如何加强秘书的信息处理能力

目录一、秘书信息工作的概述...........................................................1（一）秘书信息工作概念...........................................................1（二）秘书信息工作内容...........................................................1二、秘书做好信息处理工作的重要性.................................................1三、秘书如何提高自身的信息处理能力...............................................2（一）秘书信息处理工作的基本要求.................................................2（二）秘书如何提高自身信息处理能力，做好信息工作.................................21.明确信息要求...................................................................22.成立信息机构...................................................错误!未定义书签。3、建立信息网络..................................................错误!未定义书签。4.搞好信息登记...................................................................35.创办信息刊物...................................................错误!未定义书签。6.加强设备建设...................................................错误!未定义书签。7.组织学习培训...................................................................3参考文献.........................................................................3英文摘要41秘书如何做好信息处理工作学生：李雪指导老师：赵玲丽内容提要随着社会经济政治的不断发展，秘书人员的工作内容也日益复杂，因此对秘书人员的要求也逐渐提高。信息工作在秘书工作中占重要地位，秘书工作者处在一个单位的中枢神经位置，对内对外，每天要与众多的人打交道，接收大量的信息。而这些信息是秘书人员开展工作的前提。信息质量的好坏直接决定了后续工作的开展。本文从秘书信息工作的内容及重要性入手，探讨了秘书信息工作的基本要求，以及如何更好的完成信息工作等方面的内容。关键词秘书信息处理工作秘书部门是机关、单位的综合办事机构，是为各级领导服务的。领导工作离不开信息，信息贯穿于领导工作的全过程。秘书部门为领导工作服务的一项重要内容，就是提供信息服务。领导工作的过程有决策、实施、指挥、控制、协调等。在每一阶段的过程中，秘书人员都必须为领导提供信息服务。秘书人员如何才能做好本职工作，扮演好领导的参谋助手的角色呢？做好信息工作是做好其他所有工作的首要前提。一、秘书信息工作的概述（一）秘书信息工作概念秘书人员的信息工作，主要是指根据上级与主管部门的要求了解情况，掌握动态，发现问题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资料给领导参考。秘书工作者处在一个单位的中枢神经位置，对内对外，每天要与众多的人打交道，接收大量的信息。这些信息包括来信来访电话、文件等内容。（二）秘书信息工作内容1.广泛、周密、经常地收集情况和资料(信息)，起领导的耳目作用。除了通过下级的各种书面材料、口头汇报、统计报表等掌握工作的情况外，还要深入实际，调查研究，帮助领导随时掌握工作的进展情况。2.协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起到领导的参谋作用。在制定政策的过程中，秘书机构要承担收集情况和建议，草拟可行方案，参与领导班子的研究讨论，直到方案确定，形成书面文件等一系列工作。3.协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执行情况，起到领导的喉舌作用和信息反馈作用。决策作出后，要协助领导召开会议，及时发出文件。决策传达之后，要组织检查，督促下属单位执行决策，并把执行情况反映给领导。4.协助领导与各方面取得工作联系，起到桥梁作用。党委的秘书机构必须与各个部门取得联系，把各部门团结在党委领导班子的周围，使各方面工作都协调一致地运转。5.协助领导处理各种事务性工作，起到领导的助手作用。秘书或秘书机构要做好文件的起草、印刷、发行、立卷、存档、信访以及会议的组织准备工作，减轻领导的负担，使领导能集中精力研究指导全局性的工作。二、秘书做好信息处理工作的重要性现代的秘书工作，信息工作占有很大的地位。在日常工作中，秘书不仅要与领导打交道，还要与同事以及群众联系。秘书作为领导的助手，需要在事前、事中、事后主动提供服务，积极与同事沟通，主动与群众交流，获取同事及群众的建议，为领导提供最新、最有利的信息，才能确保领导科学决策。因此，秘书做好信息处理工作对秘书整体工作的质量有很大影响。具体而言，秘书做好信息处理工作的重要性主要体现在以下几个方面：（一）辅助领导科学决策，必须依靠信息.决策是领导的主要职能，是领导工作的主题。信息是决策的依据，是决策的必要条件。没有信息，就没有科学决策。进行预测和确定目标，必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用；拟定各种可供选择的决策方案，必须对收集到的各种信息进行归纳、推理、评价，也就是具体地利用信息；决策方案的选择、实施、修正等等，其客观依据依然是大量的信息。