协同办公知识管理平台系统需求分析

-1-协同办公知识管理平台系统需求分析【摘要】信息时代，计算机技术作为新生产力的代表，发展日新月异，计算机管理信息系统在公共管理中的地位也变得越来越重要。计算机信息管理和电子商务技术的发展为企业和单位提供了良好的解决途径和发展空间。同时，Internet和Intranet网络出现，则使信息不论在企业、单位内部还是在全球范围内的瞬时传输和高效共享成为可能。因此，为实现我单位内部日常办公、工作档案、公文管理的信息化、网络化，实施“内部协同办公管理平台系统”，该系统主要作用于我单位(由于特殊原因，以下统称“企业”)对某某建设、开发项目的资料管理和单位总体经营运作过程中的行政办公、行政文档审批、工作活动控制的各类事务办理、文件管理等环节的规范化、科学化管理。【关键词】办公自动化协同办公管理平台系统需求分析【正文】一、系统概述（一）系统总体规划企业协同办公基于“协同”的思想，将企业的内外资源，包括企业内部门与部门之间，以及企业与外部的供应商、分销商、服务提供商、客户及其他合作伙伴等整合在一个统一的系统上进行管理，使企业变成一个电子化的内外部协同工作的组织。而基于企业资源网状管理体系的思想，从任何一个信息点都可以非常方便地提取出所有与其相关的信息，所有的信息和应用都是多维的、立体化的、相关联的和充分协同的。企业协同办公超出了传统的管理信息系统的内涵，它以企业内外资源的“协同”和系统各功能模块之间的“协同”，以高度共享、有序、集成和个性化的信息，高效和规范的电子化业务流程，强大的分析统计以及灵活的自定义功能，获得对组织准确的宏观和微观上的认识和分析，从而提升商业智能和核心竞争力。系统规划的核心思想是：企业前期系统建设中不牵涉企业内部业务流程重组，只是协助企业通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。企业协同办公系统的总体范围为以下几方面的有机结合，最终以运行于企业Intranet网络的协同办公系统作为载体，实现企业多部门、各类多种数据格式的文档的整合、发布、-2-共享和安全存储。协同办公知识管理平台面向项目或任务组的协作平台（日程/计划）；工作流事务管理、业务审批、公文流转提供了全面的知识文档管理的框架，对企业的各类文档（图纸，策划文档，行销资料，客户合同等内容）进行规范化的流程管理，并允许用户在任何时间和地点编辑、存储和创建任何类型的文档。个人办公平台根据系统管理平台对企业决策层/员工、供应商、合作伙伴、客户等各类系统应用人员的授权和个人的个性化操作界面设置，自动生成适合于个人工作内容和操作习惯的个人工作平台，以满足每类人员高效率工作的需要。系统管理平台系统管理平台作为整个协同办公平台中的重要组成部分，在系统架构中起着关键的技术支撑作用。企业知识门户企业属于知识密集型的企业，有效的对企业显性知识和隐性知识的管理，是实现企业发展的一个重要环节。协同办公系统的结合知识管理思想实现了企业对知识从积累、共享、利用到创新的全过程的管理。围绕企业的知识存储、分享、获取、搜索、挖掘，通过业务梳理，建立企业内部的知识地图，包含文档库（确保各类信息、知识的收集、文档库分类归档）；专家管理（提供一个提问和回答的平台）；公共讨论区（沟通的平台，问题归档）；绩效相关（建立形成知识的机制，检验知识积累的情况。）(二)系统实现目标系统建设的目的，是帮助企业对业务和财务管理的主要环节实现计算机辅助管理。利用计算机强大的信息处理能力，来解决目前手工作业的数据处理的不准确、统计报表不及时等问题。主要包括以下几点：1、对于各种经营数据能及时管理、自动上报，上级领导能对上报数据进行汇总、合并和分析，使领导能够及时了解整个企业的经营状况，为其提供决策支持数据，提高企业市场应变能力。2、通过Intranet网络使公司对下属各部门的经营运做过程，以业务报表和数据实时查询的形式实施有效的监督。