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浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度1办事处财务管理制度目录一、........................................................办事处备用金及费用支出相关规定及流程二、……………………………………办事处物流控管三、……………………………………办事处仓库现场管理、单据管理四、…………………………………….办事处客户数据管理五、……………………………………办事处增值税发票开具管理规定六、…………………………………….办事处数据管理岗位职责及操作细则浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度2一、办事处备用金管理及费用支出相关规定及流程㈠、备用金管理：用于办事处日常开支，如差旅费、话费、快递费、水电费等，其他费用按预算专门申请，专款专用。要求如下1、每月1号，将当月费用预算清单传到公司，经营销、财务负责人批准后两天给予安排。2、备用金额度1万元，各项支出均应有相应合法票据。3、备用金不允许挪用和个人借支，特殊情况单独审批。4、非预算范围内的紧急支出，需要事先提出申请，经总公司营销、财务负责人批准并增加预算，单独支付。5、专项费用的开支，经办事处申请，公司营销、财务负责人同意后可由总公司直接银行汇给对方。6、所有费用必须根据相关报销制度进行审核后方可报销及记帐，在申请下次备用金或专项费用时,报销单据及办事处备用金收付存明细表传给公司及审核，以便公司对办事处财务其统筹。㈡、费用支出的相关规定及流程：1、采购业务因市场销售需要而发生ⅹⅹⅹ的采购业务的（月费用预算清单中未涉及），必须写明采购事由报总公司营销、财务批准并备案后方可采购。2、修理费用，除自然损耗发生的修理费除外，其他发生的修理费用相关责任人必须承担50%。3、促销费用：发生前需要就促销活动提交总公司营销、财务详细的活动预算。4、办事处出租车费用：每年9月至次年元月份每月允许办事处总经理报销800元/月、其他月份限额400元/月。5、市内公交：浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度3要求购办公交IC卡，凭购卡发票报销。不适用IC卡线路凭票报销。6、运费的核销：长途运费报销时要求运费单上注明收货箱数、数量、随货单号；市内运费报销时，要求出库单上注明运费单号、金额、目的地，如发生短途运输费用则短途金额在运输单上注明。7、招待标准：参照公司费用报销制度及预先申请，如有超出，须向公司营销负责人、办事处总经理同意后方可支出。8、公关费用：发生需要提前向公司总经理申请，在得到书面批复后，方可发生9、商场付现费用：要求办事处提出申请，由公司汇入办事处帐号，特殊情况或付费较小可向总公司申请，批准后由办事处在备用金中列支。商场费用要有费用发票或收据，收据必须加盖商场财务专用章。商场如出具办公用品等与付款名目不相符的发票，发票上必须注明用途。10、导购工资管理：A、必须到人力资源部办理相关手续；B、要求办理公司指定的银行卡，由公司统一发放（商超有特殊规定的除外）。C、办事处明要提供明确的、经公司同意的基本工资、提成比例、提成基数、加班工资的计算方法给财务。D、临时促销人员的工资发放以＜临时促销活动申请＞审批后作为工资发入的依据，并同时提供临时促销人员的工资签收单。11、商场装修费用支出：应有相应的合同，公司根据装修合同和验收单进行支付。12、费用单据处理与传递办事处参照费用报销规定，按公司要求进行费用的分类、归集、粘贴。要求如下：1、合法发票、收据类票据分开2、车费、住宿费填报差旅费报销单，除此之外的单据填报付款凭证。3、票据要求连续编号、记帐。4、票据由各业务员自己按公司要求整理、粘贴，会计审核，办事处经理浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度4签字确认方可报销。5、报销金额达到备用金金额50%时，及时寄回公司分管办事处会计主管处。13．办事处总经理及区域经理出差费用：出差除车费外，区域经理出差每天按100元，办事处总经理出差每天按160元．二、办事处物流控管：货物流转要做到：严格、准确、安全、迅捷，每一个关键环节必须无一遗漏，货物进出仓库必须凭有效的单据，做到“货到有单，货走单随”。要求如下：㈠、产品管理1、订货规定：根据市场需求向公司申请发货，发货单经营销负责人签字确认后送仓库进行配货。订货单传真件留存财务应收款会计。2、收货规定：办事处收到公司货物后，要根据随货单在一天内验收入库，并向公司电话或书面确认收货数量。根据双方确认的数据开具入库单并据此入帐。