发票管理制度

广州XX管理咨询有限公司流程文件：发票管理制度编号：版本：生效日期:2010年5月19日页码：第1页共8页起草人：赖小轩检查人：赖小轩批准人：机密宁波声广健康管理有限公司1目的和范围1.1为规范发票申请、使用、管理，根据国家相关的法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。1.2公司全体员工及各分公司员工。2职责2.1公司总部财务部负责规范管理、落实及监督工作，并具有修改此文件的最终权限。2.2公司全体员工依此制度操作。3制度内容3.1发票管理制度3.1.1总公司所有发票事宜均由公司财务申领、开据、保管及缴销，各分公司所使用发票，原则上由财务负责，但考虑到各地区的实际情况，所涉及有关发票事项，由当地的店长代理申领、保管、监督及缴销，由收银员负责开据，其中广州地区由财务申领及缴销。3.1.2有关当事人在发票的申领、使用、作废、传递、保管、缴销等过程中，应掌握有关发票管理规定，在发票管理中违反规定，责任自负。3.1.3发票管理执行报备制度，各公司应就申领及缴销发票事宜，向公司财务报备。各分公司发票报备明细表见图1：广州XX管理咨询有限公司流程文件：发票管理制度编号：版本：生效日期:2010年5月19日页码：第2页共8页起草人：赖小轩检查人：赖小轩批准人：机密宁波声广健康管理有限公司各分公司发票报备明细表序号分公司名称购买或派发使用缴销备注日期数量起讫号码开据数量作废数量日期数量起讫号码3.1.4发票及发票申购、缴销资料的管理，必须指定保管人，指定存放地点，做到安全谨慎为重，不许乱存乱放，做到防潮、防湿、防火、防盗、防皱。3.1.5发票的使用应按税务部门要求填写，不得涂改、撕毁、转让、销毁和拆本使用，对于填写错误的发票，不得私自更改或销毁，应完整保存其各联次，待一本用完后，连同其存根一起妥善保存。3.1.6发票开据后，经手人必须加盖发票专用章，如发生开票错误应将全部联次的发票收齐，按原联次顺序粘贴在发票的背面，并在此份发票的所有联次上加盖或注明“作废”字样，以备查验。3.1.7发票开据后，若顾客发生退货，必须向顾客索取并回收顾客联，并收集全各联发票作废。3.1.8若需开据红字发票，必须用不退色的红色笔开据，第二、第三联也要相应以红字反映，否则用负数反映。3.1.9广州地区各分公司需由税控机开据的发票或各分公司需调拔开据的普通发票，各公司应以快捷有效的形式（如手机短信、电子邮件）把需开票的内容及传送方式通知发票开据人，不得口头或电话告知，经财务经理确认后，方可开据。3.1.10发票开据内容应有：顾客名称及地址、品名规格、单位、数量、单价及金额。广州XX管理咨询有限公司流程文件：发票管理制度编号：版本：生效日期:2010年5月19日页码：第3页共8页起草人：赖小轩检查人：赖小轩批准人：机密宁波声广健康管理有限公司3.1.11不得虚开、乱开发票。3.1.12公司一律不允许丢失及损坏发票，一经发生，从严处理，如发生，由相关当事人承担一切损失。3.2普通发票开据指南3.2.1根据《中华人民共和国发票管理办法》第三十六条规定：“未按规定开具发票的行为，由税务机关责令限期改正，没收非法所得，并处1万元以下的罚款。”。3.2.2纳税人在开具广东省商品销售统一发票（手写十元版）、广东省商品销售统一发票（手写佰元版）等手写版普通发票时，应按如下要求开具：3.2.2.1按照规定的时限填开----自购票之日起六个月的期限；3.2.2.2按照发票号码顺序填开；3.2.2.3全部联次一次性复写、全部联次的内容、金额完全一致如实开具；3.2.2.4填写项目齐全、字迹清楚；3.2.2.5全部联次加盖单位“发票专用章”。3.2.2.6票物相符、内容真实，票面金额与实际收取的金额相符。3.2.3下列行为属于未按规定开具发票的行为3.2.3.1发票开票日期倒开。例：如图2票号码XXXXX977的开票日期为2009年07月18日。图2广州XX管理咨询有限公司流程文件：发票管理制度编号：版本：生效日期:2010年5月19日页码：第4页共8页起草人：赖小轩检查人：赖小轩批准人：机密宁波声广健康管理有限公司紧随其后，如图3票号码XXXXX978的开票日期为2009年07月11日，后一份发票日期早于前一份发票的开票日期属发票日期倒开。图3正确开票方法：发票必须按照规定的时限、按发票号码顺序填开。广州XX管理咨询有限公司流程文件：发票管理制度编号：版本：生效日期:2010年5月19日页码：第5页共8页起草人：赖小轩检查人：赖小轩批准人：机密宁波声广健康管理有限公司3.2.3.2单联填开或上下联金额，增值税销项税额等内容不一致；例：如图4根联和图5票联的品名规格和单位都不相同。图4存根联图5发票联正确开票方法：全部联次的各栏内容、金额完全一致，一次性如实开具。3.2.3.3填写项目不齐全；广州XX管理咨询有限公司流程文件：发票管理制度编号：版本：生效日期:2010年5月19日页码：第6页共8页起草人：赖小轩检查人：赖小轩批准人：机密宁波声广健康管理有限公司例：如图6示，发票漏填了顾客名称、金额大写和小写不齐全。图6正确开票方法：全部联次各栏目填写齐全，一次性填开。3.2.3.4字迹不清楚，涂改发票；例：如图7所示，发票涂改了日期和金额。图7广州XX管理咨询有限公司流程文件：发票管理制度编号：版本：生效日期:2010年5月19日页码：第7页共8页起草人：赖小轩检查人：赖小轩批准人：机密宁波声广健康管理有限公司正确开票方法：开具发票要字迹清楚，严禁涂改。发生开票错误应全部联次齐全并加盖“作废”章或注明“作废”字样。例：如图8示，发票正确版D:\我的文档\发票模版.xls3.3发票传送操作指南3.3.1广州地区各公司发票由财务统一购买发放。3.3.2公司财务授权广州地区各分公司，每家公司享有存放、开据手写版百位发票的权利，且每家公司各自存放一本发票。3.3.2存放发票满55天，各公司必须把整本发票上交回公司财务，由财务向税务机构以旧购新，购买后再发放相关公司。3.3.3若相关公司在存放发票限期内，已开完存放发票，则需把整本发票存根联广州XX管理咨询有限公司流程文件：发票管理制度编号：版本：生效日期:2010年5月19日页码：第8页共8页起草人：赖小轩检查人：赖小轩批准人：机密宁波声广健康管理有限公司交公司财务，以便财务及时购买新发票。3.3.3广州地区各分公司在准备购买发票期间，允许从广州其他分公司调拔开据发票，所调拔发票事宜需经财务经理核实后，方能由指定的分公司开据。3.3.4广州地区机打千位发票，公司集中开据，各分公司若需开据相关发票，需及时把准确的发票内容，传送至财务相关负责人手中，并由财务在最短时期内开据出发票。3.3.5根据相关的法律法规制度，结合我公司实际情况，发票开据，传送、签收过程中，经手人必须于《发票签收表》上签名确认，以防发票丢失或遗漏。发票签收表如下图9发票签收表序号发票起讫号码单位数量寄送单位寄送人寄送日期签收单位签收人签收日期备注3.3.5所有分公司将本月所开据发票的记帐联，按开票时间及发票号码的先后顺序排列完整，并与本月需报销的单据一起传送回总部财务。4.此制度颁发日始试执行。