南方电网综合能源有限公司项目档案管理制度

Q/CSG-E南方电网综合能源有限公司企业管理制度Q/CSG-E213007-2013南方电网综合能源有限公司项目档案管理办法2013年8月28日发布2013年8月28日实施南方电网综合能源有限公司发布南网能源综〔2013〕33号附件111目录1总则..........................................................22定义..........................................................23规范性引用文件................................................44职责..........................................................55管理内容和方法................................................65.1归档范围....................................................65.2基本要求....................................................75.3项目档案管理方法及工作流程.................................115.4项目档案管理工作的考核.....................................275.5归档时间...................................................275.6档案的保管及利用...........................................275.7档案的鉴定和销毁...........................................296附则.........................................................297附录.........................................................302南方电网综合能源有限公司项目档案管理办法（2013版）1.总则1.1为加强和规范公司项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确和系统，实现公司系统项目档案一体化管理，保障项目管理文件资料的可追溯性，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《中国南方电网有限责任公司档案工作规定》、《南方电网综合能源有限公司档案管理办法》等法律法规和制度规定，结合公司实际情况，特制定本办法。1.2公司项目档案管理工作实行集中管理、分级负责的原则。1.3公司项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。1.4本办法适用于公司各部门（单位）及所属机构（含全资及控股企业）的项目档案管理。2.定义2.1项目：指公司参与管理的项目，包括公司投资的项目（全额投资或控股投资）及非公司投资的项目（如公司承揽的工程项目、咨询项目等），以下统称为“项目”。2.2项目管理单位：指公司为完成项目管理内容和目标而设立的项目管理机构，包括项目公司、项目管理部（事业部）、项目工作组等，以下统称为“项目管理单位”。2.3项目文件：指产生于项目全过程，流通于上级主管单位、政府机构、建设单位、勘察单位、设计单位、供应商、施工单位、监理单位、调试单位和运维单位等与项目有关的文件资料。从项目立项开始到项目竣工投产直至运维结束整个项目周期，包括立3项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价、运维等项目全过程管理所形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。主要包括下列文件：（1）项目标准文件（包括工程审查文件、批复文件、评估文件、项目建设准备文件等）；（2）设计院提供的勘察报告可研报告初步设计询价书施工图纸（包括竣工图纸）等；（3）制造厂家（含国外厂商）提供的设备制作图组装图安装说明书出厂试验及检验报告用于设计的资料等；（4）工程信函及会议纪要；（5）招投标资料（包括招投标过程中的答疑）及合同文件；（6）施工调试过程文件（如开工报告、工程联系单、图纸会审记录、施工调试过程记录等）；（7）项目后评价文件；（8）项目运维文件；（9）相关标准、规程、规范；（10）其他有关项目文件（含各类电子文档及声像资料）。2.4项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件，包括项目从酝酿、决策到建成投产及项目运营期的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。2.5项目电子文件：指在项目管理过程中形成的，依赖计算机等电子/数字设备生成、交换或存储以及阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有凭证效力的各类数据和文件，包括项目前期文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工图和项目竣工验收文件、4项目运维文件等在内的各类项目文件电子版。2.6项目电子文件归档：是指项目管理单位及各参建单位通过内网、档案信息化系统或其他脱机存储介质向公司档案部门移交经整理的项目电子文件。包括物理归档和逻辑归档。物理归档是指：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案归口管理部门移交的过程。逻辑归档是指：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案归口管理部门移交的过程。2.7电子化移交：是指通过管理信息系统或其他存储介质向公司档案归口管理部门移交经整理的项目电子文件。主要分为项目建设、运维资料电子文件移交和工程设备信息电子化移交两大部分。2.8参建单位：指参与公司投资或承揽项目的技术服务、勘察、设计、供货、施工、调试、咨询等各种业务的合作单位。3.规范性引用文件3.1.《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令[1987]第58号）3.2.《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令第5号）3.3.《企业档案管理规定》（国家档案局、国家经贸委、国家计委档发[2002]5号）3.4.《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）3.5.