商学院档案管理办法

版权归阎红伟1/8版权属于商学院所有,未经授权禁止使用勤上商学院档案管理办法核准﹕审核﹕承办﹕版权归阎红伟2/8版权属于商学院所有,未经授权禁止使用目录Contents目录Contents-----------------------------------------2第一章总则General------------------------------------3第二章档案管理部门与职责Filemanagementdepartment,dutiesandresponsibilities---------------------------------3第三章档案材料的归档Filematerialpurchasing--------4第四章档案管理Filemanagement-----------------------5第五章档案销毁规定Archivesdestroyedprovisions-----7第六章档案室管理规定Archivesdestroyedprovisionsmanagementregulationsofthearchives--------------------------8版权归阎红伟3/8版权属于商学院所有,未经授权禁止使用第一章总则General第一条为了建立健全商学院档案管理制度，使档案更有效地为商学院管理、经营、研究等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合公司实际制定本办法。第二条商学院档案主要是指商学院在各种活动中形成的具有保存和使用价值的文字、法律文书、数据、图片、录音、录像、图纸等资料。第三条商学院档案工作实行统一领导与分级管理相结合的原则。第四条本办法适用于商学院全体员工。第二章档案管理部门与职责Filemanagementdepartment,dutiesandresponsibilities第一条商学院设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：（1）负责商学院档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；（2）负责商学院成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；（3）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（4）负责档案提供利用服务；（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第二条管理部设立档案室，负责商学院档案的集中统一管理，并对各部门的档案版权归阎红伟4/8版权属于商学院所有,未经授权禁止使用工作进行指导、监督和检查。第三条商学院各部门根据实际情况设置专(兼)职档案工作人员，该工作人员负责本部门归档材料的收集、整理工作。第四条日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理，并移交给综合管理部档案工作人员。第五条项目担保、投资等工作中形成的技术文件材料由具体项目承办人(或指定专人)负责确认并根据流程运转进行积累，在本部门工作完成后交综合管理部整理归档。第六条商学院各部门经理负责督促具体承办人员和专(兼)职档案工作人员做好对本部门档案资料的归档和管理工作。第三章档案材料的归档Filematerialpurchasing第一条归档范围。商学院档案由文书档案、项目档案、会计档案和声像档案等种类组成。其中文书档案由以下部分组成：(一)综合类：商学院组建、变更涉及资产产权变动等方面的材料；股东会、董事会、经理办公会形成的会议决定及其它材料；上级下达的有关批复、规定等材料。(二)劳动人事类：公司人员聘任、解聘、工资、福利、劳保、退养、奖励、惩处、考核、培训等文件材料。(三)财务类：商学院资金管理、成本管理、投资管理、经济核算材料，年度预决算及各类财务统计赁证、财簿及报表。(四)业务经营类：业务计划及执行情况材料，担保、投资原始材料和评估、评审、监管的各类操作管理文件、各类合同、协议，抵押、质押的各类法律文件和文书及有关商务纠纷的重要文电等。(五)基本建设类：包括规划、勘察、工程设计、建筑施工、竣工验收阶段的材料和公司房地产方面文件。(六)固定资产管理类：设备购置报批文件和验收调试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改造过程中形成的材料。版权归阎红伟5/8版权属于商学院所有,未经授权禁止使用(七)外事类：商学院与国外进行业务合作、业务交流等文件材料。(八)审计监察类：上级有关规定和商学院在监察审计过程中形成的材料。(九)党群类：党务、工会、共青团、妇女活动中形成的重要文件材料。第二条归档时间(一)本年度商学院各项管理工作中形成的文件材料应在第二年3月底之前移交归档或由综合管理部自行立卷、归档。(二)担保、投资业务中形成的项目材料，应在各有关部门工作完结后立即整理归档，归档材料的规范性与完整性由各部门经理负责。(三)会计档案在财政年度结束后，暂时由财务部门保管三年，待期满后移交档案部门。第三条归档要求(一)归档的文件材料应完整、准确地反映商学院(或部门)在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由商学院负责人签发的原件。(二)归档的文件材料应由档案工作人员加以系统整理，按归档范围分类组成保管单位(卷、册、盒)，并填写卷内文件目录。(三)归档的案卷应由档案管理人员统一编制案卷目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理人员存档，另一份由归档部门留存，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第四章档案管理Filemanagement第四条档案的分类与编目(一)档案的分类是以商学院全部档案为对象，根据《担保公司档案分类大纲》的规定进行统一编号分类管理。(二)档案管理人员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记，并编制案卷目录。第五条档案的保管(一)档案室必须有专门档案库房，配备专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。版权归阎红伟6/8版权属于商学院所有,未经授权禁止使用(二)档案管理人员要定期对档案进行检查、清点，发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。第六条归档材料及档案的移交(一)档案管理人员接收归档材料及档案时要认真验收，严格履行交接手续。管理人员调动工作时，必须办理完移交手续后方可离岗。(二)商学院各部门发生变动、撤销时，应将原部门档案移交公司档案室保管。第七条档案的鉴定(一)档案管理人员应依据《担保公司文件材料归档范围与保管期限表》划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)三种，凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。(二)商学院要定期对档案的密级、时限进行鉴定，鉴定工作由公司主管领导、部门业务人员和档案管理人员参加的鉴定小组负责。(三)对归档文件必须在每页文件的右上角注明“归档”字样，有密级的还应注明“密级”。(四)凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清册》上登记，报送商学院领导审批后由专人监销，《档案销毁清册》应立卷永久保存。第八条档案室应建立档案统计制度，对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计，并制作《档案工作情况统计表》。第九条档案的利用(一)档案管理人员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确地提供利用档案信息。(二)档案的借阅1、商学院各部门查阅档案要在档案室进行。商学院员工查阅档案应填写《档案查阅单》，根据所查阅档案密级，由部门经理、副总或总经理确认后，经档案管理人员审核后方可查阅。2、具有密级的档案文件原则上不得复印，若特殊情况秘密级文件由分管副总批准版权归阎红伟7/8版权属于商学院所有,未经授权禁止使用后复印，机密级文件由总经理批准后复印，复印人应在复印件用完后自觉销毁，以防泄密。3、商学院档案文件一般不外借，如有特殊情况需要外借，必须经总经理批准，并严格归还期限；档案管理人员在核对无误后方可收回。4、商学院各部门查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门经理及档案所属部门经理签字批准后，再根据查阅手续进行查阅。5、外单位人员查阅或利用商学院各部门的档案，需持单位介绍信，并经总经理批准。6、档案利用者，在借阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经审批程序，不得擅自传阅、转借、复制档案材料。(三)开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯商学院利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。第五节档案销毁规定Archivesdestroyedprovisions第一条按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。第二条销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。第三条严禁将销毁档案转做其它用途。第四条档案销毁清册需归档，并长期保存。版权归阎红伟8/8版权属于商学院所有,未经授权禁止使用第六节档案室管理规定Archivesdestroyedprovisionsmanagementregulationsofthearchives第一条档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第二条档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第三条要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。第四条要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。第五条档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。第六条下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。第七条认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第八条案卷归还后，及时放回原处。第九条每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。第七章附则1.本办法经经理办公会讨论通过，修改时同。2.本办法由商学院负责解释，实施。3.本办法自发布之日起施行。