3、优化企业工作流、提高人员管理工作效率；全面实现准确、及时、丰富的企业管理文件、经营报表、工程项目文件的管理系统，健全文档管理，企业决策层制定企业经营战略目标，提供全面准确的数据依据。-3-4、网络企业管理系统具有企业集团海量数据处理的能力，支持多种数据存储格式，保证企业数据的安全性和处理高效性；5、整个公司业务的信息化管理，联机、实时查询物料数据；6、用计算机代替实际工作中的业务需求，包括录存统计、销售统计和单据的自动打印、进销存数据核算、客户资料的保存和分析。7、优化部门办公工作流程，提高工作效率；全面实现准确、合理物料管理体系，健全资金管理，为企业决策层制定企业经营战略目标，提供全面准确的数据依据。8、为企业的集团化管理和网络信息化数据远程共享打下基础。二、系统总体设计（一）系统设计原则本系统具有信息量大，信息种类繁多，用户角色、权限管理复杂的特点，在设计、开发阶段要集安全、可靠、易用、易维护等特性于一身，在技术层面将完全基于标准的三层体系结构，采用微软公司先进的.NET技术，包括基于.NET技术的开发工具和一系列基于.NET的微软企业级服务器产品。为了保证本系统的质量，我们在进行系统的设计、开发、部署和运行管理规划时将遵循如下原则：安全性：保证系统数据处理的一致性，保证业务和数据不被非法侵用和修改伪造，保证数据不因意外情况丢失和损坏，提供多种安全检查审计手段。使用系统平台的相关安全设置以及应用系统的安全性实现，实现整个系统的安全性。确保系统不被非授权用户侵入，数据不丢失，传输时数据不被非法获取、篡改，确认对使用者、发送和接收者的身份等。利用微软平台的安全功能，可以集成多种符合国际标准的安全协议。可以无缝集成符合X.509标准的数字证书。准确性：通过周密的系统调研和分析，确保对业务要求的正确理解；通过规范的项目管理和严密的系统测试，保证系统业务处理的准确性。同时，在应用系统的设计和实现中，提供多种核查、审计手段，进一步保证系统处理的准确性。可伸缩性：系统应该真正符合三层客户/服务器体系结构，随着应用水平的提高、规模的扩大和需求的增加，系统应能满足新增的需求，而系统的体系结构不需做较大的改变。可扩展性：系统平台应能方便扩展，以支持有价值的新兴应用。-4-开放性：微软.NET技术全面支持XML、SOAP、WebService、LDAP等当前受到普遍支持的开放标准，这就保证了本系统能够与其它平台的应用系统、数据库等相互交换数据并进行应用级的互操作和互连性。可移植性：系统建构在微软.NET基础架构之上，可以保证组件的重用，保证在将来发展中迅速采用最新出现的技术、长期保持系统的先进。实时性：保证实时完成大容量数据处理的时效性和系统的高性能，对业务提供并发处理支持。实用易用性：系统应具有一致的、友好的客户化界面，易于使用和推广，并具有实际可操作性，使用户能够快速地掌握系统的使用。可管理易维护性：在设计中充分利用微软平台提供的多种管理手段，以保证微软平台易管理易维护的特点得到充分发挥。个性化技术：保证在系统的设计和实施过程中，为用户提供个性化的服务，使用户能够根据自己的业务需求和喜好定制工作平台的内容，减少使用的复杂程度，提高使用效率。集成性：系统的设计将充分考虑到现有的技术投资以及未来AAA公司业务的功能要求，利用微软平台提供的多种集成技术，使整个系统既能保护现有投资，又能够适应未来的功能和技术要求。先进性：所选择的软硬件平台和整体方案必须是业界的优秀产品，并符合信息技术发展的趋势。本系统将完全基于微软公司最先进的体系结构---.NET分布式体系结构进行设计和开发。成熟性：采用的应用系统平台和软件技术、产品都应具有经受市场长期考验，并具有国内外的众多成功案例。可行性：系统必须能够比较方便地实现设计目标中所要求的功能，具有易于实施，易于掌握以及实施成功率高的特点。（二）系统总体架构××公司协同办公系统网络架构拓扑-5-（三）××公司协同办公知识管理平台系统功能框架从××公司协同办公知识管理平台系统的架构设计，我们设计方案涉及的每个功能单元既可独立执行，在工作流、数据流、信息流上又具有一定的松耦合关联，体现了建设实时企业协同工作的基本特征。