南昌轨道交通建设工程归档文件编制管理办法第二版

1南昌轨道交通建设工程归档文件编制管理办法（第二版）第一章总则第一条本办法根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002、《城市建设档案管理规定》建设部第90号令、南昌市城市建设档案馆《南昌市建设工程文件归档办法》，结合南昌地铁的情况和特点制定。第二条本办法适用于南昌市轨道交通工程新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件材料编制、整理及竣工档案验收。其它建设项目（工程）参照执行。第三条南昌轨道交通工程指车站、区间、桥梁、车辆段及其它基地建筑、安装工程，轨道及机电系统安装工程，包括车辆、设备采购和监造等建设项目。第四条南昌轨道交通工程竣工文件材料归档范围：立项、审批、勘察、测量、设计以及工程准备过程中形成的文件、招投标文件、合同文件、土建施工、机电安装装修、轨道及设备系统安装、设备监造、设备采购及其厂家资料、竣工验收文件、工程结算、监理文件等地铁建设工程所产生的归档文件材料。第五条施工中所产生的声像档案和电子档案的编制办法，按照《南昌市建设项目声像档案整理移交实施细则》2执行。第六条建设项目、单项工程、单位（子单位）工程竣工归档文件材料的立卷，必须遵循竣工文件材料的自然形成规律、内容之间的系统联系进行分类、组卷，使组成的案卷便于提供利用和保管。立卷的原则与方法：一、一个建设项目由多个单位（子单位）工程组成时，应按单位（子单位）工程分类组卷。二、建设项目文件可划分为前期阶段文件（立项、审批、招投标、勘察、测量、设计以及工程准备过程中形成的文件）、监理文件、施工阶段、验收阶段文件及其电子档案、声像档案六个部分组成。三、建设项目立卷的原则：前期阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位立卷；监理文件按合同项目、单位（子单位）工程立卷；施工阶段及竣工阶段文件按单位（子单位）工程、专业立卷，竣工图按专业顺序编制立卷；竣工验收文件按单位（子单位）工程立卷；声像档案、电子档案按单位（子单位）工程立卷。四、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，各职能部室负责各自管理职责范围内资料的收集、整理、归档和移交工作。集团综合部负责地铁建设工程前期文件及综合性文件的收集和归档；招标合约部负责地铁招投标类文件、3合同类文件、概预算类文件、决算类文件等的收集和归档；财务部负责地铁财务决算类文件的收集和归档；总师室负责地铁工程设计管理、规划管理、工可研究、重大方案审查、勘察、测绘、技术标准制定、科研类文件的收集和归档；企管部负责地铁总公司的融资、计划、经济类文件的收集和归档；地铁项目管理分公司负责施工图阶段设计管理、监理、施工、竣工验收等文件的收集和归档；前期部负责建设用地、征地、拆迁等文件的收集和归档；地产开发公司负责建设征地、拆迁、房地产开发建设类文件的收集和归档；运营公司负责运营过程中文件收集整理。第七条勘察、设计、施工、监理等单位应指派专人负责工程文件的收集和整理，人员要求固定，并能掌握本办法的相关规定，根据工程进度及时编制工程文件。项目管理分公司派专人负责组织、监督和检查施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷工作，并负责收集和汇总施工、监理等单位立卷移交的工程档案。按阶段对全线工程类档案进行检查、考核。督促施工、监理等单位及时完成工程类档案的整理、归档、移交等工作。招标代理负责收集、整理立卷招标项目的归档文件材料；施工单位负责收集、整理立卷其单位（子单位）工程的归档范围文件材料；设备供货商负责收集、整理立卷，所承包设备采购项目中形成的归档文件及厂家资料（若设备供货商一并负责设备安装，还应负责收集、4整理、立卷安装施工过程中的归档文件）；监理单位负责收集、整理、立卷监理文件；并监督、检查施工单位工程文件的编制工作，确保工程文件的及时性、真实性、规范性、有效性。配合建设单位对工程文件进行阶段性检查、评比和竣工验收。项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目归档文件的收集、整理、立卷，并提交总承包单位负责汇总到单位（子单位）工程档案内。