合同管理制度(试行)

-1-合同管理制度(试行)YX/BG-23-20081目的为加强合同管理，保障公司的合法权益，预防合同纠纷，促进公司依法经营管理，特制定本制度。2适用范围本制度适用于公司各部门、本制度适用于加盟、广告、代理销售、采购、维修等方面的合同。分公司可参照本制度另行制订细则。有关劳动合同和劳务合同管理制度另行制定，不适用本制度。3职责权限3.1总部总裁办法务主管负责总部直属各类合同的文本规范及法律风险的防范，包括合同内容和形式的合法性、严密性、可行性等。3.2财务部门主要负责审查合同支付要约是否符合公司的财务管理及支付条件，并督导收付履约。3.3合同经办部门负责合同的履行跟踪、及所经办合同资料的整理归档。3.4总部签订的合同，根据《分权规范管理办法》，可由权限内分管领导批准；涉及到费用大于2000元、或有合同违约、变更事宜的，统一由执行总裁审核、总裁批准；合同的履行，视其所涉金额大小，根据《分权规范管理办法》和财务有关审批制度，由权限内的分管领导审批。合同履约责任，由各部长承担。3.5各直营公司、经营单位的合同管理需依据分公司首责人权限设置，权限内的合同签订和履行，报备总部总裁办，权限外的合同签订和履行报总部批准。合同的履约责任由各公司、经营单位首责人承担。总裁办有权对分公司合同管理工作进行监督检查。4内容与要求4.1合同的签订准备4.1.1签订合同，必须严格遵守国家的法律、法规、政策以及其他有关规定。4.1.2在签订合同前，洽谈人、经办人、签约人必须做好以下各项工作后，方可签订合同。主要包括：-2-a)对方当事人主体资格(营业执照)、经营权限、履约能力（各种资质证书）以及资信情况（附件3）、对方签约人的签约权限等。b)我方的履约能力、对市场进行预测和调查、合同的可行性和合法性，防止签订无效合同。c)对资信不明、资信状况不好，且无可靠担保单位的，不得与之签约。4.1.3签订合同，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管。4.2合同签订流程及权限4.2.1加盟合同签订流程1．洽谈由加盟工作人员负责与客户进行洽谈，洽谈时注意控制选址的确认。2．填写格式合同由洽谈经理负责与客户进行沟通，相关权利义务经双方确认无异议后，填写加盟格式合同，报上级审核批准。如有条款修改，必须先填写加盟合同呈报签批表，报法务、执行总裁审核、并经总裁批准后，方可修改签约。3．合同评审洽谈经理书写完成加盟合同（或加盟意向书）后，填写《合同评审记录表》，先交由加盟首责人从内容上对合同进行审核，再交由总裁办法务主管从法律上对法务财务执行总裁加盟洽谈填写格式合同审核YESNO审核NO审核YESNOYES审核NO签订合同YES总裁YES批准NO-3-合同进行审查，由财务对加盟费收取是否符合标准进行审查，最后交执行总裁和总裁审核，审核人员审核后均须将意见写入《合同评审记录表》（附件4）。4．合同签订合同评审完成后，由加盟商（乙方）代表人签字。其后，由行政人员填写《裕兴公司公章使用申请单》，持合同原件至总裁办办理盖章手续，同时加盖骑逢章。4.2.2采购合同(流程图见附件5)1．与供方洽谈一般采购由物流中心采购人员与供方进行洽谈，确认到货方式和时间、验收标准、价格和付款方式。涉及年度采购总额在2000～10000元的项目，需提供三家以上询比价记录并报财务、执行总裁审核、总裁审批；涉及年度采购总额在10000元以上的项目，需进行招标采购。2．起草合同我公司有固定采购合同的尽量使用本公司合同文本，本公司没有的可重新起草或使用其它文本。3．合同评审无论是本公司起草的合同还是借用其他合同文本，均需填写《合同评审记录表》，先由物流中心首责人从内容上进行审核，再由法务审核合同的合法性、财务对合同付款方式、付款金额及票据合法性进行审核，最后报总裁审核。审核人员审核后均须将意见写入《合同评审记录表》。4．合同签订合同评审完成后，由供方（乙方）代表人签字并盖章，采购经办人填写《裕兴公司公章使用申请单》，持合同原件至总裁办办理盖章手续，同时加盖骑逢章。4.2.3广告业务合同(流程图见附件5)1．洽谈公司对外广告业务合同，统一由品牌管理中心负责对外进行洽谈。