云南楚豪电力工程有限公司技术档案管理制度介绍

技术档案管理制度（征求稿）二零一七年三月二十二日修订第1页目录前言....................................................2一、总则................................................3二、本制度适用范围.......................................3三、档案管理人员职责.....................................4四、技术档案的鉴定和销毁.................................5五、技术档案的保密制度...................................5六、技术档案的借阅.......................................6七、档案的管理...........................................8八、工程技术档案的收集整理...............................9九、工程技术档案的归档编码...............................25十、档案的移交...........................................27十一、档案室的管理.......................................27十二、附件...............................................28第2页前言本制度是为规范云南楚豪电力工程有限公司技术档案管理工作而制定的。一、本制度适用范围本制度规定了云南楚豪电力工程有限公司技术档案管理的管理职责、管理内容与方法。本制度适用于云南楚豪电力工程有限公司的技术档案管理。二、本制度引用标准《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《建设工程文件归档整理规范》《电力工业企业档案分类规则》《科学技术档案卷构成的一般要求》《建设项目（工程）档案验收办法》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》制定制度的目的是建立健全企业标准化管理体系，提调幅技术档案工作的管理水平，为创建一流电力施工企业服务。本制度由云南楚豪电力工程有限公司提出。本制度由云南楚豪电力工程有限公司生产技术部负责起草。本制度主要起草人：黄仕和、王成娣、张露燕，审核：马芳、李林、张雕、李星武、黄仕和，批准：龙霖。第3页云南楚豪电力工程有限公司技术档案管理制度一、总则1.1为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。1.2本制度主要依据：《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》《建设项目（工程）档案验收办法》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《电力工业企业档案分类规则》等国家及专业标准二、本制度适用范围：2.1工程档案，主要指承建工程从施工开工到建成投产全过程中形成的文字材料（工程合同、协议、工程量签证、试验报告、工程预(结算)书、竣工资料等）、图纸、图表、计算资料、声像材料等形式的纸质及电子文件材料。2.2重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等。2.3本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。2.4本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件第4页材料。2.5法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。2.6证件性文书资料。包括法人营业执照、组织机构代码证、资质证、安全生产许证、承装（修、试）电力设施许可证、企业获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。2.7财务、会计及其管理方面的文件材料。2.8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其工作、经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。三、档案管理人员职责3.1执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法规和上级有关档案工作的指示、规定、条例等。3.2根据有关档案工作的制度，忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。认真做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。确保档案的完整、准确、系统。3.3认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。3.4科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。第5页3.5遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。3.6严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。3.7保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。3.8有计划有步骤地进行档案史料汇编，积极做好信息资源的开发利用工作。3.9积极主动、热情的为公司各项工作、各类人员提供利用档案，做好档案的借阅工作。3.10认真做好档案保管、保密工作，对库房要做的“八防”（防火、防潮、防尘、防光、防高温、防鼠、防虫、防盗）。四、技术档案的鉴定和销毁4.1认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。4.2凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。五、技术档案的保密制度5.1全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由技术主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。第6页六、技术档案的借阅6.1档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。6.2各部门（班组）因工作需要借阅档案，需经档案室部门负责人或上级主管领导批准，并凭《档案借阅申请表》（见附件6）到档案管理员处进行登记《文件借阅登记表》（见附表4）和，方可借阅。6.3各部门（班组）因工作需要借阅证件性档案需填写《资质文件借阅申请表》（见附件7），经总经理或主管副总批准后方可借阅。6.4技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方能借出。6.5借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。6.6借阅档案的人员，必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经部门领导和主管领导批准。6.7任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。第7页6.8借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过5天，如需延长借阅时间，必须通过档案管理人员另行办理续借手续。6.9借阅人员对档案要妥善保管，不得遗失，若遗失无法按时归还的将进行相应的经济考核。6.10档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。6.11经同意借出之档案，每次最长时间为5天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员根据所借档案资料的实际价值（各类资料按制作价格）报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短。可按处罚金额的1/2至全额返回。6.12借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。6.13公司的其它档案资料由各部门自行保管，但必须遵守本规定的管理要求。第8页七、档案的管理7.1在公司总经理助理领导下，公司企管部负责公司以下档案资料的管理：（1）工程项目竣工资料；（2）公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等；（3）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；（4）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、组织机构代码证、资质证、安全生产许证、承装（修、试）电力设施许可证、企业获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等;（6）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其工作、经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。7.2合同部需存档资料：（1）施工合同、劳务分包合同、廉政合同、安全协议、设计合同、设计图纸（2）施工委托、供电通知书（3）招标文件、投标文件（4）工程预（结）算书、审计报告第9页7.2.1物资采供部需存档资料：（1）物资采购、供货合同（2）物资出、入库单及台账（3）项目物资申购计划（4）公司固定资产、设备的使用说明书合格证、出厂试验记录、图纸等资料7.2.2计经部需存档的资料（1）各类工程预（结）算及审计报告软件版（2）各工程项目预（结）算原始材料单7.2.3财务部需存档的资料（1）各类会计、出纳的凭证、账簿（2）报销原始单据（3）按照《会计法》、《规范》等相关法律、法规要求需要存档的资料7.2.4质量安全监察部需存档的资料（1）公司安全培训学习记录及影、像记录（2）现场安全、质量核查相关记录文件（3）安全奖惩记录文件八、工程技术档案的收集整理8.1工程技术档案的收集整理8.1.1公司项目专责、工程部对工程竣工资料的形成及保证其完整准确负有直接责任，依据公司档案管理制度的要求，对于应该在竣第10页工后移交生产单位并公司须长期保存的工程技术档案资料，如施工记录、检验记录、试验报告、交工验收记录和签证、设计变更资料等，在施工过程中应及时形成、整理完成以便工程竣工后能按时移交生产单位。8.1.2工程技术档案资料是生产运行的重要依据，其中竣工资料是工程的实际反映，根据国家有关规定工程竣工后限定的时间内不能及时提供生产单位，不算完成施工任务，各班组在工程竣工后必须完成工程技术档案资料的移交和归档才算完成工程项目任务。8.1.3公司员工对由自己承担的施工项目、检验检查项目资料的形成、归档负有直接责任，务必保证自己填写的施工记录、检验记录及时准确完成并做好相关签证，同样没有完成自己应该完成的资料填写签证也不算完成自己承担的工作任务。8.1.4外包劳务单位未能完成应该完成的工程资料填写或填写不符合要求，必须责令完成后始能进行工程承包价款结算。8.2工程技术档案的要求8.2.1工程技术档案根据不同工程性质分为局内大修、技改工程、局内基建工程、客户配电工程、客户迁改工程、居民户表或动力表安装工程。不同的性质的工程项目，对其竣工资料有不同的要求。8.2.2各类工程竣工资料的目录明细第11页8.2.2.1局内大修、技改工程竣工资料目录大修、技改工程竣工资料案卷题名库位号：序号页码文件材料题名日期份数原件/复印件备注1现场勘查记录单12工程施工合同（迁改协议）13安全管理协议14项目安全技术交底单15外单位任务许可单16安全学习培训记录17工程开工报告单18安全技术交底单19施工组织、安全、技术及设计措施110施工方案、三措审批记录表111施工方案、三措学