第八条监理单位必须将单位（子单位）工程竣工文件材料的编制纳入监理范围，负责督促、检查施工单位竣工文件材料的收集、整理、组卷工作，审核、签署竣工文件。分部工程、单位（子单位）工程验收前，要对竣工档案的真实性、完整性、准确性进行评价，对所存在的问题提出整改意见，并向工程验收组报告。第二章归档质量要求第九条归档文件材料必须内容真实、准确、有效。即文件材料记载的内容与实际相符、图物相符，图表整洁，字迹清楚，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。第十条竣工文件材料要求一、竣工文件材料使用的纸张、照片、胶片、磁带、光盘等记录材料和载体材料必须质量优良（纸张规格≥70g）。5二、不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、蓝色墨水等褪色材料书写、绘制。三、所有盖章、字样要用不褪色、快干的红色印泥加盖。四、归档的竣工图应是新蓝图、有氨图，盖章齐全，签署完备。五、计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。六、设计变更单、洽商单、工程测量、审批单、施工报告、施工记录、施工图表等永久保存的归档文件，及编制档案案卷目录、卷内目录要用激光机打印。七、凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸、传真件等）形成，并需要永久保存的文件，要附一份电脑扫描文件的激光机打印件。八、各类施工用表应用激光机打印或印刷品，不得使用复印表格填报。九、纸质案卷规格统一为A4幅面，案卷厚度要求文字材料一般不要超过2厘米，图纸不要超过5厘米。同类文件页数多的，可单独组成一个或多个案卷，案卷题名不能同名，如属同一内容文件，分开组卷时，应以时间段、部位或图纸编号作区分标注。十、文字、图纸要分别组卷。图纸折叠成A4幅面，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向折叠，折叠后图标露6在右下角。十一、需装订的纸质材料页边距要求左边2cm,上边、下边、右边1cm，字体采用宋体，大小要求清晰可见（不小于4号字体）第十一条参建单位施工用表需统一使用轨道公司规定的施工用表或使用轨道公司相关部门认可且在是质检站备案过的施工用表。第十二条竣工档案及成果资料需提交扫描文件（详细要求参照声像档案相关规定）。第三章归档文件套数第十三条施工单位应提前作好竣工档案归档原件的数量规划和保存，及时收集所缺少的重要文件，文件数量未满足规定份数的，应按要求追踪补齐。第十四条移交的一式五套竣工档案中，其中一套交南昌市城市建设档案馆，一套移交市档案馆，三套交南昌轨道公司（可视为代号A、B、C套）。五套档案的归档内容详略各有区别，具体要求参照附件《归档内容及保管期限表》执行。南昌轨道集团的A套，南昌市城市建设档案馆，市档案馆的档案必须原件。原件排列优先级：A套→市城建档案→市档案馆。特殊情况只有一份原件时，应装入A套中，确实只能提供复印件的，必须注明原件处（例，原件存××公司），7并加盖原件存放单位红章，红章要压盖字样。第四章归档文件编制第十五条文字材料整理原则：正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；复文在前，来文在后。第十六条文字文件编制要求一、归档文件材料必须签署完备。例如，单位（子单位）工程总结封面的单位署名应加盖红章，有签字栏的签名应齐全。二、设计变更通知单按专业编号顺序排列，要编制详细的卷内目录，还要注意以下几方面问题。（一）施工单位须编制设计变更通知单汇总表（见表二），并由设计单位签字、盖章确认，一并存档备查。（二）设计变更通知单的附图应一并归档，附图也应有设计单位的盖章确认。（三）若设计变更通知单附图已编制变更图号，设计单位又没有重发施工图的，施工单位应把此附图编制为竣工图，并在相应的变更通知单内说明该附图存放在竣工图的卷号。如附图不规范，应由设计单位重出蓝图，交施工单位编制竣工图。四、管片进场报验单、砼预制件构件合格证等按文件编号顺序排列组卷。8五、材料及设备等出厂合格证（小于A4幅面）的，应使用乳胶，不重叠地粘贴在A4复印纸上，左边要预留案卷装订线。六、分部及以上工程验收记录表必须加盖单位法人公章。