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1/17合同管理办法第一章原则及适用范围第一条为了加强公司的合同管理工作，规范公司对外经济行为，维护公司和公司股东的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》以及相关法律法规和安徽海螺集团有限责任公司（以下简称“集团公司”）的有关规定，并遵照公司章程，结合本公司合同管理的实际，特制定本办法。第二条公司在签订下列合同（协议）时须经集团公司法定代表人的特别授权后方可签订：赠与、借款、融资租赁、建设工程（工程勘察、设计、施工）、技术（技术开发、转让、咨询或服务）、委托、行纪、居间合同、担保（保证、抵押、质押、留置）合同、土地买卖（租赁）合同和房地产合同。第三条公司董事长为公司的法定代表人。对外签订的合同必须由法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签字并加盖公司合同专用章，但确须加盖公司行政公章的应报集团公司合同管理部门审核备案。未经法定代表人授权，任何人不得代表公司对外签订合同。第四条委托代理人应在法定代表人授权的范围、权限和期限内从事代理活动，若委托代理人超越代理权限做出的要约、承诺致使公司遭受损失的，委托代理人应承担相应的法律责任。第五条公司的行政管理部门及主要负责人应在公司章程规定范围内开展经营活动，超越规定范围的合同、协议应履行授权手续，否则不予签订。第六条公司的二级机构不得以本部门的名义（即加盖本部门公章或者本部门负责人签字的行为）对外签订合同、发出合同要约或者接受他人要约后作出承诺。第七条签订合同时，应充分了解对方的资信和履约能力。第二章合同管理机构及职责第八条合同管理机构公司办公室为公司的合同管理部门，办公室设合同主管（兼职）全面负责公司的合同管理工作。第九条合同管理部门职责范围：⒈宣传贯彻合同法和国家有关法律法规，制定并组织实施公司合同管理的规章制度。⒉参与公司重大、法律关系复杂的合同谈判、招（投）标、法律文书起草、合同签约工作。⒊严格审查合同签订部门是否在公司授权范围内签订合同，如发现越权签订合同，有权按照公司管理制度的规定对直接责任人员提出处理意见。⒋负责处理合同纠纷，经授权参加经济纠纷仲裁或诉讼活动。⒌公司规定的其它职责。第十条公司合同主管或合同管理员职责范围：⒈宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，执行公司合同管理制度。⒉遵照法律、法规及公司规定，对公司签订的各类合同进行审查。⒊参与公司重大的和法律关系复杂的合同谈判、招（投）标、起草、签约工作。⒋对公司合同的签订、履行以及合同管理制度的执行情况进行检查。⒌每月制作合同签订（履行）登记表；⒍公司规定的其它职责。第十一条签订合同部门须履行下列职责：签订合同部门是指签订各类合同的经办部门，其职责如下：⒈根据公司年度生产经营综合计划及时编制本部门签订合同计划。⒉负责所签合同的市场调查和资信审查。重大合同的调查情况及招标情况要形成书面材料，并报合同管理部门备案。⒊组织合同谈判。重大合同或法律关系复杂的合同谈判，必须在合同管理部门的指导或参与下进行。⒋根据法律、法规的规定以及所签合同的具体性质和要求，全面准确地拟定合同条款，并办理报批和签章手续。⒌负责合同履行，按照合同管理部门的要求真实填报合同签订、履行情况。⒍及时妥善办理合同的变更或解除事宜，发生纠纷，该合同的委托代理人应及时详细地向本部门和公司领导汇报。⒎应建立简便有效的合同履行督促检查制度，定期对到期合同的履行情况进行检查。合同履行完毕，应到合同管理部门办理核销手续。⒏依法参加合同纠纷的调解、仲裁或诉讼。第三章合同的签订及履行第十九条签订合同（协议）前要求：⒈市场调查：对需要签订的合同，应根据其内容对标的物的市场分布、生产厂家、价格及其趋势等进行综合性的分析或论证。尤其是买卖合同，要严格按照“货比三家，比质量、比价格、比结算方式”的原则做好签约前准备。