印章管理办法

1印章管理办法第一章总则第一条为规范集团及下属项目公司的印章管理，防范经营管理风险，结合工作实际，特制定本办法。第二条本办法中的印章是指集团及下属项目公司的公章、合同章、董事会章和部门章。财务印章（财务专用章、法定代表人印章、发票专用章及各类结算专用章等）的管理办法由集团财务部另行制定发布。第三条本办法适用于集团及下属全资、控股公司，参股公司经其董事会讨论通过后适用。第四条集团董事会办公室（以下简称“董办”）对集团及下属项目公司的印章管理工作实施统一制度建设、人员培训、督察考核等常规管理。第二章印章管理员第五条印章管理员是履行印章管理职责的主要责任人，负责印章的日常管理和使用。财务人员一般不得兼任印章管理员。第六条印章管理员实行“AB角”制度，即在印章管理员因出差或其他原因离开岗位较长时间时，由备选人员担任临时印章管理员，行使印章管理员的职责。印章管理员平时应对临时印章管理员做好印章管理制度和操作流程的培训。印章管理员对临时印章管理员的印章管理及使用承担连带责任。第七条印章管理员及临时印章管理员由各项目公司选报，项目公司行政人事部填写《印章管理员选报审批表》（附后）后逐级上报，由集团董事长核准。项目公司不得自行任命或撤换印章管理员。第八条印章管理员及临时印章管理员须与公司董事会签订责任状明确其2职责，印章管理员上岗前应学习本办法及其他相关规章制度，接受董办开展的岗前培训。第九条印章管理员办理离职手续时，应向公司董事会做出书面承诺，对其在担任印章管理员期间未记录于《印章使用登记簿》的用印，愿意承担相应的经济和法律责任。离任和接任的印章管理员应在《印章使用登记簿》封面上签名交接，并注明交接日期。第三章印章的刻制和缴销第十条印章刻制、启用的程序为：1、严格按照《印章刻制、缴销申请表》（附后）的要求，写明印章刻制的原因、使用范围、样式、尺寸等内容后逐级报批；2、董办将经逐级审批的《印章刻制、缴销申请表》报集团董事长核准；3、相关部门刻制印章并填写《印章管理档案表》（附后）报董办备案。其中公章、合同章、部门章由行政部门刻制、备案；董事会章由董办刻制、备案；4、向董办申领《印章使用登记簿》（另发），印章启用。《印章使用登记簿》由集团统一制作下发，不得使用其他文本代替，其领用实行“以旧换新”原则，使用完毕的《印章使用登记簿》应上交董办保管。第十一条印章刻制过程中如有以下情况的，集团将严格追究其经济、行政和法律责任：1、未按照国家及公安部法律法规规定的程序刻制印章的；2、未经批准擅自刻制印章的；3、伪造印章的。第十二条因机构撤销、合并、更名，或由于印章样式改变，印章久用致使字迹不清等原因停用印章时，应办理缴销手续，其程序为：1、及时填写《印章刻制、缴销申请表》（附后）并逐级报批；2、董办将经逐级审批的《印章刻制、缴销申请表》报集团董事长核准；3、印章缴回董办封存或销毁，印章应由两人以上共同销毁。任何公司和个人都不得私自保留废弃印章。第四章印章的保存和管理3第十三条公章、合同章、部门章由印章管理员保管；董事会章由集团董事长指定专人在集团总部统一保管。第十四条印章的用印批准人和印章保管人不得为同一人。公章、合同章与财务印章的保管人不得为同一人。第十五条印章管理员应注意印章的日常保养及清洁，延长印章的使用寿命，保持印迹清晰。第十六条印章管理员对印章必须妥善保管，不准随便将印章放在桌子上，离开或不用时必须将印章收存锁好，有条件的应存放于保险柜中，以防丢失，若丢失应立即向董办报告。第五章印章的使用第十七条用印必须登记，除《印章使用登记簿》之外，根据用印文件的不同情况，可分别使用《用印审批表》、《合同会签审批表》、发文稿纸等作为用印依据，在此情况下印章管理员用印后应在《印章使用登记簿》上登记备案，但批准人不需在《印章使用登记簿》上签字。第十八条合同用印与其他类别用印应分别登记，同一公司可登记在一本《印章使用登记簿》上，以标签注明合同类、普通类、内部使用类等不同类别。第十九条印章管理员必须亲自用印，用印前应当按照批准人的审批意见，审查用印文件的内容、格式等，确认无误后方可用印。