台塑集团管理制度介绍信息管理

台塑集团管理制度介绍-信息管理李明原台塑集团总管理处信息部1AGENDA信息化管理的范围和主要应用功能如何将管理制度落实在信息系统2信息化管理的范围和主要应用功能信息化管理的范围管理制度主要机能台塑集团E化版图3信息化管理的范围4数据库系统软硬件系统平台网络系统系统监控维运资安系统客户端计算机电子邮件系统DCS系統办公室自动化系统電子商務系統POS系統廠門門禁系統ERP系统5营业管理财务管理(成本结算)资材管理生产管理人事管理工程管理保养管理环安卫管理OA流程管理DCSWEB自动仓库材料供货商DCSDCS生产机台自动仓库DCSPOS自动仓库门市人员WEB客户WEB应征人员DCS门禁设备WEB图文管里CADWEB图面设计工程包商HISPDA长庚医院检测人员WEB工程包商产量薪资费建造费维修费订单缴款出货销售产量缴库收发料报价报价请款工料量PDA监工人员进度健检值测量值PDA保养人员图面记录报名入厂出厂6管理制度主要机能7管理制度主要机能(ERP)营业管理：1.营业目标管理2.授信管理3.受订管理4.成品仓储管理5.交运管理6.帐款管理财务管理：1.帐务管理2.成本管理3.出纳管理4.股务管理5.资金调度6.经营计划资材管理：1.存量管制2.采购管理3.材料仓储管理生产管理：1.生产排程2.制程管理3.质量管理4.用料管理5.绩效管理人事管理：1.人事管理2.考勤管理3.薪资管理4.文书管理5.总务管理6.警务管理工程管理：1.进度管制2.工料分析3.用料管理4.发包管理5.付款管理保养管理：1.预防保养2.定期保养3.故障修复4.设备改善环安卫管理：1.工业安全卫生管理2.环境保护管理8流程控管讯息讨论与公布知识管理个人讯息管理管理制度主要机能(OA)9台塑集团E化版图10台湾服务地区彰化、云林、嘉义…鞍山、东营…台北、桃园、宜兰…越南大陆海外宁波、昆山…广州、惠州…高雄日本美国德国菲律宾服务公司家数170家计算机作业套数1030套维护程序数量ERP188,000支OA38,000支11如何将管理制度落实在信息系统建立合理化管理制度落实管理制度计算机化12建立合理化管理制度专责制度规划部门专责计算机信息规划部门实际执行单位参与检讨管理制度计算机化流程说明管理制度规划原则13专责制度规划部门14台塑集团组织表…….南亚科技台朔重工台塑石化台化公司南亚公司台塑公司采购部及发包中心财务部营建部信息部进出口事务组法律事务室海外事业管理部创办人行政中心总(副)裁总管理处总经理室环安卫中心15总经理室各组主要机能1.2.推动管理制度执行及业务稽核3.采购案、工程预算及发包、验收案之审核4.协助各经营事业单位经营管理之改善5.企业项目改善6.规划办理企业共通性教育训练（派驻大陆公司人员）（各机能组派员驻大陆）人事管理组产销管理一组产销管理二组保养管理组资材管理组工程管理组工安检核组财务管理组资材审核组工程营建审核组工程机电审核组幕僚组公共关系组土地组经营项目一组经营项目二组驻大陆总经理室特别助理主(副)任专责制度规划部门总管理处总经理室产销管理三组16专责计算机信息规划部门17专责计算机信息规划部门信息部应用处管理组管理组管理组台北计算机处大陆计算机处应用处应用四组信息部经理室应用二组应用三组系统组网管组海外专案组运转一组运转二组运转三组运转四组华北运转组华南运转组应用一组18应用三组应用四组应用二组应用一组负责企业有关财务、资材及工程管理作业程序开发与维护，其工作内容包括：１全企业财务帐务、成本会计、出纳及股务管理电脑作业。２全企业资材存量管制、采购管理及仓储管理计算机作业。３全企业工程进度管制、工料分析、用料管理、发包管理及付款管理计算机作业。