制度编号

制度编号HBJQM0506制度等级C办事处管理办法更改码1目录1目的及使用范围2参考文件3术语4职责5办事处设置程序6办事处日常业务工作7办事处日常管理工作8记录与存档9发放范围10附则11附件起草部门销售部起草部门审核彭春玲制度管理员张娟企管部审核熊刚分管副总经理审核总经理签发：陈波相关部门负责人会签普朝纲张平胡熠发放日期：2009.4.24相关部门贾丽张涛胡晓红王莉华员工代表会签第1页共16页制度等级C办事处管理办法更改码11目的及使用范围1.1为规范驻外办事处日常工作，加强驻外办事处人员、业务、财务和资产等方面的管理，特制订本办法。1.2本制度适用于湖北事业部驻外办事处管理工作。2参考文件2.1《固定资产及办公用品赔付管理规定》2.2《应收帐款管理办法》2.3《销售退回管理流程》2.4《销售退回管理办法》3术语无4职责4.1销售部4.1.1销售部经理负责办事处设立、变更及撤销、人员的配备、办事处设备配置的初审工作及办事处管理、协调、监督、指导工作。4.1.2片区经理：（1）负责办事处的设立、变更及撤销的市场调研、分析及编写申请报告；（2）负责办事处重大及突发事件的协助处理及提供尽可能的支持；（3）办事处业务人员考勤的抽查与管理。第2页共16页制度等级C办事处管理办法更改码14.1.3销售部经理助理负责业务员工作总结的收集及办事处管理、协调及监督工作。4.1.4销售部兼职管理岗负责各办事处资产管理，向办公室定期申报资产自查、增减等情况。4.1.5办事处主任（1）根据业务发展的需要，提出人员及办公设备书面申请，对资产增减、变更情况向销售部进行定期申报；（2）负责办事处日常的管理，组织召开办事处会议形成会议总结。4.1.6业务员（1）负责办事处业务人员负责所辖区域市场的开发，首营资料的收集，客户的维护；（2）负责欠款的催收，协助配送员（开票员）处理客户退货。4.2质管部负责客户资料的收集备档及更新4.3信用管理部负责协助进行应收账款的催收及客户应收账款的下账；5办事处设立程序5.1设立程序5.1.1设立申请（1）办事处的设立申请可由片区经理主动提出，也可由销售部会议商议决定，但均需责任片区经理对办事处设立地区进行深入市场调研并提交《可行性分析报告》（报告内容须涵盖：办事处设立点、覆盖范围、所需人员及办第3页共16页制度等级C办事处管理办法更改码1公设备配置、营销策略及预期增长销量、毛利、客户数等等）为决策提供支持。（2）《可行性分析报告》经销售部经理、营销总监、总经理审批通过后即可进行办事处设立手续办理。（3）在办事处覆盖区域内下设配送站，可由片区经理提出，经销售部经理、营销总监审批通过后设立。5.2变更、撤消程序5.2.1办事处的变更、撤消需由所在地片区经理提出书面申请，说明变更、取消原因以及后续解决方案(方案内容须包括人员安排、设备处置及造成影响的销量、利润目标的重新分配)。5.2.2办事处及下设配送站的变更、撤消申请程序同设立程序。5.3人员配置所在办事处主任根据区域发展状况对人员增加、变更、裁减提出书面申请，经片区经理、销售部经理、营销总监、总经理审批同意后方可执行。5.4设备配置5.4.1设备配置标准（1）办事处可申请笔记本电脑、无线网卡、无线网、传真机，安装时空软件（包含：销售单位往来帐、销售单位往来帐页、销售出库查询、销售未出库查询、销售开票单据查询、销售退回查询、退补价查询）、及时通；（2）配送站：可申请传真机。5.4.2申请程序新设立办事处需新购、增加或变更办事处设备，均由办事处主任按5.4.1标准提出申请，说明申请项目、数量及申请原因，报片区经理、销售部经理、营第4页共16页制度等级C办事处管理办法更改码1销总监、总经理审批同意执行。6办事处日常业务工作6.1市场开发。业务员需要结合工作实际和了解的情况，每月对所辖市场区域进行综合分析，(如价格走势，区域内客户的分布数量、大小，以及区域内的竞争状况等)，填写《区域市场分析表》(附件1)，月末提交至所在区域片区经理。