EPC工程项目部信息文控管理制度

EPC工程项目部信息文控管理制度项目信息的收集整理、分析处理、上传下达、分类归档是EPC工程项目信息文控管理的主要工作。项目信息最终以各类文件的形式存在，从而进行归档存储。1.项目信息的分类1.1按级别和层次划分1.1.1上级部门的信息；1.1.2EPC总承包商项目经理部的信息；1.1.3分包商的信息；1.1.4项目外部的其它信息。2.按信息来源划分2.1内部信息：指EPC工程项目经理部内部传递的信息。2.2外部信息：EPC工程项目经理部与业主、PMC／监理等单位之间的往来信息。3.按形式划分3.1各种书面文件，包括通知、报告、程序、申请、指令等工程管理文件和工程图纸、变更、方案、措施等技术文件。3.2传真，传真文件的有效性应视同传真文件原件。3.3信函，包括接收的信函以及发送的信函原件。3.4电子文件，当面传递的电子版文件的载体或形式包括光盘、软盘、USB盘和计算机红外线对传、网络共享等。有效文件的电子扫描件可视为电子文件。3.5电话，指一般意义上的通知、工作洽谈等信息交流。重要事件或紧急情况下的通知、要求、指令、承诺等，也应以电话先行联络，必要时应以适当的书面形式及时予以确认。3.6会议纪要，指项目中的例会、专题会等会议的会议纪要。4.项目文件的分类EPC工程项目文件要求采取先按文件来源单位不同进行分类，然后按管理要素及文件功能进行综合分类，最后按照文件的形式、内容进行分类，其详细分类情况如表17．1所示。一级分类目录(按单位)二级分类目录(按要素、功能)三级分类目录(仅做参考)业主项目组文件1．管理文件2．技术文件3．变更文件4．培训考核5．合同文件6．生产计划7．通用公文8．会议纪要9．工程报表10．工程总结11．签认报审12．工程记录报告13．资质资产1．决策立项、招投标、文控信息、质量、进度、费用、HSE、其它(规划／细则、创优计划归入质量)。2．图纸、设计、组织设计、方案／措施、各关键特殊作业指导书、其它。3．设计变更、采购变更、施工变更。4.文控信息、质量、HSE、进度、费用、其它。5．合同、实物清单及合同条款变更。6．总进度计划、年／季，月业主代表文件政府质量监督站文件PMC／监理文件EPC总承包商文件供应商文件各分包商文件本单位文件计划、征地计划、物资计划、工作计划、作业计划、其它。7．通知、意见、联系函、备忘录、请示、回复函、汇报、建议、报告、其它。8．协调会、调度会、专题会、图纸会审、设计交底、PMC／监理例会、其他。9．施工报表(日报、周报、月报)、PMC，监理报表(周报、月报)、人机料报表(日、周、月)。10．部门总结(信息文控管理、质量控制、进度控制、费用控制、HSE管理、合同管理)、单位总结(一般总结、阶段总结、工程总结)。11．费用报审(工量签证、拨付款、索赔等)、进度报审(开停工、复工、计划、延期)、质量报审、HSE报审、文控信息报审。12．信息文控、质量、进度、费用、HSE、其它。13．单位资质、人员资质、施工设备、仪器工具。EPC总承包商根据与本单位有信函往来关系的单位，按上述一级目录表对文件进行选择分类；对已建立的一级目录均按收到该单位的文件进行二级分类；在二级目录分类合理的基础上，EPC总承包商还应进行文件三级目录的划分(上表可供参考选取用)，进一步的细化由EPC总承包商自行掌握。EPC总承包商可根据本单位和本专业的特点，建立适宜的文档信息管理系统，对各自的专业文件进行管理。2.信息文控的编码根据EPC工程有关建设项目档案管理的要求，编制与其相适合的“信息文控编码程序”，对工程项目从投标、设计、采购、施工、试运行到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的信息文控资料进行编码，科学地管理项目信息文控，实现项目信息文控管理的标准化、规范化和统一。3．信息文控管理的组织协调与职责分工3.1信息文控管理的组织EPC工程项目经理部下设信息文控中心，为信息文档管理的归口部门。信息文控中心的组成成员应包括信息文控工程师、IT工程师。