管理企业信息：精心设计以在艰难时期求存并为成功定位

©2009nGeneraCorporation!请在打印本文档前考虑对环境的影响 由SAP赞助今天，企业必须更明智地工作，而不仅是更努力工作-要做到这一点，他们必须利用信息来竞争。现在对数据资源的需求越来越大，企业需要从现有的信息中获取更大价值。在企业内部各个部门，都分布了掌握解决关键业务问题信息的人士。这些相互隔离的信息可能价值很低，但组合在一起后，就能提供重要的深入分析和竞争优势。1目前，恶劣的经济环境迫使企业打造着眼于未来竞争优势的信息管理能力。现在就采取行动的企业将在经济条件改善时处于更好的位置：他们知道如何更好地管理效率、生产力和成本，而且能够在快速变化的市场中迅速革新。对大多数企业来说，问题不在于他们是否关注自己的信息管理能力，而是何时进行以及所需成本。企业领袖们必须快速将企业放置于信息管理连续体中，并鉴别他们目前的情况。什么是您目前业务的要求、时间范围以及当前和理想的未来状态之间的差距？通向更好且更有价值之企业信息管理的旅程是一个连续的过程，而且对每个公司来说都各有不同。2009年3月管理企业信息：精心设计以在艰难时期求存并为成功定位作者：DonTapscott和SteveElmore博士目录1简介1 管理企业信息是竞争力的关键1对当前经济环境的评估2黑盒子、地雷和其他难言之隐2在当前的监管环境中管理企业信息3 管理企业信息的四个采用级别3案例研究：宝洁公司3全局数据标准化4高级分析4从企业信息获取竞争优势5信息创造新效率5信息是高绩效不可或缺的一部分6在信息技术的帮助下实现一致性6使用信息取得高绩效6非结构化数据在企业中的作用7 明晰管理企业信息的业务案例7 企业信息管理为战略性的当务之急7 缩小战略和执行之间的鸿沟8企业信息管理的ROI（投资回报率）9为管理企业信息制订战略9系统化的战略方法10 为管理企业信息培养企业文化和开发激励方法10 选择正确的技术和战略伙伴10为信息管理活动建立持久的监管方法11结论11从评估开始11成功的关键12展望未来13尾注管理企业信息|1©2009nGeneraCorporation管理企业信息是竞争力的关键当前不稳定的经济形势，对大部分公司造成了极为紧迫的压力。在动荡的时代中，可靠的信息变得前所未有地重要。企业信息管理是将信息视为战略资产的一种方法。在适当的管理下，企业信息可以成为竞争优势的来源。更好的信息管理可助公司控制费用和帮助领导们做出正确的战略决策。现在正是使用信息来衔接战略和执行之间缺口的最佳时机：拥有可靠的信息，意味着您是基于事实而 不是直觉而做出决策。2领导人必须把企业从信息系统的 迷宫中，转移到全面的企业信息管理战略和合作伙伴生态系统。这样做的企业能处于优势，在经济环境好转时迅速成长。 以下几个常见症状，促使了企业着手管理企业信息： 缺乏及时的信息、在报表周期上花费过多时间、导致功能异常分歧的拙劣系统定义、各个迥然不同的系统间的手动接口以及多个未经协调的数据组。“管理企业信息的目标，应该是在正确的时间向正确的人提供正确的信息，以做出合适的决定和采取适当的行动，”麦克马斯特大学智力资本研究所（InstituteforIntellectualCapitalResearch,McMasterUniversity）总监NickBontis博士如是说。3相左 的报表、不一致的数据和矛盾的信息，在经济良好时都是不可接受的，何况是在经济恶化时刻。 您发现本身常质疑自己的信息吗？您能否和他人共同讨论您的信息、深入了解和真正理解其含义？与数据来源距离更远的大中型企业领导人，是从优秀的企业信息管理中受益最大的一群。卡夫食品高级副总裁MarkDajani认为，及时分析是竞争优势的重要来源：“新的洞察力可在新市场或新类别中推动一个新产品，这绝对取决于我们让产品上架的速度。”4对当前经济环境的评估恶劣的经济环境不仅迫使公司削减成本。现在正是基 于一致的信息基础，从而构建高效率高绩效企业的时机。