１南亚、南科、南电、台湾小松及台塑汽车等系列公司生产及营业管理计算机软件开发设计与维护。２全企业缴款管理、应收帐款管理、授信管理、客诉管理、外包承揽、托外加工及公用流体管理等计算机作业程序软件开发与维护。应用处作业机能１台化、台塑、塑化、台朔重工等系列公司生产及营业管理及全企业佣金、营业目标、出口事务、停车费管理计算机软件开发设计与维护。２全企业保养管理、工安环保管理计算机作业程序开发与维护。负责企业有关人事管理及OA作业程序开发与维护，其工作内容包括：１全企业人事管理、考勤管理、薪资管理、总务管理、警务管理及门禁管制等计算机作业。２长庚及明志等三院学务管理及教务管理计算机作业。３以LotusNotes开发各机能OA应用作业。４办公室自动化新技术及设备之研究与应用推广。１规章制度推动执行与检核。２应用软件开发规范设、修订。３跨组工作协调。４统筹办理职务专业教育训练。５计算机付款安全性内部稽核。６临时及项目交办事项处理。７一般事务工作处理（文书收发、文件管理、总务）。管理组信息部应用处组织机能表19实际执行单位参与检讨20实际执行单位参与检讨总经理室、事业部经理室台塑石化公司组织图国外处公用事业部油品事业部烯烃事业部炼油事业部油气调查组专案组技术组产销组人事组管理组董事长总经理总经理室经营分析组保养中心码槽处环境安全卫生室会计处经理室经理室经理室经理室经理室21管理制度计算机化流程说明22需求確認及合理性檢討制度規劃程式開發上線推動稽核教育訓練及試行新制度设定不断追求合理化追根究底、止于至善推动单位：总管理处总经理室、信息部应用处协助推动单位:各公司总经理室、事业部经理室制度修改23新制度设定流程制度规划单位总管理处总经理室规章办法增设项目检核报告程序规划单位信息部应用处计算机化可行性研究实际执行单位各公司总经理室、经理室提供实务运作情形邀集共同检讨制定新制度24制度修改流程制度规划单位总管理处总经理室是否符合公司规章办法规定程序规划单位信息部应用处计算机化可行性研究实际执行单位各公司总经理室、经理室实际运作发生问题或需求变更(如:国家法令修改)主动提出改善需求邀集共同检讨制度修改25管理制度规划原则26各类管理制度全盘规划,使各项管理制度环环相扣所有数据尽可能就源输入,ㄧ次输入多层次运用管理制度规划原则异常管理：设定查核点,以异常管理报表提醒、纠正自动稽核：透过OA系统自动跟催异常处理情形27收料单发票采购呈核表订购单价厂商编号检验结果收料数量到货日发票金额厂商编号采购部门会计部门资材料库检验部门异常处理汇入厂商银行账户出纳部门计算机审核正确不正确四支钥匙互相勾稽、环环相扣:以采购付款为例28落实管理制度计算机化管理制度程序开发质量控管管理制度推动上线步骤运用OA系统加强制度落实29管理制度程序开发质量控管30制度规划单位总管理处总经理室程序规划单位信息部应用处实际执行单位公司总经理室、经理室接件立案管理制度程序开发质量控管OA进度控管程序派送专业程序人员规划设计主管验收是否与制度相符是否符合管理机能?验收是否符合需求?验收销案31提案部门管理制度程序开发质量控管事务流程提案部门机能组信息部管理制度改善意见反应单确认需求及合理性检讨签呈报告部门内便签会议记录主管交办交办案件立案输入交办单案件展延程序员修改程序程序派送申请主管测试及复核核准程序派送机能组交办案件销案输入交办案件展延输入Email展延通知Email展延通知Email立案通知主管核签主管核签案件验收销案YNYN符合需求YN制度增修订验收确认单提案人验收确认专人验收确认32输入改善提案内容总管理处总经理室应于此日前覆文追踪依据3334要求信息部应于此日前修改完成35意见单附件:制度说明36意见单附件:制度说明(续)37意见单附件:制度说明(续)38394041管理制度推动上线步骤42管理制度推动上线步骤颁布制度发出公布函?