⒉资信调查：对经市场调查后选定的签约对象的资信进行审查（如民事资格、经营范围、注册资本、生产和技术水平、履约能力和企业信誉产品质量等），以确定是否具有签订合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。⒊合同谈判：合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责；重大合同或法律关系复杂的合同应由签订合同部门会同相关部门或专业人士以及合同管理部门组成谈判组。⒋文本起草：合同起草原则上由我方签订合同部门的谈判人员或谈判组负责，力争合同起草权，以掌握主动。⒌合同审查：所有合同在正式签约前，签订合同部门应将合同文本和有关资料（如依据的计划、批件、市场调查及资信审查资料、合同谈判纪要、招投标文件、货比三家资料）送合同管理部门（或合同主管）进行审查。⒍合同审批：签订合同部门负责将合同送至相关部门审核并报法定代表人（或公司授权的领导）审批。⒎签字盖章：合同管理部门在合同已经法定代表人或委托代理人签字后方能加盖合同专用章。第二十条签订合同部门在签订采购合同时，对其价格应有多家报价，同时考虑价格组成如：货价、运价、杂费、税金等。对结算方式的期限应争取优惠条件。询价方式可采用函件、传真、电报，若是电话询价则应有电话记录。第二十一条在签订、履行合同的过程中，凡与合同有联系的文书资料、图表、电报、电传和传真等都应视为合同的组成部分，原件应送审签该合同的合同管理部门（或合同主管）备案。签订合同部门应将合同履行情况，及时书面通知合同管理部门（或合同主管）。第二十二条变更、解除、终止履行合同的通知或协议，应当按照原合同的审批程序报公司批准，经批准后采取书面形式签订合同变更、解除、终止履行协议。第二十三条合同管理部门应将履行完毕的合同、尚在履行的长期合同（有效期超过一年）及时送交公司档案管理部门存档并办理交接手续。第二十四条签订合同部门及审批流程：合同经办部门（草拟合同和办理报批手续）→相关部门会签→合同管理部门（审核）→公司分管领导审定→总经理审批→合同主管盖章。各类合同审批流程：㈠材料合同：供应处（草拟合同和办理报批手续）→相关部门会签→合同管理部门（审核）→公司分管领导审定→总经理审批→合同主管盖章㈡设备合同：设备处（草拟合同和办理报批手续）→相关部门会签→合同管理部门（审核）→公司分管领导审定→总经理审批→合同主管盖章㈢备件合同：设备处（草拟合同和办理报批手续）→相关部门会签→合同管理部门（审核）→公司分管领导审定→总经理审批→合同主管盖章㈣销售合同：销售处（草拟合同和办理报批手续）→合同管理部门（审核）→公司分管领导审批→总经理审批→合同主管盖章㈤建安合同合同经办部门（草拟合同和办理报批手续）→相关部门会签→合同管理部门（审核）→公司分管领导审定→总经理审批→合同主管盖章㈥综合类合同：合同经办部门（草拟合同和办理报批手续）→相关部门会签→合同管理部门（审核）→公司分管领导审定→公司负责人（总经理）审批→合同主管盖章第二十五条签订合同的权限规定：销售合同按照安徽海螺水泥股份有限公司（以下简称“海螺水泥公司”）划分的销售权限办理；材料合同按照海螺水泥公司下发的物资管理办法及相关规定执行执行；设备合同按照公司年度生产经营综合计划或集团公司批准的项目执行，并应执行集团公司相关规定；备品备件合同除由海螺水泥公司装备部统一采购外由公司自行签订；建安合同按照工程部及集团公司相关规定执行；综合类合同按照海螺水泥公司及公司相关规定和程序根据具体情况进行签订。第二十六条合同会签要求：合同报批前，合同经办部门应如实填写合同签订的背景情况，选择签约方的依据、招（投）标情况、所签合同的主要内容，并送相关部门及公司领导会签，各会签部门须严格按照法律法规及本公司的管理制度认真地进行审核和会签，并对其签字负责。报批合同的经办人员及合同经办部门的负责人为所签合同的第一责任人，全面负责该合同的签订和履行工作。合同会签单原件及合同相应背景资料随合同原件由合同主管按合同不同类别及合同编号顺序存档。存档的合同、合同会签材料应当完整。第二十七条合同审核要求：公司各类合同的条款内容审核由合同主管负责，合同经办部门参照本条要求在起草合同时进行预审。