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凯莱国际酒店管理集团—财务管理制度及操作程序—财务管理制度及操作程序目录TABLEOFCONTENT编号REF.NO财务–会计Finance-Accounting银行存款余额调节表GHR-FA-001现金长短款GHR-FA-002备用金管理制度GHR-FA-003折扣GHR-FA-004财务预算GHR-FA-005固定资产的控制与管理GHR-FA-006酒店审计工作GHR-FA-007酒店合同签订程序GHR-FA-008财务-成本控制Finance–CostControl库存管理GHR-FC-001收货GHR-FC-002客房小酒吧GHR-FC-003积压存货GHR-FC-004菜单价格的制定GHR-FC-005酒吧吧台标准库存GHR-FC-006食品及酒水成本日报GHR-FC-007财务–计算机操作程序Finance–Computer系统数据备份GHR-FE-001电脑系统出现故障时的紧急应对计划GHR-FE-002财务–行政及其他Finance–General&Administration审批权限GHR-FG-001招待宴请GHR-FG-002财务管理制度及操作程序目录TABLEOFCONTENT编号REF.NO差旅费报销GHR-FG-003休假及迁居路费GHR-FG-004交通费报销GHR-FG-005员工在餐厅的签单权GHR-FG-006发票GHR-FG-007商业交换协议GHR-FG-008保险管理GHR-FG-009财务总监交接记录GHR-FG-010禁止接受礼品、宴请GHR-FG-011保险索赔GHR-FG-012支付客户佣金程序GHR-FG-013保护凯莱国际酒店的品牌GHR-FG-014财务报表及报送期限GHR-FG-015酒店内部钥匙管理程序GHR-FG-016公费电话控制制度GHR-FG-017损益会议GHR-FG-018休假机票的支付规定GHR-FG-019财务会计档案的整理GHR-FG-020损坏、遗失酒店财物的赔偿规定GHR-FG-021轻逸卡的规定GHR-FG-022财务–采购及付款Finance–Purchasing&Payable采购-固定资产GHR-FP-001采购-直购GHR-FP-002采购-补仓GHR-FP-003财务管理制度及操作程序目录TABLEOFCONTENT编号REF.NO采购-零星采购GHR-FP-004采购-集团采购GHR-FP-005付款程序GHR-FP-006零用现金报销GHR-FP-007市场调查程序GHR-FP-008财务–应收及信贷Finance–Receivable&Credits应收帐款GHR-FR-001信贷会议GHR-FR-002信贷执行程序GHR-FR-003客人预付定金或押金余额处理GHR-FR-004财务–前台Finance–FrontOffice预付押金GHR-FF-001现金退款GHR-FF-002信用卡提现GHR-FF-003外币兑换GHR-FF-004未及时收回的帐款GHR-FF-005免费房GHR-FF-006支票GHR-FF-007平均房价的计算GHR-FF-008客用安全保险箱GHR-FF-009礼券GHR-FF-010旅行支票GHR-FF-011冲减帐款GHR-FF-012宴会或团队会议的结算程序GHR-FF-013财务规定和程序题目：银行存款余额调节表规定和程序编号：GHR-FA-001页数：1/2准备：财务副总裁日期：2008-8-1批准：行政副总裁日期：2008-10-1传达致：各酒店生效日期：2009-1-1定义是指每月月初酒店收到开户行的对帐单后，将上个月的存款和付款金额与酒店银行存款日记帐逐一核对，编制成“银行存款余额调节表”附上产生差异的相关附件。目的酒店每天的运作过程中，现金收付量大，而且存取频繁，大部分的现金收付都是通过银行结算进行的。