印章管理办法宣导

印章管理办法宣导生保发〔2010〕462号总公司办公室机要处:白茵2011.5.8-2-机构印章汇总序号机构名称印章状态备注中支数有效物理印章有效电子印章失效印章保管人1总公司302白茵董旭2深圳分公司113山西分公司114甘肃分公司15广西分公司（筹）6上海分公司11白茵李如7北京分公司111（电子）8江苏分公司1112129辽宁分公司12131310四川分公司88811大连分公司1112福建分公司78813天津分公司1114黑龙江分公司910101（电子）15吉林分公司5661（电子）16安徽分公司566-3-机构印章汇总17广东分公司1118陕西分公司11白茵李如19内蒙古分公司1120浙江分公司91010白茵刘发添21湖北分公司10111122河南分公司11121223湖南分公司78824宁波分公司1125河北分公司78826厦门分公司1127山东分公司10111128海南分公司1221（电子）29重庆分公司34330江西分公司67731云南分公司1132新疆分公司（筹）33青岛分公司（申筹）合计1231811525-4-印章管理的重要性•印章是证明党政机关、企事业、社会团体等单位组织的身份，代表其权益、具有法律效力的重要凭证，是国家行使权力、对社会进行管理，以及公民、法人行使民事权利的重要手段，它在社会政治、经济生活中起着极其重要的作用。•国家公安部正在加快印章治安管理信息系统建设，实行全国联网。信息系统的建设是防范伪造印章、堵源截流、标本兼治的一项重大措施。-5-案例王付荣，35岁，高中文化，2002年进入新华人寿泰州中支，曾任泰州中支副总经理。自2003年开始，王通过私刻单位印章、“拼凑”假业务的方式承保，并用假退保单将退保金转入其个人账户或其控制的投资企业账户。在长达6年多时间内，诈骗、挪用和侵占资金约3.5亿元，涉及客户数千人。主要涉案人员已被公安机关逮捕或采取强制措施，其他近30位新华人寿总、分公司和中支公司主要负责人、分管领导和直接责任人被保监会追究责任，处以开除、警告和罚款等。——保监会《关于新华人寿泰州中支原副总经理王付荣涉嫌非法集资案问责情况的通报》伪造印章犯罪已经成为扰乱经济秩序、影响政府信誉、破坏诚信环境、侵犯法律尊严的一大公害，使国家、集体和个人蒙受重大经济损失，此行为触犯法律而构成犯罪，将受到刑事惩罚。-6-目录第一章总则第二章印章的种类及适用范围第三章印章的名称及规格第四章印章的申请及刻制第五章印章的保管第六章印章的毁损或遗失第七章印章的使用第八章用印流程第九章印章废止与销毁第十章印章管理人及用印申请人作业要求第十一章附表-7-一、总则印章管理的目的：加强风险管控，保证用印安全及时效，降低作业成本。办公室作为公司印章的主管部门，责任重大！-8-二、印章的种类及适用范围印章种类适用范围发文报告请示报表信函会议纪要合同、协议总公司公章总公司合同章分公司公章中支公司公章支公司公章营销服务部公章-9-三、印章的名称及规格名称：机构的法定名称字体：简化字、宋体制材：原子印或橡胶质料尺寸：各地公安部门的统一要求防伪标志：五角星为实心，其他防伪标志按公安部门要求刻制。分支机构不得因任何原因刻制部门章或公司制度外的任何印章，筹建中的分支机构不得刻制印章。用印申请人-10-总公司印章总公司公章总公司钢印总公司合同专用章总公司部门章总公司培训章-11-机构印章分公司公章中心支公司公章营销服务部章-12-123刻制上交申请机构取得开业资格起，提交OA申请报批，须上传《分支机构新公章刻制办理人员信息备案表》（支公司、营服印章由其所属上级机构提出申请）上报总公司办公室，经总公司总经理批准后方可刻制。1、机构负责人指定专人到当地县级以上公安部门申请刻制公章，取得准刻介绍信（准刻证）。2、持介绍信到公安部门指定的印章刻制企业刻制。3、刻制完成后持公章到公安部门登记备案，取得备案证明。机构指定专人第一时间封存上交分公司、中心支公司行政公章至总公司办公室。不可邮寄。同时提交“准刻证”、“备案证明”、“印章保管交接登记表”完成交接。四、印章的申请、刻制、上交电子印章以物理印章的印模为基准进行制作。新电子印章审批制作完毕，经总公司办公室负责人验收通过后，随即录入电子印章系统，激活使用。