用印时要求图章清晰、端正，位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间，骑年压月处），对两页以上的文件原则上应加盖骑缝章。第二十条印章原则上不得外借，如有特殊情况确需借用，须由借章人员填写《印章外借申请表》（附后），经董办报集团董事长核准。一般情况下印章管理员应作为监管人与借章人员一并办理印章外借期间的用印事项，印章由监管人保管，用印时监管人与借章人员应同时在场。借章人员与监管人对印章外借期间的用印风险承担一切责任。印章外借使用完毕后，应及时办理归还手续。印章管理员须督促借章人员按时归还外借的印章。第二十一条印章管理员对下列用印申请，应当拒绝或暂缓办理：41、未经批准人签字核准的；2、批准人越权审批的；3、超出规定的使用范围的；4、规章制度未作出规定的。对于上述情况的用印申请，印章管理员应立即向董办报告。第六章使用范围及审批权限第二十二条红头文件用印按照集团《文书管理条例》的规定履行报批手续，以项目公司总经理或集团分管领导签发的发文稿纸作为用印依据。第二十三条合同用印按照集团《合同管理办法》的有关规定执行，以《合同会签审批表》作为用印依据。合同履行过程中对合同权利义务产生影响的文件用印，审批程序与合同用印一致。第二十四条诉讼、仲裁、行政处罚等法律文书、行政文书用印，经法律顾问审核后逐级报批，由董办报集团董事长核准。第二十五条办理企业设立、变更、注销登记等工商事务用印，按照集团《工商事务办理规定》的要求履行报批手续，以集团董事长签发的《企业内部工作底稿》及签署的工商登记材料作为用印依据。第二十六条向政府有关部门报送的文件用印，由相关部门主管领导审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。但对于具备下列条件之一的文件由集团董事长核准：1、涉及对外承诺的；2、可能导致集团、项目公司承担经济、法律责任的；3、对项目运营带来较大影响的；4、项目公司总经理无法承担由此带来的后果的。第二十七条对外出具的具有担保性质的文件用印，经法律顾问审核后逐级报批，由董办报集团董事长核准。第二十八条办理银行开、销户、变更手续需用印的，按照集团《财务管理制度（试行）》中关于银行存款管理的相关规定履行报批手续，以集团董事长批准的《单位银行账户开/销户/变更申请表》作为用印依据。第二十九条对外出具财务报表（包括对外提供有关资料）需用印的，逐级5报批至集团财务总监核准（项目公司经办的纳税申报材料由项目公司总经理核准即可）。第三十条工程招投标、工程结算审价等文件用印，按照集团《工程招投标、采购管理办法》及《成本控制管理制度》规定的审批程序履行报批手续，由项目公司总经理或集团分管领导核准。其他工程建设相关文件、表单、工程资料的用印，按照集团工程管理相关制度的规定履行报批手续，由项目公司总经理或集团分管领导核准。第三十一条办理人事工作（包括录用、退工、养老金、公积金申报等）需用印的，集团人事部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。涉及用印批准人自身的人事相关事务用印须报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。涉及董事会任免的人员由董事会核准，涉及集团统一任免的人员由集团分管领导核准。第三十二条外出联系工作需开具集团或项目公司证明、介绍信的用印，由行政部门审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。第三十三条员工办理公派或因私出国（境）手续用印，由部门主管领导审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。第三十四条员工因私开具有关证明用印，由部门主管领导审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。用印批准人需因私开具有关证明的应报上一级主管领导核准，不得自行批准用印。