为了保证银行存款余额的正确性，以免影响酒店资金的运转，必须随时注意银行存款的增减情况，定期与开户银行核对存款余额。规定1.银行存款余额调节表每月编制一次，按时完成，不得拖延。2.银行存款余额调节表由总帐编制，需由总会计师审核并交与财务总监审批。3.确保当月未达帐项(已查明原因需调整的款项)在次月及时入帐调整。4.对于已签署并发出的支票，但银行尚未支付造成未达帐项，若未达时间超出支票的有效期，则由应付帐会计及时联系收款人，确认支票是否已作废或有更换的必要。5.支票受领人有可能变为不可追溯及过期支票。此类支票从开出之日起超过六个月以上查无结果的，写书面报告经财务总监批准后调帐处理。6.银行存款余额调节表永久保存。财务规定和程序题目：银行存款余额调节表规定和程序编号：GHR-FA-001页数：2/2准备：财务副总裁日期：2008-8-1批准：行政副总裁日期：2008-10-1传达致：各酒店生效日期：2009-1-1程序1.向开户行取得对帐单，以便及时逐一核对。2.用银行存款日记帐与银行对帐单逐项核对，并仔细检查上月未达帐项本月是否已清，由于财务记帐和凭证传递的时间差异或有可能存在记帐上的错误而产生：•酒店已收，银行未收•酒店已付，银行未付•银行已收，酒店未收•银行已付，酒店未付3.如出现上述情况，银行存款日记帐与银行对帐单往往会不相一致，须查明原因，予以调整及作未达帐项。4.银行余额调节表：银行对帐单余额酒店银行存款日记帐余额加：酒店已收，银行未收加：银行已收，酒店未收减：酒店已付，银行未付减：银行已付，酒店未付________________________________________________调节后的存款余额调节后的存款余额5.编制完成，经总会计师审核后，连同相关附件(包括对帐单复印件、银行存款日记帐复印件、逐笔未达帐项明细、试算平衡表复印件)交与财务总监审批。6.批准后，由总帐会计整理保存。财务规定和程序题目：现金长短款规定和程序编号：GHR-FA-002页数：1/1准备：财务副总裁日期：2008-8-1批准：行政副总裁日期：2008-10-1传达致：各酒店生效日期：2009-1-1定义现金长短款是出纳或收款员工作当中，因工作差错或时间的差异发生的一种现金收支现象。规定1.所有现金长款属于酒店资金，任何人不得私自拥有或挪用。2.每日营业收入的长短款，必须立即查明原因，如实填写《长短款报告》，并报告部门直隶主管。不允许收银员隐瞒营业收入长款或短款，更不允许私自占有或填补。《长短款报告》将会由部门直隶主管签署处理意见，并报财务总监审批，若查实长款或短款是收银员的过失造成，收银员将要承担经济责任。3.收入审计对所有现金长短款发生的原因和处理有监督的责任和权力。收入审计应核查所有现金长短款原因的真实性，经确认由于工作偶尔疏忽造成短款的，应提出处理意见，要求相关部门给予员工相应的警告并赔偿短款金额；由于经常性疏忽大意造成短款的，除赔偿全额外，应给予处分甚至开除处理；若查出存有犯罪动机而造成短款者，除上述处理外，依据法律承担相应刑事责任。4.赔偿金额偏大，酒店财务总监有权批准分期赔偿。程序1.每日营业收入的长短款，必须立即查明原因，如实填写《长短款报告》，并报告部门直隶主管。收款员应当及时将现金投放缴款袋中并投入保险箱，现金长短款应于当日及时送存总出纳，每天日审汇总现金长短款。2.收入审计每月应根据每个收款员及营业点统计现金长短款金额，上报财务总监审核。财务规定和程序题目：备用金管理规定和程序编号：GHR-FA-003页数：1/2准备：财务副总裁日期：2008-8-1批准：行政副总裁日期：2008-10-1传达致：各酒店生效日期：2009-1-1定义备用金是指饭店财务部事先预付给各部门，用于各部门周转备用的一笔款项。目的备用金用作日常的流动资金，以备各部门使用。规定1.任何时候备用金均为酒店财产。2.备用金应控制在昀低限度。3.备用金按其用途不同分为两种：•各部门日常急用备用金•前台外币兑换备用金4.备用金必须妥善保管、专人负责，不得与私人款项相混淆，不得私用、挪用或借给他人使用。