制度纳入知识库管理计算机作业操作讲解到场说明、远距教学总管理处总经理室信息部应用处各公司总经理室订定办事细则各公司实际执行人员自主检查总管理处总经理室各公司总经理室外部稽核43运用OA系统加强制度落实44自主检查、外部稽核落实管理制度之问题点异常窗体未印印出后未处理未依制度规定流程处理处理时效逾期外部稽核仅能抽查无法达到全面性由ERP自转OA系统直接EMAIL给相关人员OA系统依设定之核签流程与时效管制严密控管是否依规定办理，否则由系统自动催办、稽核问题点传统检核方式ＯＡ控管45范例:受订差异反应单46v经办查明原由并拟定因应对策签名后呈核主管批示结案主管交办47人工核签作业说明主管自行记录跟催部门人员打印『异常反应单』主管批示结案人工方式进行案件归档经办查明原由并拟定因应对策送交主管分析主管交办呈核忘了印经办不处理主管忘了跟催忘了送交主管寄送过程文件遗失归档后遗失忘了交办48电子核签作业说明E-mail主管批示结案主动提示追踪ERP系统产生之『异常反应单』自转OA系统邮寄给主管归档计算机化计算机自动提示主管逾期未完之案件进行追踪计算机跟催经办人员逾期未完之案件尽速处理主管交办呈核经办查明原由并拟定因应对策无纸化信息传递安全、迅速、环保计算机自动管制进度稽核跟催49「受订差异反应单」主管批示画面50「受订差异反应单」营业员提报后主管核签画面51范例:请假单填单后即自动依制度规定之核签流程处理52535455范例:出勤时间检查清单填单后即自动依制度规定之核签流程处理565758总经理室经理室主管经办OAERP连结OA系统自动稽核、催办流程总管理处总经理室ERP信息部拟定处理对策撷取异常案件资料发送Email设定异常管制基准人事营业生管资材财务工程保养环安卫协助追查原因或修改管制基准计算机依制度规定之条件搜集异常案件异常案件资料公司核决销案协助处理上一阶主管上二阶主管自转交办单逾期提示第三次起逾期提示第三次协助处理自转交办单逾期提示第五次协助处理自转交办单给机能组组长逾期提示第七次59案件时效管制逾期类别提示对象提示频率分文延迟交办延迟核签延迟销案延迟第三个工作日提示『目前处理者』及『上一级主管』每二天再提示一次累计第三次提示『上二级主管』收文日期3/13/2分文延迟3/43/3举例说明:假设每日都是工作日3/5再提示3/63/7再提示3/8上二级主管上一级主管目前处理者上一级主管目前处理者上一级主管目前处理者上一级主管目前处理者3/9再提示3/10.......上二级主管每逾期一次目前处理者罚扣100元台币60重大延迟催办逾期提示累计次数提示对象三次转出『交办单』并提示『经理室』收发人员五次转出『交办单』并提示『公司总经理室』收发人员七次转出『交办单』并提示『总管理处总经理室』各机能组组长案件时效管制逾期累计第五次目前处理者加罚500元台币61收文日期3/13/2分文延迟3/43/5再提示3/63/7再提示3/8上一级主管目前处理者3/9再提示3/10第一次提示3/3上一级主管目前处理者上二级主管上一级主管目前处理者上二级主管上一级主管目前处理者以分文延迟为例说明:假设每日都是工作日第二次提示第三次提示第四次提示3/11再提示3/12上二级主管上一级主管目前处理者第五次提示3/13再提示3/14上二级主管上一级主管目前处理者第六次提示3/15再提示3/16上二级主管上一级主管目前处理者第七次提示转出交办单给经理室转出交办单给公司总经理室转出交办单给总管理处总经理室各机能组组长罚扣100罚扣100罚扣100罚扣100罚扣100+500罚扣100罚扣10062以上报告，谢谢63