出差外派管理制度

-1-第五节出差及外派管理制度一、目的为了规范公司各人员差旅费及外派津贴的报销标准，发挥财务内控职能，本着从简节约及人性化管理原则，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司全员。三、出差/外派原则及规定1.高效、节约、迅速地完成公司指派的任务。2.不延误工作进程、不铺张浪费、不无故耽误往返时间。3.出差前要提交申请报告，填写《出差申请单》（附件13）按照出差相关事宜流程提交相关领导审批，审批通过后方可出差。4.部门主管或经理提出外派建议，填写《拟外派人员审批表》（见附件27），说明外派意图及拟外派人选建议，由公司领导审批通过方可进行外派。5.出差/外派过程中，要及时向相关领导进行必要的工作沟通及信息反馈。6.出差/外派结束返回后，要向相关领导汇报出差情况。7.出差/外派的消费票据要真实，不得弄虚作假。8.应在出差/外派结束返岗的5个工作日内提交合格的报销单据至财务部。9.报销单据要严格按照《报销制度》中的报销规定进行填写、粘贴，各部门负责人在审核票据时应严格把控。10.外派人员其他规定10.1外派人员的基本资格要求10.1.1具备外派岗位从业经历与相应的专业素质；10.1.2具有较强的责任心和事业心，担任管理人员时需具有较强的组织能力和协调能力。10.2外派人员的任职要求-2-10.2.1全面完成公司交办的外派任务和工作指标；10.2.2维护公司总部的整体利益和公司形象；10.2.3严格遵守外派协议规定的各项要求；10.2.4遵守职业道德，保守公司机密；10.2.5不能以公司的名义开展任何与完成约定的工作任务无关的业务、活动或者从事违法犯罪活动。四、出差/外派申请流程1.出差/外派申请须在出差/外派前执行完审批及转发流程。2.出差/外派补助申请单需和出差/外派报销单同时使用，否则无效。五、出差/外派借款及报销规定名称职责规定借款当事人职责a.出差人员若需提前预支出差资金须提前2个工作日办理相关事宜，以便财务准备资金，否则自行准备此项资金，待出差结束后予以报销。b.当事人须在部门负责人处领取借款单，并依据公司报销流程审批。c.出差结束后及时填写出差费用报销单予以冲借款，此款项预支单实行多退少补原则。部门职责a.借款金额由部门经理根据实际情况把控。b.详细的报销流程依据公司报销汇签流程。财务部财务部出纳收到审批完毕的借款单方可预支。报销当事人职责a.当事人须向部门负责人领取报销单及单据粘贴单，按流程进行审批。b.出差结束后，五个工作日内填写《出差补助申请单》（附件13）及部门内部审批后的费用报销单按照单据汇签制度规定交至财务处。部门职责a.部门经理严格控制员工差旅的行程及安排。b.详细的报销流程参看单据汇签制度。财务部财务部出纳收到审批完毕的报销单方可报销。六、出差补助规定-3-1、出差种类1.1短期出差:1—5天（包含五天）。1.2外派：根据工作需要，由部门领导进行安排，并提出相关申请方案。2、差期规定：2.1上午抵达郑州者，下午须到公司正常上班；下午或晚上抵达郑州者，第二天须到公司正常上班（如遇特殊情况不能抵达公司的人员，由部门经理提交情况说明，按照以下流程：部门主管/经理→部门总监→行政部经理→直属副总）。2.2若出差地设有办事处，出差人员住宿须在办事处，公司不予报销住宿费用；如有特殊情况需提前申请（备注：有住宿条件的办事处须在公司行政部和财务部备案目前为湖北、广西、洛阳）。2.3出差期间所产生的费用须有发票或相关证明方可予以报销。2.4出差期间若产生招待费用，不予以支付本餐补助。2.5因公务上原因必须支付的费用解决办法：2.5.1须提前电话与领导申请，经口头批准后方予执行。2.5.2出差结束后申请“出差人员补助”，经领导签字确认后，随报销流程一同报销。3、出差交通工具规定：职级乘坐交通工具标准飞机火车(含动车组)长途汽车轮船头等舱经济舱/高铁软卧/动车1等座硬卧/动车2等座硬座一等舱二等舱总经理级（含副）√√√√√√√√总监级（含副）√√√√√√√经理级（含副）√√√√√√主管级（含副）经过公司批准后可以乘坐√√√√√-4-出差地市内交通工具的选择原则：1）、出差过程中市内因公活动不得使用出租汽车，应尽量乘坐当地公共汽车；如工作需要，须经部门经理级别以上领导批准后方可乘坐。