必须定期清点自己的备用金，备用金必须保持酒店发给本人所使用的正确数额，不能多，也不能少。5.财务收入审计同总出纳应不定期抽查各收银点及部门的备用金，如发现长短款，应立即上交入帐或补齐，有任何过失或欺骗行为将给予处罚，严重者给予开除处理并承担相应的刑事责任。6.备用金要保存在指定的安全保险柜内。财务规定和程序题目：备用金管理规定和程序编号：GHR-FA-003页数：2/2准备：财务副总裁日期：2008-8-1批准：行政副总裁日期：2008-10-1传达致：各酒店生效日期：2009-1-1程序1.备用金申请：备用金申请部门填写《备用金申请表》，经部门总监或经理签字后，报财务总监和总经理批准，饭店财务部预先按批准的金额支付给所需部门。2.备用金报销：各部门在实际支用后，根据财务部指定的报销时间，凭零用现金支出传票经财务部核实后，按定额补足报帐部门的备用金。3.备用金盘点：每天下班前，备用金保管人员应清点现金，做到日清月结。4.备用金抽查：收入审计同总出纳应每月不定期抽查各收银点及部门的备用金。5.备用金报告：收入审计每月要及时更新备用金档案，每月核对签收一次，并作出备用金清点报表交财务总监审核。6.备用金退还：部门不需要此备用金时，需将预先核定发放的备用金如数退还。财务规定和程序题目：折扣规定和程序编号：GHR-FA-004页数：1/2准备：运作副总裁、财务副总裁日期：2008-8-1批准：行政副总裁日期：2008-10-1传达致：各酒店生效日期：2009-1-1定义折扣是指酒店在原价的基础上给予消费者一定比例的减让。目的1.作为一种促销经营手段，吸引和鼓励更多的客人来酒店消费。2.给予酒店管理人员的一种审批权限。3.客人对酒店提供的食品或服务不满意而在价格上给予某些折让，从而对客人满意程度的补偿，维护酒店的声誉。规定1.为确保酒店收入的实现，酒店应制定折扣权限标准，并报集团审批。2.住房折扣权限以门市价为基础。3.客人持打折卡消费，打折时在帐单上印上卡号，并由客人签字。打折卡过期无效。4.折扣应作为营业收入的抵减项目入帐。5.无论酒店推出的住房折扣、餐饮折扣、洗衣折扣、娱乐健身等其他折扣，都应提前通知相关部门及前厅部，以便及时输入电脑，在给予客人优惠的同时，能够正确入帐。6.除酒店促销打折以外的非正常折扣，必须清楚写明原因，否则财务总监或总经理有权拒签。财务规定和程序题目：折扣规定和程序编号：GHR-FA-004页数：2/2准备：运作副总裁、财务副总裁日期：2008-8-1批准：行政副总裁日期：2008-10-1传达致：各酒店生效日期：2009-1-17.若需给予特殊折扣签免，如酒店精品屋、客人自理餐费、电话费等，必须上报总经理批准。8.酒店根据各自拟定的享有不同折扣权限的员工，应严格执行折扣权限的规定。9.酒店员工禁止冒用酒店给予客人的折扣谋利，禁止服务员、收银员带有酒店折扣卡。10.酒店有规定的特殊商品，如香烟、海鲜、特别促销活动等不能打折。11.长住客在酒店内消费应在前台统一打折，避免在餐厅打完折，在前台重复打折。12.收入审计每天审核并统计打折情况。财务规定和程序题目：财务预算规定和程序编号：GHR-FA-005页数：1/5准备：财务副总裁日期：2008-8-1批准：行政副总裁日期：2008-10-1传达致：各酒店生效日期：2009-1-1定义财务预算是由各部门的预算汇总而成的。预算的编制通常用数字和文字两部分组成，预算所反映的是对未来一定预算期内经营活动的财务状况和经营成果，以及现金收支等价值指标的估计数。目的为整个酒店及酒店各部门明确经营目标和任务，作为控制财务活动的依据，及评价考核酒店及其各部门经理人工作业绩的标准。规定1.预算编制为一年一次，预算期间与会计年度一致，预算报表虽以年度为主但也细化至每个月份，便于经营成果跟预算相比较。2.酒店的各个部门都要参与预算的编制，财务部门负责审核汇总。3.做好市场预测是编制预算的首要前提。4.为了保证预算工作能够按时完成，由总经理负责提出酒店