内部信息报告制度

内部信息报告制度内部信息报告制度第一章总则第一条根据《上市公司治理准则》、《深圳证交所股票上市规则》以及北方国际合作股份有限公司章程（以下简称《公司章程》）和公司《公开信息披露管理办法》，为规范公司内部信息报告流程，做好公司对外信息披露工作，特制定本办法。第二条本办法适用于公司各部门（含职能部、业务部、分公司）和子公司（控股子公司）。第二章职责第三条公司董事会办公室公司董事会办公室是公司对外信息披露的执行主体，负责修订公司信息披露管理办法，具体操作公司信息的对外披露工作，协调公司信息披露当事人的相关事项；负责规范公司内部信息管理流程，协调公司各单位信息报告工作，负责审核公司网站发布的内容。第四条公司各部门和子公司公司各部门和子公司是信息归集、分析和反馈的责任主体，负责按照部门工作职责，负责工作职责内涉及的公司信息的归集、分析，并负责及时、全面、真实的提供本办法所要求的各类信息及与信息披露所需的资料和相关的协议、合同等备查文件，对所提供材料的真实性、准确性和完整性负直接责任。第三章公司信息分类及传递第五条定期信息定期信息是指记录公司某一时间段内业务变化状况的周期性信息，是通过月报或周报等形式定期流转的总结性文件。公司定期信息包括：1、公司月度工作计划和年度工作总结公司各部门、子公司月度工作计划负责按照公司内部要求编制，由公司总经内部信息报告制度2理办公室负责汇总并及时抄送公司董事会办公室。公司年度工作总结由公司总经理办公室负责编制并在公司董事会审议公司定期报告10日前送达公司董事会办公室。2、公司经营分析报告公司经营分析报告由公司战略与投资部负责按照公司内部要求的格式编制，并即时抄送公司董事会办公室。其中，月度分析报告在当月结束后10日内送达；季度、半年度和年度分析报告在公司董事会审议公司定期报告10日前送达公司董事会办公室。3、公司财务预算、财务报告和审计报告（１）公司年度预算和中期预算调整，由公司财金部负责按照公司内部格式要求编制完成，并经公司预算委员会讨论后10日内抄送公司董事会办公室；（２）公司财务报告包括月度财务快报、月度财务分析报告，季度、半年度和年度财务报告、与大股东资金往来报告等。月度报告由公司财金部负责按照公司内部格式要求编制完成，并在在当月结束后10日内送达公司董事会办公室。季度、半年度和年度财务报告由财金部负责按照董事会办公室提供的证监会和交易所的相关格式规定编制完成，并在公司董事会审议公司定期报告10日前送达公司董事会办公室。与大股东资金往来报告由财金部负责按照董事会办公室提供的证监会相关格式规定编制完成，并在每季度结束后３日内送达公司董事会办公室；（３）公司年度审计报告由公司审计部在审计机构完成后５日内送达公司董事会办公室。4、公司人力资源报表公司季度和年度人力资源报告由公司人力资源部按照董事会办公室提供的定期报告披露要求的内容在公司董事会审议公司定期报告10日前送达公司董事会办公室。5、公司项目月报内部信息报告制度3公司重大项目月报和单个项目的月报，由公司项目管理部负责按照公司内部格式要求组织编制，并在当月结束后10日内抄送公司董事会办公室。6、公司法律信息报告公司发生的诉讼等法律事项，涉及子公司的法律诉讼事项由战略与投资部负责及时归集，涉及国际工程业务法律诉讼事项由公司项目管理部负责及时归集，并由公司战略与投资部负责在经营分析报告中进行反应。并按照董事会办公室提供的内容要求在公司董事会审议公司定期报告10日前送达公司董事会办公室。第六条即时信息即时信息是指记录常规的动态业务变化状况的信息，是通过快报形式流转的文件。公司即时信息包括：1、公司下发的文件和会议纪要公司内部执行的管理文件和总经理办公会议纪要、专题会议纪要、公司项目管理委员会会议纪要等，由公司总经理办公室负责在文件下发两日内及时抄送公司董事会办公室。