公文管理办法

1/41公文管理办法第一章总则第一条为了规范公司及分子公司发文、收文及文件档案管理，提高工作效率及质量，特制定本办法。第二条本办法适用于公司及分子公司发文、收文及文件档案的规范管理。第二章分子公司公文管理第一节发文管理第三条分子公司常用公文种类：文种发送范围上行文请示（申请）、报告（含简报）、会议纪要分子公司所在地党政机关及行业主管部门、集团公司平行文规定、通知、通报、函、会议纪要业务合作关联单位、公司相关业务部门下行文规定、通知、通报、会议纪要分子公司各职能部门第四条公文草拟（一）公文草拟人1.分子公司一般性公文：职能部门人员根据业务工作的实际需要而自行草拟；2.特殊性上行公文：分子公司办公室负责人或公司指定人员草拟。（二）分子公司公文拟草要求1.符合对应文体公文格式及规范要求；2.公文简练，通俗易懂，用词得当，语句通顺，逻辑性强，符合主题，中心思想突出，标点正确，无错别及漏落字；3.在接到公文拟草任务后，拟草人在一个工作日内完成公文拟草任务。第五条文稿审批（审批形式：先纸质审批，后上OA流程审批）1.对外发文文稿审批流程2/41（1）行政公文拟稿人本部门负责人、分子公司办公室负责人、企业文化建设部负责人审核分子公司负责人、运营管理中心负责人复审公司董事长审批签发（正式发文时，以分子公司负责人名义签发）（2）党群组织公文拟稿人分子公司党群组织归口负责人、公司党群工作部负责人审核公司党群组织归口负责人复审公司党委书记审批签发2.对内发文文稿审批流程（1）行政公文拟稿人本部门负责人审核分子公司办公室负责人复审分子公司负责人审批签发（2）党群组织公文拟稿人分子公司党群组织归口负责人审核公司党群工作部负责人复审公司党群组织归口负责人审批签发第六条发文编号分子公司公文文稿经审批签发后，由分子公司办公室负责人根据公文类别及发文次序给发文号。其文号编排类别及格式如下：1.红头文件（文头模板见附件1、2，由企业文化建设部提供）：分子公司注册地简称+分子公司简称+发文年份+文号如：XX〔〕号、XX〔〕号靖XX〔〕号、……2.会议纪要（（文头模板见附件3，由企业文化建设部提供）：分子公司注册地简称+会纪+分子公司简称+发文年份+文号如：XX会纪〔〕号、XX会纪〔〕号靖XX会纪〔〕号、……3.公函（（文头模板见附件4，,由企业文化建设部提供）：分子公司注册地简称+会纪+分子公司简称+发文年份+文号如：XX函〔〕号、XX函〔〕号靖XX函〔〕号、……第七条公文排版3/41分子公司公文由拟稿人或分子公司办公室文员应参照《国家行政机关公文格式》（附件7）及公司特定模板排版。其公文的排版规格如下：1.公文眉首(文头，红色反线以上部分）（1）发文机关标识：宋体字，红色，大小以固定文头模板为准。（2）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文只标主办机关的发文字号。（3）签发人：只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后用3号楷体字标识签发人姓名。2.标题：正文标题用小标宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一级标题“一、”用黑体字3号；二级标题“（一）”用楷体字3号加粗；三级标题“1．”、四级标题“（１）”均需加粗。3.主送机关：是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶格。4.正文：仿宋体字3号，一般每页排22行，每行排28个字（行距为多倍行距1.4倍）。每自然段空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。5.成文时间：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。行政机关公文成文日期用汉字，年、月、日标全，“零”写为“〇”；单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间；成文时间置正文右下方，右空4字。6.附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。公文如有附件应作附件说明，即在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.分子公4/41司发文统计表)，附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）。附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。7.版记：一般由主题词、抄送机关，印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。版记应置于公文最后一页（封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。8.主题词：是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。拟稿人或排版人应参照《国务院公文主题词表》（附件8）择选和标注合适的主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。9.格式中的几个用线在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关的间隔线中间有一颗红角星，行政机关的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。10.印发机关和印发时间：印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用3号阿拉伯数码标识。11.印发份数：置印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识。