第三十五条车辆办理验车、车辆保险等相关手续的用印，由行政部门审核后逐级报批，集团职能部门经办的由集团分管领导核准，项目公司经办的由项目公司总经理核准。第三十六条不得在空白纸张、证明、表格上用印，不得在内容残缺可能引发事端的文件上用印。不得开具空白证明或介绍信。第三十七条董事会章仅限处理股东会、董事会事务使用，由集团董事长核准用印。第三十八条部门章严格限于在集团内部的工作联系或对外办理一般事务性工作，绝对不可用于对外签订具有经济内容的任何形式的委托书、意向书、合6同或其他任何具有行政效力、法律后果的文件。第三十九条日常工作中应尽量减少印章的使用频率，可以签名确认的文件应避免使用印章。第七章档案管理第四十条集团总经办及项目公司行政人事部应如实填写《印章管理档案表》（附后），记录本单位各类印章的刻制、使用、缴销等情况，并及时报董办备案。董办应建立集团及项目公司印章管理员管理档案，记载印章管理员选报、奖惩、离任等信息。第四十一条印章管理员应妥善保管《印章使用登记薄》及其他用印依据（《用印审批表》、《合同会签审批表》、发文稿纸等），以备核查。印章管理员应在每月5日前应将上个月的《用印审批表》、《合同会签审批表》、发文稿纸等其他用印依据分类装订。《印章使用登记簿》的领用实行“以旧换新”原则，使用完毕的《印章使用登记簿》应上交董办统一存档。第四十二条用印文件按照集团档案管理制度的要求由相关部门负责存档，印章管理员应记录用印文件的存档情况，以便查询。第八章管理责任第四十三条印章管理员、用印批准人必须严格按本办法操作执行，违者将根据情节轻重给予扣罚相当3个月考核工资或一个月工资以上金额的经济处罚或记大过以上直至辞退的处分，并承担因过失或过错而造成的全部经济损失，性质特别严重触犯刑律的，将依法追究法律责任。印章管理员对不符合用印条件仍违规操作或明知他人违规用印，而未加以有效制止的，或对用印申请人所提交的材料未尽职审查而草率用印的，不论是否造成实际损失均应接受上述处分、处罚；造成单集团或项目公司损失的，由印章管理员负责赔偿一切损失。第四十四条各公司至少每半年开展一次印章管理自查，并将自查情况书面报董办。董办每年对各单位印章管理情况开展1-2次检查评比，集团对获评年度7印章管理先进单位和印章管理先进个人予以表彰。第四十五条各公司印章管理工作纳入单位以及单位负责人的业绩考核体系，印章管理工作被评为不合格的，不得参评当年度集团的任何荣誉奖项，并对责任人酌情处理。第九章其他印章第四十六条各类业务章（具有一定法律效力，如工程业务联系章）的刻制、缴销按照本办法第十条、第十二条执行，其使用规则由董办会同相关部门制定，报集团总经理、董事长核准后作为该印章管理和使用的依据。第四十七条各类事务章（无法律效力，如各类骑缝章、合同定稿文本章、复印、借阅章等）的刻制、缴销按照本办法第十条、第十二条执行，由使用部门根据其用途自行管理、使用。第四十八条集团或项目公司领导签名章的刻制、缴销由当事人自行审批并确定保管人员，同时报董办备案，使用签名章必须经领导本人书面核准。第十章附则第四十八条本办法由集团董事会办公室负责解释。第四十八条本办法自二零零六年十月十六日起试行。8附表一海雅地产集团印章管理员选报审批表公司名称：公司推荐的印章管理员情况：姓名：性别：部门：职务：简历：项目公司行政人事部意见项目公司总经理意见董事会办公室意见集团总经理意见集团董事长意见集团董事会办公室监制............................................................装订线………………………………..9附表二海雅地产集团所属公司用印审批表申请单位（部门）申请人所用印章申请日期申请事由、文件要点：（用印文件附后，附件须使用订书机与本页装订后加盖骑缝章）审批人意见：本表格各单位可根据实际情况调整集团董事会办公室监制海雅地产集团所属公司用印审批表申请单位（部门）申请人所用印章申请日期申请事由、文件要点：（用印文件附后，附件须使用订书机与本页装订后加盖骑缝章）审批人意见：本表格各单位可