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商源控股费用管理办法2006年5月目录第一章总则····················································································1第二章差旅费报销及管理··································································1第三章招待费报销及管理··································································3第四章个人借款管理········································································4第五章财务报销管理········································································4第六章附则····················································································51第一章总则第一条为了加强商源控股及其下属子公司对费用报销制度的规范管理，特制定本制度。第二条本制度适用于商源控股及其下属子公司内部涉及各种零星费用(差旅费、招待费、部门经常性零星费用等)的报销业务的管理。第三条商源控股总经理及其下属子公司总经理对各所属子公司费用报销制度的健全和有效实施负责。第四条本制度重点主要确保：（一）所有费用报销均在费用预算内，严格控制预算外费用支出。（二）确保所有费用的列支均做到合理、合法、合规，并且得到及时准确的记录。第二章差旅费报销及管理第五条出差必须填写“差旅费申请表”，由出差人员提出申请，说明外出工作内容，出差地点、时间、路线、差旅费开支计划等内容，经逐级审批同意后方可出差。否则费用不予报销。第六条出差申请审批流程一般为:（一）部门员工出差，经部门经理审批后，子公司报主管副总经理审批同意、集团需经中心总监同意。（二）部门经理级人员出差，子公司报总经理审批同意、集团需经总经理同意。第七条经批准同意外出的差旅人员，可持出差审批单向财务部预借差旅费。预借数额不得超过出差审批单的批准数额。第八条出差人员在国内出差实行差旅费（住宿费和伙食补助费）定额包干制，超额部分由出差人员自负，限额内的凭票据实报实销。具体规定如下：2地区/分类总经理集团副总/总监/子公司总经理部门经理员工京、沪、深、穗800600400200其他省会600400300150本、外省市400300200100第九条出差人员乘坐交通工具的标准规定如下：（一）飞机1.集团副总、总监（包括子公司总经理）以上高级管理人员可以乘坐飞机经济舱，在机票紧缺的情况下可购头等舱位。2.其他人员如确实需要，集团经总经理批准、子公司经子公司总经理批准后可购经济舱位机票。（二）火车1.集团副总、总监（包括子公司总经理）以上高级管理人员乘座软席，其他人员乘硬席。乘坐火车从晚八时至次日七时之间，在火车上过夜六小时以上的或连续乘车时间超过十二小时的，可购同席卧铺票。2.乘坐火车符合上述规定而不购买卧铺票的，节省下的卧铺票费，原则上发给个人。为了计算方便，按本人实际乘坐的火车硬席座位票价的下列比例发给：乘坐火车慢车和直快列车的，分别按慢车或直快列车硬席票价的70%发给；乘坐特快列车的，按特快列车硬席座位票价的百分之五十发给。（三）其它交通工具工作人员出差到达目的地后，高级管理人员因公外出，可乘坐出租汽车，其他人员乘公共汽车(乘飞机时，从机场到办事地点可乘出租汽车)，凭票报销市内交通费。第十条报销规定（一）出差人员返回后一周内到财务清帐，填写“差旅费报销单”，要将所有票据整理、制单，发票齐全，单据粘贴整齐。1.集团人员出差报销：如果报销费用在预算内、并且没有超出差旅费报销标准，“差旅费报销单”经部门经理签字后报中心总监审批，再由财务部审核后即可进行付款和帐务处理；如果报销费用超出预算、或者超出标准，则最后还必须经总经理审批后方可进行付款和帐务处理。32.子公司人员出差报销：如果报销费用在预算内、并且没有超出差旅费报销标准，“差旅费报销单”经部门经理签字后报主管副总经理审批，再由财务部审核财务经理签字后即可进行付款和帐务处理；如果报销费用没有超出预算、但是超出标准，则最后需经子公司总经理审批；如果报销费用超出预算，则必须报经总经理审批。（二）副总级人员、总监（包括子公司总经理）差旅费经总经理签字同意后报销入帐。（三）因工作需要超出原计划出差天数，致使报销金额与差旅费申请借款金额不符，出差人员在外地要事前向直接上级说明原因征得同意，返回后在差旅费申请表中加以注明，经最终审批人签审后由财务处予以报销，凡未经批准超预算部分一律由当事人自付。（四）出差人员如有借出差之便，中途非因公停留或绕道旅行（探亲、访友、旅游等）期间的旅费不予报销。第三章招待费报销及管理第十一条需要发生宴请费用时，必须首先填写“宴请申请单”，经逐级审批同意后方可宴请。否则，发生的宴请费用不予报销。第十二条宴请申请审批流程一般为：（一）部门员工宴请，经部门经理审批后，子公司报主管副总经理审批同意后即可,集团需经中心总监同意。（二）部门经理级人员宴请，子公司报总经理审批同意后即可,集团需经总经理同意。第十三条宴请及报销管理（一）指定酒店宴请：填写宴请申请单，根据被宴请对象及消费金额，经审批权限人批准，在公司指定的餐馆及酒店进行宴请（2-4家），并签单挂帐（见签单挂帐人员名单），查实帐务、大写与小写相符、签名并收回顾客联。宴请完毕，填写“费用报销单”，并将宴请申请单与酒店挂帐单一并交财务审核，并经审批权限人签字报销。（二）未指定酒店宴请：特殊情况需在未指定酒店宴请。填写宴请申请单，根据被宴请对象及消费金额，经审批权限人批准，进行宴请，以现金方式结帐。宴请完毕，填写“费用报销单”，连同发票和宴请申请单交财务审核，并经审批权限人签字报销。（三）集团人员招待费报销时，预算内经部门经理、中心总监审批，财务部审核后即可进行付款和帐务处理；预算外则还必须经总经理审批同意。（四）子公司人员招费用报销时，预算内经部门经理、主管副总经理审批，财务部审核后即可；预算外则经子公司总经理签字后报总经理审批。4第四章个人借款管理第十八条个人借款管理（一）借款人必须是因工作需要借款，不允许私用。借款人填写借款单，向部门经理、主管副总经理（子公司）或中心总监（集团）提出申请，经批准后方可借款。借款原则是“前欠不清，后款不借”，逾期不还的，由财务部向借款人送达通知书，并从工资或奖金中逐月扣除。（二）如果是因为出差、宴请等而需要借款的，填写借款单时必须同时提供“差旅费申请单”、“宴请申请单”等，否则财务不予借款。（三）单笔借款金额或员工个人累计借款金额超过3000元时，除执行上述程序外，集团人员借款还必须经总经理审批；子公司人员借款还必须经子公司总经理审批。第十九条借款审批权限（一）部门员工借款，经部门经理审批，子公司经主管副总经理、集团经中心总监签字同意，财务部审核无误后即可借支。（二）部门经理级人员借款，子公司经主管副总经理、集团经中心总监签字同意，财务部审核后即可借支。（三）当单笔或累计个人借款金额在3000元以上时，借款申请经部门经理审批，子公司经主管副总经理审批后，还必须经总经理审批、财务经理审核后方可借支；集团需经中心总监审批后，报总经理审批后方可借支。第五章财务报销管理第二十条财务报销管理任何经济事项，必须凭正式票据报帐、报销，所有报销单据必须填列“费用报销单”、粘贴整齐。注清事项：不得合并项目。第二十一条财务报销程序报销人填写“费用报销单”并附上原始单据，会计审核后，逐级审批同意后，会计填制入帐凭证，本人签字，方可报销。集团及子公司费用报销审批流程参见《商源控股各项资金开支审批权限一览表》。5第六章附则第二十二条本规范由商源控股财务部负责解释。第二十三条本办法自发布之日起执行。