12.页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。第八条公文印制及装订分子公司办公室文员按以下规范进行分子公司公文的印制和装订：1.公文的用纸要求：5/41公文用纸一般采用GBA4型，成品幅面尺寸为210mm×297mm，纸张定量为60g／m2～80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值为7.5～9.5。2.公文的印刷要求:双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％．M80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。3.公文的装订要求:公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。第九条公文用印1.分子公司公文承办部门或拟稿人按《印章管理办法》申请分子公司对外发文（即：上行文或对外公函等）用印。2.分子公司公文用印申请审批后，由分子公司印章保管人员按以下规范用印：盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm。以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。第十条公文分发及保存备案（一）公文分发方式1.分子公司对外发文：经审批的对外发文打印出来校对无误并加盖公章后的一个工作日内，由分子公司办公室文员寄发或业务经办人员亲自报送。对外分发时，分子公司办公室文员须按《发文登记表》（附件6）做好登记2.分子公司对内发文经审批的对内发文电子版，经拟稿人再次校对无误后的半个工作日内，由分子公司办公室文员发布到OA系统上。（二）对外发文递送6/411.写封：装封前，由业务经办人或分子公司办公室文员填写收件单位信息，发往单位的名称要写法定的全称，不可随意简化，并字迹清楚、不得潦草。2.装封：业务经办人或分子公司办公室文员须将印制好的文件如数装入已写好的相应的封内，并注意检查所装文件是否正确和齐全。3.封封：业务经办人或分子公司办公室文员在封封时应注意封口既要结实，又要避免粘住封内的文件；发密件，封封口后，要加盖密级章，并在封口处加盖密封章或加贴密封签；发急件，封封后要加盖急件章；凡发密件和重要文件，都要在封面上标明封号。4.投递：分子公司对外公文，应该遵循及时发布的原则，自盖章之日起1个工作日内，通过邮寄或直发的方式完成公文的分发。凡有条件的，应尽量直接投寄或送达，以便加快文件的投递速度。特别急切、重要或绝密的文件，应派人专送。（三）发文保存备案1.分子公司的对内公文：分子公司办公室保存盖了分子公司公章的公文原件1份；并做好公文电子文档保存。2.分子公司的对外公文：分子公司办公室、公司审计监察中心各保存盖了分子公司公章的公文原件1份；分子公司办公室文员须做好公文电子文档保存。第二节收文管理第十一条外来公文的日常管理1.公文的签收分子公司办公室文员负责公司外来公启文件的签收和登记（详见《收文登记表》附件9）。签收时，要注意检查封口和邮戳，对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2.公文的编号、保管分子公司办公室文员对外来公文拆封（直送分子公司相关领导的机要文件除外）后，应及时附上《公文处理阅笺》（附件10）或《公文传阅笺》（附件11），并分类登记编号、保管。由分子公司领导亲启的外来公文，相关领导启封7/41阅办后，交给分子公司办公室文员归档保存。分子公司外出人员开会等带回的文件及资料应在回司当日送交分子公司办公室文员进行登记、编号、保存，不得私自保存。第十二条外来公文的阅批与分转1.一般性公文，经分子公司办公室负责人根据文件内容和性质阅签后，由文员分送承办部门阅办；重要文件应呈送分子公司负责人阅批后分送承办部门阅办，涉及与公司关联业务存在或可能存在纠纷的外来公文，须传公司审计监察中心并转公司总裁阅示。为避免文件积压误事，一般应在收文当日阅签完（遇节假日等特殊情况除外），紧急文件即阅即办。2.一般函、电、单据等，由分子公司办公室文员直接分转处理。3.为加速文件运转，分子公司办公室文员在收文当日送分子公司负责人批示和承办部门阅办，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，传阅时限不得超过2个工作日。第十三条外来公文的传阅要求1.传阅文件应严格遵守公司传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还分子公司办公室文员。阅批文件一般不得超过2个工作日，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，分子公司办公室文员应责成相关职能部门和人员按文件所提要求和领导批示意见办理。3.阅文时不得擅自抄录或复印全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，应办理借阅和复印手续，以防止丢失泄密。4.文件阅完后，应即时送交分子公司办公室文员，切忌横传。第十四条外来公文的催办分子公司办公室文员对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件或函电应立即指定专人办理，不得压放文件，如需备查，应按照公司保密规定，报请分子公司办公室负责人同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归还分子公司办公室文员。第十五条外来公文的档案管理8/41分子公司办公室文员须按公司《档案管理办法》切实做好外来公文的档案管理工作。第三节文件的档案管理第十六条分子公司文件档案管理的职责分工：1.分子公司办公室文员负责按公司《档案管理办法》规定要求进行分子公