《建设项目（工程〕档案验收办法》（国档发[1992]8号）3.6.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）3.7.《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）53.8.《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）3.9.《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）3.10.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）3.11.《归档文件管理规则》（DA/T22—2000）3.12.《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-20053.13.《电力工程达标投产管理办法》中电建协工[2006]6号3.14.《中国建设工程鲁班奖评选办法》建协【2008】17号3.15.《中国电力优质工程奖评选办法》2011年版3.16.《中国南方电网有限责任公司档案管理制度》3.17.《中国南方电网有限责任公司档案基础管理作业指导书》3.18.《中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定》3.19.《南方电网综合能源有限公司档案管理办法》4.职责4.1.公司职能部门职责4.1.1公司综合部是公司项目档案的归口管理部门，负责公司项目档案管理制度的制定和修订，负责对公司项目档案工作进行组织协调、指导、监督、检查，负责公司本部所属项目档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作（包括本部门形成的涉及项目管理的各种载体材料的收集、整理和归档工作）。4.1.2公司财务与资产经营部负责职责范围内的涉及项目管理方面的档案（如项目财务决算资料、合同文件、项目后评价文件等的收集、整理、移交）。4.1.3公司人力资源部负责职责范围内的涉及项目人事档案的收6集、整理、移交。4.2.公司事业部、下属机构职责4.2.1负责项目档案文件的收集、整理和移交等工作。4.2.2设立专门的文档管理机构或指定专人负责项目建设全过程管理文件的收集、接收、标识、分发、更新、记录、保管、借阅、归档等工作。4.2.3负责协调和督促参建单位完成职责范围内项目文件的收集、整理，并牵头组织对参建单位收集整理的项目文件进行归档初审；4.2.4根据公司规定或归口管理部门要求需完成的其它事项。5.管理内容和方法公司项目档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、统一标准、集中管理、分级负责”的原则，实行“前期准备、过程控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式。确保建设项目档案的完整、准确、有序、规范及安全。5.1.归档范围5.1.1公司项目档案管理以项目为管理单位，项目归档资料包括项目建设期归档资料和项目运营期的归档资料两类。按项目档案管理过程分为项目文件管理前期准备、项目文件收集、项目文件整理、项目文件中间检查、项目文件归档审查、项目文件移交归档、项目档案验收七个方面的内容。5.1.2纸质文件归档范围：项目建设期归档资料包括从项目立项直至竣工投产、评优及项目后评价的全套工程档案资料。5.1.3电子文件归档范围：按国家关于纸质文件归档的现行有关规定执行，即项目管理过程中产生的电子文件，凡具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的均应收集归档。7对实行办公自动化联网的，其归档的正式电子文件应记录有公文拟稿、核稿、签发以及承办等流转环节的责任人和相关意见;正式电子文件必须保证其不被非正常改动，用扫描仪等设备获得的图形电子文件，以JPEG、TIFF为通用格式归档。对办公自动化系统以外形成的电子文件，由项目管理单位各专兼职档案员负责收集归档。5.1.4声像文件归档范围：按国家关于声像文件归档的现行有关规定执行，即项目管理过程中产生的电子文件，凡具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的均应收集归档。包括但不限于项目开工典礼、奠基基地原貌、地上地下建筑基础、重大设施、设备安装施工阶段概貌和管线布置情况及工程竣工落成的声像材料。5.2.基本要求5.2.1项目档案的管理工作，必须贯穿于工程建设始终，做到项目档案管理与项目建设进度同步。5.2.2整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。5.2.3纸质文件收集及归档要求：（1）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。（2）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。（3）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。（4）文件材料一律用微机打印，确需书写的文字材料，需字迹8工整，归档文件材料的载体和字迹必须符合耐久性要求。（5）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。（6）公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相关的正本文件。有关合同、协议另有规定的，按其规定执行。5.2.4电子文件的收集及归档要求5.2.4.1电子文件的载体要求：电子文件载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘。光学载体包括只读光盘，可写人光盘、可擦写光盘等。推荐使用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。5.2.4.2电子文件的收集要求1)电子文件记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文及其电子版本的定稿均应和正式纸质文件被保留。2)对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等。文字型电子文件以AML、RTF、TAT为通用格式。3)对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEA,TIFF为通用格式。4)对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图