公司行政管理制度150817

【行政管理制度2014修订版】-1-行政管理制度【行政管理制度2014修订版】-2-目录文明办公管理规定....................................................................................................3公文档案管理制度....................................................................................................5合同管理规定..........................................................................................................11印章管理办法..........................................................................................................13办公物品财产管理制度..........................................................................................15办公费用节约管理办法..........................................................................................18车辆管理制度..........................................................................................................20计算机使用管理规定..............................................................................................24会议制度..................................................................................................................26宣传物料管理规定..................................................................................................27【行政管理制度2014修订版】-3-文明办公管理规定一、总则与适用范围1、办公管理制度是体现公司企业文化，展示公司企业形象的重要组成部分，是规范员工办公的一种行为准则，需要共同维护和遵守。2、本规定适用于公司全体员工。3、本规定由总经办负责解释、修改。二、要求（一）仪容仪表1、上班时间应保持良好的精神面貌，仪容整洁，并佩戴好工作牌。2、不着奇装异服，不穿拖鞋、背心等影响公司和个人形象的服装。3、应保持头发整洁，不留奇异发型，不化浓妆、不佩戴夸张配饰。4、公司集会、正式商务活动应着正装出席。（二）言行举止1、使用电话：接听电话，应在电话响起三声内接听，主动报称：“您好，易达旅行社”；身边同事电话响时，若其人不在，应帮助接听；熟记常用电话号码；电话交谈要保持态度温和、礼貌、吐字清晰、语言简练、长话短说；不得使用办公电话闲聊。2、接待客户：对公司的客人要热情礼貌、以诚待人，受访人负责招呼客人；不得懈怠客户，更不得顶撞客户或无理争辩，需要接待工作餐的，按规定请示审批；客人面前应避免不文雅的举止。3、对待同事：员工之间应通力合作，求同存异，以诚相见，取长补短；同事遇到困难，应主动帮助；不在背后指责和议论他人；不要随意翻动他人办公桌及办公室内任何物品，不擅自拿走他人物品、资料等。（三）办公环境1、为维护有序的工作环境，到访人员应通知相关人员，由前台带领至会议室并通知相关部门人员接待，未经批准，任何员工不得擅自将访客带入各部门工作区域。2、保持办公区安静，不得在办公区吵闹、高声喧哗。3、禁止在办公区域吸烟。【行政管理制度2014修订版】-4-4、每位员工要爱护自用和公用的办公设施，应自觉养成良好卫生习惯，保护办公环境（地面、桌面、墙壁）的整洁，不随地乱扔杂物、垃圾，不乱涂乱画。5、下班后应保持各自的办公桌整齐、清洁，不乱堆资料、文件。6、凡使用会议室的员工要注意保持会议室各设施的整齐、清洁、完好。（四）办公纪律1、严守公司商业机密，维护公司企业形象。2、严格遵守《考勤制度》，按时上下班，不迟到、早退、旷工。3、上班时间做到“四不”：（1）不做与工作无关的事，看非业务书刊；（2）不谈与公务无关的话；（3）不得利用办公电脑玩游戏、炒股、聊天等；（4）不擅自离岗（如有特殊情况，需向上级领导请示，批准后方可离开）。（五）仓库使用1、仓库钥匙由企划部、总经办保管。2、物料、办公用品由总经办做出入库登记。3、领用仓库内物品需在前台登记签字。（六）办公安全1、遵纪守法，自觉遵守国家安全（防火）条例的有关规定；2、下班时间执行“三检”，做好防火安全工作：（1）检查电灯等电器设备是否关好；（2）检查电脑、空调等设备是否关好；（3）检查门窗是否关紧、锁好。三、管理办法1、总经办、监察部应对文明办公管理规定的遵守执行情况进行不定期抽查，发现问题应及时整改，作牌丢失补办需缴纳10元。2、员工各自办公区域的卫生由员工自行打理，每天必须清理各自台面卫生、更换垃圾袋；公共区域的卫生由总经办安排每周五下班前30分钟由各部门相关人员轮流打扫，公共区域包括大小会议室、走廊等。3、每周五下午下班前各部门进行一次大扫除。4、各部门、各市场部凡已上报的电话号码必须相对固定，若需更改的，提前一星期报总经办。