公联养护公司物资管理办法

1公联养护公司物资管理办法实施细则（征求意见）2物资计划管理物资计划管理是物资管理工作的前提和基础。搞好物资计划管理，可保证工程所需材料有序地供应，从而保证工程的顺利实施，对加速资金周转和节约流动资金以及降低工程成本都具有十分重要的作用。物资计划包括：《年度物资需求计划》、《月度物资需求计划》、《季度物资用款计划》。项目部是物资计划编制的实施部门，必须严肃和高度重视物资计划编制工作，本着严谨、科学、客观的态度编制物资计划，同时必须具备超前思维和系统思维意识，杜绝随意性、盲目性的情况发生。物资计划分为《年度物资需求计划》、《月度物资需求计划》及《临时零星物资采购计划》。计划编制依据1、生产指挥中心下达的施工任务；2、工程进度计划；3、图纸及设计变更（通知、图纸等）；4、施工预算、材料预算和工程量清单；5、预算定额、材料消耗定额；6、现场物资消耗情况；7、编报计划时，要充分考虑产品制造、货物运输所需时间，避免因时间仓促不能按期供货。（物资计划申请量=需用量+储备量-计划期初库存量）。计划编制的内容1、所需物资的名称、规格型号、技术参数、数量2、所需物资需用时间、使用工程部位；3、委托加工物资要表明图集编号，无图集编号要提供加工图纸。项目部计划编制要求及规定物资需求计划将作为公司年度备料及项目部按月领料的依据。1、年度物资需求计划：项目部根据生产指挥中心下达年度工程计划预估本3年度生产材料需求与采购计划，每年于1月31日前按要求上报。2、月度物资需求计划：日常养护工程根据生产指挥中心每月分配施工计划于每月25日申报次月物资需求计划。中修、专项、抢修、掘占路等单项工程=在工程立项后单独申报物资需求计划。3、临时物资采购计划：因工程临时需要不能按照正常流程进行统计进入年度、月度物资需求计划的零星材料，在采购前及时补报临时、零星物资采购计划。4、物资计划由项目部预算员、材料员、施工员、技术员共同编制，项目部总工程师审核，项目经理批准后以纸质文件将汇总后的物资需求计划上报合同部（采购备料依据）、财务部（资金备款凭据），计划应体现及时性、准确性、完整性。申请计划一式三份，合同部、财务部各执一份，一份项目部留底存查。5、如因施工进度、设计变更等特殊情况需要调整物资计划时应及时上报审批。累计使用总量超出物资需求计划时，项目部应及时分析原因；属于物资计划不足时，由项目部材料员补充编制追加计划并说明原因，经项目经理签字确认，上报合同部经主管领导审批后，交合同部备案后方可采购。6、其他原因造成的使用量超出计划量的，由材料员、项目总工编写分析报告，经项目经理签字确认，报合同部，由主管领导决定处理方案。7、临时、零星材料的采购，除意外因素造成的急用外，所有临时、零星材料采购计划必须提前上报合同部。上报周期为每周一次，上报时间为每周周二。合同部、项目部可同时询价，但必须将询价结果报合同部，每次采购限额1000元，经合同部经理批准，由合同部相关负责人或经办人直接采购；在没有得到合同部采购批准之前，项目部自行采购材料公司将不予支付报销。计划用量与实际用量的对比分析1、月度计划与实际用量的分析，项目部材料员每月根据实际采购量和耗用量与所报计划量进行对比，编写《计划用量和实际用量对比分析表》，经项目总工和项目经理审核后，上报合同部。合同部将不定期检查项目计划量与实际用量4情况，对分析内容不真实、用量不合理的项目部，合同部将提出警示，情节严重的，将对项目部及相关责任人进行处罚。2、计划量与实际量偏差原则上不超10%，超出部分需具体说明情况、写明原因，原因不合理的，将视实际情况对项目部及相关责任人员进行处罚，因偏差过大影响材料供应与工程进度的责任由项目部自行承担。计划合同部主要职责1、根据各项目部申报年度物资需求计划，整合公司全年生产物资需求计划并进行合理规划，报主管领导审核、总经理审批。2、根据批准的审批规划，建立主要物资库并组织物资供应商进行洽商，准备合格供方的初步评审。