信息文控管理是一个二级控制模式，信息文控中心从总体上负责项目全部信息的汇总、控制和管理。在项目经理部各部门再设置信息文控人员，负责该部门的信息文控管理工作。信息文控工程师与各部门的文档管理人员相互协调配合从而构成了项目文档控制网络，如图17．1所示。3.2信息文控管理的职责分工3.2.1EPC工程项目经理及各部门经理项目经理负责项目经理部发往业主文件等信息的签发。项目经理外出时可指定一名副经理代替签发信函。部门经理负责本部门报批文件的签发。3.2.2信息文控中心3.2.2.1编制用于指导项目的所有文档管理工作的文档管理程序，并负责该程序的应用和推广。3.2.2.2将计算机技术应用于信息文控管理工作中，建立EPC工程项目管理信息系统，建立并维护计算机信息文档数据库，在项目内部建立局域网络，使信息可以及时准确的获取、传递、更新、共享。3.2.2.3对项目文档的准备、报批、分发、存档和作废等一系列处理过程进行有效的控制和管理，确保项目文档的质量和格式满足文档使用者的需要。3.2.2.4负责项目实施期间文档的印刷、分发以及临时存档，提供项目文档查阅及复印服务。3.2.2.5负责文档整理分类，在项目结束后负责项目文档的移交工作。3.2.2.6负责竣工文件的整理工作。3.2.2.7按合同要求负责项目其他参与方计算机系统的建立。3.2.2.8各部门信息文控人员按照信息文控中心的程序要求建立本部门信息文控管理体系，参与制订文件编码系统。3.2.2.9根据要求及时提交各类文件状态。负责本部门所有文档的处理和最终归档。3.2.2.10负责接受信息文控中心对本部门信息文控管理的质量审核。4.EPC工程项目管理信息系统4.1管理信息系统的网络设计EPC工程项目管理部将信息系统连到Intemet网，项目所有参与方通过网络共享工程建设信息。系统连接Internet网的方式多种多样。典型的网络设计示意图如图17-2所示。图17-2管理信息系统的网络设计示意图4.2管理信息系统的结构设计系统采用基于Web技术的B／S架构，系统只须在服务器安装工程信息管理系统软件加Web服务器软件加数据库，客户端须使用当前流行的浏览器即可随时随地共享管理信息资源。系统包括工程信息数据库、工程信息管理系统软件和网站三个部分。系统结构设计示意图如图17-3所示。4.2.1公众层项目参与方和社会公众都可以访问项目网站。外部公众可以通过访问网站了解工程动态、有关工程的新闻，同时还可以留言和参与某些讨论。4.2.2工程信息管理系统软件EPC总承包商内部通过用户名和密码进入工程信息管理系统，向系统提供或获取工程信息，进行网上工作处理，发布计划或指示，了解督办事宜落实情况，了解会议信息，对工程有关人员进行网上培训，对方案等进行审查和论证等等。4.2.3数据库数据库用来存储整个项目建设过程中产生的大量信息，它是工程信息系统管理软件的基础，工程信息系统管理软件在工程信息数据库的基础上开发应用。4.3管理信息系统的功能设计管理信息系统包含的功能有：文档管理、质量控制、进度控制、费用控制、合同管理、HSE管理、物资管理、电子邮件、网上培训和系统管理，如图7-4所示。图17—4项目管理信息系统构成4.3.1文档管理子系统本模块涵盖了办公自动化的功能，主要功能包括：4.3.1.1文档的编码；4.3.1．2文档的起草、审批、备案和发送；4.3.1．3文档接收、审阅、备案、传递和处理，文档的批阅和办理；4.3.1．4文件的归档；4.3.1．5文档的查询；4.3.1．6定制文档流程，对文档办理状态进行跟踪，提供短信息服务。4.3.2质量控制子系统本模块是用于对项目的设计质量、采购质量、施工质量等进行控制和管理，主要功能包括：4.3.2．1项目质量要求和质量法规标准查询；4.3.2．2实际质量与合同要求的质量比较分析；4.3.2．3质量验收记录；4.3.2．4综合质量评估；4.3.2．5质量的统计分析；4.3.2．6提供多种格式的质量报表。