【行政管理制度2014修订版】-5-公文档案管理制度一、目的与适用范围1、为规范公司内部公文及档案管理工作，提高企业现代化管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用。特制定本制度。2、本制度适用于公司各职能部门。二、公文收发管理1、开通易达旅游营销内部网（网址：），集团文件、公司通知、活动方案、汇款情况、数据统计等公共文件均由各部门在“公共服务”——“网络硬盘”中自行查阅。2、市场部每晚必须上一次内部网浏览公司各种通知及各种文件。3、送文与收文负责人规定（1）市场部各类文件的收文由对应的部门负责；总经理审批后的各类文件的收文由总经办统一收文。（2）按首席负责制原则，即请示人或请示部门指定专人负责后续工作的落实到位及各相关单位的业务对接，由总经办负责督办完成情况。4、旅游局、展会方面：一律由总经办负责收文，各市场将此类文件传至内部网“公文传阅”——“发送公文”——“旅游局文件”，总经办指定专人负责收阅，当天转总经理审批。5、广宣计划、市场活动及各类资料制作方面：一律由企划部负责收文，各市场将此类文件一律传至内部网“公文传阅”——“发送公文”——“广宣计划”/“活动方案”/“物料支持”，企划部指定专人负责收阅。企划部提出意见后，当天转总经理审批。如需签订协议转入计调部落实执行。6、团队业务、价格政策及返利协议、专线协议方面：一律由计调部负责收文，各市场将此类文件一律传至内部网“公文传阅”——“发送公文”——“团队业务”/“价格政策”，计调部指定专人负责收阅。计调部提出意见后，当天转总经理审批。7、广告发布资料：直接从内部网“文库资料”中下载。供各市场做广告使用，由企划部指定专人负责维护，及时上传图片、广告样版、软文等资料。8、广告合同方面：一律由企划部依据审批的广告计划内容填写与签订，转财务审核后，送总经理审批。此类合同一律签订“福建金泰旅游实业有限公司”，并须提供广告发票（线路广告除外）。9、返利协议、专线协议方面：一律由计调部依据审批的协议内容填写与签订，送总经理审批。10、所有重大型接待方面：由计调部统一负责将相关文案上传下达至相关部门及单位，计调【行政管理制度2014修订版】-6-部负责落实与市场部及各相关单位的业务对接，包括公司各类活动。11、以公司名义正式行文须经相关人员审核会签，由总经理审批签发，经办公室登记、编号后，方能印制分送。12、公司各部门上报公司领导或部门间行文须经部门负责人审核签字后，方能呈送。13、公司正式行文发送给外单位或个人须由收文人员以签字或盖章的方式签收，并注明签收、发送时间。14、其他外来文件由总经办统一负责签收、登记，经公司分管领导、总经理批示后，由总经办及时转有关部门传阅或办理，并随时掌握文件去向，不得漏传、误传和延误。☆所有政府机关、企事业单位或公司集团的重要来文，总经办接收到后，应立即确认文件的来源、时间，并在及时填写好文件接收记录表，注明文件接收的日期、时间、来源、文件名等重要信息。☆根据文件的性质与内容，将文件复印两份，其中一份作为存档，一份作为传阅件。☆总经办文员填写好文件传阅表后随同传阅件，应及时送往公司主管领导办公室，请领导阅览、批示。☆总经办文员根据领导的要求，将领导批示过的文件传阅表随同传阅件送往相关办公室传阅，然后交总经办负责人处。15、总经办应责专人对公文的承办情况进行跟踪、落实，对紧急或者重要公文应当及时催办；对一般公文应当定期督办，并随时或者定期反馈办理情况。16、文件办理完毕后，应将公文的定稿、正本、文件签收单等有关材料收集齐全，及时存档。个人不得保存应当归档的文件。三、文件收发时间管理1、市场部上传文件时间：限每周六、周日。非周末上传需提前电话请示总经理申请后收阅。2、后勤部门收文时间：（1）市场部文件由企划部、计调部、总经办指定人每星期六、星期天9:00时、14：30时收阅一次，周一上午整理提出意见后转相关部门提出意见与建议后下午送总经理审批。（2）总经理于每周一下午签批所有文件。（3）总经办指定人每周一下午17:30时收阅总经理签批的各类文件，一个工作日内将文件转给各提交部门指定人。3、市场部文件审阅时间：（1）总经理签批后的一个工作日内，以首席负责制为原则，总经办、计调部、企划部、网络部、财务部将签批的内容以电子版形式当天发至内部网“文案审批”中相应的各部门。（2）市场部负责人每月底统一在文件原稿上签字。4、其它规定：（1）已下发的文件（包括市场文案），除副总、总监外，其他人未经总经理批准不得再到【行政管理制度2014修订版】-7-总经办查阅。集团转发的需我公司提意见，由总经办汇总相关部门意见报总经理批准，当天上报。特殊情况总经理不在，由总经办电话汇报后上报。（2）各部门文件收阅指定人休息时，需做好工作交接。4、文件呈报方式：凡属公司常用表单可直接采用表单格式呈报领导，集团请示要用总经办提供的统一格式撰写（如呈报集团文件页数较多，不在同一份文件中，附上文件会签单）。除此以外，呈报总经理文件均需附上送文处理单，以部门名义编号，如总经办ZJB001开始。四、内部网管理1、内部网维护分工：总经办负责资讯动态、公文公告、人事行政类文件上传与维护；计调部负责计调部数据、电话报到登记、业务类文件上传与维护；企划部负责文库资料、市场广告、广宣图片上传与维护；财务部负责财务部数据上传与维护。2、各部门、各市场部凡已上报的电子信箱必须相对固定，若需更改的，提前一星期报总经办。五、公文保密管理1、公司机要文件分为绝密、机密、秘密三类。绝密件：指对公司经营管理极为重要的文书。主要包括公司的重大经营决策文件、关键财务数据、重要合同文本等。一般传达于总裁、副总裁、董事会成员及相关人员之间。机密件：指对公司经营管理十分重要的文书。主要包括公司的常规业务合同、重要会议/经营活动记录、人事档案文件材料等。一般传达于总经理、副总经理以上干部及相关人员之间。秘密件：指对公司经营管理重要的文书。