3、根据各项目部申报月度物资需求计划，对照年度计划及工程实际情况与生产指挥中心意见进行综合审核，报公司主管领导审批，核算公司材料库物资情况，为项目部领用料做好储备。4、审核项目部上报的《计划用量和实际用量对比分析表》，总结公司月度材料使用情况，报主管领导审批。5、及时掌握市场行情与价格走势，建立主要材料信息库并及时更新。财务部主要职责根据各项目部申报年度物资需求计划、月度物资需求计划及季度物资用款计划，及时做好公司年度生产物资资金使用规划及财务备款工作。生产指挥中心主要职责根据各项目部申报需求采购计划结合工程实际情况对计划采购量进行审核，审核结果于审核完当日转交合同部。5（年度/月度）物资需求计划表申请单位（盖章）：__年__月填报日期：主管领导：：合同主管领导：合同部：项目负责人：编制人：注：年报申请计划于当年1月31日前上报使用时间为月，月报每月25日前上报使用时间为周。序号材料名称规格型号计量单位预估数量到货地点使用工程使用时间情况说明备注6零星物资计划采购审批表申请单位（盖章）申报时间：序号供应商全称材料名称数量总额（元）批准供应商备注合同部经理：项目负责人：经办人：说明：项目部材料员向多家供应商询价后，经合同部批准后确定批准供应商，并在相应栏内打“√”后交项目部材料员视情况及分工进行采购。7季度物资用款计划申请单位（盖章）：年月日编号物资名称规格材质计量单位数量预估单价备款金额资金使用期主管领导：财务总监：财务部：合同部：项目负责人：注明：每季度初第一个工作日（次月10日前编制补充计划）由项目部根据当季度物资需求计划汇总编制季度物资用款计划，将最终审批后计划交合同部，初始计划由项目部留存，备查。8年、月度物资计划用量与实际用量对比分析表项目部名称：：分析期间：年月日-年月日序号材料名称规格型号计量单位月度需用计划用量本月实际用量剩余/不足数量（剩余为+，不足为-）差异分析备注项目负责人：审核人：编制人：9合格供方管理为加强对供货商及厂家的集中统一管理，减少对个别合格供方过分依赖，进一步扩大物资渠道，建立长期稳定的合作关系，促进资源信息共享、确保所购生产物资质量满足要求、供应及时，同时规避采购风险与经济纠纷，公司每年第一、三季度将对物资供应商进行集中评价审核，去除不合格的供应商，形成养护公司《合格供应商名录》，并适时更新。不合格供应商进入《不合格供应商名录》当年将不予进行物资采购。评审小组组织机构生产材料合格供方评审领导小组（下称评审小组）组长：总经理副组长:副总经理、总工程师、财务总监成员：计划合同部、财务部、生产指挥中心、综合技术部、安全保卫部、人力资源部、综合办公室、路产设施部、道路养护第一项目部、道路养护第二项目部、工程项目部、桥隧养护项目部、保洁第一项目部、保洁第二项目部、110国道项目部、路政队等相关单位负责人。适用范围1、本办法适用于公司各项目部施工所需生产物资（道路、桥梁养护及清扫保洁、除雪铲冰）合格供方的评定。非生产物资及固定资产合格供方评定及采购要求将由综合办公室依照相关规定确定。2、生产材料合格供方确定原则为生产所需主辅材料、外部加工材料或一次性供应10000元以上物料供应商的选择。公司除特殊情况外将不再与非养护公司生产材料合格供方进行物资采购与合作。供方筛选及评定依据1、原则上使用单位对同类物资实际供方应联络3~5家侯选，每种物资择优选择不少于3家进行调查评价，供方主要调查分为书面调查和现场考察。供方为生产厂家的，书面调查主要了解：10供方的基本情况，包括：企业简历、信誉状况、代表性成果；自有资金证明。合法经营证件，包括：营业执照；组织机构代码证；税务登记证；生产及特种经营许可证。质量水平，包括：物料来件的质量情况；质量保证体系；样品质量；对质量问题的处理等。交货能力，包括：交货的及时性；扩大供货的弹性；增、减订货的反应能力。价格结算，包括：优惠程度；消化涨价的能力；成本下降时价格下调的主动性；结算方式的适宜性。