补亏、返利等）财务管理模块的操作及所有查询功能主管负责监控以上数据系统管理员负责分配使用权限，维护系统的正常使用备注：各责任人休假有义务教会接替人正确使用高达，且在休假后核对高达数据。（三）对高达软件数据录入口径进行规范：1.萍乡库进、出数据统一以磅重数据进行录入，价格统一为磅价，换算公式为磅价=理重*理价/磅重，入库数据和仓库销售数据，统一由开票员录入。2.对于萍乡仓库理计销售数，萍乡开票员一律以磅计数据输入高达软件，开单以实际结算重量、结算单价确认。3.除分公司以外的直发资源统一由统计员录入，录入数据按实际结算重量、结算单价确认。4.分公司所属业务的仓库进销、直发资源，统一由分公司出纳录入，宜春公司一律以理计数据输入高达软件。5.输单日期以实际输单日期为准，交货日期以磅单日期为准。6、对萍乡库直发联销仓库的资源，在高达软件中按移库进行处理，移库价格（即联销点入库成本）按移库当日钢源萍乡定价确认，钢厂直发联销库资源，按钢厂销售定价进行确认，入库资源直接录入联销库。7.仓库资源开单、直发资源开单具体如下：资源类别入库填单销售开单出库单输单岗位入库资源在“备注”中注明开票点“提货”注明开票方式+到货点，“交货地点”按开票点分江西、湖南、萍乡等列明，并选定公司或业务员在“备注”中注明价格变化、具体工地及其他情况开票员、驻点业务员除宜春分公司以外直发资源在“备注”中注明开票点“提货”注明开票方式+到货点，“交货地点”按开票点分江西、湖南、萍乡等列明，并选定公司或业务员---------统计员参照以上两种参照以上两种参照以上两种参照以上两种分公司出纳备注：开票方式+到货地点：如钢厂直发浏阳、仓库自提萍乡等8、第四条考核（一）格式要一致为了方便高达的分类、排序，所有需要人工输入的项目格式要与高达历史数据保持一致格式。若发现一次考核责任人100元，并责令其