办公及后勤管理制度(推行)

办公及后勤管理制度（推行）5S正确的制度需要正确的步奏与方法来确保制度的坚持与实施A．目的1.提高所有人对规则的重视程度，逐渐养成良好的遵守习惯。2.要让企业组织的每个成员都能由内而外地散发出团队及合作精神，就会形成一种自主改善的机制。3.一目了然的工作场所，没有浪费，无勉强而不拘束，岗位明确、干净，没有灰尘、垃圾；工作已成为一种乐趣，员工不会无缘无故地旷工。为了培养人员的积极性和主动性.最终目的是提升人的品质:★遵守规定的习惯★自觉维护工作环境整洁明了的良好习惯★可以改善企业的品质同时还能确保员工们高昂的士气★使办公室管理及文化建设提升到一个新的层次★文化能推动你做事的方向B.要点：★是否可以同时推进?不要同时推进，都是从整理、整顿开始，要做好整理、整顿，之后就可以进行部分清扫。清扫到了一定的程度，导入清洁这一最高的形式。★各种管理手段和推进手段、方法、制度、措施公开化，透明化。★领导挂帅，一个月要举行一次全员大会，总经理要表态和总结。★活动过少达不到预期的效果，过多又会影响到正常工作，最好是一个礼拜进行一次汇总，或进行一次会议。★领导者要赋予权利，配备齐足够的资源，比方说经费、办公的文具。★在5S的整个推进过程中，要特别注意及时总结报告，让公司的每一个人都能及时地把握工作的进度，高层领导的正确决策，基层对5S获得新的理解，形成新的推动力。★对于报告，我们指的不是打小报告。就日常管理而言，报告是十分重要的。无论是对具体的事实，还是上下级之间的消除误解，经常报告，就能使上司了解你在做什么，以及你努力的程度，取得了怎样的效果，并给予必要的支持，指导。即使失败了，上司也会觉得部下已经尽了力，谁会料到失败呢。目前可以目视的问题（例）：客厅烟灰缸的烟头，进门最显眼的位置曾经留香2周邮件、账本等物品一并存储。推行步奏：1.对所有人员进行讲解（传达管理层的信心、决心和期望。）1.1）首先，实施5S的公司的董事长或总经理，要将实施5S的○1目的（始公司标准化）、○2必要性（规范化），明确地向员工宣示；将公司内的全体员工之想法、价值观，都统一到公司的企业精神内。1.2）倡议书宣传语：（为了使公司步入标准化。本人意见）（召开动员大会）如大家所见，我们公司目前虽然发展的还算不错，但是像人员的社保、制度的完善等等方面都依然做的很不够，为了使公司可以更好的发展，我们现在正在逐渐推进公司标准化的进程。对于全体人员现在要做的就是使我们能拥有一个更加良好的环境；前一段时间的环境虽然我们做的非常好，但显然还不够完善，环境不仅可以使我们拥有良好的心情，而且能使我们的工作变的更加有序、井井有条。为了这个目标,让我们大家一起来努力吧。2.成立推行人、建立推行体系。要推动5S就必须有一个准备，这个准备就是要有一个组织构架，也就是要成立一个模拟部门，作为核心力量来推动，当5S成为每一位员工的习惯时，该部门的５S活动的推动功能自然就会相应地减弱。框架：3.拟定推行方针。推行计划一般分三个阶段。第一个阶段：准备阶段（让员工们都主动积极地去做，而不是用命令去强制地执行）对所有人员进行教育和策划内容，建立推行组织，每周制定方针调整。★每周的例会上总经理进行一次讲解，培训教育（包括:要做的下一步的目的、意义、方法、步奏、以及目标，和检查的东西，参与人员的建议），本周任务、考核。★两日一晨会（3分钟会议）：○1部门总结这2天的情况(简明扼要)，○2提出和理化建议，完善方案，不足的地方修改计划。○3按照工作进程布置今天要做的。（评价是否成功，不是看它做了多少，而是看大家都做得怎样）。当养成习惯后就可以渐渐减少晨会次数。要鼓励提出建议，有问题是最好的情况。（报告上不仅要讲明做了什么，还要讲明还有什么没做）★制订一份一周和每2日的计划表，并严格地按照计划进行实施。1.先予设定期望之目标2.日程计划做为推行及控制之依据3.5S活动实施办法△~目标要○1明确而又可操作，不能含糊不清（比如，第一天目标是整理所有物品，分清自己办公室要与不要）。明确说礼拜一、整理、整顿、清扫等各方面都怎么做，要做什么。○2要明确做到可以量化：直接讲今天要吧所作的事情做到什么程度，比如，今天要做到所有柜子都收拾干净。○3目标要做到不能过高可以完成已不能过低而引不起执行人的重视。○4每日或每周只设一个目标，比如就是要整理，就是区分要与不要，放置是否科学；确保将目标做到精致化、精细化。○5要有一定的时间性，目标一定得实现，决定由谁做，做到什么程度，还必须明确在何时完成。工作一定要有计划，以便大家对整个过程有一个整体的了解。