4电子印章制作-13-印章上交必备的附件1、分支机构新公章刻制办理人员信息表2、公安部门准刻介绍信3、公安部门公章印模备案证明4、印章保管交接登记表-14-印章上交必备的附件（1）-15-印章上交必备的附件（2）-16-印章上交必备的附件（3）-17-印章上交必备的附件（4）-18-印章上交必备的附件（5）-19-印章上交必备的附件（6）-20-五、印章的分级保管营销服务部公章支公司公章中心支公司公章分公司公章总公司合同专用章总公司公章总公司办公室分公司办公室-21-如印章损毁或遗失，需立即向总公司办公室负责人报告，并按当地公安部门要求登记声明作废，同时上报总公司办公室备案后重新申请刻制。严禁将所保管的印章放置于保险柜以外的任何地方！六、印章的毁损或遗失-22-电子用印物理用印特殊纸质文件（支票、发票、银行印鉴卡、一式几联的申请表、荣誉证书、劳动合同等）或不便于电子用印的文件。OA提交用印申请→审批→用印文件邮寄至总公司→印章管理员复核→用印→扫描并登记→寄回分公司印章管理员。用户端提交OA用印申请----审批---导入用印文件---用印---复核---文件用户端所在机构的印章专用打印机输出。七、印章的使用（1）-23-空白处扫描、登记骑缝章支公司、营服公章用途支公司、营服公章仅用于本级机构年检、报税等相关事宜，其他事宜用印，使用中支或分公司公章。物理用印需做好相关记录登记（印章使用登记表），用印后需扫描备查。印章不能加盖在空白处。合同、协议加盖印章后还需加盖骑缝章。印章的使用（2）-24-八、用印流程分公司用印流程：申请人提交内请--部门负责人初审--所涉事项分管领导--分公司负责人中心支公司用印流程：申请人提交内请--支公司负责人审批--分公司办公室--所涉事项分管领导--分公司负责人分支机构使用总公司公章的用印流程：申请人提交内请--该机构负责人审批通过--分公司办公室--提交上报总公司办公室审批需用到董事长签名章或者需董事长亲笔签字事项时，在上报总公司内请中需注明清楚，经总公司总经理审批通过后，方可执行使用分公司章使用中支章使用总公司章使用董事长签名章-25-九、印章废止与销毁机构因升级、撤销、更名或物理印章磨损等原因，印章需废止或更换物理印章的，相应的电子印章同时废止、更换。凡在当地公安局备案的印章，按当地公安部门要求的程序销毁。若当地公安部门要求由企业自行销毁，销毁工作由总公司办公室会同总公司合规部门共同完成，填写《销毁印章清单表》并归档。-26-十、印章管理人及用印申请人作业要求（1）1、熟悉公司印章管理规定，严格按照公司相关制度保管和使用公章。2、用印操作必须准确、严谨，严禁对未经审批的材料加盖公司印章。3、任何情况下不得将印章交给印章管理人之外的任何人使用和保管,未经办公室分管总及总经理许可，不得将公章带出公章集中作业区（机要室）使用。4、印章管理人在当前用印申请材料用印完毕后，将负责保管使用的印章放回保险柜中锁好，确保无误后方可离开用印操作室。5、严格遵守印章的启用和废止指令，不得随意停用或启用各级机构的印章。6、如发现印章缺失和损坏，应立即上报机要处及办公室负责人。7、因违反公司《印章管理办法》规定，给公司造成损失的，由公司按相关员工奖惩办法对责任人予以处罚，追究相关责任。8、印章管理员变更时，在离岗前需妥善做好印章管理工作的交接。人事部门方可办理离职手续。-27-分公司印章管理员应遵守作业要求（2）1、审核、修正导入电子用印材料的格式；2、跟踪督办相关内请的流转；3、处理相关用印材料的邮寄、传真和分发；4、维护印章专用打印机的正常运转，并确保仅用于印章打印业务；接受总公司电子印章系统中发出的打印指令，接收、分发用印文件，确认打印出的文件内容、份数与申请一致。遵守-28-电子用印申请人作业要求（3）OA申请中需填写：用印文件名---印章名称---用印份数---用印位置----是否加盖骑缝章等（一）上传doc和xls文件时的要求：1、申请人须使用word2000或者word2003编辑生成文档；使用excel2000或excel2003编辑生成xls文档。2、用印文件为A4（210*297毫米）标准纸型。3、当word文档中为图片或者excel为表格的时候，表格的边界不可以超出设定纸型的边界值。处理方式：申请前在打印预览中查看当前文件的打印设置，如果与标准纸型要求不符，须修改页面设置成标准纸型。（二）上传pdf文件时的要求：1、申请人应上传pdf6.0以上扫描版本的文件。（三）上传jpg图片、bmp图片的要求:1、申请人不能直接在电子印章系统上传图片，务必将图片粘帖在word文档里上传。2、上传的图片须采用标准纸型。如非标准纸型处理方式为：新建一个word文档，将图片拷贝到word文档里，调整页面大小后保存，然后上传到OA系统。-29-十一、附表：-30--31--32--33--34-