3、销售发货、退货、调货规定：①自营商场发货，货到商场，必须由收货人签收，或索取对方收货凭证，双方确认无误后方可入帐。②下线发货：执行款到发货原则，不允许赊销。发货时附随货联，货到浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度5后要客户后12小时内进行确认（业务主管负责催要）。③商场、下线客户退货：退货时要求客户附清单，公司在收货后12小时清点完成，并及时就退货数量与客户确认，以实际收货数为入帐依据。④调货：客户要求调换货前必须经过公司营销部同意，调换时必须按要求开具退货单、发货单。㈡、外购样品、办公用品、促销品管理：办公用品：按公司批准限额进行集中统一购买，归仓库保管，入库时开据入库单，登记办公用品台帐，领用时填写领用单，需要以旧换新的要旧换新（如：笔、手套、剪刀等）。促销用品：按公司批准的申请单进行购买，先入库，后领用。活动完毕未用完促销品退回仓库，同时就促销进行分析，核实促销用品发放的合理性。样品：与公司营销部沟通后进行样品采购，寄回公司并按规定办理入库手续后,凭相关正式发票在备用金中报销。三、办事处仓库现场管理、单据管理：(一):仓库管理要求如下：1．保持仓库的清洁卫生，对库存货物进行妥善保管，保证物料堆放整齐，不混杂、分组织、尺码、颜色摆放，要求货物数量标识向外，便于核查，同时要求放置计量货物的收发卡。2．发货时，要按次序发货，不允许在箱体打洞，或不开箱从中抽拿。同时要保证发货时货物包装的完好，不允许人为导致包装破损。3．要求客户提前下单，以便仓库可以及时有序配货。4．仓库使用的出入库单必须由总公司统一订制。5．仓库要按公司规定登记台帐，编制报表，根据货物的收发情况及时开具出入库单，并做到当日事当日毕，第二天10点前完成前日报表的编制浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度6与报送。6．对出入库产品进行数量、质量的核查。每月进行一次月底盘存工作，核查帐实是否相符，发现问题及时向办事处经理及公司进行书面汇报，查明原因后方可继续运行。7．仓库做好防火、防盗管理，并由办事处经理做好货物保险工作。(二):出库单据管理要求如下：1、送货上门的业务：仓库出库时要开据五联出库单，由仓库员、发货员对货物数量签字确认后，一联仓库留存，二联随货（一联给客户，一联由客户签字后带回记帐备查），二联寄回公司（一联财务记帐，一联营销记帐）。2、货运发货的业务：A、商超要求取得客户回单B、下线客户收到货后12小时内给予确认，将随货单签字确认回传办事处（业务主管负责催要），做为记帐依据。（三）：其他要求：办事处票据填开、建帐的具体要求见“仓管员操作细则”相关内容。四、客户数据管理㈠进销存情况管理：每月办事处要取得商超、下线的进销存数据上报公司。㈡公司制作统一的终端销售清单登记表：由终端导购按销售实时填写，办事处在每周六前要取得所有商超一周销售日报和小票，并上报公司，在周末时把小票寄回公司，公司按小票和终端销售清单登记表进行数据统计和导购提成计算。浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度7㈢商超建立导购交接班盘存制度：同时每月按帐期对商超库存进行盘点。出现盘亏情况时，由责任人承担损失，如无法落实责任人，由导购与业务经理承担损失。㈣团购货物：要事先通知公司团购数量金额，现款现货。价格按公司规定团价格发货。㈤要求建立客户档案：将代理商所在的省市、企业名称、办公地址、传真电话、法人代表身份证明等相关信息，直营商场的名称、联系人、职务、电话等整理成册一式两份，留公司一份存档。㈥促销数据管理：促销方案经过公司同意后，由仓库按促销申请批复准备货物，并做好出库手续。促销时，由会计出纳进行巡查，并对货品价格和销售数量进行监督。促销结束后，由出纳会计对销售结果进行统计，由仓库做好剩余产品入库手续。五.办事处发票管理及规范流程(一):增值税发票开具管理：公司办事处现不具备法人资格，发票需要总公司开出，在发生业务需要开具增票时，办事处要求提供开票单位的税务登记证、营业执照、组织机构代码证、开户许可证、法人或代理人身份证、经销合同。(二):增值税发票开具：浙江威尼蒂针织服饰有限公司办事处财务管理制度8要求提供对方客户对帐单，以便公司审核后开票。不允许虚开、代开。(三):发票的管理：a:办事处收到发票在送商超及客户前，要进行登记，以便核查。因为发票认证期限为90天,所以办事处收到发票后要在第一时间送入商超，不能耽误结帐期，如因发票错开,要在当月回寄公司,不可跨月。如商场收票后，发现有问题无法认证，退票时办事处要取得商超开具的拒收证明并加盖公章。因延时送票导致拒收或耽误结帐，由办事处经理承担相应责任。b:办事处送票时必须要求商超出具收票证明（财务统一制定收票证明表格），以确认票据收妥c:办事处会计要对商超对帐情况负责，确认对帐单正确后，保证回款金额与收到帐扣票据金额之和等于开票数据。