如果不仅仅要懂得应对经济挑战，更要在未来的竞争中占据优势，企业就必须以全球视角看待关键信息。5有些人 认为是挑战，其他人却看到机遇：“错过在经济衰退时出现的机遇，是一件可怕的事。”职介机构Manpower的MelanieHolmes如是说。6简介2|nGeneraInsight©2009nGeneraCorporation与传统思想相反，衰退并不会减少对IT的要求。“在经济衰退的时刻，稳健的公司对IT的需求会直线上升。” ITOdysseyandAdvisory负责人BruceRogow这么说。 “这是因为公司的运营周期更短，客户的订单额更小但更 频密，经理们更常优化绩效而且BI工具的运用量更多。”7所有人都受到挤压：您的客户要求更低的利润，而您的供应商要求更好的条款。您的企业和客户都因为业务状况 不断变化，而依赖更短的信息周期。在制造业这样的行业中，这意味着规划的时间范围从月转为周；在金融业这 样的行业，响应时间常以分钟甚至秒来衡量。8压缩这些周期会带来真正的收益 - 无论是更快的订单到现金系统，还是产品发布更迅速。例如在制药业，“公司产品迟上 市一天，就会耗费百万美元。”9所有这些压力会对信息 来源产生更大的需求：还有对模拟、综合、计划和供应链数据的更大需求。10实际上，您可从现有信息中获得附加价值。一旦您能够合理地论述您的数据，就可利用数据做出更好的决策，并取得可持续的和更高的利润。11黑盒子、地雷和其他难言之隐信息管理的问题很复杂：通常现存事实的背后，都有一个错综复杂的历史。BruceRogow说：“数据和信息是企业内的人类学和考古学。”12许多通过并购活动来成长的企业，在各种旧有系统、不同和不一致的流程以及自成一格的数据结构中挣扎。13大多数企业仍然依赖在目前实际的经济和管理情况之前所开发的传统信息管理系统。 干扰这些系统有时会挖掘出不光彩的事实。这些系统经常含有企业机构中很少有人真正理解的“黑盒子” 准则。试图努力解释最近衰退之导因的金融机构，现在感受到了企业信息不足的冲击。一些机构缺乏运算安全流程或维护检查计划的真实信息。其他机构则仍不知道他们的衍产生品组合中有哪些证券以及其比重。14在另外一些情况下，“黑盒子”是大家都不想谈的信息。虽然在无干扰时，大部分黑盒子的功能都正常，但窜改到错误的黑盒子，就会导致它成为信息地雷。 拙劣的风险管理模型（例如用于管理来自信用违约互换 的交易对手风险）已经严重引发华尔街和投资银行的问题。这些模型不是为“黑天鹅”15事件所设计的，但许多 企业已经屈从。根据定义，黑天鹅事件是很难预期的， 所以当您问：“为什么您们没有预测到会如此？”时， 回答很自然是：“是，我们从未想过。”16但其他企业 幸存了下来：为什么？差异在于哪些企业能快速认识和 响应这些事件。幸存的企业能够获得正确的信息并知道 如何运用。“具备风险信息，让银行能够更密切地管理其产品组合，让我们受益良多。”BMO金融集团信息监管和 质量部门主管RichardLivesley说。17另外，近十年来的丑闻带来了更严谨的监管，及提高了对内外部信息的要求。这促使企业机构主动管理其企业 信息。为了符合新的透明度和责任要求，各家企业都不得不抛弃旧的流程和系统，并开始用更高效的流程和更灵活 的系统管理数据。18Rogow说：“管理层必须致力于实施最高企业监管级别的数据管理 - 管理层对于信息管理的态度，将决定着企业的运作方式。”19在当前的监管环境中管理企业信息自由放任的政策实行了数十年，而今天，政府在干预 私人领域事务方面不再犹豫。全球在隐私等方面的趋势，逐渐走向更严格的政府管制。然而各国的监管情况区别 很大。例如，美国的金融和文件数据管制与加拿大或墨西哥截然不同，然而这三个国家都在NAFTA（北美自由贸易协定）下操作。20同样的，欧盟管理个人数据的方式与北美完全不同。而隐私权只是众多规定信息处理要求的领域之一。 这些法规要求显示了丝毫不放松的迹象。