6.2客户开发和维护6.2.1业务员要通过各种途径寻找目标客户，并收集客户信息了解其基本情况(包括客户名称、经营场所所处区位、具体经营地点、经营类型、经营范围、经营状况、进货渠道、进货结款方式、客户个人详细资料、信用情况、购买需求等)，填写《客户资料》(附件2)，每周末提交至所在办事处主任和片区经理。6.2.2对于选定的潜在客户，要求以至少2次/月的频率进行新客户拜访,拜访后情况记入《业务员工作日志》（附件3）。6.2.3对于已建立业务往来关系的老客户，业务员须至少以1次/月的频率定期拜访维护，将拜访内容和客户反馈意见记入《业务员工作日志》。6.3欠款催收6.3.1业务员负责所辖区域客户欠款的催收，落实信用管理部传达的公司欠款催收要求积极催收欠款。在催收效果不佳的情况下，业务员向办事处主任或片区经理反馈，请求其协助催收，对于催收情况须记入《业务员工作日志》。6.3.2对有回笼风险的临时欠款，要及时向信用管理部反馈。具体催收流程第5页共16页制度等级C办事处管理办法更改码1及要求见《应收帐款管理办法》。6.3.3业务员从客户处收取现金后，须当天存入公司指定的账户中并立即以文字形式（短信、及时通或传真皆可）报结算组结算员，经结算员查询属实后予以下帐，如遇特殊情况无法当天存钱的，昀迟不得超过收取货款的第二天。当客户用汇票或者支票支付货款时，业务员应于当天将票据的复印件传真回公司，并将票据原件采用快递方式予以邮寄，如遇特殊情况无法当天邮寄的，昀迟不得超过收取票据的第二天。6.3.4业务员负责所辖区域授信客户欠条的收取、核对与保管，并及时收取配送员从授信客户处收取的欠条，通过客户销售情况核对欠条的准确性与真实性，针对当前客户应收款的状况做出回款计划。业务员每月月底把未收款的欠款单或凭证提交到信用管理部进行登记，以便信用管理部做应收账款欠款单的核查。6.4退货6.4.1处理退货时需仔细询问退货理由，做好解释工作，尽量减少退货。6.4.2具体退货操作请参照《销售退回流程》执行。6.4.3客户在付款前退货，可直接冲抵本次货款；客户在付款后要求退货，商品经销售退回程序以后，负责办理退货的业务人员凭销售退回入库单到信用管理部结算组为该客户直接挂帐。6.5其他业务工作6.5.1首营客户资料收集（1）对于首营客户，业务员应在三天内收集齐相关资料交公司相关部门资料管理员存档。质管部下游客户管理员需对《营业执照》、《药品经营许可证》（或《医疗机构执业许可证》）、《药品经营质量管理规范认证证书》第6页共16页制度等级C办事处管理办法更改码1（GSP证书）、《质量保证协议》存档，并根据开票员填写且销售部经理审批后的《客户审核表》（附件五）为首营客户开具户头；信用管理部法务资信管理员需对法人委托书、被委托人身份证复印件和药品购销员证复印件等资料存档；信用管理部税票员需对《税务登记证》、《增值税一般纳税人资格证书》、《组织机构代码证》等资料存档，以上资料均须加盖该客户(单位)公章。（2）对于首营易货客户，除需交2份首营客户需交的资料外，还需提交《首营企业审批表》、《供货法定单位信誉调查审批表》，《质量保证协议书》，以上资料均需加盖公章，并且每次易货都需签署易货协议，易货协议由信用管理部用于下账后报财务部存档。（3）对于需要采购二类精神药品、蛋白同化制剂的客户（肽类激素和麻黄碱复方制剂按蛋白同化制剂管理，但不用每次提供介绍信）a药品批发企业必须提供：相关的二类精神药品资质或省级药监局批准经营“蛋白同化制剂、肽类激素”类药品的资质证明、有效的《营业执照》复印件、《药品经营许可证》复印件、GSP证书、法人委托书（委托书注明被委托人、委托事项、委托日期及期限、被委托人居民身份证复印件、法人签字或法人签章）的复印件、介绍信（上面注明：品种、规格、数量、日期）等资料加盖单位原印公章。b.