4.3.3进度控制子系统本模块可实现的功能包括：4.3.3.1计划发布；4.3.3.2计划报审；4.3.3.3进度报表；4.3.3.4进度考核；4.3.3.5编制计划需加载资源的管理；4.3.3.6工程实际进度的统计分析；4.3.3.7实际进度和计划进度的动态比较；4.3.3.8工程进度变化趋势预测；4.3.3.9进度计划的调整；4.3.3.10工程进度的查询。4.3.4费用控制子系统本模块可实现的功能包括：4.3.4．1各单位工程单价；计划工程量及计划费用信息查询；4.3.4．2实际完成费用与计划费用的动态比较；4.3.4．3各月计划费用与实际费用的对比分析；4.3.4．4工程费用预测；4.3.4．5单位工程与分项工程的费用查询；4.3.4．6提供多种项目费用报告。4.3.5合同管理子系统本模块可以实现的功能包括：4.3.5．1围绕项目实施与合同约定，处理责任事项、查阅处理警示、跟踪问题(索赔、变更等)、处理邮件等功能，具有催办督促以及处理文件的功能。4.3.5．2跟踪项目实施过程中的所有合同，监控跟踪项目的合同执行情况。4.3.5．3通过状态的变化从宏观角度跟踪具体工程变更情况。4.3.5．4合同送审与审批。4.3.5．5合同支付计划与实际合同支付情况的跟踪和对比分析。4.3.6HSE管理子系统本模块可以实现的功能包括：4.3.6．1HSE管理文件、HSE检查情况的通报的网上发布；4.3.6．2项目参与方及人员对各个HSE文件的接受情况及承诺(全部公开发布)；4.3.6．3HSE不符合信息的汇总、分析与查询；4.3.6．4HSE事故／事件调查报告信息的汇总与查询；4.3.6．5健康卫生知识、安全知识、环境保护知识的查询；4.3.6．6HSE不符合事项、事故／事件的级别判断。4.3.7物资管理子系统本模块可以实现的功能包括：4.3.7．1进场物资查询；4.3.7．2物资动态分析；4.3.7．3物资基本信息；4.3.7．4物资计划管理；4.3.7．5物资采购管理；4.3.7．6物资存货管理；4.3.7．7物资调拨管理等。4.3．8电子邮件子系统电子邮件系统为工程内部联络提供方便。其主要功能有包括：4.3.8.1电子邮件的收发；4.3.8.2企业独立域名：4.3.8.3POP3加密认证收信；4.3.8.4SMTP加密认证发信；4.3.8.5Web界面管理；4.3.8.6安全防护功能；4.3.8.7拒绝访问功能；4.3.8.8自动回复；4.3.8.9列表地址管理；4.3.8.10邮箱空间管理等。4.3.9网上培训子系统本模块提供各种形式的网上培训，既可以将需培训的内容制作成音像资料放到网上，供各有关单位下载，又可以采用类似聊天室的文字交互的方式进行，还可以将要培训的内容直接以文档的形式放到网上以供学习。4.3.10系统管理子系统系统管理子系统主要包括工程组织结构管理、用户帐号和密码管理、用户权限管理、系统数据库的备份、系统数据库的恢复等。为保证系统数据的安全性，系统数据库既要有自动备份功能(每日)，又要有手动备份功能，鉴于系统数据庞大，应采用增量备份的方式。当系统数据被破坏或不一致时，要能够自动恢复。4.4工程总承包项目信息文控管理流程4.4.1项目信息的收集项目信息的收集是项目信息管理的基础。在项目信息管理过程中，要培养和树立项目全员信息管理意识，保证所收集信息的全面性、准确性和有效性。在项目信息收集过程中，要按照项目信息标准化的要求，形成标准的原始信息，为项目信息管理的传递、处理、反馈和存储提供方便。信息的积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围之中，并有相应的检查、控制及考核措施。4.4.1.1收集范围凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有利用价值的各种载体的信息，都应收集齐全，归入建设项目档案。4.4.1.2收集时间应按信息形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。4.4.1.3各方职责4.4.1.3.1项目准备阶段形成的前期信息应由业主各承办机构负责收集、积累