㈠所签合同是否符合集团公司或公司关于合同签订权限划分的规定。㈡签约方资信审查：⑴签约资格审查：①签约方是否具备签约资格，法人资格是否有效；法人二级机构不可对外签约。②代理人的代理资格是否合格，代理权限、期限是否明确。⑵履约能力审查①审查对方技术力量、人员素质、服务质量、保障供应等方面。②审查对方资金情况（即：工商登记的注册资金）。③审查对方的货源情况（即：供应方的原材料准备情况、生产能力等情况）。④企业质量认证体系是否建立。⑶履约信用审查①重合同守信用企业可以作为审查企业履约信用情况的参考。②《营业执照》、《生产经营许可证》《资质证》等国家或行业颁发的证书。③银行授予的资信等级。㈢形式审查（文本规范、签字盖章、审批程序）：⑴合同文本是否规范（标准文本），签约方地址、通讯方式、银行帐号、税号。⑵签约对方法定代表人（或委托代理人）签字、盖章应清晰。⑶我方合同经办部门（合同经办人）、相关部门的会签意见。㈣条款审查（条款合法、齐全、清楚、确切、穷尽）：⑴合同条款是否齐全不漏项，用语是否准确。⑵合同标的物的价格及其他收费是否合理，价格是否包含税金。⑶合同标的物的质量要有标准、产品要有验收方法（时间）。⑷合同数量、规格清楚，交（提）货时间（数量）应明确。⑸包装物、提（交）货地点（时间、数量）、运输方式和结算方式明确。⑹合同定金、预付款是否合理。⑺违约责任及违约金（或赔偿金）计算方法准确。⑻经济担保是否合法。第四章合同章的规定第二十八条合同章的保管部门：公司合同专用章由公司办公室负责保管和使用。保管和使用按照集团公司、股份公司相关规定及本办法执行，其使用范围为公司统购物资外的日常生产经营方面的经济合同和经集团公司授权签订的其他合同。第二十九条合同章的保管规定：合同主管应妥善保管合同章，不得外借或私自携带外出，如合同章毁损、丢失或被他人误用，合同主管应负全部责任。第三十条合同章的用印规定：主要包括以下方面：1、公司所签合同（协议）合同章的使用须由合同主管本人负责使用。2、合同主管在用印前应对合同及合同会签进行复审，并根据合同分类要求对每份合同进行编号，将合同编号填写在合同会签及每一份合同上，同时在合同中填写合同签订时间、合同签订地点。合同主管有权就与合同相关事宜向合同签订部门质询。3、用印前合同必须经法定代表人或法定代表人授权的公司领导审批，并且由法定代表人或委托代理人在合同上签字。4、若所签合同在程序上不合规定、内容上存在错误，合同主管应拒绝加盖合同专用章，但应及时将意见反馈给合同签订部门，以便修正。5、用印后合同主管应留存一份合同原件以及该合同的过程资料（如：合同会签单原件、公司报告原件、委托采购函件原件、询价表、客户资信材料等，并按照合同分类按顺序及时依次归档。6、不得签盖空白合同书。第三十一条、合同分类及编号：公司将生产经营中发生的合同分为四类进行管理，即材料合同、设备合同、备件合同、综合类合同，其合同编号分别为：1、材料合同：大宗大料YHYRC10001、辅材合同价YHCFC10001；；2、设备合同：统购设备YHSB10001，自购设备YHSBA100013、备件合同：统购备件YHBJ10001，自购备件YHBJA10001；4、综合类合同编号为：YHZH10001注：YH代表英德海螺公司，YRC、CFC、SB、BJ、ZH分别代表大宗材料、辅材、设备、备件和综合类合同。按照年份编号，10代表年份，001代表流水号。第三十二条补充协议或变更协议中应当明确原合同号、原合同签订日期、原合同主要内容等事项。补充协议编号为原合同号加补充协议号，如：YHZH10001的第一份补充协议的编号为“YHZH10001补1”，第二份补充协议的编号为“YHZH10001补2”，依次类推。变更协议编号参照补充协议编号规定执行。第三十三条合同主管应当保证合同编号与合同及其会签材料逐一对应。第三十四条合同主管负责建立并及时更新合同台帐，其在合同编号后、盖章前应当将合同主要内容按合同编号逐一登记入合同台帐。第五章合同存档与保管第三十五条合同用印后合同主管应留存一份合同原件以及该合同的过程资料（如：