医疗机构必须提供：有效的《营业执照》复印件、《医疗机构执业许可证》复印件、法人委托书（委托书注明被推托人、委托事项、委托日期及期限、被委托人居民身份证复印件、法人签字或法人签章）的复印件、介绍信（上面注明：品种、规格、数量、日期）等资料加盖单位原印公章。（4）对于需要采购终止妊娠药品的客户第7页共16页制度等级C办事处管理办法更改码1a药品批发企业和药品零售企业（药店）开具此类药品不需要其他特殊资质，但必须提供法人委托书（委托书注明被推托人、委托事项、委托日期及期限、被委托人居民身份证复印件、法人签字或法人签章）的复印件、介绍信（上面注明：品种、规格、数量、日期）等资料加盖单位原印公章才可以开取。b.医疗机构必须提供《母婴保健技术服务执业许可证》才具备开具终止妊娠药品的资格，还需提供法人委托书（委托书注明被推托人、委托事项、委托日期及期限、被委托人居民身份证复印件、法人签字或法人签章）的复印件、介绍信（上面注明：品种、规格、数量、日期）等资料加盖单位原印公章。6.5.2客户资料的变更客户因为自身原因要变更资料，由客户交给业务员或者对应的开票员，业务员或开票员填写《单位变更申请表》（附件6），经财务部、质管部、销售部各部门负责人审核，审核通过后交质管部下游客户管理员，由其更新客户档案。6.5.3信息互通业务员每天需牵头进行区域内的信息互通工作，与开票员、配送员直接沟通交换业务信息，并就沟通内容填写《业务员工作日志》，沟通范围包括：客户需求信息、收款信息、退货信息、客户资料信息等。7办事处日常管理工作7.1人员管理7.1.1工作进程管理第8页共16页制度等级C办事处管理办法更改码1（1）工作日志。业务员将每天工作开展情况及收集信息填写电子表格《业务员工作日志》，并于当天传到业务信息网或者CCERP系统中，对于重要、紧急的反馈信息还需致电办事处主任乃至片区经理予以说明，片区经理在网上查看并指导业务员的工作。业务员工作日当天22：00之前未提交《业务员工作日志》视为员工当天请假休息一天。（2）办事处工作总结。办事处主任应不定时（至少1次/月）组织办事处全体人员召开例会(会议内容包括销售额、应收款、客户开发与维护、工作中存在的问题、工作改进内容等各项工作总结、下步工作重点、市场信息、客户反馈信息、公司政策传递以及与开票员、配送员的信息互通等等），会议完毕,办事处主任根据办事处例会的情况填写《办事处工作会议小结》(附件4)，于会后第一个周日下班前传回给营销部经理助理及对应片区经理。（3）部门月度业务例会。业务人员每月回公司报到一次，同时召开销售部月度业务例会，会议具体时间以销售部通知为准。会议内容包括：工作总结、工作计划、公司政策传达、业务人员违规通报、优秀表彰、客户投诉、员工培训以及对本次培训内容考试等。7.1.2业务人员纪律管理（1）每周工作天数为五天，星期六、日为休息日，如需加班，应提前向片区经理申请，经同意后片区经理于周五上午12点前将本区内值班人员名单报销售支持组兼职管理岗登记备案；（2）每天早上8：00之前业务员须到达客户处。片区经理每日以电话方式抽查业务人员工作，确定业务员拜访时间是否与《业务员工作日志》记录相符。如检查发现业务员提供虚假工作信息，查出后第一次罚50元，第二次罚50元并降薪一点，第三次淘汰出业务岗位。第9页共16页制度等级C办事处管理办法更改码1（3）业务员必须保持24小时开机，有未开机情况按30元/次进行处罚。如果业务人员因特殊情况导致手机无法开机或无法接通的，必须立即通过其他方式联系片区经理予以解释，并尽快使手机恢复通讯。7.1.3办事处人员变换交接管理（1）根据业务发展需要拟订调岗、轮岗计划，相关业务员应在接到通知一个星期内完成相关工作、帐目、财产整理，与接替人员完成交接；（2）若业务人员离职或申请调整岗位时，需提前30天向公司领导书面申请，报告离职或调岗理由，待公司批准后，与接替人员办理工作、帐目、财产交接；（具体见《业务员交接管理办法》）。7.2资产管理7.2.1办公室代购的相关用品，由办公室进行资产系统录入、相关人员办理领用手续,办公室负责报销；办事处自购的相关用品