2、公司战略规划及期间调整，由战略与投资部在定稿前送达公司董事会办公室。3、公司项目投标信息公司开发的金额在10亿元人民币以上项目投标和委托北方公司或万宝公司代理开发的项目投标，由公司项目管理部在投标评审后2日内，按照《公司项目开发信息表》（附件1）格式送达公司董事会办公室，项目中标信息由公司主管业务部门在收到中标信息当日及时通知公司董事会办公室和公司项目管理部。4、公司合同签约信息（1）重要合同签约和执行信息。包括公司或子公司签约（以北方国际名义直接签约或北方国际子公司名义直接签约）金额在10亿人民币以上的重大合同和公司以北方公司或万宝公司名义对外签署的合同金额在300万人民币以上的内部信息报告制度4国际工程项目合同。公司主管业务部门或子公司在合同签约10个工作日前，将拟签约的重大合同信息按照《重要合同签约信息表》（附件2）格式送达董事会办公室，并在签约当日对《重要合同签约信息表》的内容进行再次校对后及时送达董事会办公室。同时，重大合同（10亿人民币以上合同）的进展信息，包括但不限于：合同生效、合同履行中出现的重大不确定性、合同提前解除、合同终止或履行完毕等各主管业务部门或子公司按照《重大合同的进展情况信息表》（附件3）在事项发生当日报送董事会办公室，并抄送公司项目管理部；（2）关联交易合同信息，包括公司或子公司与北方公司、万宝公司及公司其他关联法人签署的金额在300万元人民币以上合同和与关联自然人签署的合同金额在30万元人民币以上的合同；由业务主管部门或子公司负责按照《关联交易合同签约信息表》（附件4）在合同签约10个工作日前，将拟签约合同信息送达公司董事会办公室。并在签约当日将《关联交易合同签约信息表》进行校对后，将相关信息送达董事会办公室；（3）公司项目管理部应在合同评审过程中，加强与公司董事会办公室对重要合同和关联交易合同的信息沟通，督促各业务部门将相关资料及时送达公司董事会办公室。5、公司专项审计报告由公司审计部在审计机构完成后５日内抄送公司董事会办公室。6、公司业绩预测报告、业绩快报由公司财金部按照董事会办公室对外披露的协调意见进行编制并及时送达公司董事会办公室。7、公司业绩修正报告由公司财金部按照董事会办公室对外披露的协调意见进行编制，一般在公司董事会披露定期报告1５日前送达公司董事会办公室。第七条突发及预警信息内部信息报告制度5突发及预警信息是指描述或预警公司各类突发性事件的信息，它是通过快报形式流转的文件。由主管部门按照《公司突发事件信息表》（附件5）格式及时反馈送达公司董事会办公室。1、发生经营环境突发性事件，可能对公司或子公司的经营产生重大影响分析的信息（包括中国和市场国发生的包括政治、经济和社会等的突发性事件和新公布的法律、法规、规章、行业政策），由战略与投资部会同有关部门完成，在事件发生后10日内送达董事会办公室。2、公司或子公司发生重大亏损或者重大损失事件信息，涉及金额在100万元以上的、由主管业务部门或子公司在事件发生后５个工作日内送达董事会办公室和项目管理部。3、公司或子公司发生质量和安全事故的信息，由主管业务部或子公司在事件发生后５个工作日内送达董事会办公室和公司总经理办公室。4、公司或子公司发生法律诉讼、仲裁信息，由项目管理部在事件发生后５个工作日内及时送达董事会办公室。5、公司或子公司发生以下突发性事件的信息，涉及金额再100万元以上的，由公司财金部负责及时送达公司董事会办公室。（1）发生重大债务和重大债务到期未能清偿，或者发生大额赔偿责任，在事件发生后1个工作日内送达；（2）主要资产被查封、扣押、冻结或者被抵押、质押，在事件发生后1个工作日内送达；（3）获得大额政府补贴等可能对公司资产、负债、权益或者经营成果产生重大影响的额外收益，在事件发生后1个工作日内送达。