技术架构模型系统采用先进的信息交换和共享服务技术体系，信息交换统一使用XML作为数据表示语言、支持SOAP数据打包和HTTP等传输协议，从技术架构上可以分为应用表现层、应用服务层、核心数据层、网络基础层几个层次。应用系统的开发基于微软.NET平台。××公司协同办公系统功能整体框架图实现用户基于公网收发系统邮件需单独的邮件服务器-6-网络基础层：为系统提供软硬件支撑平台，包括主机、操作系统、数据库、中间件等。核心数据层：为系统提供重要的数据支撑，包括两类数据库：业务数据库：各个业务系统数据库。系统数据库：存储各业务基础信息，以及各种代码对照表、系统配置信息、系统用户权限管理。信息以及数据交换过程中的其他数据处理方面的中间信息等。系统服务层：应用支撑层为系统的应用服务提供基础服务，集成了部件化的六个核心工作平台即应用中间件、消息中间件、动态工作流平台、智能表单平台、统一身份认证系统及扩展接口。应用中间件：达到和各类外部系统既保持互操作性，又保证数据采集、传递、交流过程中的安全性的要求。消息中间件：通过消息中间件产品，构架实时的业务功能平台，包括数据集成和转换、业务过程协调、大范围的信息传递、用户通知和系统监督管理等功能。在采用信息总线结构建立的信息交换通讯系统平台中，体现了技术先进和成熟、便于分步实施、对其他系统影响低、高性能、可实施性强、容易管理等特点。-7-动态工作流平台：实现交换系统的流程管理；智能表单引擎：实现针对业务数据挖掘、数据分析、报表自动生成等；统一身份认证系统：实现统的权限管理的用户及权限管理；扩展接口：面向各部门程序员二次开发的平台。可提供便捷的方式接受部门程序的指令，查询系统数据库，并以方便的方式将结果反馈给部门程序。应用表现层：表现层是系统的最终服务对象，包括公司各部门工作人员、管理人员、子公司或协作单位及门户网站的受众服务等工作界面。企业应用服务层为用户提供7类主要业务体系，包括：协同办公知识管理平台核心业务平台个人工作平台系统管理平台企业知识门户三、协同办公知识管理平台系统功能分析随着企业的集团化发展，电子办公发展的目标就是实现电子商务平台。利用前台的协同办公平台和业务应用系统，连接功能强大的中间件，配合后台的大型数据库，使得整个企业的知识链和业务链真正处于高度可开发、可利用、可控制、可循环的状态，并且能够发布所有的信息，使企业咨询的流通性和可利用性大大提高。办公自动化系统是一整套完整的处理公文流转、流程监控、信息共享、权限分配等办公功能的系统，并可以对公文提供借阅、检索等业务，对文件进行组卷、归档，对无保留的文件进行注销，对档案提供查阅等功能。另外，还可利用灵活的工作流程控制来方便实现其他的诸如收文、发文、传阅件、申请、会议安排等常用的业务工作。实现对文件的网络审批、文件的上传、发布会议通知等，实现异地办公，只要有网络，领导外出也可以通过网络登陆办公管理系统了解本单位各部门的情况，可登陆远程监控系统签发文件，通过权限的控制，实现安全的办公环境。(一)系统功能列表：本系统实施的目的是为了实现公司总部局域网、异地工程项目楼盘销处工作人员、远程移动客户端用户对于公司协同办公、项目档案、-8-公文管理、销售进程等环节信息化、网络化管理，建设“协同办公知识管理平台系统”，对于公司的可持续性发展起着很大的推进作用。1、公文管理功能说明(1)公司公文管理基本流程/模式：公文管理中公文流转的定义是整个协同办公系统的核心。要在公文流转系统中实现公文的创建、审批、修改、签发、打印、报送发等环节，形成组织中的自产文件，并将该文件上报、平送或下发。对于外来文件，信息能够快速进入系统。对于高密级文件，本系统具备只记录高密级文件代号，不记录文件内容，跟踪纸质文件流转过程的功能。(2)公文种类：公文管理中文件来源类型涉及发文、签报、收文三大类。本系统公文管理子系统中所涉及的文件格式包括纸质、Office文件格式、多种