第十七条设备设计联络、设备监造、设备采购、厂家资料及图纸由项目承包商负责立卷。立卷要求如下：一、厚度在1厘米以上的成册设备厂家手册类资料，可视为一册一卷。有卷内页码可不用打页码，没有卷内页码要逐页打印页号（空白页面不要打页码），软皮纸包装的要去除铁夹、铁钉、塑料等不合符归档要求的材料，编制卷内目录和备考表装订后，装档案盒。二、规格、厚薄、大小不一的设备厂家资料，可归类组成一卷，并将文件材料按规格的大小按件立卷，顺序编排后加盖“档号”章，铜版纸质文件可用油性笔编写“档号”，打印卷内目录，加具备考表入档案盒，为使用方便不要求加卷皮装订。三、设备厂家资料的底图、照片、录音、录像、光盘资料，要按照不同载体类型要求另立卷。第五章竣工图的编制第十八条各项新建、扩建、技术改造、技术引进项目，9在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制、签字（手签）确认、监理单位负责逐张予以审核签字（手签）确认。第十九条在原施工图基础上做竣工图，应根据设计变更通知单直接在图纸上用黑色碳素墨水笔作相应的图文修改，不得采用另纸修改，再粘贴在竣工图上的做法。第二十条所有竣工图均应加盖施工单位的竣工图章、设计单位的设计出图专用章。原图封面和目录一并归档（整册图纸作废的除外）。原图封面或扉页竣工图纸还应有设计院的设计咨询章、总体总包章、建筑工程师章或结构工程师章、审图单位的审图章。有氨图的标识为初号字体。各方盖章必须盖在竣工图图标上方空白位置不要重叠。如图标上方确无空白位置，应盖在图纸的其它空白位置，不能加盖在图文上，以确保图纸今后复印利用的清晰度。第二十一条竣工图章内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章中的各方签字必须手签。竣工图章规格尺寸：50mm×80mm（见表四），竣工图章在南昌市城市建设档案馆有样章。第二十二条按施工图施工没有变动的，包括设计单位在竣工阶段，重新出图并有新编图纸编号的最终版本施工图（与工程实体、图物相符的施工图），由竣工图编制单位在施10工图上加盖并签署竣工图章。第二十三条一般性图纸变更及符合“杠改”或“划改”要求的变更图纸，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。第二十四条如虽有设计变更的图纸，但原图没有作废的，应一并归档，在卷内紧跟排列，原图排前，变更图纸排后。第二十五条如在设计变更通知单的附图已编制变更图号，设计单位又没有重发施工图的，施工单位应把此“附图”编制为竣工图，不要遗漏，以确保竣工图的完整性，并在相应的变更通知单内，说明该“附图”存放在竣工图的“卷号”。如附图不规范，应由设计单位重出有氨施工蓝图，提交施工单位做竣工图。附图有设计单位图标栏的，应提交设计单位补盖章。第二十六条施工图被取消，包括设计变更或现场未施工的，不需要编制竣工图。但应在原图纸目录对应的备注栏中注明“取消”，并将取消的依据标注。第二十七条特殊情况下，无正式施工图进行施工的，应按实际施工最终状况，由施工单位绘制竣工图，经设计单位签署确认意见并补充修改（设计变更）依据后，方可作为竣工图。第二十八条涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变，或因图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工11图。第二十九条所有盖章统一用不褪色、快干的红色印泥加盖，并注意竣工图在印泥干透后才折叠。第三十条施工单位、监理单位必须对竣工图的完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况各负其责。竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。第三十一条机电安装工程的厂家图纸由施工单位负责立卷，厂家图纸不必加盖竣工图章，如属成册的图纸资料，幅面小于A3的，不必拆散折叠图纸，但应逐页打印页号，图册封面加盖施工单位红章，编制卷内目录和备考表后，要去除铁夹、铁钉、塑料等不合符归档要求的材料，拉线装订卷皮，装档案盒。幅面大于A3的，则须拆散折叠图纸，逐页打印页号、加盖件号章，编制卷内目录和备考表，不必装订，装档案盒。第三十二条竣工图修改方法一、文字、数字修改可采用杠改法，即用一条实线将