6、公司涉嫌违法违规被有权机关调查，或者受到刑事处罚、重大行政处罚；公司董事、监事、高级管理人员涉嫌违法违纪被有权机关调查或者采取强制措施由公司总经理办公室在事件发生后1个工作日内送达公司董事会办公室。第四章公司信息传递要求第八条公司各部门和子公司负责将定期信息、即时信息和突发预警信息内部信息报告制度6按信息传递的内容、时间、格式等要求书面送达董事会办公室，上报前须经部门负责人和主管公司领导审核，同时报送电子邮件至：[e-mail]。遇节假日或特殊情况，应首先通过电话向信息接收人员说明相关状况，之后再补充相关文字资料。第九条信息提供单位要坚持以下原则，1、及时性原则：应在规定时间内将信息送达。2、准确性原则：应根据事实制作信息，不得含糊其辞或加入主观臆测。3、完整性原则：为了提高决策质量，信息中对发生事件的描述应连贯、完整。对于即时类信息，应在保证初次上报信息时优先保证其及时性，同时应通过后续信息上报保证其完整性。如有信息传递对象遗漏、内容残缺、错误等情况，接收者有责任指出问题并追踪更正。4、扁平化原则：除非必须经过审批才能发出，否则所有信息应一次性传递至所有指定对象。5、保密性原则：公司各部门和自公司对所传递的信息负有保密义务，在公司未对外公开披露前不得以任何方式向外界透露相关内容。同时，对于机密性信息，如果通过电子邮件传递，应通过技术手段确保其不可复制、不可打印、受控阅读等；如果通过或通过文本文件传递，应在每页文件都标明其敏感度和专用性。第十条公司各部门负责人为信息传递第一责任人，并应确定专人进行相关信息收集、分析判断和传递工作，对于信息传递中，发生以下问题，影响公司对外信息披露的及时性和准确性，或给公司造成不良影响，由信息传递部门负责人承担相应责任。1.迟报：指信息的上报时间超出要求上报时间5天（含）以内的。2.漏报：指没有上报信息，或上报时间超过要求上报时间5天以上的。3.缺报：指上报的信息明显不完整或对事件的描述缺乏连贯性，包括但不限于以下情形：（1）上报信息未满足公司要求内容。（2）针对同一事件需要分批报送的信息，出现信息中断。内部信息报告制度74.错报：指上报的信息与真实情况有出入，包括但不限于以下情形：（1）上报信息出现错误（对同一信息的描述出现差异，或对同一数据的引用出现不一致）；（2）上报信息与实际情况明显不符。5.瞒报：指刻意不上报，或有意上报虚假信息的，包括但不限于以下情形：（1）有意不上报信息；（2）在上报信息中隐瞒问题；（3）在上报信息中歪曲事实真相。6、泄密：指将公司尚未对外披露的信息，未经公司有关领导批准和授权，将信息披露给其他人员，给公司造成不良影响或股价异动的行为。第十一条公司内部信息报告工作应纳入公司对各部门年度工作的考核内容，由公司董事会办公室负责进行年度专项评定。第十二条公司各部门和子公司按照国有资产管理权限和上级主管部门要求，向上级部门报送公司有关信息的，须经过公司总经理的批准，并在公司董事会办公室备案。第十三条公司董事会办公室在办理对外信息披露工作过程中，对于需要公司各部门进一步配合和了解的信息披露内容，可以《信息披露协调单》（附件６）的形式，向各部门征求相关信息，各部门应全力配合完成相关信息的归集工作。第五章附则第十四条本办法由公司董事会办公室负责解释。第十五条本办法自董事会通过之日起实施。附件：1、《公司项目开发信息表》2、《重要合同签约信息表》内部信息报告制度83、《重大合同进展情况信息表》4、《关联交易合同签约信息表》5、《公司突发事件信息表》6、《信息披露协调单》7、《国际工程项目委托代理合同模板》北方国际合作股份有限公司二〇〇八年九月二十八日