2．起草合同。由品牌管理中心负责合同内容的拟定，明确双方的义务和权利。3．合同评审（协议）合同起草经办人填写《合同评审记录表》品牌管理中心首责人审核法务审核财务审核总裁审核。审核人员审核后均须将意见写入《合同评审记录表》。4．合同签订合同评审完成后，由供方（乙方）代表人签字并盖章品牌管理中心经办人填写《裕兴公司公章使用申请单》，持合同原件至总裁办办理盖章手续，同时加盖骑逢章。4.2.4维修/装修合同(流程图见附件5)-4-1．洽谈一般维修/装修项目，由物流中心选择维修/装修合作方，并对维修/装修合作方式，价格，付款方式等相关内容进行洽谈。维修/装修项目，年度总额在2000～10000元的项目，需提供三家以上询比价记录并报财务、执行总裁审核、总裁审批；年度总额在10000元以上的项目，需进行招标。2．起草合同物流中心经办人就合作双方洽谈情况起草合同，合同应公平公正。3．合同评审合同起草完成后经办人填写《合同评审记录表》物流中心首责人审核法务审核财务审核总裁审核。审核人员审核后均须将意见写入《合同评审记录表》4．合同签订合同评审完成后，由供方（乙方）代表人签字并盖章物流中心经办人填写《裕兴公司公章使用申请单》，持合同原件至总裁办办理盖章手续，同时加盖骑逢章。4.2.5业务类合同租赁、置换等业务类合同，公司已有格式版本，如需修改，由公司法务人员或杭州公司行政人员修改，初稿完成后，需组织相关财务、业务等人员一起讨论、对合同进行评审，评审通过的报分管领导审批，批准后需到工商局备案，再发放到各片区、门店，启用新的格式合同。4.2.6其它合同签订流程：经办人洽谈经办人起草合同合同评审（部门首责人/法务/财务/执行总裁/总裁依次序审核）签订合同4.3合同的履行4.3.1合同依法成立，即具有法律约束力。一切与履行合同有关的部门、单位和员工都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。4.3.2合同签订后，合同经办部门必须指定一名合适的员工作为合同的履行责任人。被指定的员工对该合同的履行承担责任，负责到底。指定合同履行责任人后，在该合同履行完毕之前，原则上不更换人。特殊情况需要更换履行责任人的，双方应当做好交接工作，并及时书面通知合同相对方。原履行责任人必须将合同资料完整地移交给接任人。4.3.3财务部门按照合同的规定收款或付款。支付与合同有关的款项，务必认真审查合同内容，确认对方单位的名称、开户行、银行帐号等是否与合同规定一致，以防错付。除对方单位正式书面委托以外，严禁任何人擅自改变收款单位付出款项。合同履行中的收款或付款细则，参见《合同费用收付管理细则》。-5-4.3.4在合同履行过程中，对任何涉及各方当事人的或者义务发生变化的事项，均必须获得有关当事人的书面同意或者确认，取得书面凭证。4.3.5合同履行中在向对方当事人发出或者签收、确认改变合同权利、义务的书面凭证之前，应当先咨询公司法务主管律师意见并获得其认可。违者按其造成的后果承担行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。4.3.6合同的履行责任人，必须完整地收集合同履行过程中产生的全部书面凭证并妥善保管。丢失合同有关资料的，按其造成的后果承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。4.3.7合同履行完毕的标准，应以合同约定或法律规定为准。没有合同约定或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。验收报告一律要按合同规定并通过合同管理部门批准方可向对方出具。4.3.8公司总部有关部门、签约人和经办人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或向总裁汇报。对于因自身原因造成合同不能履行、不能完全履行的，应追究有关人员的责任。4.4合同的管理4.4.1公司对合同实行分级管理、专业归口及法人授权委托书管理、公章管理、档案管理等制度。凡公司有定式合同的，要求优先使用定式合同。