在这方面的 唯一变动，也只会是由于公共领域在私人企业投资庞大，而提高了公众审查和信息处理要求的严谨程度。若没有深思熟虑的企业信息管理方法，要通过监管和报表要求会变得异常困难。管理企业信息|3©2009nGeneraCorporation管理企业信息的四个采用级别在管理企业信息方面，并没有“一刀切”的解决方案。正确方法经常取决于现有的信息处理实践。公司管理企业信息的方式可能差距甚大，但一般可分为四类：• 第4级 - 将信息管理集成到业务各个方面的领先企业。这些企业为应对衰退做好了全面准备。他们近乎实时地改革、调整和管理业务的所有方面。他们更理解企业的互联性、能更好地响应环境变化以及更快地改变企业方向。10%-20%的企业处于第4级。21• 第3级 - 这些公司想成为第4级的企业，而管理企 业信息已经融合在他们的文化中。但有些老套的问题导致他们不能达到目标。一般来说，他们备受不一致 的数据、多个数据组（M&A和其他快速发展活动所 造成）的困扰，而对真相的看法不一致。第3级状态 出现在20%-30%的企业中。22• 第2级 - 管理企业信息不存在于这些企业的文化中。他们花钱购买软件以及构建数据仓库和数据集市，但对信息缺乏战略眼光和评估能力，造成拙劣的实施和 集成，无法充分受益。第2级状态出现在30%-40%的企业中。23• 第1级 - 这些公司不关注数据：他们没有管理企业 信息的预算，也没有鼓励此举动的文化。24所有信息 管理工作基本上要从头开始。第2和第3级公司在识别妨碍他们成为第4级企业的架构和文化障碍时，面对了众多的难题。成熟度评估有助于企业了解本身所处的地位。但他们很少能找到弥补此缺口和进入下一级的具体行动。25案例研究：宝洁公司大约是在二十年前，宝洁公司（P&G）开始在整个公司内改变管理信息的方法。该公司开始视信息为独立于“包含信息”的应用程序的资产，并着力于以更加战略化的方法管理信息 - 具体来说，就是构建真正的全球IT系统。26这种愿景改变了宝洁管理信息的方式。此后，宝洁达到多项成就，从而协助该公司通过其信息管理能力获得了竞争优势：• 全局数据标准化（主数据管理）- 全局管理数据的 方法，让宝洁拥有作为信息管理活动基础的“单一版本事实”。• 高级分析 - 从供应链优化到M&A活动的各个方面， 分析过程在宝洁起着重要作用。 宝洁这一个实例，显示了一家公司不仅可利用数据让 日常运营更高效，并且能战略性地充分利用其信息基础 设施。因此，宝洁能够做出更好的决策、削减成本、保证遵守新法规、缩短创新周期和更快速地应对变化，同时对利益攸关方关系的理解更为准确。27全局数据标准化宝洁信息管理活动的主要步骤之一，就是将数据迁移 到一个全局标准化平台。宝洁的高级管理层意识到，他们需要全局单一版本的事实，才能管理信息资产和推动未来的增长。此主数据的基础从“产品数据”和“客户数据”开始，这些数据在中央化系统中维护，与全球的注册应用程序共享主数据。28迁移到主数据管理是更大标准化工作的一部分 - 一个协调的全球ERP部署，但对本地需求更敏感。29宝洁ERP部署和主数据管理工作的具体驱动因素是：30• 协调全球业务流程和借力全球规模。• 有助于优化未来M&A活动的灵活性全新等级。• 将公司迁移到一个以客户为驱动力的Web应用供应链。宝洁已经获得管理层对全球ERP部署的支持，所以 下一步就是分配职责到相应的办事处。在部署初期，宝洁就聚集全球业务部门主管、地区业务主管、IT主管和主要战略伙伴，一起制订共同目标和确保合作无间。宝洁成立全球数据服务（GDS）部门为领导单位，作为业务流程管理的全球专业知识中心。31对于宝洁这样的标准化工作来说，对业务成功的关注是很重要的：帮助克服地区差异问题、一致同意优先的次序、建立全球实践并管理全球的风险和契机。 宝洁的全球部署计划非常成功，让公司财务报表的合并速度加快了25%，并提高了M&A灵活性和取得了全新的经济规模。32标准化和主数据管理仍继续支持着宝洁的业务目标，并改善该公司对运营的了解。数据和流程标准化并