（二）起草文件必须依靠信息。秘书人员撰拟公文，不能闭门造车，而是要在掌握各种信息的基础上，根据领导意图，经过分析、综合，形成更系统、更准确的新的书面信息。可以说，秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务。（三）信访咨询工作需要依靠信息。秘书人员在接待群众来访、处理群众来信时，必须运用所掌握的政策精神、规章制度、领导意图、实际情况等信息，经过分析、判断，去回答来访，回复来信，或者转有关部门处理。（四)做好日常管理工作必须依靠信息。秘书要办好机关各项公务，不仅靠领导意图、个人学识，还必须依靠各种信息作依据、作借鉴。信息多，耳朵灵，综合判断、处理事务的能力就强。秘书人员必须会运用各种信息，把相关部门联系、协调起来，明确分工，消除矛盾，同步协作去完成共同的任务。另外，秘书主动、认真地为部门领导反映各种情况，提建议要求，出主意，也是在运用信息为部门服务。总之，秘书工作的一切方面都离不开信息，新时期特别要求秘书强化信息意识，研究并掌握信息工作的规律，才能发挥好参谋助手的作用。三、秘书如何提高自身的信息处理能力秘书在日常工作中要做好参谋助手，要协调服务，还得调查研究，做好信息工作。其中，信息工作是秘书工作中至关重要的环节。秘书要顺利的做好本职工作，履行好自己的职责，必须认真做好信息工作，确保信息更好的上传下达。秘书应该在明确了信息处理工作的基本要求的前提下，更好的提高信息处理能力。（一）秘书信息处理工作的基本要求信息处理工作有其基本要求，做好这几点有助于秘书人员更好的进行信息处理工作。在信息的收集方面，秘书人员不能只坐在办公室里被动地接受信息、等信息，而应该积极主动地去收集信息。秘书人员除了充分利用好组织建立的各种内部信息网络以外，还应掌握并建立自己的常规信息渠道，善于开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信息。在信息的归纳整理方面，秘书将收集来的各种信息要进行归纳分类。在信息筛选鉴定方面，秘书人员必须能够对各种信息进行分析加工、概括和总结，在初步归纳的基础上，将那些没有参考利用价值的剔除出来，而对那些有重要参考价值的进行分析、总结和概括，以便能对实际工作产生一定的参考价值。信息时代，人们每时每刻都在面对着滚滚而来钓信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑很难避免，而这些往往会影响领导的科学决策，因此，秘书人员必须学会准确无误地理解、识别、判断、筛选所遇到的信息，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的。在信息的预测方面：秘书人员在现有信息的基础之上对未来的一种推断和预见，它对秘书辅助领导决策具有决定意义。在信息的提供方面，秘书人员收集信息、加工处理信息，其目的就是为了领导服务，为上下级机关服务，为群众服务。秘书人员在获取和处理信息的基础之上，把自己的思想和见解融入其中，并通过恰当的渠道把这些信息传递给他人，与他人进行交流与共享，这是信息工作的最终目的。（二）秘书如何提高自身信息处理能力，做好信息工作1.明确信息要求企业的领导班子，要对各方面工作做出决策，掌握大量的信息是至关重要的。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议的任务。在企业生产经营工作中遇到很多实际需要解决的问题，企业必须要深入研究解决工作中面临的这些困难和问题。在这种情况下，办公室作为企业信息部门就3要为领导及时了解企业的生产情况和职工的心理动态和出现的新情况、新问题，及时采取措施加以解决。这就需要办公室灵敏地捕捉信息，充分地利用信息，在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结，确定解决矛盾的最佳方案。可以说，决策的过程，就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断，决策的实施需要借助信息进行控制，决策执行终结后，需要借助信息进行总结，为新的决策创造条件。办公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面，将直接影响到企业领导的决策和对全局工作的把握。因此，办公室人员紧紧围绕企业经济中心工作，深入群众之中调查，收集各种信息向领导反馈，为领导正确决策发挥好参谋助手作用。要强调信息工作的重要性，要提高秘书信息工作的积极性，主动性和创造性，要围绕工作需要和领导意图捕捉信息，及时，准确，有效的为科学决策和科学管理服务。2.搞好信息登记秘书收集的信息，不管是否选用，都要逐渐登记要建立信息资料借阅制度，履行借阅手续，按保密制度办事。实行签批制度。制作印发信息，简报，要严格领导签批制。重大信息要有领导签批后发出，一些信息稿件要由领导草拟或修改，要认真填写密级，起草人，审稿人，申办人，承办人等。3.组织学习培训要搞好信息工作，必须组织秘书学习培训，提高信息人员的思想素质，服务意识。秘书要更新知识，熟悉新设备的性能，掌握先进的技术和使用方法。4.年终考核评比对秘书的信息工作，要实行岗位责任制，年初有计划，年中有检查，平时有要求，年终有总结，要掌握所提供的信息数量和质量及服务态度，年终进行考核，评比和表彰。当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。参考文献[1]陈皓.《秘书学概要》.上海社会科学院出版社.2006.[2]赵明剑.《秘书理论与实务》.国防工业出版社.2008.[3]杨树森.《秘书学概要》.安徽人民出版社.2005.[4]岳凯华.《秘书学概论》.湖南大学出版社.2005[7]倪代川.历代秘书选拔制度简介[J].秘书，2010（4）[8]祁可前.关于古代科举制度的发展和影响[J].哲学史学研究，2008(1)[9]王金炳.科举制的利弊和借鉴[J].南方论刊，200