4.4.2合同经办部门在合同签订时，要求一式三份，一份本部门使用，一份交财务，一份交档案室存档。4.4.3档案室及合同经办部门要做好以下基本工作。具体内容如下：a)建立合同档案。做好本公司的合同的档案管理，每一份合同都必须有一个编号，不得重复、遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议(包括文书、函电等)，均应妥善保管。b)建立合同管理台帐：合同承办部门应根据合同的不同种类，建立合同台帐(一式二份)。其主要内容包括：序号、合同号、经办人、对方单位、签约日期、合同标的、价金、履行期限、履行情况及备注等。合同台帐一份按月登记，另一份按年度登记，留本部门长期保存。4.4.4法务部应建立合同台账，包括公司各类合同的基本格式、审核过的合同明细登记、合同修订记录等。4.4.5财务部应就合同中与费用收付有关的问题，建立单独明细账，对款项支付根据时间和重要性、紧迫性程度进行排序，使能够时时明确合同履行的程度、费用收付的进度、合理安排款项进出。4.4.6合同的借用-6-存档合同要借用时，必须按以下流程操作：4.4.6.1借用人填写借用审批单合同借用部门首责人签字合同经办部门首责人签字档案室负责人签字凭表到档案室借用4.4.6.2如借用人为合同经办部门人员时，可直接填写工作联系单到档案管理部门签字后，可直接到档案室借用。4.4.7每半年需进行一次集中的合同盘点，先由经办部门、法务部、财务部、档案室各自整理台账及其资料，再由法务部牵头召开总结讨论会，内容为半年内合同的起草、定式、合同履行、合同档案等合同管理问题，目的在于及时总结经验教训，对于同类型合同，可尽早定式，对于个性合同，可寻找风险防范的方法，以及发现合同在签订、履行等过程中的问题。4.7奖励与惩罚4.7.1本公司对在合同管理中成绩显著和为本公司获得超额收益或避免、挽回重大经济损失的部门和个人，给予表扬或一定奖励。4.7.2违反国家法律、法规和本规定，在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私，损害国家和本公司利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。4.7.3签订合同，必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订合同假公济私、损公肥私。合同洽谈人、经办人对所洽谈、经办的合同的下列事项负责并承担责任：a)对方当事人的情况；b)合同内容的真实性；c)价格条款的合理公平。合同洽谈人、经办人因过失或故意导致上列情况不明、不实、不公，造成我方经济损失的，应按其过失或故意所造成的损害后果，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。4.7.4负责审查合同的部门和员工，因工作失职或循私舞弊而疏忽、放任审查，致使不该签订的合同得到签订而造成经济损失的，应按后果及其责任的大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。4.7.5合同承办人不得以口头承认形式改变合同权利或者义务。对因口说无凭造成损失的，责任人应按后果及责任的大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。4.7.6以变更、解除合同为名，以权谋私、假公济私、损公肥私的，一经发现，提请司法机关追究其法律责任。4.7.7合同履行不能或变更、解除而造成损失，过错在我方的，公司保留追究相关责任人的管理责任和法律责任的权力。-7-5其它5.1本制度由公司总裁办负责解释。5.2本制度经总裁签发批准之日起实施。版次第一版批准人张裕兴日期2008．9．24有效期限2008年9月-2009年3月审核部门负责人郑瑛日期2008．9．23起草部门负责人吴江屏日期2008．9．22起草部门总裁办起草人钭卓珍日期2008．9．20-8-附件1法人委托书申请单申请被授权人：姓名：性别：年龄：工作部门：职务：申请被授权人在（工作部门）从事工作，其与有限公司的劳动合同期限从年月日始至年月日止。现申请代表有限公