2）、经理以上级别差期根据具体情况可乘坐出租车。3）、所有市区交通费须凭有效单据并填明起讫地点据实报销。4、业务招待费用权限金额职员主管经理总监总经理200元以下（含200元）√300元以下（含300元）√400元以下（含400元）√400元以上1000元以下（含1000元）√以实际消费报销单据为准√4.1因业务需要宴请时，须参照此业务招待权限，申请方可执行；报销时应写明宴请对象，业务内容和参加人员，连同有效单据和批准依据予以报销。4.2如遇特殊情况，经上级领导批准后可凭有效单据按实报销。5、出差/外派补助标准5.1出差短期补助及餐补标准●餐补标准：级别A类城市B类城市C类城市郊县早餐补助8元5元5元中餐补助18元15元12元晚餐补助12元10元10元地市早餐补助8元5元5元中餐补助22元20元18元晚餐补助18元15元12元省会及直辖市早餐补助10元8元8元中餐补助30元25元22元晚餐补助25元20元18元●住宿及交通：一般人员√√√√-5-级别A类地区B类地区C类地区郊县X≤120/间X≤90/间X≤80/间地级市X≤160/间X≤130/间X≤120/间省会及直辖市X≤230/间X≤180/间X≤160/间以上为住宿标准，交通费用实报实销。5.2外派人员津贴级别A类地区B类地区C类地区郊县38元/天30元/天27元/天地级市48元/天40元/天35元/天省会及直辖市65元/天53元/天48元/天5.3外派住宿标准外派人员到达驻地后根据工作需求确定住房形式，并报请公司批准。需租住房屋者自行联系房源，租住价格及租房相关事宜经公司批准，方可入住。具体流程如下:经办人→部门主管→部门经理→部门副总监/总监→行政部经理→副总经理→总经理（此流程包含附件《外派人员房屋租金申请表》，见附件28）。工单审批结束后，将审批通过的工单与租房协议转发至财务部经理，租房费用（包括水、电费用）由公司统一支付。5.4地区划分标准:——A类地区包括：北京、上海、天津、辽宁、山东、江苏、浙江、福建、广东、海南、重庆（11个省、区、市）;——B类地区：山西、河北、吉林、黑龙江、安徽、江西、河南、湖北、湖南、云南、四川、广西、陕西（13个省、自治区）;——C类地区：贵州、西藏、甘肃、青海、宁夏、新疆、内蒙古等其它地区。6.外派其他要求注意事项1、外派地有公司办事处且具备住宿条件的，外派人员须住当地办事处。2、外派期间话费补助、交通补助、加班费、各项办公费用的支出等参照公司相关制度执行。3、外派期间，因工作需要安排出差时，出差期间的差旅费用按照公司制度规定予以报销。-6-4、外派期间，公司本部因工作需求，调回公司处理事务，回公司期间发生的住宿费用不予报销，交通费用按照公司制度予以报销。7.出差/外派注意事项1、外派天数的计算方法：按照自然天数计算。2、经同意产生的费用可在合理范围内予以报账。3、出差结束/外派后5个工作日内提交《出差补助申请单》与费用报销单一并提交至财务部。4、报销凭据必须真实有效；故意弄虚作假者，不予以报销该款项。5、流程：当事人→上级领导→财务部经理→直属副总→总经理。七、考核明细项目条款编号考核三、出差/外派原则及规定2未按要求执行扣除绩效1分/次/项3、4未按要求执行扣除绩效2分/次5、6未按要求执行扣除绩效1分/次7如弄虚作假则该款项不予以报销8对于拖延提交者扣除绩效2分/天9因票据粘贴或填写不规范未通过财务部审核者，扣除报销者绩效1分/次10如违反外派人员其他规定中的条款扣除绩效2分/次/项四、出差/外派申请流程2.1未按照规定执行扣除当事人绩效2分/次4.1未注明扣除绩效1分/次六、出差补助规定3-3未注明扣除绩效1分/次7-3拖延提交者给予扣除绩效2分/日八、本制度自总经理签发之日起执行。行政部二○一一年八月二十八日-7-附件27拟外派人员审批表姓名入职时间外派地原岗位部门外派岗位部门职务职务外派原因拟定外派时间填表日期外派生效日期主管/经理意见：总监意见：行政经理意见：财务经理意见：副总经理意见：总经理意见：备注：-8-附件28外派人员房屋租金申请表申请人：部门：申请时间：租金(元/月)房屋面积租房起圪时间主管意见：经理意见：总监意见：行政经理意见：财务经理意见：副总经理意见：总经理意见：