技术能力，包括：工艺技术的先进性；对技术问题的处理能力；质量标准；技术力量；检测手段；后援服务，包括：零星订货能力；配套售后服务能力。现有合作状况，包括：合同履约情况；合作年限；合作融洽关系。人力资源，包括：经营团队精神；员工素质。2、供方为代理商的除应审查生产厂家所需资料外还应提供代理证明及代理商的相应资质证明。（除特殊物资或指定代理外公司将不准代理商或商贸公司作为合格供方）3、承担复杂项目重要物资的新供方，除上述基本条件符合要求外，还必须进行现场考察，以了解其企业质量管理现状、生产、服务设施、检测手段、现场管理水平、人员结构情况；合同履行能力等。合格供方评定1、按照“谁使用，谁评价”的原则，由项目部按《新增合格供应商初步评审表》所列要求进行初步筛选评审打分，总分值60分以上供方可按要求填写《供应商信息登记表》并向评审小组提请进行综合评定。评审小组将依照《合格供方评级标准》对上报供方资料进行逐一评审。2、经评审小组评审合格的供方由合同部统一纳入《养护公司生产材料合格供方名录》并建立相应《养护公司生产材料合格供方档案》，评审不合格供方将11对其下发《不合格项整改通知单》并按要求重新上报资料进行复评或直接纳入《不合格供应商名录》。合格供方分类合格供应商分为优等供方、合格供方、临时供方三种状态。由评审部门依照《合格供方评审标准》进行评选；优等供方：能够直接影响工程质量、进度的主要材料供应商及公司年采购该供方物资总额50万元以上或大宗材料采购的供方，必须符合优等供方相应标准。合格供方：对影响工程质量、进度的材料供应商及公司年采购该供方物资总额10万元以上50万元以下材料供方，须符合合格供方相应标准。临时供方：生产所需一般材料供方及公司年采购该供方物资总,10万以下材料供方，应符合临时供方相应标准。合格供方评定1、已合作供应商的合格评定：各项目部配合合同部汇总整理现有已形成稳定合作关系（合同履行期一年以上）的供应商相关资料及履约情况，依照《合格供方评审标准》报评审小组进行综合评定，评定结论及评审资料经公司公示后交由项目部存档。2、新增供方的选定原则：《养护公司生产材料合格供方名录》不能或不能完全满足生产所需物资；现有供货厂家生产能力或供货进度不能满足生产需求；新增供方在同等质量的前提下价格更低或同等价格前提下质量明显提高；根据原有供方合作情况反馈需要重新选择供方。3、新增供方的评定新增供方应满足新增供方选定原则；其资质条件及产品质量需满足养护公司合格供方评审要求合格供方有效时限1、为确保合格供方持续符合养护公司合格供方标准，除特殊情况外每年年12末公司将集中对已合格供方进行一次统一复审。评价合格将列入下一年度《养护公司生产材料合格供方名录》，评价不合格随即取消其合格供方资格，并从《养护公司生产材料合格供方名录》中删除。2、评价内容包括采购合同履约情况、供货质量、服务质量、价格、使用效果等。一年内未发生采购合同关系的合格供方，可不进行评价，在每年更新《合格供方名单》时可暂不列入，如再用需重新进行评价。在正常执行合同下，合格供方在有效时限期满后必须对其重新评定。因某种原因（非质量问题）中断供应半年以上，如再选用，亦需对其重新评定。当合格供方法人、组织机构发生重大变动时，应重新对其评价。合格供方的合格性跟踪及取消资格1、合格供方的物料进厂，仍应根据有关规定严格进行检测。并在实际使用中进行跟踪了解。2、合格供方供应价格高于市场一般价格水平，经协商仍保持原价格水平的取消合格供方资格。3、合格供方供应出现一次进货检验不合格或使用中发现严重不合格或服务质量不合格或擅自更改供应点，应对供方提出警告。4、合格供方供应连续二次进货检验不合格或使用中发现严重不合格或服务质量不合格，随即取消合格供方资格，并停止供货。5、如出现严重违约事件，取消供方资格。6、取消供方资格的供应商，三年内公司将不再与其合作。特殊情况如遇业主指定材料供方或临时急需物资采购且未包含在合格供方名录中或其他特殊情况，由使用单位填写《生产材料特批供货审批表》并收集供方相关资料直接上报评审小组副组长及组长