责任者清楚自己及其他担当者的工作是什么，何时要完成，相互配合造就一种团队作战精神。★允许给予适当的经费添置合理化物品★实际行动中要有书面的文件或非书面的承诺，承诺一定要一致。3.1）5S的概要及目的讲解。（对员工不能是提高素质这类，让人做起来无所适从的目的）。5S的目的就是让环境规范，它拥有5个步奏，分别是整理、整顿、清扫、清洁、素养。整理的目的、整顿的目的、清扫的目的、清洁的目的、素养的目的（见管理制度）。推进工作的实施，各部门改善评价。策划整体的推进活动，组织委员负责具体的推行工作。*我建议最高责任者和执行者一个人兼了。职责：任命执行力，批准5S推进计划书，评价5S的改善成果，是5S活动成败的最终责任者。最高责任者：------其他执行者执行者：总经理各部门各部门各部门各部门3.2）5S每步管理方法。一、整理（红牌）对于不合适的物品，可以挂红牌注明原因改进日期（我们用粉红随意贴代替）红牌内容：（红牌不易多一般一周最多一次其余问题时候可以用黄牌代替）问题：理由：日期：标注：负责部门：效果：1。OK2。不符合对策，（找不到改进方法的，研究讨论）挂红牌的对象：不符合要求的物品，比如几日未清理的烟灰缸。(人不能挂牌牌)判定的标准：以是否能达到整理的目的作为判断标准。挂红牌后，连续同一个地方，黄牌多过3次以上的，该红牌（黄牌）保存，作为下次周例会作为注意点对大家提出，提醒大家注意不要再犯同样的情况。二、整顿（看板）使用的物品放置场所等基本状况的表示板。它的具体位置在哪里？做什么，数量多少，甚至说，谁来管理等等重要的项目，让人一看就明白。因为5S的推动，它强调的是透明化、公开化。形式和内容展示出来，让大家都能一目了然。定位：位置要明确定物：种类名称要明确定量：确定数量。名称：报表标示颜色：数量：几个月/多少地点：★推进到一定的程度后，我们就看某些方面是否可以标准化、流程化。三、清扫每日上班1分钟监察，监察人总经理，将有问题的表格放置部门桌面，自行修正。同一个一周2周一次以上的周例会重点提出、寻找经常发生问题的原因。监督标准：（见监督表）桌子（桌面）：除水杯外，桌面整洁无多余物品、纸张，无与工作无关的文件、册子。保持整洁、简洁化。窗台：沙发上、窗台上、暖气上禁止摆放任何物品，绿化、美化除外。笔：是否收起。纸杯：是否清理掉。烟灰缸：是否清理（烟味留2天很难闻）垃圾桶：清理。文件：是否归类放置回去（包括桌面文件与文件柜文件）。招待人后是否杂乱留到第二条。各部门监察表桌子窗台笔(放置）纸杯（招待的）烟灰缸垃圾桶文件（乱放）X表示发现不良现象，责任部门尽快改进四、清洁：制作提醒板提醒板有文件拉到桌子上未归位、烟头未清扫日期所有的评价批评都要对事不对人五、素养：A．周例会：检讨与修正。●系统性——正式的，有序的活动。●客观性——审核的独立性和公正性。●自发性——企业出于改善的目的而发起的一种有组织地审核。5S活动具有很大的灵活性，涉及方方面面，所以在审核之前，审核的范围（区域）、目的（主题）和判定标准（做到什么程度）等都应明确，并达成一致意见。还有总结报告等；（反省改善阶段，问题点的整理，研讨改进措施，今后的工作方向）。3.1)用推进计划表明确实施的步奏。5S推进工作计划表步奏工作目标准备阶段运行阶段评价阶段反省改善阶段1计划、组织2宣传，培训教育3整理、整顿4活动导入、实施5检查、改善阶段6B．晨会：提高工作目标的效率，追踪工作进度。促进公司上下的沟通与合作。结合各所/部的实际情况，检讨总结前期工作，布置下一步工作。集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。计划阶段（政策方针）实施阶段（策划与执行）检查问题阶段改进阶段5个步奏之间的关系：整理、整顿、清扫、清洁、修养，这五个S并不是各自独立，互不相关的。它们之间是一种相辅相成，缺一不可的关系。整理是整顿的基础，整顿又是整理的巩固，清扫是显现整理、整顿的效果，而通过清洁和修养，则使企业形成一个所谓整体的改善气氛。4）可能出现的问题：比如“文件资料一大堆，那么多的要求恐怕做不到，我们这个水平算是已经不错了”“哎呀这样就行了，要求那么多干嘛自己用的么““天天忙来忙去，谁有时间弄啊”“高抬贵手吧，过过就行了”“能干就行了”“已经几十年了，这样做的差不多就行了”这些都是可能出现的思想，但是我们有意见和建议，可以提出来分析，但不得私自取消。我们只要有一步放弃了，前面做的都会付之东流。于细微之处着手，规范现场，塑造公司新品质。